Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación

Transcripción

1 Anexo IV Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Nueva Gestión Pública Crecemos y damos resultados Secretaria de Finanzas y de Administración

2 INGRESAR ASIENTO DE PRESUPUESTO Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación El presente manual de apoyo se realiza con la finalidad de explicar la forma de ingresar los asientos de presupuesto para la elaboración del Anteproyecto Preliminar de Egresos. CONEXIÓN La dirección de internet a la que se deberá acceder será la establecida en los Lineamientos Generales para el Proceso de Presupuestación, ejemplo: USUARIO Y CONTRASEÑA El usuario y contraseña a utilizar será en todos los casos el empleado en PRIMEROS PASOS Una vez que se accede a la dirección autorizada del Anteproyecto Preliminar de Egresos: Ingresar nombre de usuario y contraseña Click Botón Conexión. Seleccionar la responsabilidad correspondiente. 2

3 Una vez que se ingresa el usuario y contraseña, el sistema nos despliega la lista de responsabilidades a la que tenemos acceso, la cual estará compuesta de 3 secciones: Prefijo: PROY_EGR_ Ejemplo: PROY_EGR_303_1 Secretaría de Finanzas y de Administración Seleccionar la opción Asientos en el recuadro derecho. Una vez seleccionada se activará la pantalla principal del sistema. 3

4 Ingresar la Organización de Presupuesto: EGRESOS, ya sea escrito o mediante el Botón Buscar Valor, el cual aparece al costado derecho de la posición actual. BOTÓN BUSCAR VALOR Seleccionar EGRESOS Presionar Botón Aceptar 4

5 1) Seleccionar Botón Buscar Valor correspondiente a la opción Presupuesto 2) Seleccionar EGRE_PROYECTO Presionar Botón Aceptar 3) Seleccionar Botón Buscar Valor Correspondiente a la opción Períodos Contables 5

6 Desde Automáticamente se rellenara el valor para periodo contable. 4) Click sobre la primera línea de contenido Enseguida se desplegara la ventana correspondiente a la opción de Encontrar Cuentas. 6

7 5) Rellenar los campos de acuerdo al rango requerido de combinaciones Por cuestiones prácticas se deberá rellenar como obligatorio el campo correspondiente a la organización y opcionalmente los restantes de acuerdo al rango deseado. 6) Presionar Botón Aceptar. Con lo cual nos retornará a la pantalla anterior, desplegando el rango de cuentas seleccionado. 7

8 Nota: en caso de no desplegar al menos cuenta, el rango de cuentas seleccionado no es válido: v Verificar el rango introducido, para asegurar que sea correcto el rango requerido. v En caso que la opción anterior no solucione el problema, se deberá solicitar la(s) combinación(es) a contabilidad, con el proceso normal haciendo referencia a lo siguiente: Ø Instancia: Test Financiero Ø Presupuesto: EGRE_PROYECTO Para visualizar el total anual por combinación presione el Botón Mostrar Total. 8

9 INGRESAR VALORES Modo Hoja de Cálculo Una vez seleccionado el rango requerido de cuentas, se procede a ingresar los montos en cada combinación contable. Posicionarse en la combinación deseada, la cual resaltara en azul y amarillo. Para desplazarse a través de los periodos, utilice la barra de desplazamiento o Presionar Tabulador. Ingresar el Monto correspondiente a cada uno de los periodos. 9

10 Modo Fila Simple Para visualizar los 12 periodos Presionar Pestaña Modo Fila Simple. COMBINACIÓN SELECCIONADA En esta opción también se pueden ingresar montos totales por periodo, al igual que en la pantalla anterior. 10

11 REGLAS PRESUPUESTARIAS La opción de reglas presupuestarias son útiles para hacer automáticamente los cálculos al distribuir una cantidad determinada por periodo o proporcionalmente por periodo, en cualesquiera de los casos se deberá seleccionar un rango de cuentas y estar posicionado sobre la combinación deseada. No importa la forma en que se visualice ingresar asientos el Botón Reglas 11

12 Presupuestarias siempre aparecerá. Dividir en Partes Iguales Esta opción nos permite distribuir un Monto Anual a lo largo de los 12 periodos, decidiendo a cuál de ellos se registra la diferencia de redondeo. COMBINACIÓN Ingresar el Monto Anual a Dividir proporcionalmente a los 12 periodos. Para distribuir la diferencia de redondeo presionamos el Botón Opciones. Seleccionamos la opción Distribuir Diferencia a, Ingresar el periodo en el que se va a registrar la diferencia del redondeo, presionar el Botón Aceptar. 12

13 Como podemos observar el total asignado a esta combinación es de $ 5, divididos de la siguiente manera de Enero a Noviembre $ y a Diciembre debido a la diferencia del redondeo. Repetir por Período Esta opción nos permite distribuir un Monto Fijo Mensual a lo largo de los 12 periodos. 13

14 Al igual que en la opción anterior Dividir en Partes Iguales, se deberá estar posicionado en la combinación deseada, presionar Botón Reglas Presupuestarias. Dar click en la opción Regla. Elegir Repetir por Período. 14

