PROCEDIMIENTO PARA LA FORMULACIÓN Y VIABILIZACIÓN DE PROYECTOS PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL BPPIUIS.

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1 PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. Página 1 de 7 Revisó: Director de Planeación. Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Diciembre 04 de 2007 Resolución N 1863 OBJETIVO ALCANCE Establecer las etapas correspondientes para la Formulación de Proyectos propuestos por las UAA en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander. Aplica a todos los Proyectos de Inversión formulados, radicados, viabilizados, elegidos y aprobados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander. NORMATIVIDAD Decreto 2844 de Expedido por la Presidencia de la República de Colombia Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente NSR-10 Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas, RETIE. Reglamento Técnico para el sector de Agua Potable y Saneamiento Básico RAS 2000 Código Eléctrico Colombiano NTC 2050 Código Colombiano de Fontanería Acuerdo 032 de 2002 del Consejo Superior de la UIS. Artículo 6, Artículo 8, Artículo 12. Acuerdo 047 de 2002 del Consejo Superior de la UIS. Estatuto Presupuestal de la Universidad Industrial de Santander, 2003 y sus modificaciones. (octubre/03) DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS : Banco de programas y proyectos de inversión de la Universidad Industrial de Santander. Es el instrumento encargado de regular la inversión institucional, a través del cual, se registran los proyectos susceptibles de ser financiados o cofinanciados con recursos internos del Fondo Común, de Estampilla Pro UIS o del Presupuesto General de la Nación mediante la radicación de proyectos en el BPIN Banco de Proyectos: Sistema de información que permite, mediante el uso de criterios técnicos, definir los requisitos para la realización de proyectos de inversión y adelantar un seguimiento sistemático de cada una de las etapas de los proyectos en desarrollo. Constituye una herramienta central en la asignación eficiente de recursos y en el fortalecimiento de la programación integral de la inversión pública. Director de Proyecto: Es la persona responsable de administrar y dirigir los recursos asignados por una organización para dar solución a una problemática o potenciar nuevos productos y/o servicios, mediante el diseño y ejecución de un proyecto. Elegibilidad: Un proyecto es elegible si además de ser viable, cumple con los requisitos establecidos por la dirección de la Universidad para ser financiado con recursos de inversión programados en el presupuesto de ingresos y gastos de la institución.

2 PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. Página 2 de 7 DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Planeación: En términos públicos es la orientación adecuada de los recursos procurando el cumplimiento de objetivos de desarrollo económico y social. Programa: Estrategia de acción cuyas directrices determinan gerencialmente las actividades, recursos y gastos que apoyan el logro de un objetivo institucional. Proyecto de inversión: Conjunto de acciones planificadas, encaminadas a satisfacer una necesidad institucional o social, plenamente identificada que requiere financiación total o parcial del presupuesto general de la UIS. UAA: Unidad Académico y/o Administrativa. Viabilidad: Un proyecto es viable si es técnicamente factible y económicamente y socialmente rentable y debe demostrarse su conveniencia para la institución CONSIDERACIONES Las UAA podrán acudir a los formatos FPI.02 y FPI.03 como guía para la formulación de proyectos de inversión en el. Permanentemente se realiza backup sobre la información de los proyectos que no han sido registrados en el Sistema de Información del Banco de Programas y Proyectos de la Universidad Industrial de Santander (), utilizando la herramienta de almacenamiento en la nube de google drive. Los proyectos que cumplan mas de un año en el Banco de Programas y Proyectos deberán ser actualizados en sus componentes presupuestales, técnicos y económicos. Los planos aprobados deberán incluir la firma de las unidades asesoras de la Universidad como: Division de Mantenimiento Tecnológico, Division de Planta Física y Division de Servicios de Información. Los proyectos presentados deberán cumplir con la normatividad aplicable en el marco de los sistemas de gestión ambiental y seguridad y salud ocupacional. Cumplimiento del numeral 7.3 NTC GP1000:2009 Cumplimiento Numeral 7.3 NTC GP 1000:2009 Requisito Descripción Actividad Planificación del diseño y desarrollo 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 11, 12, 13, 14, 15, 18, Elementos de entrada para el diseño y desarrollo 1, Resultados del diseño y desarrollo 2,4, 6, Revisión del diseño y desarrollo 5, Verificación del diseño y desarrollo Validación del diseño y desarrollo 12, 14, 15, 16, Control de los cambios del diseño y desarrollo 19, 20

3 PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. Página 3 de 7 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INICIO Identifica las necesidades de inversión de las U.A.A. y solicita asesoría y acompañamiento del profesional de Planeación. 1. Identifica las necesidades de inversión de las U.A.A. y solicita asesoría y acompañamiento del profesional de Planeación Elabora las propuestas para dar respuesta a las necesidades identificadas. 2. Elabora las propuestas para dar respuesta a las necesidades identificadas. Busca información sobre proyectos relacionados o similares dentro de la U.A.A. o de otras U.A.A. 3. Busca información sobre proyectos relacionados o similares dentro de la U.A.A. o de otras U.A.A. con el fin de evitar duplicidad de esfuerzos o de utilización de recursos. Elabora y estructura la propuesta con base en los conceptos de formulación de proyectos de inversión 4. Elaborar y estructurar la propuesta con base en los conceptos de formulación de proyectos de inversión Documento del Proyecto Pide concepto técnico a la División de Servicios de Información, División de Mantenimiento Tecnológico y División de Planta Física Solicita apoyo a la División de Servicios de Información, División de Mantenimiento Tecnológico y División de Planta Física, para que proporcionen el Vo Bo a los estudios técnicos que se vayan a adelantar y que sean requeridos en el proyecto.

