C O M I T É DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 COMITÉ DE INFORMACION TERCERA SESION ORDINARIA, DICIEMBRE 12 DE

2 1 1 LISTA DE ASISTENCIA RELACIÓN DE MIEMBROS DEL COMITÉ DE PRESIDENTE DEL COMITÉ DE DEL POI IPN C.P. ADELFO PERALTA LÓPEZ TITULAR DEL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL : C.P. VICTOR JESÚS COLIN LEBARIO SERVIDOR PÚBLICO DESIGNADO C. P. RODOLFO LÓPEZ PÉREZ VOCAL DIRECTOR DE OBRAS ING. EDUARDO BEDOLLA SILVA VOCAL DIRECTOR DE PLANEACIÓN Y PROGRAMACIÓN VOCAL DIRECTOR DE PROYECTOS ING. JOSÉ L. HERNÁNDEZ FERNÁNDEZ ING. ARQ. JUAN A. NEGRETE MORENO INVITADO ARCHIVO INSTITUCIONAL INVITADO APOYO INFORMÁTICO LIC. VIOLETA SOLIS REYES ING. FRANCISCO J. HERNÁNDEZ BERNAL 2

3 2 ORDEN DEL DIA 1.- LISTA DE ASISTENCIA Y DECLARACIÓN DE QUÓRUM LEGAL 2.- LECTURA Y APROBACIÓN EN SU CASO, DEL ORDEN DEL DÍA 3.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ANTERIOR 4.- SEGUIMIENTO DE ACUERDOS 5.-DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRE EL ARCHIVO HISTÓRICO 6- SOLICITUDES DE PRESENTADAS A TRAVÉS DEL INFOMEX Y ESTADO QUE GUARDA SU ATENCIÓN 7 SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVO 8-ACTUALIZACIÓN DEL PORTAL DE TRANSPARENCIA 9 ASUNTOS GENERALES 10- ACUERDOS ADOPTADOS POR EL COMITÉ DE 3

4 3.- LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LASESION ANTERIOR 4. SEGUIMIENTO DE ACUERDOS Seguimiento de acuerdos del Comité de Información C = Concluido AP = Atención permanente N/A = No Atendido ACUERDO No. ACUERDO 4/2011/ CI Las Direcciones del POI-IPN deberán de remitir trimestralmente a la Dirección de Administración, la información de sus áreas para mantener actualizados los datos del Portal de Obligaciones de Transparencia, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. ACUERDO 9/2011/ CI El Órgano Interno de Control deberá de informar a la Dirección de Administración las auditorías realizadas para incluirla en el Portal de Transparencia. SITUACIÓN ACTUAL AP La División de contratación y Adquisiciones reportó al área de Apoyo Informático los contratos adjudicados al tercer trimestre de En lo sucesivo todas las Direcciones de Área deberán de informar a la Dirección de administración si generan o no información. La Dirección de Administración emitió los oficios de solicitud de información números DA -103, DA-349 y DA- 350 de fecha 22 Y 23 de julio de 2014 a las áreas correspondientes. AP Con fecha 3 de noviembre de 2014 el Órgano Interno de Control remitió a la Dirección de Administración, las revisiones realizadas y programadas al tercer trimestre de C ACUERDO 09/2012/ CI Para la integración del expediente único, se solicita a los Directores de Área del POI-IPN, entreguen la documentación correspondiente de los años 2008 y ACUERDO 12/2012/ CI El OIC cambiará las cajas de documentación que se encuentran en el archivo Institucional a su archivo, para lo cual la Dirección de administración apoyará con personal para remover dichas cajas. Todas las Direcciones de área han cumplido, con la entrega de la documentación de los años 2008 y El área de Archivos debe elaborar un calendario de avances de entrega de pendientes de 2009, así como de la información de los años 2010 y En el numeral 7 se presenta el calendario de entrega de la documentación. N/A A principios del mes de julio de 2013 personal del OIC sustituyó 40 cajas de su archivo Institucional. Esta en proceso la depuración de su archivo. 4

