Usando su ERP para la gestión de inventarios.

Transcripción

1 Artícul > Usand su ERP para la gestión de inventaris. Artícul Usand su ERP para la gestión de inventaris. 1

2 Cntenid Sumari Ejecutiv. 3 Asunts práctics cn la gestión de inventaris en tiemp real... 4 Cnclusión. 5 2 Artícul > Usand su ERP para la Gestión de Inventaris.

3 Sumari Ejecutiv Qué es "Inventaris en Tiemp Real" y pr qué es imprtante? Cuand se prcesa y cmpleta una transacción cn un sistema infrmátic en un períd de tiemp reducid, hablams de prcesamient en tiemp real. Desde la perspectiva del usuari, una transacción en tiemp real es aquella que se cmpleta de inmediat. El prcesamient de transaccines en tiemp real resulta indispensable en ciertas industrias. Est es fácil de entender cuand un piensa en reservas de htel de vuels. Per es necesari en la gestión de inventaris de un sistema ERP? En muchs cass la respuesta es un rtund sí. Cnsidere este sencill ejempl: una rganización de venta tiene muchs clientes cn acces direct al sistema de ventas, ya sea pr Internet pr un acces privad (VPN Virtual Private Netwrk) al ERP de la empresa. Cuand un cliente rdena un ítem la transacción se prcesa de inmediat, pr l que el inventari se actualiza directamente. Cuand el próxim cliente rdena el mism artícul el sistema puede hacerle saber al cliente cn precisión si hay reservas de dich artícul y si el pedid puede enviarse. En este cas la gestión de inventaris en tiemp real frece una mejr experiencia para tds ls que participan en ella.. Artícul > Usand su ERP para la Gestión de Inventaris 3

4 Asunts práctics cn la gestión de inventaris en tiemp real. De más está decir que la mayría de ls sistemas ERP mderns prcesan las transaccines en tiemp real, a menud incluyend transaccines cntables (en las que n hay una necesidad urgente de prcesamient en tiemp real), pr l que en un sentid puramente práctic pdríams ignrar la pregunta sbre el pr qué de la gestión de inventaris en tiemp real. En la mayría de ls cass la funcinalidad ya está ahí!. Sin embarg, hay raznes prácticas pr las que btener infrmación de inventaris en tiemp real n es tan simple cm parece. Para explrar esta temática en prfundidad cncentrémns en la relación entre el prcesamient en tiemp real y el trabaj (a veces manual) que sigue a las transaccines en tiemp real. Digams, pr ejempl, que un cliente rdena un artícul en línea. En el prces de cnfirmación llevad a cab pr el módul de ventas se hará una cnsulta al módul de inventaris para crrbrar la dispnibilidad del artícul rdenad. Hay varis escenaris psibles: El ítem rdenad está en stck: El cliente recibirá la cnfirmación de la rden, cn el detalle de la fecha de entrega, el preci y la cantidad. Est se puede hacer en tiemp real a través del crre electrónic. El módul de inventaris registrará la rden de venta para este ítem en particular y l cnsiderará al efectuar trs cheques de dispnibilidad en el futur. El ítem rdenad n está en stck: Se le debe avisar al cliente y preguntarle si acepta dejarl cm pedid en espera. Si está de acuerd el módul de inventaris envía un pedid de reabastecimient al módul de cmpras. Hasta aquí td est es realizad en tiemp real. El departament de abastecimient lueg prcesa el avis de cmpra y desde la perspectiva de la rden de cmpras riginal este prces n currió en tiemp real. El departament de cmpras emite órdenes de cmpra. El mdul de inventaris registra (en tiemp real) ls ítems cmprads de frma individual y ls asciará a cada un de ls ítems en stck crrespndientes. Dats cm la fecha de entrega esperada y la cantidad sn imprtantes para ls cheques de dispnibilidad mencinads previamente. El prveedr cnfirma la rden de cmpra. Para el módul de inventaris est es relevante pr el hech de que dicha cnfirmación está asciad a la fecha de enví, la cantidad y el preci. Esta infrmación es almacenada en el inventari a nivel de artículs. Se reciben artículs cmprads de frma individual. Cuand est curre el inventari de ls artículs se actualiza en tiemp real. 4 Artícul > Usand su ERP para la Gestión de Inventaris