15 Ingresar el Monto en la opción Importe y presionar Botón Aceptar. Como podemos observar se distribuyen $ 5,000 por periodo, en total $ 60,

16 CREAR ASIENTOS La creación de asientos es el último paso, mediante el cual grabamos las modificaciones hechas al presupuesto. 16

17 Nombre de Lote El nombre del Lote de asientos es un identificador cuya nomenclatura estará compuesta de lo siguiente Prefijo: PRE08 Tres Primeros Dígitos del Código de la Secretaria: 303 Fecha de Elaboración del Lote: Día: 2 Dígitos Mes: 3 Caracteres Año: 2 Dígitos Cada uno de los segmentos anteriores deberá ir separado por un Guión Medio (-). Ejemplo: PRE AGO07 Categoría La categoría para todos los casos será: Presupuesto. Reserva de Fondos La reserva de fondos nos permite fijar los cambios hechos a las distintas combinaciones. 17

18 Aparecerá un mensaje de decisión: Desea Grabar los Cambios?, a la cual habrá que responder Sí. Presionar Botón Aceptar. Presionar Botón Listo. 18

19 ID de Solicitud de Creación de Asientos Al termino del proceso de Creación de Asientos, el sistema devolverá un ID de solicitud lo cual indicará que los cambios se han realizado satisfactoriamente, y el cual se deberá tener como registro de los movimientos realizados. Presionar Botón Aceptar. Se recomienda anotar cada ID de las transacciones realizadas 19

20 MODIFICACIONES: Ampliación y Reducción Presupuestal Las modificaciones al presupuesto, se realizarán de manera similar a lo explicado en la sección Ingresar Valores, se deberá seleccionar el rango de cuentas a modificar, el cual podrá incluir cuentas que contengan montos en cero, es decir, que no se haya ingresado valores. 20

21 amarillo. Como se observa el rango seleccionado contiene cuentas en 0. Posicionarse en la combinación a modificar, la cual aparecerá resaltada en azul y 21

22 Para una mejor visualización se recomienda Modo Fila Simple. 22

23 Modo Hoja de Cálculo y Modo Fila Simple Estas opciones nos permite modificar directamente los valores deseados, los cuales podrán ser mayores o menores que los ya contenidos. Se podrán realizar tantas modificaciones, actualizaciones e ingreso de valores nuevos se necesite, siempre y cuando se haya seleccionado en el rango inicial. Para desplazarse de una combinación a otra se podrán utilizar las flechas Arriba ( ) y Abajo ( ) respectivamente. Presionamos Flecha Abajo ( ) para avanzar una o varias combinaciones. 23

24 Se puede aplicar Reglas Presupuestarias, tomando en cuenta los mismos lineamientos explicados en la Sección Reglas Presupuestarias. Como último paso para realizar la modificación es la creación del Asiento, explicada en la sección Crear Asientos e ID de Solicitud de Creación de Asientos. 24

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26 REPORTES Los reportes se podrán acceder desde Menú Ver > Solicitudes. Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Presionamos Botón Ejecutar Nueva Solicitud 26

27 Siempre se debe seleccionar la Opción Solicitud Única. Presionar Botón Aceptar Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Presionar Botón Buscar Valores. 27

28 Presionar Botón Buscar Valores Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Los reportes disponibles para el Anteproyecto Preliminar de Egresos, serán los que tengan el prefijo DGO PROYECTO PRESU, con las opciones de CUENTA, FUNCIONAL, ORGANIZACIÓN Y PROGRAMÁTICA, correspondientes a la forma de orden y visualización. 28

29 Seleccionar DGO PROYECTO PRESU CUENTA. Presionar Botón Aceptar. Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Presionar Botón Aceptar. 29

30 Presionar Botón Ejecutar. Reporte. Lo anterior nos envía a la pantalla Solicitudes donde aparecerán 2 ID de solicitud de 30

31 Presionar Botón Refrescar Datos regularmente hasta verificar el termino del proceso. Como se puede observar se genera un Tercer ID, el cual se podrá consultar de inmediato o posteriormente, ubicar cursor en la línea correspondiente al ID. Presionar Botón Visualizar Output. 31

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33 CONSIDERACIONES Manual de Apoyo para el uso del Sistema de Presupuestación Todos los movimientos realizados antes de la 1:00 p.m. se reflejarán en los saldos a partir de las 4:00 p.m., los movimientos posteriores a dicha hora tendrán efecto hasta el día siguiente. La solicitud de combinaciones se deberá llevar a cabo de acuerdo al procedimiento actual, haciendo referencia a lo siguiente: o Instancia: La definida en los Lineamientos Generales para el Proceso de Presupuestación PERIODO DE DISPONIBILIDAD El Anteproyecto Preliminar de Egresos se llevará a cabo de acuerdo a las fechas establecidas en los Lineamientos Generales para el Proceso de Presupuestación, durante dicho lapso se podrán realizar tanto Ingreso de Valores, Modificaciones; así como Alta de Combinaciones Contable-Presupuestal. 33