Guardar en formato de Microsoft Word

Transcripción

1 Guardar en formato de Microsoft Word Si tiene que intercambiar archivos con usuarios de Microsoft Word, tal vez estos desconozcan cómo abrir y guardar archivos.odt. Microsoft Word 2007 con Service Pack 2 (SP2) puede hacerlo. Los usuarios de Word 2007, 2003, XP y 2000 también puede descargar e instalar un complemento gratuito en OpenDocument Format (ODF) desde Sun Microsystems. Algunos usuarios de Microsoft Word no desearán o no podrán recibir archivos *.odt. (Tal vez su empresa no les permita instalar el complemento). En este caso, puede guardar un documento como un archivo Microsoft Word. 1. Importante: archive primero el documento en formato de LibreOffice (.odt). Si no lo hace así, los cambios que haya hecho desde la última vez que lo guardó aparecerán únicamente en la versión del documento de Microsoft Word. 2. Luego haga clic en Archivo Guardar como. 3. En el diálogo de Guardar como (Figura 8), en el menú desplegable del tipo de Archivo (o tipo Guardar como), seleccione el tipo de formato Word que necesite. 4. Haga clic en Guardar. A partir de este punto, todos los cambios que haga en el documento aparecerán únicamente en el documento de Microsoft Word. En realidad ha cambiado el nombre y el tipo de archivo del documento. Si desea regresar y continuar trabajando en la versión de LibreOffice, tendrá que volver a abrirlo. Sugerencia Para obligar a que LibreOffice archive sus documentos por defecto en formato de Microsoft Word, utilice Herramientas Opciones Cargar/Guardar. Vea Elección de opciones para guardar o cargar documentos

2 Usar hiperenlaces La forma más sencilla de insertar un hiperenlace en otra parte del mismo documento es mediante el Navegador: 1. Abra el documento que contiene los elementos entre los que desea establecer la referencia. 2. Abra el Navegador (haciendo clic en el icono, eligiendo Ver Navegador o presionando F5). 3. Haga clic sobre la flecha situada junto al icono Modo arrastrar y elija Insertar como hiperenlace. Usar referencias cruzadas Si incluye de forma manual referencias a otras partes del documento, éstas pueden quedar fácilmente desactualizadas si modifica alguna palabra de un encabezado, añade o elimina ilustraciones o reorganiza los temas. Reemplace las referencias cruzadas que haya incluido manualmente por referencias automáticas, de forma que, cuando actualice los campos, todas ellas se actualicen automáticamente y muestren la redacción o los números de página actuales. La pestaña de Referencias cruzadas del diálogo Campos muestra algunos elementos, tales como encabezados, marcas de texto, ilustraciones, tablas y elementos numerados, como por ejemplo los pasos en un procedimiento. Para insertar un referencia cruzada a un encabezamiento o a un texto: 1. En el documento, coloque el cursor en el lugar donde desea que aparezca la referencia cruzada. 2. Si el diálogo de Campos no está abierto, haga clic en Insertar Referencia cruzada. En la pestaña Referencias cruzadas, en la lista Tipo de campo, seleccione el tipo de elemento al cual se va a hacer referencia (por ejemplo, Encabezado o Figura). 3. Puede mantener esta página abierta si inserta muchas referencias cruzadas. 4. Haga clic en los elementos que desee de la lista Selección, que muestra todos los elementos del tipo seleccionado. En la lista Insertar referencia a, elija el formato deseado. Normalmente será Texto de referencia (para insertar el texto completo de un encabezado o de un pie de ilustración), Categoría y número (para insertar la palabra Ilustración o Tabla y su número correspondiente, pero sin pie), Numeración (para insertar solamente el número de la tabla o de la ilustración, sin incluir la palabra Ilustración o Tabla ), o Página (Para insertar el número de la página en la que aparece el texto de referencia). Haga clic en Insertar.

