CORREO ELECTRONICO DEL PERSONAL DOCENTE Y ALUMNOS

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1 CORREO ELECTRONICO DEL PERSONAL DOCENTE Y ALUMNOS MANUAL DE USUARIO Agosto 2009 Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 1

2 CORREO ELECTRONICO PERSONAL DOCENTE Y ALUMNOS MANUAL DE USUARIO OBJETIVO El presente manual tiene por finalidad guiar al usuario paso a paso en la configuración y manejo de su cuenta de correo electrónico del Instituto D Gallia. REQUISITOS - El usuario debe contar con un usuario y contraseña proporcionados por el Instituto. - Contar con el servicio de Internet - Contar con navegador Internet Explorer 7 o superior (Recomendado) MODALIDADES - Versión full: Si usted ingresa a su correo desde un Internet Explorer 7 o superior, automáticamente podrá disponer de TODAS las opciones de su servicio de correo, como son: Correo, Contactos, Calendario, Mensajería instantánea, opciones completas de personalización, cambio de contraseña, entre otros. - Versión Light: Si usted ingresa a su correo desde un Internet Explorer 6 o anterior, cargarán funciones básicas como son: Correo, Calendario, Contactos y opciones básicas. No podrá cambiar contraseña. 1. Ingresando por primera vez Abrir el navegador de Internet dando doble clic en el icono de Internet Explorer de su escritorio de Windows o del navegador que disponga. Escribir en la barra de direcciones Aparecerá la página Web del Instituto de Alta Cocina D Gallia A continuación, dar clic en el enlace Correo Alumnos/Docentes Se mostrará la pagina de inicio de sesión de correo, ingresar el usuario y contraseña proporcionados por D Gallia y luego dar clic en el botón Iniciar Sesión Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 2

3 2. Registro Luego de haber ingresado su usuario y contraseña en la etapa anterior, continuaremos ahora por UNICA VEZ, la etapa de registro. En la primera casilla, digitar los caracteres que visualiza en la imagen, en caso de no distinguir correctamente la misma, puede dar clic en a fin de que aparezca una nueva imagen probablemente mas legible. Luego, en la siguiente casilla ingresar nuevamente su contraseña proporcionada por el Instituto. Seleccione una pregunta la cual será consultada por el dueño del correo, si en algún momento olvidara su contraseña y deseara recuperarla. Asimismo, ingrese la respuesta acorde a la pregunta seleccionada (estrictamente personal), la cual también será requerida en el en caso que desee recuperar su contraseña olvidada. Agregue dirección de correo alternativa, ya sea hotmail, gmail, yahoo, etc., y repetirla en la siguiente casilla. Completar información de País o Región: Perú, Provincia: Lima y Código postal: LIMA 01, según se muestra en la imagen. Luego, dar clic en Enviar. Posteriormente le solicitará que ingrese su año de nacimiento. Una vez registrado dar clic en el botón Acepto Finalmente aparecerá la ventana de configuración de idioma y zona horaria, las cuales corresponden a Español (Perú) y Bogotá, Lima, Quito, Río Branco. Clic en Aceptar. Finalmente, aparecerá la pantalla principal del correo electrónico D Gallia. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 3

4 3. Cliente de Correo Electrónico Pantalla Principal Panel de mensajes Panel de opciones Panel de exploración Zona de Lista de mensajes Mensaje a. Panel de exploración CORREO Bandeja de Entrada: Normalmente consultará la Bandeja de entrada para ver cualquier correo que haya recibido. Los nuevos mensajes de correo se mostrarán en pantalla en negrita. Borradores: Se guardarán los mensajes que están siendo redactados y se desea grabar una copia de ellos para completarlos posteriormente. Elementos Enviados: Se guardaran los mensajes que ha ido remitiendo desde su cuenta de correo. Notas: Se guardaran apuntes que desee realizar Correo no deseado: En esta carpeta se almacenarán aquellos correos que sean considerados Spam o malicioso. Elementos Eliminados: Almacena los mensajes que han sido eliminados, estos permanecerán hasta que usted ingrese esta opción y los elimine definitivamente. Lista de contactos: Registra los contactos, específicamente para mensajería instantánea Calendario Sus citas y reuniones se mostrarán en su Calendario. Contactos Cualquier contacto personal que usted cree se guardará en la carpeta de Contactos. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 4