5 ACUERDO 20/2012/ CI Retomar la iniciativa de realizar cuando menos una vez al año una visita al Archivo Histórico del Patronato por el personal del mismo, con el fin de despertar el interés y reafirmar la identificación con la Institución y conocimiento de ser del POI-IPN, y de sus actividades sustantivas. AP Se realizarán grupos de personas del POI-IPN para realizar las visitas, mediante la elaboración de una guía de parte de la responsable del Archivo. El área de archivo deberá de elaborar otro programa de visitas para el ejercicio 2015, en virtud que el realizado no fue cumplido. 5.- DOCUMENTACIÓN QUE INTEGRA EL ARCHIVO HISTORICO Ver numeral 7 6. SOLICITUDES DE INFORMACION PRESENTADAS A TRAVES DEL INFOMEX Y ESTADO QUE GUARDA SU ATENCIÓN. Del proceso de solicitudes de información durante el periodo del 27 de septiembre al 30 de noviembre 2014 se recibió una solicitud, misma que fue atendida en tiempo, como se describen a continuación: Solicitud 1. Solicitud de acceso a la información número presentada el día 06 de noviembre del Resultando Primero.- Con fecha 06 de noviembre del 2014 se recibió la solicitud de acceso a la información número por el medio electrónico denominado Sistema de Solicitudes de Información (INFOMEX), la cual se presentó en el siguiente tenor. Número de accidentes ocurridos en instalaciones de Pemex Exploración y Producción o bajo su responsabilidad cada año, entre 1984 y 2014, así como el número de trabajadores heridos y fallecidos como consecuencia de esos accidentes. Segundo.- Radicada que fue la solicitud en la Unidad de Enlace de conformidad con lo dispuesto por el artículo 43 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental en fecha 18 de noviembre 2014 se procedió a su respuesta 5

6 directamente de la Unidad de Enlace: Tercero.- Con fecha 18 de noviembre del 2014 se le respondió lo siguiente: RESPUESTA La información solicitada no es competencia de esta Dependencia de conformidad con lo establecido en el artículo 40 de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, y de acuerdo a la información que solicita SISTEMA DE ORGANIZACIÓN Y CONTROL DE ARCHIVOS INFORME DE ACTIVIDADES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN CALENDARIO DE ENTREGA DE EXPEDIENTE UNICO DE OBRA DE LOS AÑOS DE 2009 A 2011 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN Y DEL 12 AL 16 DE ENERO 2015 ADQUISICIONES AÑO 2011 DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y DEL 12 AL 16 DE ENERO 2015 PROGRAMACIÓN AÑOS DIRECCIÓN DE OBRAS AÑOS DEL 19 AL 23 DE ENERO DIRECCIÓN DE PROYECTOS AÑO 2011 DEL 19 AL 23 DE ENERO 2015 La Dirección de Obras envío oficio No.: DO para entrega de Expediente Único de Obra Entrega de expedientes de Noviembre 2014 Entrega de expediente de Noviembre 2014 Nota: El área no ha entregado la documentación. 6

7 LINEAMIENTOS PARA EL MANEJO Y CONTROL DE ARCHIVO El presente reglamento se aplica a todas y cada una de las áreas del Patronato de Obras e Instalaciones del IPN, en referencia al envío de documentación al Archivo de Concentración e Histórico para su resguardo. 1:- Notificar quien es la persona responsable del Archivo de Concentración. 2:- Revisar los expedientes antes de ser enviados al Archivo de Concentración por la persona responsable del mismo archivo. 3:- La recepción de expedientes al Archivo de Concentración deberá ser cada tres meses de acuerdo al calendario establecido por el archivo. 4:- Los expedientes que ingresen al Archivo de Concentración deberán contar con hoja de inventario y ser cotejadas en físico. 5:- Que los expedientes cuenten con portada de identificación (Público o Reservado). 6:- Los expedientes deberá ingresar en folders debidamente rotulados. 7:- Toda la documentación de los expedientes deberá contar con folio. 8:- Los expedientes que sean solicitados en préstamo será con vale y tendrán solo un mes de vigencia para ser devueltos o renovar dicho vale. 9:- De no ser devueltos los expedientes al Archivo de Concentración en tiempo y forma el responsable entregara a Recursos Humanos los vales de préstamo y serán integrados al expediente del solicitante, (con el fin de evitar fuga de información de la dependencia). 10:- Será el mismo procedimiento en el préstamo de Maquetas, libros y Fotografías. Se adiciona el numeral once del presente lineamiento para sus comentarios: 11.- Pasando 90 días se dará turno al Órgano Interno de Control. El Archivo General de la Nación realizo Un Diagnostico para conocer la situación Actual 7

8 de los Archivos en México la cual consto de 173 preguntas referentes a los Recursos Humanos, Materiales y Financieros de los tres tipos de Archivos (Trámite, Concentración e Histórico) en las dependencias, en el cual fue satisfactoria la respuesta y fue contestada con acuse de recibido. LIC. VIOLETA SOLIS REYES DEL IPN Por este medio se informa que se verificó en el sistema que efectivamente esa institución ha cumplido con responder en tiempo y forma, el Diagnostico para conocer la situación actual de los archivos en México, por los cual se agradecerá hacer caso omiso del comunicado del pasado 21 de Noviembre. saludos cordiales SANDRA LÓPEZ GONZÁLEZ Técnico Superior ext gobiernofederal@agn.gob.mx 8