3 Guardar hojas de cálculo Las hojas de cálculo se pueden guardar de tres maneras. Desde la barra de menú Pulse Archivo Guardar (o Guardar todo o Guardar como). Desde la barra de herramientas Pulse el botón guardar de la barra de funciones. Si el archivo se ha guardado y no ha sufrido cambios, este botón estará deshabilitado. Desde el teclado Use la combinación de teclas Control + G. Si la hoja de cálculo no se ha guardado anteriormente, entonces cada una de estas acciones abrirá el dialogo Guardar como. Aquí puede indicar el nombre de la hoja de cálculo y el lugar donde guardarla. Nota Si la hoja de cálculo ha sido guardada anteriormente, entonces guardar sobrescribirá la copia existente sin abrir el diálogo Guardar como. Si quiere guardar la hoja de cálculo en una ubicación diferente o con un nombre diferente seleccione Archivo Guardar como. Guardar como un archivo CSV Para guardar una hoja de cálculo como un archivo de valores separados por comas (CSV): 1. Elija Archivo Guardar como. 2. En el recuadro Nombre de archivo, escribe el nombre del archivo. 3. En la lista Tipo de archivo, seleccione Texto CSV y pulse Guardar. 4. Puede ver el cuadro de mensaje mostrado a continuación. Pulse Mantener formato actual. 5. En el diálogo Exportación de texto (Figura 7), seleccione las opciones que desee y luego pulse Aceptar.

4 Dividir la pantalla Otra manera de cambiar la vista es dividir la ventana, también conocida como dividir la pantalla. La pantalla se puede dividir tanto horizontal como verticalmente, o de ambas formas. Esto permite ver hasta cuatro porciones de la hoja al mismo tiempo. Por qué puede querer hacer esto? Imagine que tiene una hoja grande y una de las celdas tiene un valor que se usa en fórmulas de otras tres celdas. Usando la técnica de dividir la pantalla, puede situar en una porción el valor y en las tres restantes las celdas con las fórmulas. Así puede modificar el valor base y al mismo tiempo observar lo que sucede con las fórmulas. Figura 16: Ejemplo de pantalla dividida Dividir la pantalla horizontalmente Para dividir la pantalla horizontalmente: 1) Mueva el ratón a la barra de desplazamiento vertical, en la parte derecha de la pantalla, y póngalo encima del botón pequeño que hay en la parte superior del triángulo negro. Figura 17: Barra para dividir la pantalla en la barra de desplazamiento vertical 2) Inmediatamente arriba una línea gruesa negra (Figura 17). Mueva el puntero del ratón a esta línea y se transformará en una línea con dos flechas (Figura 18). Figura 18: La pantalla se divide en la barra vertical con el cursor

5 3) Mantenga pulsado el ratón y una línea gris atravesará la página. Arrastre el ratón hacia abajo y para desplazar la línea. 4) Suelte el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento vertical. Puede desplazarse independientemente por la parte superior y por la inferior. Note en la Figura 16 que el valor de B2 está en la parte superior izquierda de la pantalla y los demás sectores muestran operaciones con el valor de esta celda. La parte superior e inferior se pueden desplazar de manera independiente. Sugerencia También puede dividir la pantalla usando una orden del menú. Pulse un celda que esté inmediatamente debajo y a la derecha de donde desee dividir la pantalla, y elija Ventana Dividir. Dividir la pantalla verticalmente Para dividir la pantalla verticalmente: 1) Mueva el ratón a la barra de desplazamiento horizontal, en la parte inferior de la pantalla, y colóquelo encima del botón pequeño a la derecha con el triángulo negro. Figura 19: Barra de dividir en la barra horizontal 2) Inmediatamente a la derecha hay una línea gruesa negra (Figura 19). Mueva el puntero del ratón sobre esta línea y éste cambiará a una línea con dos flechas. 3) Mantenga pulsado el ratón y aparecerá una línea vertical gris. Arrastre el ratón a la izquierda y la línea los seguirá. 4) Suelte el botón del ratón y la pantalla se dividirá en dos partes, cada una con su propia barra de desplazamiento. Quitar pantallas divididas Para quitar la división de pantallas, haga una de las siguientes acciones: Haga doble clic en cada línea divisoria Pulse y arrastre las líneas divisorias a sus lugares de origen en las barras de desplazamiento. Seleccione Ventana Dividir para quitar todas las líneas divisorias a la vez.

6 Imprimir Imprimir desde Calc es igual que imprimir desde otros componentes de LibreOffice (vea el capítulo 10), pero algunos detalles son diferentes, especialmente lo concerniente a la preparación de la impresión. El diálogo de impresión (Figura 37) en el menú Archivo Imprimir, tiene algunas opciones específicas de Calc: qué hojas imprimir. Figura 37: Diálogo Imprimir Seleccionar el orden de páginas, detalles y escala Para seleccionar el orden de páginas, detalles, y escala para imprimir: 1) Seleccione Formato Página en el menú principal. 2) Seleccione la pestaña Hoja (Figura 38). 3) Haga sus selecciones, y pulse Aceptar.

