RESUMEN EJECUTIVO INSTITUTO REGIONAL DE DEPORTE DEL ESTADO BARINAS (IRDEB) EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2016

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1 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS RESUMEN EJECUTIVO INSTITUTO REGIONAL DE DEPORTE DEL ESTADO BARINAS (IRDEB) EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2016 Dirección de Control Administración Descentralizada Área Administración Pública. Identificación Instituto Regional De Deporte Del Estado Barinas (IRDEB) Tipo y denominación de la Actuación Auditoría Operativa Código de la Actuación N AO Alcance La Actuación Fiscal se orientó a evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicio y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado del Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB); de igual forma se evaluaron las contrataciones efectuadas por el Instituto con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control, a fin de verificar que las personas naturales o jurídicas que las representan se encontraran inscritas en el registro que al efecto lleva la Contraloría General de la República, correspondiente al ejercicio económico financiero A tales efectos, se aplicó el método estadístico sistemático estratificado a un universo de trescientos noventa y dos (392) trabajadores a fin de seleccionar una muestra de un 30% que representa un total de ciento diecisiete (117) trabajadores. Cabe destacar, con

2 relación a las nóminas se tomó en consideración los meses de marzo, junio, septiembre y diciembre, correspondiente al ejercicio económico financiero Objetivos de la Actuación Objetivo General: Evaluar los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con la planificación, selección, ingresos, ascensos, remociones, comisiones de servicios y jubilaciones del personal, así como los pagos efectuados por concepto de nóminas, retenciones y aportes de ley, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales y primas del personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado y contratado del Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB); asimismo, se evaluaron las contrataciones que haya efectuado el Instituto con auditores, consultores y profesionales independientes en materia de control, durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Verificar los procedimientos administrativos y de organización, relacionados con la planificación, selección, ingreso, ascensos, remociones, comisiones de servicios y jubilaciones del personal, implementados por el Instituto a fin de constatar que los mismos se adecuen a lo establecido en las normativas legales y sublegales vigentes. Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos relacionados con los pagos efectuados por concepto de nóminas, bono vacacional, bono de alimentación, prestaciones sociales, primas y demás beneficios socio económicos, al personal directivo, empleado, obrero, jubilado, pensionado, contratado y en comisión de servicio del Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB). Constatar la legalidad, sinceridad y exactitud de los procesos administrativos, presupuestarios, financieros y técnicos, implementados por el Instituto para Pag. 2

3 realizar las retenciones y aportes de ley así como, verificar si fueron enterados en su debido momento ante los organismos correspondientes. Verificar que en las contrataciones que haya efectuado el Instituto con auditores, consultores y/o profesionales independientes en materia de control, las personas naturales o jurídicas que las representan se encontraban debidamente certificados e inscritos en el Registro de Auditores, Consultores y Profesionales Independientes en Materia de Control, que al efecto lleva la Contraloría General de la República. Características Generales del ente evaluado. Creación: El Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB), fue creado mediante la promulgación de la Ley del Deporte del estado Barinas, publicada en Gaceta Oficial del Estado Barinas número extraordinario de fecha , siendo modificada el , según Gaceta Oficial Nº , cuya misión es y sera la instrumentación, gerencia y administración del plan cuatrienal estratégico deportivo del estado, elaborado por el Consejo de Planificación Deportivo del estado Barinas. Naturaleza jurídica: El Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB), es un ente descentralizado del Poder Público del estado Barinas con autonomía funcional, administrativa y organizativa, personalidad jurídica y patrimonio propio, distinto e independiente del fisco estadal, adscrito a la Gobernación del estado Barinas. La competencia, organización, administración y funcionamiento del instituto, sus dependencias y órganos, se regirán por la presente Ley del Deporte, Actividad Física y Educación Física del estado Barinas. Resultados de la actuación Observaciones relevantes El IRDEB no dispone de un Manual en materia de personal que regule los procedimientos y actividades realizadas para la selección, ingresos y gasto de personal ni Tabuladores de Sueldos y Salarios. Pag. 3

