Es imprescindible tener el control absoluto de la facturación electrónica

Transcripción

1 FACTuRA ELECTRónICA Lucía elisa Pérez López Control total en de la facturación electrónica Es imprescindible tener el control absoluto de la facturación electrónica que se emite y se recibe; hoy en día, gracias a una aplicación electrónica disponible en el portal del sat, este proceso es sencillo y gratuito. Hace casi una década, cuando el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puso a disposición de los contribuyentes la opción para emitir facturas de forma electrónica mediante el uso del comprobante fiscal digital o CFD, era inimaginable lo fácil que hoy resulta tener el control total de ese documento que sustenta las operaciones empresariales. Pero no siempre fue así, el camino para alcanzar esta hazaña no ha sido cómodo, se han requerido de al menos tres reformas trascendentales al esquema de comprobación fiscal dispuesto por el Código Fiscal de la Federación (CFF), que en la actualidad tienen, por un lado, al borde de su fin al CFD (el próximo 31 de diciembre) y, por el otro, en su máximo esplendor a la factura electrónica vigente desde enero de 2011, el comprobante fiscal digital a través de internet (CFDI). El CFDI es la nueva factura electrónica obligatoria para las personas físicas y morales, que le ha reportado al SAT y a ellas una serie de beneficios en muchos ámbitos. Uno a favor de la autoridad fiscal es precisamente el obtener un control más estructurado en torno a la fiscalización de las operaciones de los contribuyentes. Este hecho inicia desde el momento en que se realiza la certificación del comprobante por el Proveedor de Certificación de CFDI (antes conocido como PAC), quien inmediatamente después de certificar el CFDI debe enviar al SAT una copia de dicho comprobante en formato XML; esto con base en la fracción III, de la regla II de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2013 (RMF 13). Con esa copia del CFDI, el SAT cuenta con toda la información necesaria para saber, entre otras cosas, datos importantes de la operación realizada entre dos contribuyentes (emisor y receptor), según el rol que tenga cada uno. Destacan datos como: RFC. Folio fiscal. Certificado de sello digital. Lugar, fecha y hora de emisión. Efecto del comprobante (ingreso, egreso o traslado). Impuestos trasladados y retenidos. Monto total de la operación. Con esta información es evidente el control más detallado y preciso que tiene la autoridad fiscal de las operaciones de los contribuyentes, con el cual la fiscalización por compulsa electrónica es más rápida y ágil, lo que hace fácilmente perceptible el caso de los contribuyentes con quienes la autoridad requiere ejercer sus facultades de comprobación. Esto es, con los CFDI emitidos por un contribuyente el SAT conoce cuáles son los ingresos facturados en un periodo, así como los impuestos trasladados y retenidos que tarde o temprano deberá enterar en su declaración de impuestos mediante el 36 ReVIstA AH

2 pago referenciado. A su vez, esos mismos CFDI servirán para respaldar las deducciones fiscales del contribuyente que recibe el comprobante. Por si esto fuera poco, parte de la información contenida en un CFDI recibido, también se puede compulsar de manera acumulativa contra los datos que mes a mes deben mostrarse en una Declaración Informativa de Operaciones con Terceros (DIOT); la cual, a su vez, resulta indispensable para solicitar, por ejemplo, la devolución del impuesto al valor agregado (IVA) a favor, mediante el Formulario Electrónico de Devoluciones. Amigo empresario, qué opinión le merece saber que el SAT ya tiene identificados de usted o de su empresa, los ingresos que genera y los gastos que realiza?, obviamente esta máxima sólo aplica para aquellos facturados con CFDI, que de entrada son literalmente imposibles de falsificar y fácil de verificar su autenticidad. Así de simple, basta con acceder a un sistema informático, para tener un concentrado del monto de todos sus ingresos y sus gastos, que pasarán por un estado de cuenta bancario y luego se verán reflejados en una declaración electrónica de Pago Referenciado, cuyas principales deducciones podrían verificarse contra una declaración informativa. su cliente puede recibir en formato XML y PDF su factura electrónica. Éste podrá entonces resguardar el XML (archivo fiscalmente válido) o imprimir el PDF para integrarlo a su facturación de manera tradicional. Lo anterior es la antesala de lo que en un futuro será una declaración anual propuesta por la autoridad fiscal con toda la información vertida a lo largo del ejercicio en un sistema electrónico, el cual podría estar incorporado como parte del DeclaraSAT o DeclaraSAT en línea para las personas físicas, o a través del propio Servicio de Declaraciones y Pagos o Pago Referenciado, para personas físicas o morales. Pero los beneficios no sólo son para la autoridad fiscal, sino también para los empresarios a quienes el uso del CFDI les ha traído importantes ventajas en materia de seguridad, disminución de costos, optimización del control interno, promoción de mejores procesos tecnológicos que modifican y hacen más eficientes sus prácticas, en pro de alcanzar una verdadera simplificación administrativa en sus procesos de facturación. Sin embargo, qué sería del esquema de comprobación fiscal de las operaciones de la empresa, si se deja afuera la seguridad jurídica que implica el utilizar estas nuevas tecnologías de información. Ya por todos es sabida la cantidad de casos en donde la autoridad fiscal ha descubierto el uso indebido de comprobantes impresos apócrifos para efectuar deducciones de impuestos. Por ello, la factura electrónica vigente o CFDI ha tenido mejor aceptación por los contribuyentes para documentar las operaciones cotidianas de la empresa, que después se conviertan en una deducción fiscal de impuestos. Al respecto, el SAT indica en su portal en internet que al 31 de julio del presente 681,356 contribuyentes han adoptado este nuevo esquema de comprobación. Si bien los CFD emitidos desde el 5 de enero de 2005 y hasta el 31 de julio de 2013 rebasan en proporción de cuatro a uno a los CFDI emitidos a partir de enero de 2011 y hasta el mismo 31 de julio; esta tendencia se irá revirtiendo rápidamente comenzando en enero de 2014, cuando miles de empresarios deban utilizar obligatoriamente este medio de comprobación. ReVIstA AH 37