7 Escala Para ajustar las hojas en el apartado de escala: Modo de escala elegir la opción a reescalar. Orden de página Se puede establecer el orden en que se imprimen las páginas. Esto es especialmente útil en un documento largo; por ejemplo, controlar el orden de impresión puede ahorrar tiempo si desea compaginar el documento de cierta manera. Las opciones disponibles se muestran a continuación: De arriba hacia abajo, después hacia la derecha De izquierda a derecha y hacia abajo Imprimir Se puede especificar qué detalles imprimir. Los detalles incluyen: Títulos de fila y columna Cuadrícula imprime los bordes de celdas como una cuadrícula. Comentario imprime los comentarios definidos en su hoja de cálculo en una hoja separada, junto a la referencia a la celda correspondiente Objetos e imágenes Gráficos Objetos de dibujo Fórmulas imprime las fórmulas contenidas en las celdas, en lugar de los resultados Valores cero imprime las celdas con valor cero

8 Exportar a PDF LibreOffice puede exportar documentos a PDF (Portable Document Format). Este formato, estándar de hecho, es ideal para enviar archivos a alguien para que los vea con el Adobe Reader u otros visores de PDF. El proceso y los cuadros de diálogo son los mismos para Writer, Calc, Impress, y Draw, con unas pocas diferencias menores mencionadas en esta sección. Exportación rápida a PDF Haga clic en el icono Exportar Directamente como PDF para exportar el documento entero usando sus opciones predeterminadas para PDF. Se le pedirá que ingrese un nombre de archivo y una ubicación para el archivo PDF, pero no podrá elegir un intervalo de páginas, la compresión de las imágenes u otras opciones. Controlar el contenido y la calidad del PDF Para más control sobre el contenido y la calidad del PDF resultante, vaya a Archivo Exportar en formato PDF. Se abrirá el cuadro de diálogo de Opciones PDF. Este cuadro de diálogo tiene cinco pestañas (General, Vista inicial, Interfaz del usuario, Hiperenlaces y Seguridad). Haga sus selecciones y luego haga clic en Exportar. Entonces, se le pedirá que ingrese el nombre y la ubicación del PDF a ser creado y haga clic en Guardar para exportar el archivo. Pestaña General del cuadro de diálogo Opciones PDF En la pestaña General, podrá elegir qué páginas incluir en el PDF, el tipo de compresión a usar para las imágenes (que afecta la calidad de las imágenes en el PDF) y otras opciones.

9 Selección del intervalo Todo: Exporta el documento completo. Páginas: Para exportar un intervalo de páginas, use el formato 3-6 (páginas 3 a 6). Para exportar páginas individuales, use el formato 7;9;11 (páginas 7, 9, y 11). Puede también exportar una combinación de intervalos y páginas individuales, utilizando un formato como 3-6;8;10;12. Selección: Exporta cualquier material que esté seleccionado. Figura 3: Pestaña Vista inicial del cuadro de diálogo Opciones PDF Pestaña Interfaz del usuario en el cuadro de diálogo Opciones PDF En la pestaña Interfaz del usuario, puede elegir más opciones para controlar de qué forma se mostrará el archivo en un visor de PDF. Algunas de estas opciones son particularmente útiles cuando se está creando un PDF para una presentación o una vista tipo quiosco. Sección Opciones de ventana Cambiar tamaño de ventana a página inicial. Hace que la ventana del visor de PDF cambie su tamaño para adecuarse a la primera página del PDF. Centrar ventana en el pantalla. Hace que la ventana del visor de PDF se centre en la pantalla de la computadora. Abrir en modo de pantalla completa. Hace que la ventana del visor de PDF se abra en la pantalla completa en lugar de en una ventana más pequeña. Mostrar el título del documento. Hace que el visor de PDF muestre el título del documento en la barra de título.