4 El IRDEB no formuló el Registro de Información de Cargos (RIC), tal como lo señalan en la entrevista de fecha y en la Exposición de Motivos suscrita por la Gerencia de Administración, Planificación, Presupuesto y Recursos Humanos. En los expedientes de personal evaluados se observó la omisión de documentación personal y laboral, la distribución de documentación en diferentes carpetas sin formar un expediente único; así mismo se constató que no se encuentran en orden cronológico, ni foliados, de esta situación se dejó constancia en las Planillas de Revisión Preliminar del Expediente del Personal. Se evidenció que el IRDEB solo realizó las evaluaciones de desempeño al personal empleado y obrero que concursó para optar por nivelaciones y cargos fijos durante el ejercicio económico financiero Se evidenció que el IRDEB solo realizó las evaluaciones de desempeño al personal empleado y obrero que concursó para optar por nivelaciones y cargos fijos durante el ejercicio económico financiero De la revisión efectuada a las nóminas por concepto de Bono Vacacional del personal Directivo del Instituto, se determinó el pago de días superiores a lo indicado en la normativa que rige la materia. En revisión efectuada a la Nómina de Aguinaldos del año 2016, se evidenció que la alícuota del bono vacacional utilizada como base de cálculo para la cuantificación de los bonos de fin de año del personal Empleado, Obrero y Contratados, no era la correspondiente. En revisión efectuada a la Nómina de Aguinaldos del año 2016, se determinó el pago al personal Directivo de días superiores a lo indicado en la Ley que rige la materia. De la revisión efectuada a las nóminas de pago por concepto de bono vacacional y bono de fin de año de los directivos, empleados, obreros y contratados del IRDEB, se evidenció que no se efectuó la retención por concepto del Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.). Pag. 4

5 De la revisión realizada a las nóminas de pago de sueldos y salarios del personal Directivo, se evidenció que no se realizan retenciones de fondos de terceros a aquellos funcionarios que perciben compensación por diferencia de sueldos. Conclusión Del análisis a las observaciones expuestas se concluye que el Instituto Regional de Deporte del estado Barinas (IRDEB), presentó debilidades en cuanto al sistema de control interno administrativo en materia de personal, específicamente en la planificación, control y manejo del mismo, por cuanto no aplicó las herramientas y los manuales que al efecto se han diseñado como normativas para regir en esta materia tales como: manual de normas, funciones y/o estatuto de personal, tabuladores de sueldos y salarios, registro de información de cargos (RIC), el plan operativo del departamento de recursos humanos, formación de expedientes de personal y evaluaciones de desempeño; también se evidenciaron debilidades relacionadas con los pagos efectuados por concepto de bono vacacional del personal directivo, empleado fijo, obreros fijos y obreros contratados del instituto. Por otra parte, se constataron debilidades en el cálculo de la alícuota del bono vacacional, que fue utilizada como base para la cuantificación del bono de fin de año que se canceló a todo el personal, verificándose de igual manera pagos de días superiores a lo indicado en la Ley al personal directivo por este concepto; cabe destacar con relación a las retenciones y aportes de ley realizados por el instituto, no se efectuó la retención del Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.) a los bonos vacacionales y bonos de fin de año, ni se efectuó el pago de este aporte al organismo competente durante el año evaluado, no se realizaron retenciones de fondos de terceros a los funcionarios que perciben compensaciones por diferencia de sueldos, y se constató que durante el año 2016 se enteró al Instituto Venezolano del Seguro Social y Tesorería de Seguridad Social las retenciones efectuadas a los trabajadores durante el periodo comprendido desde el mes enero hasta el mes de julio, quedando pendiente por enterar las retenciones desde el mes de agosto hasta el mes de diciembre y todo lo correspondiente a los aportes patronales por este Pag. 5

6 concepto. Asimismo, es necesario indicar que el instituto no realizó contrataciones con auditores, consultores y/o profesionales independientes en materia de control. Recomendaciones En atención a las observaciones formuladas y con el propósito de coadyuvar con el mejoramiento de los procedimientos dentro de la administración pública y en aras de subsanar las fallas y/o deficiencias señaladas en el presente informe, este órgano de control fiscal recomienda a las Autoridades del Instituto Regional del Deporte del estado Barinas (IRDEB), lo siguiente: El Departamento de Recursos Humanos, conjuntamente con las máximas autoridades del instituto, deben efectuar las acciones pertinentes con el fin de elaborar y aprobar los manuales de normas, funciones y procedimientos en pro de un efectivo sistema de control interno en materia de personal, donde se establezcan detalladamente las actividades que se realizan en este departamento, enmarcados dentro de las normativas legales y sublegales que rigen la materia. Del mismo modo, deben elaborar y someter a la aprobación de las máximas autoridades los tabuladores de sueldos y salarios vigentes del personal adscrito al IRDEB, y garantizar que dichos tabuladores sean actualizados en base a las decisiones y directrices emanadas por el ejecutivo nacional y regional. El Departamento de Recursos Humanos, debe realizar las diligencias pertinentes para la elaboración del Registro de Información de Cargos (RIC) y presentarlo ante las máximas autoridades para que sean discutidos y aprobados, dejando constancia en las actas respectivas, a fin de que este departamento realice la asignación de responsabilidades a los funcionarios, en atención a los perfiles profesionales y las actividades que realizan según la unidad o dependencia donde se encuentran adscritos. El Departamento de Recursos Humanos, debe aplicar mecanismos de control interno, con el fin de garantizar que los expedientes del personal, sean conformados en un expediente único por funcionario, con los documentos necesarios y suficientes que soporten la información completa de su trayectoria Pag. 6