3 el sat liberó en su portal un servicio gratuito para emitir facturas electrónicas comúnmente llamado CFDI En conocimiento de esta posibilidad, el SAT con la finalidad de motivar a que los pequeños y medianos empresarios y contribuyentes en general adoptarán el uso del CFDI, desde septiembre de 2012 liberó en su portal en internet, un servicio gratuito para emitir facturas electrónicas comúnmente llamado Servicio de Generación de Factura Electrónica (CFDI). Actualmente, esta herramienta se encuentra en el portal del SAT y se conoce como Portal de Contribuyentes, Generación de CFDI. El objetivo de su puesta en marcha radica en dotar a los contribuyentes de un sistema con el cual puedan expedir CFDI sin necesidad de remitirlos a un Proveedor de Certificación de CFDI (Regla I de la RMF 13). Lamentablemente esta herramienta es un sistema que no ha tenido la difusión necesaria y en virtud de encontrarse aún muy limitada la operación y los servicios que ofrece al contribuyente, no ha reportado un incremento significativo de usuarios; sin embargo, esa situación puede cambiar muy pronto gracias a otra de sus funciones: Buscar CFDI, con ella es posible consultar y recuperar cualquier factura electrónica que se hubiera emitido o recibido, así como cancelar, cuando se requiera, aquella factura emitida por el contribuyente que accedió al sistema. Para utilizar el Portal de Contribuyentes y realizar la consulta y recuperación de CFDI, tanto de las facturas emitidas como de las recibidas, es necesario contar con la Firma Electrónica Avanzada (Fiel). En su caso, si se desea efectuar una cancelación de CFDI, también deberá tenerse a la mano el Certificado de Sello Digital (archivo *.cer) del tipo sellos, clave privada (archivo *.key) y contraseña de la clave privada vigente. Consulta y recuperación de facturas recibidas La ruta de acceso al sistema es por medio del portal del SAT en internet: Información fiscal/ Ya emites facturas?/factura Electrónica (CFDI)/Consulta, cancela y recupera Facturas Electrónicas. 1 Cabe apuntar que sólo podrá ingresarse al sistema si se tiene Fiel, para lo cual debe indicarse la ruta de los archivos de la clave privada y el certificado, capturando la contraseña de la clave privada y dando clic en Iniciar Sesión. 38 ReVIstA AH

4 En la esquina superior izquierda de la pantalla principal del sistema, se muestra el menú Buscar CFDI. Para consultar las facturas recibidas, se selecciona la opción y se da clic en continuar. El criterio de búsqueda para la consulta de facturas recibidas puede ser por medio de la captura del folio fiscal (20 dígitos alfanuméricos), o a través de la fecha de emisión, señalando el año, mes, día, hora, RFC del emisor y estado del comprobante. Una vez señalada la información se da clic en Buscar CFDI ; entonces, el sistema muestra los resultados disponibles listándolos en función a su fecha de emisión. ReVIstA AH 39