4 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 7 1 Diligencia los formatos correspondientes a la metodología. (Tipo A). 6. Diligencia los formatos correspondientes a la metodología. Fichas del Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander. FPI.02 FPI.03 Evalúa y aprueba el proyecto según los requerimientos de la U.A.A. 7. Para el caso de las Unidades Académicas, evalúa y aprueba el proyecto según los requerimientos de la U.A.A. Consejo de Escuela y de Facultad Radica oficialmente en Planeación el documento (impreso y en versión digital) del proyecto con la documentación requerida. 8. Radica oficialmente en la Planeación el documento (impreso y en versión digital) del proyecto con la documentación requerida. Carpeta de Proyecto. Revisa el documento entregado. 9. Revisa el documento entregado Hay observaciones? Retroalimenta al sobre los resultados de la revisión de la documentación entregada. Si No 10. Retroalimenta al sobre los resultados de la revisión de la documentación entregada. Complementa la documentación y la envía a Planeación. 11. Complementa la documentación y la envía a Planeación. Da VoBo para El registro del proyecto según los requerimientos establecidos. 12. Da VoBo para la radicación del proyecto según los requerimientos establecidos. 2

5 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 5 de 7 2 Registra el Proyecto en el Sistema del una vez recibido el VoBo de Planeación. 13. Registra el Proyecto en el Sistema del una vez recibido el VoBo de Planeación. Proyecto de Inversión registrado en el con código asignado Identifica posibles evaluadores interno y externo del proyecto. 14. Identifica posibles evaluadores interno y externo del proyecto para aquellos proyectos cuya complejidad lo requieran. Asigna evaluadores y envía la documentación requerida para emitir concepto de viabilidad. 15. Asigna evaluadores y envía la documentación requerida para emitir concepto de viabilidad. Analiza la documentación del proyecto y emite concepto de viabilidad. 16 Analiza la documentación del proyecto y emite concepto de viabilidad. Evaluador Interno y Evaluador Externo 3

6 DIAGRAMA DE FLUJO PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 6 de 7 3 Es viable el proyecto? No Si Emite observaciones al proyecto. 17. Emite observaciones al proyecto. Evaluador Interno y Evaluador Externo Da respuesta a las observaciones realizadas por los evaluadores. 18. Da respuesta a las observaciones realizadas por los evaluadores en caso de que el concepto para el proyecto sea de "sujeto a modificaciones" o "no viable". Director del Proyecto Concepto de Viabilización del Proyecto Retroalimenta al Director del Proyecto sobre los resultados de las evaluaciones interna y externa 19. Retroalimenta al sobre los resultados de las evaluaciones interna y externa Viabiliza Institucionalmente el Proyecto con base en los conceptos de viabilidad establecidos por el. 20. Viabiliza Institucionalmente el proyecto con base en los conceptos de viabilidad establecidos por el. Director de Planeación FIN

7 PROPUESTOS POR LAS UAA EN EL. Página 7 de 7 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN 01 Diciembre 04 de 2007 Creación del Documento Mayo 02 de 2008 Octubre 1 de 2008 Abril 16 de 2009 DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS Se completo el nombre del Decreto 111 de Articulo 8, con Estatuto Orgánico del programa G.N Se incluyó como consideración la relación del requisito 7.3 de la NTC ISO 9001:2000 con las actividades del procedimiento. Se incluyó como documentos de referencia carpeta del proyecto en la actividad 8. NTC GP 1000:2004. Cambio de norma de referencia NTC ISO 9001:2000 a NTC GP 1000:2004 Revisión de normatividad: inclusión de normas NSR98, RETIE, RAS 2000, NTC 2050 y Código Colombiano de Fontaneria. 05 Junio 25 de 2009 Inclusión de algunas consideraciones 06 Febrero 04 de 2011 Actualización norma referenciada NTC GP 1000: Enero 26 de 2012 Marzo 05 de 2012 Julio 01 de 2014 Revisión de normatividad: Decreto 2844 de 2010, Reglamento Colombiano de Construcción Sismo Resistente NSR-10, inclusión de la consideración referente al cumplimiento de la normatividad relacionada con los sistemas de gestión ambiental y seguridad y salud ocupacional Inclusión de la consideración referente al los formatos FPI.02 Y FPI.03 Modificación de las actividades 7 y 13. Modificación de la segunda consideración referente al respaldo de la información Inclusión de la definición de director de proyecto Revisión de las actividades relacionadas con el numeral 7.3 de la NTC GP 1000:2009 Reorganización de las actividades 10 y 11, inclusión de la actividad 12 y renuneración de actividades posteriores.