5 b. Panel de Mensajes El panel completo se muestra a continuación: Nuevo Mensaje: Para escribir un nuevo mensaje Eliminar Mensaje: Para eliminar un mensaje seleccionado Búsqueda: Para buscar un mensaje, ya sea por contenido en el asunto, o cuerpo del mensaje. Responder: Para responder al remitente del correo recibido Responder a todos: Para responder al remitente, así como a los correos que éste haya remitido como CC: copia o CCO: copia oculta. Reenviar: Para reenviar a otro destinatario el mensaje recibido. Mover: Para mover mensajes a otras carpetas c. Panel de Opciones Dar Clic en el botón opciones, ubicados en el extremo superior derecho. Cargará la pagina de opciones conteniendo el siguiente menú: Cuenta: Para registrar datos del usuario, dirección, números telefónicos, etc. Organizar Correo electrónico: Para establecer reglas para los mensajes entrantes, activar modo Ausente, gestión de elementos eliminados. Grupos: Para gestión de pertenencia a grupos de distribución de correos. Configuración: Para definir opciones del mensaje, firma, formato, seguimiento, panel de lectura, configuración regional, etc. Teléfono: Opciones de sincronización de correos para móviles. Correo no deseado: Establecer filtros para remitentes de correo. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 5

6 4. Tareas comunes ENVIAR MENSAJE DE CORREO En la pantalla principal, dar clic en el botón nuevo del panel de mensajes. Aparecerá la ventana de Nuevo mensaje Si no conoce el nombre de usuario o dirección de correo electrónico de éste, dar clic en la opción y mostrará la siguiente ventana. En ésta se visualizará la lista de correos creados en el la cual incluye Alumnos, Docentes; asimismo se mostrarán las direcciones de correo de la el cual corresponde al personal administrativo de la Institución D Gallia. Para hacer la selección de los destinatarios dar doble clic a los nombres que desea remitir el mensaje y éstos se irán agregando en la parte inferior como se muestra en la imagen, finalmente clic en el botón Aceptar, cerrándose esta ventana y aparecerá la lista agregada a su mensaje de correo, como se muestra en la imagen siguiente Completamos el asunto y texto del cuerpo del mensaje y damos clic en el botón y el mensaje será enviado inmediatamente. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 6

7 Otra opción para completar la lista de destinatario(s) sería digitando, en la casilla que se encuentra al lado derecho del botón Para, por lo menos 04 caracteres de su nombre y luego dar clic en la opción completar nombre y su nombre se autocompletará o mostrará una sugerencia de posibles destinatarios, para lo cual bastaría que seleccione alguno de ellos. Luego, continuamos con el procedimiento descrito anteriormente CAMBIO DE CONTRASEÑA Damos clic en el botón de opciones, situado en la parte superior derecha de nuestra pantalla principal, e ingresará al Panel de opciones. Encontrándonos en la opción Cuenta, damos clic en el texto Damos clic a Luego, en las casillas respectivas ingresamos la contraseña anterior, nueva contraseña y en la última casilla repetimos la nueva contraseña. Finalmente, damos clic en Guardar, y la contraseña cambiada. Nota: Esta contraseña puede ser alfanumérica. Como mínimo debe tener 06 caracteres y máximo 16 caracteres. Y distingue letras mayúsculas y minúsculas. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 7

8 MENSAJERIA INSTANTANEA (CHAT) Para iniciar una conversación por mensajería instantánea, previamente tenemos que agregar contactos a nuestra Lista de Contactos. Para lo cual, en la casilla de Lista de Contactos ubicada en el Panel de exploración, ingresamos la contraseña de nuestro correo para iniciar éste servicio. Iniciado el servicio de mensajería, procederemos a agregar contactos, dando clic en la opción Nos aparecerá una ventana en la cual ingresamos el contacto o algunos caracteres del nombre de éste, luego clic en Comprobar nombre para que se autocomplete el nombre del contacto. Después, clic en el botón Invitar y automáticamente se agregará a su lista de contactos. Cabe señalar, que la persona que está invitando, será notificada de ésta acción y tendrá la opción de aceptarla o rechazarla. Nota: También puedes agregar a tus contactos particulares de Hotmail. Y puedes usar Messenger Hotmail para mensajería instantánea, ingresando tu usuario D Gallia y contraseña. Cuando el contacto se encuentre en linea, es decir modo disponible (circulo verde), dar clic derecho sobre el contacto e ingresar a la opción chat. O dar doble clic izquierdo sobre el contacto. Inmediatamente se abrirá una ventana de chat con los dos usuarios conectados. Finalmente, usted puede iniciar la conversación Nota: Para conocer el funcionamiento de los modos disponibles ver el siguiente tema, Estados de Conexión. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 8