10 Figura 4: Pestaña Interfaz del usuario en el cuadro de diálogo Opciones PDF Sección Opciones de la interfaz del usuario Ocultar barra de menús. Hace que el visor de PDF oculte la barra de menú. Ocultar barra de herramientas. Hace que el visor de PDF oculte la barra de herramientas. Ocultar controles de ventana. Hace que el visor de PDF oculte otros controles de ventana. Transiciones En Impress, muestra efectos de transición de diapositivas como sus respectivos efectos PDF. Marcadores Seleccione cuántos niveles de encabezamientos se muestran como marcadores si Exportar marcadores está seleccionado en la pestaña General. Pestaña Hiperenlaces en el cuadro de diálogo Opciones PDF En esta pestaña podrá seleccionar cuantos enlaces (vínculos) son exportados al PDF. Exportar marcadores como destinatarios nombrados Si ha definido marcadores en Writer o Impress; o nombres de diapositiva en Draw; o nombres de hoja en Calc; esta opción los exportará como destinatarios nombrados a los cuales se pueden vincular páginas Web y documentos PDF. Convertir referencias de documento a destinos PDF Si ha definido vínculos a otros documentos con extensiones OpenDocument (tales como.odt,.ods y.odp), esta opción convierte los nombres de archivo a.pdf en el documento PDF exportado.

11 Figura 5: Pestaña Hiperenlances en el cuadro de diálogo Opciones PDF Exportar URL s relativas a archivos de sistema Si ha definido vínculos relativos en un documento, esta opción exporta esos vínculos al PDF. Enlaces a referencias cruzadas Define el comportamiento de los vínculos sobre los que se hace clic en archivos PDF. Pestaña Seguridad en el cuadro de diálogo Opciones PDF La exportación a PDF incluye opciones para cifrar (encriptar) el PDF (para que no se pueda abrir sin una contraseña) y aplicar algunas funciones de administración de derechos digitales (DRM).

12 Con una contraseña abierta, el PDF solo podrá ser abierto con la contraseña. Una vez abierto no hay restricciones para lo que el usuario pueda hacer con el documento (por ejemplo: imprimirlo, copiarlo o editarlo). Con una contraseña de permiso, el PDF puede ser abierto por cualquier persona, pero sus permisos pueden ser restringidos. Ver Figura 6. Con ambas, la contraseña abierta y la contraseña de permiso, el PDF solo podrá ser abierto por aquellos que tengan la contraseña correcta y sus permisos pueden ser restringidos.

13 Firmado digital de documentos Para firmar un documento digitalmente, necesita una clave personal, el certificado. La clave personal se guarda en su computadora como una combinación de una clave privada, que debe mantenerse en secreto, y una clave pública, que debe agregar a sus documentos cuando los firma. Puede obtener un certificado de una autoridad certificadora, que puede ser una compañía privada o una institución gubernamental. Cuando aplique una firma digital a un documento, una suerte de checksum (suma de control) se obtiene del contenido del documento añadido a su clave personal. El checksum y su clave pública se almacenan juntos en el documento. Cuandomás tarde, alguien abra el documento en cualquier computadora con una versión reciente de LibreOffice, el programa calculará el checksum nuevamente y lo comparará con el checksum almacenado. Si ambos son iguales, el programa dará la señal de que se está viendo el documento original, inalterado. Además, el programa puede mostrarle la información de la clave pública desde el certificado. Puede comparar la clave pública con la que esté publicada en el sitio web de la autoridad certificadora. Cuando alguien cambie algo en el documento, este cambió rompe la firma digital. En los sistemas operativos Windows, se usan las funciones de validación de firma digital de Windows. En los sistemas Solaris y Linux, se usan los archivos proporcionados por Thunderbird, Mozilla o Firefox. Para una descripción más detallada acerca de cómo conseguir y administrar un certificado y una validación de firma, vea Aplicar firmas digitales en la ayuda de LibreOffice. Para firmar un documento: 1) Vaya a Archivo Firmas digitales. 2) Si no ha guardado el documento desde el último cambio, aparecerá un cuadro de mensaje. Haga clic en Sí para guardar el archivo. 3) Después de guardar, verá el cuadro de diálogo de firmas digitales. Haga clic en Añadir para añadir una clave pública al documento. 4) En el cuadro de diálogo Seleccionar certificado, seleccione su certificado y haga clic en Aceptar. 5) Verá nuevamente el cuadro de diálogo Firmas digitales, donde podrá añadir más certificados si lo desea. Haga clic en Aceptar para añadir la clave pública al archivo guardado. Un documento firmado muestra un icono icono para ver el certificado. en la barra de estado. Puede hacer doble clic en el