Desafíos de la gestión documental en el gobierno digital. Msc. Carlos Alberto Zapata Cárdenas

Transcripción

1 Desafíos de la gestión documental en el gobierno digital Msc. Carlos Alberto Zapata Cárdenas

2 la selección, desarrollo, implementación y uso de tecnologías de información y comunicación en el gobierno para proveer servicios públicos, mejorar la efectividad administrativa y promover valores y mecanismos democráticos rediseño y desarrollo de marcos legales y reglamentarios desarrollo de iniciativas orientadas a mejorar el uso de la información, así como el desarrollo de la sociedad de la información y el conocimiento Fuente: Gil-García y Luna-Reyes, 2006; citado en Sandoval Almazán y Gil-García, 2012: 275

3 FRONT OFFICE Es la interfaz de usuario a un servicio en línea o una ventanilla única electrónica donde el usuario acude para interactuar con la administración pública. BACK OFFICE GOBIERNO ELECTRÓNICO Se entiende por back office a los procesos internos en los que incurre la administración para cumplir sus funciones.

4 FRONT OFFICE Donde se encuentra la Ges/ón Documental? GESTIÓN DOCUMENTAL BACK OFFICE

5 Los ciudadanos, empleados, proveedores, clientes interactúan a través de las prestaciones el gobierno electrónico en el front office E-GOBIERNO Y GESTIÓN DOCUMENTAL Todas las áreas del gobierno atienden las necesidades de los ciudadanos, empleados, proveedores y clientes a través del back office

6 CIUDADANOS G2C EMPRESAS G2B e- GOV GOBIERNO G2G EMPLEADOS G2E

7 Cambiando Paradigmas

8 Aunque tan solo el 0,1% de la información que se produce en el mundo, se registra en papel, el documento físico sigue siendo el eje de la administración pública. Algunas premisas La información electrónica crece de manera desproporcionada y las entidades responden aumentando la capacidad de almacenamiento disponible. La mayoría de las solicitudes de los ciudadanos a las entidades públicas, en virtud del derecho de acceso a la información, son para solicitar copias de documentos, o producen un nuevo documento como respuesta. La gestión documental no se realiza dentro de estándares técnicos y buenas prácticas, aumentando el riesgo de pérdida de nuestra memoria.

9 Todas las relaciones del gobierno digital implican un intercambio de datos, documentos e información Los documentos se producen dentro de un proceso y como resultado de una función Los documentos ofrecen un contexto que los vincula de múltiples formas Los metadatos ayudan a proteger el contexto en que los documentos fueron producidos

10 La normatividad en gestión documental no responde a las exigencias del gobierno digital El gobierno digital minimiza la importancia de la gestión documental

11 El Documento en el gobierno electrónico Los documentos son resultado de un proceso administrativo o jurídico ejecutado a través de medios electrónicos, en el cual concurren determinadas formalidades que la organización o el marco legal le dan para generar efectos, y que finalmente se conservan en un archivo

12 El ciudadano no valora el archivo Las instituciones no visibilizan los archivos Los archivistas no han comprendido el alcance del gobierno digital

13 TIC Gobierno Abierto TIC Servicios TIC Gestión Gobierno Digital

14 TIC para Gobierno Abierto Comprende las actividades encaminadas a fomentar la construcción de un Estado más transparente, participativo y colaborativo en los asuntos públicos mediante el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. TIC para los Servicios Comprende la provisión de trámites y servicios a través de medios electrónicos, enfocados a dar solución a las principales necesidades y demandas de los usuarios y empresas, en condiciones de calidad, facilidad de uso y mejoramiento continuo. TIC para la Gestión Comprende la planeación y gestión tecnológica, la mejora de procesos internos y el intercambio de información. Igualmente, la gestión y aprovechamiento de la información para el análisis, toma de decisiones y el mejoramiento permanente, con un enfoque integral para una respuesta articulada de gobierno y hacer más eficaz gestión administrativa de Gobierno

15 El gobierno abierto promueve la responsabilidad de sus decisiones, a través de la rendición de cuentas. El Gobierno Abierto esta directamente relacionado con la gestión documental la transparencia permite a las personas acceder a la información que necesitan y que "pueden encontrar y usar fácilmente, ayudándoles a mejorar sus vidas. El conocimiento esta disperso en la sociedad, y los ciudadanos se benefician de ese conocimiento, que se encuentra en documentos y registros públicos.

16 1 2 3 Mejorar los niveles de transparencia y acceso a la información mediante la apertura de datos públicos y la reutilización de la información del sector público. Facilitar la participación de la ciudadanía en el diseño e implementación de las políticas públicas. Favorecer la generación de espacios de colaboración para codisenãr y/o coproducir valor público, social y cívico. Características del Gobierno Abierto (Ramiŕez-Alujas y Dassen, 2012)

17 LOS SISTEMAS DIGITALES LOS DOCUMENTOS GOBIERNO ABIERTO ACCESO A LA INFORMACIÓN DATOS ABIERTOS ARMONIZAR LOS REQUISITOS DE GESTIÓN LOS DATOS El éxito del gobierno abierto depende de mejorar el acceso a la información gubernamental y de ampliar y mejorar la apertura de datos