9 ESTABLECER ESTADO DE CONEXIÓN Cuando inicia sesión en su cuenta de correo, por defecto comienza con el modo En línea ; sin embargo, por diversos motivos usted puede variar su estado de comunicación, el cual será visto por las personas de su contacto. Para modificar el estado dar clic en la flecha que se encuentra al lado derecho del circulo y apareceran los diversos estados en los que puedo permanecer mientras este conectado a mi correo. En línea: Representa que estoy disponible para iniciar una conversación. No disponible: Estoy conectado, pero ocupado. Vuelvo enseguida: Conectado pero no me encuentro en el computador y retorno a la brevedad. Ausente: Estoy conectado, pero no me encuentro en el computador y mi retorno no esta definido. En una llamada: Conectado pero ocupado atendiendo una llamada. Salí a comer: Conectado pero Sali a refrigerar. Desconectado: Conectado pero me muestra como fuera de linea. Sign Out of IM: Esta opción me desconecta del servicio de mensajeria. Abrir otro buzon: Abre otra cuenta de correo D Gallia. AGREGAR FIRMA A LOS MENSAJES DE CORREO Ingresar al Panel de opciones, dando clic en Opciones de la pantalla principal. En el Panel de opciones, seleccionar Configuración y situarse en Firma de correo electrónico Digitar el contenido de su firma y finalmente dar clic en el botón Guardar. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 9

10 Para regresar a la pantalla pricipal de su correo electrónico, dar clic en la opción Mi correo ubicada en el extremo superior derecho. AGREGAR ACTIVIDAD AL CALENDARIO En el Panel de exploración seleccionamos la opción Calendario. Abrirá dicha opción, la cual nos permite seleccionar un día especifico en el calendario, agregar actividades para la agenda del día, semana, mes y año, como herramienta de colaboración para una reunión grupal, cuya agenda puede ser remitida a varios colaboradores. Para iniciar un nuevo registro damos clic en el botón Nuevo ubicado en la parte superior. Aparecerá la ventana para regitrrar los datos relacionados a esta tarea. Registramos la información de la actividad a desarrollarse, como hora, fecha, inicio y fin, ubicación, etc. Luego damos clic en el boton Guardar y Cerrar Cuando se cumpla la hora de esta actividad, aparecerá una ventana de aviso, como recordatorio de la misma. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 10

11 AGREGAR CONTACTOS PERSONALES En el Panel de exploración damos clic a la opción Contactos Al abrir dicha opción nos mostrará la ventana que permite registrar nuestros contactos personales, consignando informacion nombres, dirección, teléfonos, datos laborales, detalles varios, etc. Para agregar un nuevo contacto le damos clic en el botón Se registran los datos solicitados y clic en la opción Guardar y Cerrar Visualizará el contacto registrado. CERRAR SESIÓN Para cerrar sesión, basta dar clic en el texto Cerrar Sesión ubicado en el extremo superior derecho de la Pantalla Principal. Siempre deberá utilizar esta opción cuando culmine una sesión de trabajo en su correo electrónico, ya que si dieramos simplemente clic en la X de la ventana de correo no estaríamos cerrando completamente nuestra cuenta de correo. 5. Consideraciones Finales Límite del tamaño de mensaje a enviar Límite de archivo adjunto a enviar 25Mb. 18Mb. Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 11

12 Límite de número de archivos adjuntos, siempre y cuando no incumpla el límite señalado en la fila anterior. 125 Límite de caracteres que puede escribir en el asunto 255 Límite de capacidad de almacenamiento 10Gb Límite de destinatarios por mensaje 100 Fuente: Instituto De Alta Cocina D Gallia pág. 12