Caracterización B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO. Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales

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1 A. IDENTIFICACION DEL PROCESO 1. Nombre y sigla l Proceso: GESTION DE COMUNICACIONES Y RELACIONES EXTERNAS 2. Tipo Proceso: APOYO 3. Responsable l Proceso: Lír Proceso 4. Objetivo l Proceso: 5. DISEÑAR Y EJECUTAR ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN, QUE PERMITAN PROMOVER Y FORTALECER LA IMAGEN CORPORATIVA, LA DIFUSION DE LA GESTION INSTITUCIONAL Y LOGRAR UN ADECUADO FLUJO DE LA COMUNICACIÓN COMO APOYO A TODOS LOS PROCESOS INSTITUCIONALES. 6. Alcance l Proceso : INICIA DESDE LA DETERMINACION DE LA NECESIDAD DE COMUNICACIÓN CON EL ENTORNO HASTA LA EVALUACION DEL SERVICIO O PRODUCTO. 6.1 Interrelaciones con otros y entes: B. REQUISITOS GENERALES DEL PROCESO Direccionamiento estratégico Evaluación y acreditación Gestión l sistema integrado calidad. Docencia, investigación y extensión Gestión financiera Gestión capital humano Gestión TICS Gestión estudiantil Gestión Bienestar Universitario Gestión medios educativos Gestión documental Control disciplinario Externos ( usuarios, beneficiarios ) y Legales Decreto Decreto y Ministerio comunicaciones. Articulo 189 constitución política: creto y la ley s ( la institución ) AC: estructura orgánica. AC Estatuto general AC Creación l CECOM, emisora, acuerdos y resoluciones. MECI 1000: Molo operación 12: Políticas operación 13. procedimientos 14:controles 15:indicadores 16:manual procedimiento NTCGP 1000:

2 Decreto Resolución N licencia emisora. LIC Ministerio l interior N ISSN Licencia oriente universitario. 17:información primaria 18:información procedimientos 19:sistemas información C. ACTIVIDADES DEL PROCESO ( Planear, Hacer, Verificar, Actuar ) 10. Salidas (Productos 7. Emisor 8. Entradas 9. Actividas o Resultados) 11. Receptor ( P_H_V_A ) Diagnóstico P: Determinar necesidas l Plan estratégico para Direccionamiento proceso cubrir necesidas estratégico Direccionamiento Plan estratégico P: Proponer el Plan General Plan general Direccionamiento estratégico para cubrir que incluye plan estratégico necesidas medios Plan General P: Determinar las líneas Intificación líneas producción radial, impresos, producción audiovisuales, como forma apoyo a misionales. Intificación P: Priorización líneas Informe ejecución l líneas producción radial, impresos y Plan. producción audiovisuales. Gestión bienes Plan educativo P: Proponer planes educativos Plan estratégico

3 educativos, gestión estudiantil, investigación y proceso. Gestión Control Plan protocolo rectoral Diagnóstico comunicacional organizacional Plan General Líneas producción Plan estratégico educativo medios internos diversificados a través medios y herramientas. P: Determinar las necesidas l Plan P: Diseñar estrategias a nivel interno y externo. P: Ejecución Plan General H: Ejecución l Plan Líneas educativo para medios Plan estratégico para cubrir las necesidas protocolo rectoral Plan estratégico Informes gestión por etapas l plan Informe ejecución l producción Plan H: Ejecutar el plan educativo Informe gestión l Plan educativo medios internos Plan protocolo H: Ejecución l Plan protocolo rectoral Plan Estratégico H: Elaborar el plan estrategias Informe Gestión V: Aplicar indicadores eficacia, eficiencia y efectividad Informes l Plan protocolo Informe ejecución Intificación No conformidas, riesgos y

4 Gestión Gestión Control Control Gestión Control Gestión Control Informe ejecución l Plan líneas V: Aplicar indicadores Informe Gestión V: Aplicar indicadores Informe Plan Protocolo Rectoral Informe ejecución V: Aplicar indicadores V: Aplicar indicadores Intificación No conformidas, riesgos y Intificación No conformidas, riesgos y Intificación No conformidas, riesgos y Intificación No conformidas, riesgos y D. Actividas l Actuar ( Ajustar, Asegurar ) 12. Llevar a cabo Acciones Mejora Continua, Correctivas y Preventivas E. RECURSOS F. Intificación Riesgos l Proceso ( Ver mapa riesgos asociados a cada proceso ), códigos : 13. Tecnológicos 14. Físicos 15. Humanos Recurso Condición Recurso Condición Cargo G.CONTROLES AL PROCESO Equipos Equipos en Sala con Sala en buen DIRCOM Formatos cómputo buen estado equipos estado, con Jefe prensa Actas con computo buena entrada Comunicadores sociales Cartas programas luz, buena organizacionales Plan trabajo ventilación o Corresponsales prensa Cronograma macromedia aire Secretaria impresora acondicionado. Productores televisión

5 multifuncion al, equipos producción televisión. Equipos con conexión a internert Productores radiales Camarógrafo Diseñador grafico Web master H. OBJETIVOS DE CALIDAD ASOCIADOS AL PROCESO Alcanzar niveles satisfacción Usuarios en relación con servicios ofrecidos por la institución. NOMBRE DE INDICADOR Solicitud proceso Cumplimiento l Plan General Realización políticas editoriales medios internos Implementación planes educativos en I. SEGUIMIENTO y MEDICION DE LA GESTION DEL PROCESO FORMULA Número necesidas presentadas/ número solicitus atendidas Número acciones realizadas/ número conformidas l plan Número políticas realizadas o ejecutadas/ número políticas planificadas Número planes educativos realizados/ META TIPO DE INDICADOR RESPONSABLE 70% Eficiencia DIRCOM Jefa prensa 80% Efectividad DIRCOM Jefa prensa 70% Eficiencia DIRCOM Jefe prensa Productores la UFPS Radio 80% Efectividad DIRCOM Jefe prensa FRECUENCIA DE MEDICION semestral Anual semestral Anual FUENTE DE INFORMACION

6 medios número planes e propuestos Productores radiales Cumplimiento agenda protocolo rectoral Número acciones cumplimiento/número acciones propuestas 80% Eficacia DIRCOM Jefe prensa Semestral J. DOCUMENTACION ASOCIADA 17. Documentos s (Procedimientos, Instructivos, 18. Documentos Externos ( Si hay) Formatos, Guías, ) ( Ver listado maestro documentos internos ) ( Ver listado maestro documentos externos ) Fecha 16 febrero Control Cambios Cambio Versión Distribución Justificación y Qué se Modifico? Ajuste actividas l ciclo PHVA 00 Página web

7 Elaboró Revisó Aprobó SILVIA MARCELA ROMERO ASESOR PROCESO DE COMUNICACION Y RELACIONES EXTERNAS JANETH CELIS QUINTERO LIDER PROCESO DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES EXTERNAS JANETH CELIS QUINTERO LIDER PROCESO DE COMUNICACIÓN Y RELACIONES EXTERNAS Fecha Fecha Fecha