18 El Gobierno Abierto apuesta a divulgar de manera proactiva la información promoviendo la apertura y la transparencia como factor de confianza Esto solo será posible si los registros de los que se derivan los datos están completos y tienen integridad. (Gráfico propio a partir de Thurston) Los Datos Abiertos son la llave del Gobierno Abierto, pero la Gestión Documental es su garantía

19 Fuente de los Datos Abiertos Integridad Exactitud Completitud Autenticidad Rastreabilidad Manipulación Eliminación Datos Confiables (Gráfico propio a partir de Sheperd)

20 Gobierno Transparente La información sobre las decisiones del gobierno debe ser abierta, oportuna, completa, gratuita y de fácil acceso público. Datos con estándares reconocidos (formatos brutos, procesables, accesibles a través de TI) (Naser-Ramírez, 2014)

21 Información procesada Mínima información proactiva Privilegia el derecho de petición Archivos invisibles No hay cultura de transparencia

22 Cual debe ser entonces el papel de los archivistas en el Gobierno Digital?

23 Los archivistas debemos contribuir con mayor eficacia a la implementación del gobierno digital, del cual nos hemos distanciado GOBIERNO DE DOCUMENTOS GOBIERNO DE DATOS GOBIERNO DE INFORMACION GOBIERNO DIGITAL

24 El Gobierno de Datos

25 Metadata Big Data Gobierno de Datos

26 Debemos apoyar el Gobierno Digital desde la Ges3on Documental

27 ALGUNOS PROBLEMAS Políticas públicas desarticuladas Aislamiento de los archivos Analfabetismo Digital Ausencia de prácticas archivísticas Publicación vs Acceso

28 Protección de datos personales Seguridad de información Colisión o armonización normativa Intimidad Anonimización de documentos Derecho al olvido Clasificación de información

29 No se puede concebir un modelo de gobierno electrónico exitoso sin el diseño de un modelo de gestión de documentos electrónicos que le sirva de base. VISIÓN DOCUCÉNTRICA

30 Integrar los diferentes componentes asociados a la producción de los documentos (las tecnologías, las operaciones administrativas que dan origen a los documentos, la normatividad, las redes de información, las personas y la cultura corporativa) RETOS Y DESAFIOS El sistema debe ser diseñado o concebido como un sistema redondo, en donde los circuitos documentales y de información este articulado entre sí, con el fin de determinar los vínculos existentes entre los diferentes documentos que produce y/o recibe una organización en función de sus actividades. Las prestaciones y aplicaciones del gobierno electrónico deben incorporar un componente documental, concebido desde la gestión de documentos

31 Incorporar aplicaciones que permitan vincular los documentos con expedientes electrónicos y estos a su vez, con los cuadros de clasificación documental (CCD). RETOS Y DESAFIOS Buscar un máximo aprovechamiento de las posibilidades de automatización que ofrece la tecnología para que los actores del GE pueden interactuar con el gobierno de forma transparente. Aplicar modelos de gestión archivísticos tanto en los sitios web de la administración, como en la gestión de la información y los documentos, el almacenamiento y conservación de estos y su consulta en cualquier momento

32 E-DOCUMENTOS LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN EL GOBIERNO ELECTRÓNICO E-INFORMACION E-EXPEDIENTES TODAS LAS PRESTACIONES EL E-GOBIERNO TIENEN IMPLÍCITO ALGUN COMPONENTE DOCUMENTAL

33 E- Trámites LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN EL E-GOBIERNO E-Servicios Transparencia E- Procedimientos Rendición de Cuentas Datos Abiertos

34 Los ARCHIVOS deben estar en el centro del GOBIERNO DIGITAL así como la GESTION DOCUMENTAL debe ser incorporada a los principios que lo regulan.

35 Documentos físicos, electrónicos, digitalizados La Gestión Documental en el Gobierno Electrónico Procedimientos 100% electrónicos = documentos electrónicos La Gestión Documental en el Gobierno Digital Información (datos y documentos) abiertos La Gestión Documental eje del Gobierno Abierto Fuente: Zapata, 2016 El enfoque actual de la gestión documental no contribuye al desarrollo del gobierno digital ni a las políticas de transparencia y acceso a la información publica

36 Recomendaciones La transición hacia el gobierno digital, crea nuevas oportunidades para los responsables de la gestión de documentos, sin cuya participación los resultados del primero serán incompletos. Es necesario modificar las políticas y prácticas actuales de gestión de documentos en todos los niveles, a través de las cuales se impulsen las mejoras del desempeño institucional.

37 Recomendaciones Los profesionales de gestión documental y de gobierno digital tienen un campo común, por lo que deben trabajar conjuntamente en el desarrollo de las iniciativa gubernamentales en ambas materias. Se debe promover una metodología de buenas prácticas en la implementación de las iniciativas de gobierno electrónico, en la cual se integren los procesos de gestión documental.

38 Recomendaciones El gobierno digital, los datos abiertos y el acceso a la información pública, se basa en una buena gestión de documentos, sin la cual los ciudadanos no tendrán garantizados sus derechos. La gestión de documentos electrónicos es una condición necesaria para profundizar los beneficios del gobierno electrónico, a partir de la armonización ded sus diferentes componentes.

39 GRACIAS POR SU ATENCION!!!