7 durante la permanencia dentro de la institución, del mismo modo garantizar que dichos expedientes sean archivados de manera lógica que permita su ubicación oportuna, cumpliendo con los principios de legalidad y sinceridad en los procesos administrativos que de estos se deriven. El Departamento de Recursos Humanos, debe realizar el Plan Operativo Anual correspondiente a esta dependencia de conformidad con los lineamientos y elementos establecidos en la normativa legal vigente en materia de planificación, teniendo en cuenta sus competencias legales y/o estatutarias, el régimen jurídico aplicable y los recursos humanos, materiales y financieros, garantizando que se incluyan todas las metas y objetivos inherentes al manejo de personal, así como, designar de manera formal un funcionario responsable del seguimiento y control de las mismas. El Departamento de Recursos Humanos en conjunto con la máxima autoridad y los demás niveles gerenciales y supervisorios, deben diseñar e implementar el mecanismo y/o formato de evaluación de desempeño individual para el personal que labora en el instituto, de tal modo que dicho instrumento permita medir el nivel de exigencia de cada trabajador, en pro de coadyuvar con el desarrollo profesional y técnico de los mismos, de conformidad con las labores que ejercen, pudiendo ser considerados como variables para posibles ascensos en la institución. El Departamento de Recursos Humanos, debe velar que el pago por concepto de bono vacacional y bonificación de fin de año del personal directivo, empleado, obrero y contratado, se cumpla de conformidad con lo establecido en la norma, tal como se indica a continuación: Ajustar los cálculos y los pagos correspondientes al Bono Vacacional y Bono de Fin de Año del personal de Alto Nivel y Dirección (directivo) en base a los días establecidos en la normativa legal vigente que rige la materia y no enmarcarla en contrataciones colectivas. Para el cálculo de los Bonos Vacacionales y Bono de Fin de Año del personal del IRDEB, se debe considerar las asignaciones establecidas en las normativas legales y sublegales aprobadas por los organismos Pag. 7

8 competentes, asimismo, se debe incluir los pagos por concepto de horas extras, días feriados y bonos nocturnos. Para el Bono de Fin de Año, se debe considerar como alícuota de bono vacacional, la calculada con el monto del bono vacacional efectivamente pagado al trabajador. El Departamento de Recursos Humanos debe realizar el cálculo de la bonificación por horas extras y días feriados tomando como base el sueldo establecido en la normativa legal vigente. El Departamento de Recursos Humanos debe realizar los procedimientos pertinentes para efectuar la retención por concepto del Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.) a los bonos vacacionales y bonos de fin de año de los directivos, empleados, obreros y contratados del IRDEB, tal como lo establece la normativa legal vigente que rige la materia. El Departamento de Recursos Humanos, debe solicitar ante los organismos correspondientes, la información relacionada al sueldo de los funcionarios que se encuentran en comisión de servicio dentro del instituto, con la finalidad de mantener actualizado los cálculos correspondientes a las compensaciones que se pudieran generar por los servicios prestados de estos funcionarios, así como las retenciones de fondos de terceros que han de realizarse por la compensación de sueldos percibidos, manteniendo la exactitud, legalidad, sinceridad en las erogaciones que se realicen por este concepto. El Departamento de Recursos Humanos conjuntamente con la máxima autoridad, deben realizar las gestiones administrativas correspondientes, ante el Ejecutivo Regional para solicitar los recursos presupuestarios por concepto de los aportes patronales de Ley, que permitan garantizar la seguridad social de los trabajadores adscritos al instituto y disminuir el pasivo generado por los mismos. WC/HE/MA/DR Pag. 8