H. AYUNTAMINETO DE SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ INSTRUCTIVO PARA EL TRATAMIENTO Y CONTROL DE BAJAS DEL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL

Transcripción

1 H. AYUNTAMINETO DE SOLEDAD DE GRACIANO SANCHEZ INSTRUCTIVO PARA EL TRATAMIENTO Y CONTROL DE BAJAS DEL CATALOGO DE DISPOSICION DOCUMENTAL

2 Introducción 1 Objetivo general 2 Objetivos específicos 3 Marco jurídico 4 Diagrama de flujo del catalogo de disposición Documental 5

3 INTRODUCCION El incremento del volumen documental en los archivos administrativos es un tema que ha sido abordado con preocupación por parte de las autoridades competentes.

4 OBJETIVO GENERAL Establecer una base metodológica que orienta la elaboración de instrumentos específicos de disposición documental, y con ello disminuir el crecimiento de los archivos para liberar espacio en el archivo de concen- -tracion, que permita mejorar las condiciones de conservación y preservación de los documentos. Así como definir los criterios, mecanismos y actividades inherentes al trámite y control de las bajas de archivos generados por la administración municipal, que permita la adecuada coordinación entre las unidades administrativas que las generan.

5 OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer las responsabilidades y acciones que las dependencias deberán de llevar a cabo en los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documen- -tal, así como los trámites a efectuar para obtener las autorizaciones que correspondas al archivo municipal. Determinar las responsabilidad y acciones que el archivo municipal contemplara en cuanto a los procesos de valoración, dictamen, baja o transferencia documental, así como los tramites que observará para otorgar las autorizaciones que le correspondan. Guardar y conservar en mejores condiciones los expedientes producidos por las dependencias o unidades administrativas adscritas al municipio de Soledad de Graciano Sánchez.

6 MARCO JURIDICO Constituciones Constitución Política de los Estado Unidos Mexicanos Articulo 6º Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Articulo 17 Bis. Leyes Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de San Luis Potosí. Ley de transparencia y acceso a la información pública del Estado de San Luis Potosí. artículos 91 a 97. Ley de responsabilidades de los servidores públicos del Estados y Municipios de San Luis Potosí: articulo 56 Fracción IV Reglamentos Reglamento del archivo Municipal de Soledad de Graciano Sánchez. Acuerdos Manual de Organización Archivística de las dependencias y entidades de la administración pública del Estado y Municipios.

7 COMO ELABORAR L ASOLICITUD DE BAJA DOCUMENTAL O TRANSFERENCIA SECUNDARIA

8 IINICIO INVENTARIO DE BAJA EN FORMATO ELECTRONICO SOLICITUD DE BAJA ANTE EL H. CABILDO CALENDARIO DE ACTIVIDADES COORDINACION DE ARCHIVOS/COMITES DE INFORMACION DICTAMENES DE VALORACION/DECLARATORIA DE INEXISTENCIA DE VALORES SOLICITUD DE BAJA

9 DICTAMEN DE BAJA DEFINITIVA PUBLICACION SOLICITUD DE BAJA/ DICTAMEN DE BAJA PAGINA DE TRANSPARENCIA DURANTE 60 DIAS DESTRUCCION DE EXPEDIENTES FIN

10 ACTIVIDAES RESPONSABLES OPERACIÓN Integración de la Solicitud de la baja Documental Solicitud de baja Ante el h. cabildo Comité de información Dictamen de Valorización Elabora el Concentrado del Inventario en Medio magnético Solicita por oficio la Opinión y en su caso, la Autorización para la Baja documental El comité de información o Comité de depuración, Participa en la valoración Documental. Coteja si la documentación es Administrativa o contable.. Integra todos los elementos y Autorizaciones para anexarlas A la solicitud de baja a enviar Al SEDA

11 ACTIVIDADES RESPONSABLE OPERACION Solicitud de baja al SEDA Dictamen de baja Definitiva SEDA SEDA Recibe solicitud de Autorización de baja De documentación del Emite dictamen de Autorización y envía Respuesta al archivo de Destrucción de Expedientes Fin Recibe el oficio y Valida los requisitos Para la baja documental De conformidad con El instructivo.