5 Las Acciones que se pueden llevar a cabo aparecen en la primera columna de la lista. Con el icono Ver detalle, el sistema genera un archivo en formato PDF que contiene los principales datos del CFDI; no obstante, la lista antes mencionada que muestra el sistema es más completa que el detalle. Para obtener esa lista completa con todos los datos mostrados en pantalla, debe darse clic en el botón. Cabe destacar que de la simple lectura de las últimas dos columnas de esta lista, es posible identificar si la factura electrónica se encuentra vigente o cancelada. 40 ReVIstA AH

6 Con el icono Descargar el sistema permite obtener una copia de la factura electrónica en su formato XML. Recuérdese que CFDI en su formato XML es el documento fiscal digital a que se refiere el CFF en el primer párrafo de su artículo 29. Consulta, recuperación y cancelación de facturas emitidas En la esquina superior izquierda de la pantalla principal del sistema, se muestra el menú Buscar CFDI. Para consultar las facturas emitidas, se selecciona la opción respectiva y se da clic en continuar. El criterio de búsqueda para la consulta de facturas emitidas puede ser por medio de la captura del folio fiscal (20 dígitos alfanuméricos), o a través de la fecha de emisión, seleccionando en el calendario el año, mes, día, así como la hora, el RFC del emisor y el estado del comprobante. ReVIstA AH 41

7 Una vez señalada la información se da clic en Buscar CFDI ; entonces, el sistema muestra los resultados disponibles listándolos en función de su fecha de emisión. Otra de las Acciones que se puede llevar a cabo, aparece en la primera columna de la lista. Esta acción simbolizada con el icono Recuperar Representación Impresa, muestra en pantalla un archivo en formato PDF con la Representación Impresa del CFDI que en su momento se generó, cuando se expidió la factura utilizando este servicio gratuito del SAT. 42 ReVIstA AH

8 Para cancelar una factura electrónica listada en pantalla, debe darse clic en el recuadro que aparece en la columna Acciones, esta elección automáticamente habilitará el botón y al darle clic, se muestran los campos para ingresar los datos del certificado de sello digital (archivo *.cer) del tipo sellos, clave privada (archivo *.key) y contraseña de clave privada vigente. Luego de completar los campos y dar clic en Continuar, el sistema realiza la cancelación del CFDI y muestra en pantalla el aviso Cancelación Exitosa. Asimismo, permite descargar el Acuse de cancelación en un archivo PDF, el cual se recomienda Guardar junto a la factura original para tener bien identificado que ese comprobante ya no es deducible para efectos fiscales. ReVIstA AH 43

9 Respecto del Acuse de cancelación, se muestran los datos vitales para identificar el CFDI y su Estado. Es justamente este documento el único que puede constatar este hecho, de ahí que cuando un comprobante está cancelado, el sistema muestre un icono adicional Recuperar acuse simbolizado por. Corolario Los resultados alcanzados con las diferentes herramientas electrónicas puestas a disposición de los contribuyentes por el SAT en su portal en internet, vinieron para quedarse, pero además seguramente se verán superados en un periodo corto, cuando ya sólo exista la factura electrónica, quizá en menos de un lustro. Hace casi una década pocos creían que la facturación electrónica alguna vez alcanzaría el diario hacer de las operaciones empresariales, y hoy algunos sectores de contribuyentes no se entenderían sin la versatilidad lograda al expedir CFDI, pero mejor aún controlando lo más posible todas las operaciones. Hace falta mucho por hacer, reformar nuevamente el CFF y afinar un sinnúmero de detalles que aún no han operado como se esperaba, pero se está avanzando en distintos aspectos del universo de la factura electrónica, ya sea considerando las experiencias internacionales como hasta ahora, o con las propias que se han adquirido durante su implementación. ReFeReNCIA 1 Nuestra autora: Lucía Elisa Pérez López es Abogada egresada de la UNAM con estudios de posgrado en el ITAM y otros organismos. Directora jurídica de asesorfiscal. mx firma de capacitación en materia fiscal, laboral y de seguridad social especializada en Pymes. Expositora y conferencista en diversos foros y entidades educativas en el D.F. e interior de la República. Autora de numerosos artículos publicados en materia de seguridad social en boletines y revistas de índole fiscal. Asesorfiscal.mx luciaperez@asesorfiscal.mx 44 ReVIstA AH