5 Se entregan ls pedids. Cuand se recgen ls artículs vendids para su psterir enví (autmática manualmente), se actualizan ls registrs de inventaris crrespndientes (al mism tiemp pc después). El mdul de gestión de inventari del sistema ERP prduce una lista de aviss de cmpra, basándse en niveles de stck mínims y/ alertas de cmpra pr cheques de dispnibilidad en el prces de ventas. Cuand se acepta la lista de aviss de cmpra (parcial ttalmente), este hech puede registrarse y ls inventaris se actualizarán según crrespnda. Se reciben las órdenes de cmpra cmpletas. El emplead de inventari que recibe ls artículs y ls pne en stck puede registrar este hech cn sl acceder a la rden de cmpra y etiquetarla cm recibida. Ls registrs de inventari relevantes se actualizan en tiemp real. Td l dich arriba tiene pr bjetiv garantizar la precisión y exactitud de ls dats de inventari del sistema ERP. En este sentid es especialmente imprtante la precisión en el preci y en las cantidades en almacén. Ahra examinems la cantidad en almacén. El módul de gestión de inventaris del sftware ERP debe establecer crrectamente para cada artícul la cantidad física que le crrespnda. Además de la cantidad física hay una cantidad teórica. Cuand se lleva a cab un cheque de dispnibilidad (ver más arriba) la cantidad que se cnsidera es la teórica. Pr ejempl: cuand un cliente rdena 25 piezas de un artícul en particular y el stck físic es de 50, diríams que hay suficiente para este cliente. Sin embarg, si un cliente anterir hubiera rdenad 40 piezas entnces habría un faltante de 15. Hay varias maneras de lidiar cn este prblema que están fuera del alcance de este artícul. La cantidad teórica la calcula el ERP de la siguiente manera: (cantidad física) + (cantidad cmprada per aún n recibida) (cantidad vendida per aún n enviada). Cuand se le envía un artícul al cliente se sustrae la cantidad entregada tant de la cantidad física cm de la cantidad vendida per n entregada. Cuand se recibe un artícul del prveedr se agrega la cantidad recibida a la cantidad física y se sustrae de la cantidad cmprada per aún n recibida. Td est se ve bastante simple, per la realidad es que muchas cmpañías tienen cmplicacines cn la precisión del stck físic. A menud, el prblema es que las cantidades físicas establecidas pr el sistema ERP n cinciden cn las cantidades físicas en las estanterías. Algunas de las causas psibles: Rb. Errres casinales en administración, manipulación y almacenamient de artículs. Falta de disciplina cnstante para manipular artículs e infrmación. Dañ de artículs n reprtads. Demasiad tiemp entre la fecha efectiva de la impresión de la lista ERP de cnte cíclic y la fecha real de cnte de las cantidades físicas en stck. 4 Artícul > Usand su ERP para la Gestión de Inventaris

6 Cnclusión El tiemp real pr sí mism n es garantía de precisión y exactitud. El prcesamient en tiemp real debe estar acmpañad pr una crrecta ejecución del trabaj manual y administrativ crrespndiente. Se debe hacer el mayr esfuerz pr asegurar la precisión del trabaj manual y administrativ. Pr l demás, el inventari debe estar prtegid de frma adecuada cntra rbs y dañs prevenibles. Cimatic de Méxic S.A de C.V Ri Tiber 66 pis 7 Cl. Cuauhtémc Méxic D.F. Tel. (55) inf@cimatic.cm.mx 5 Artícul > Usand su ERP para la Gestión de Inventaris