SOLICITUDE DE PRESUPOSTO PARA A CONTRATACIÓN DO SERVIZO DE GABINETE DE PRENSA E XESTIÓN DE PERFÍS SOCIAIS PARA O EVENTO THE TALL SHIPS RACES A CORUÑA 2016 1. OBXECTO O obxecto da presente solicitude é a contratación do servizo de gabinete de prensa e xestión de perfís sociais para o evento The Tall Ships Races A Coruña 2016 para o Consorcio de Turismo e Congresos de A Coruña (en diante o Consorcio). 2. OBXECTIVO Informar sobre a celebración da regata e motivar a visita á mesma ao maior número de persoas posible. Promocionar a cidade como destino turístico e náutico. 3. PÚBLICO OBXECTIVO Turistas, visitantes, e residentes en A Coruña. 4. PRESCRIPCIÓNS TÉCNICAS A Coruña será porto e cidade anfitrioa de The Tall Ships Races do 11 ao 14 de agosto de 2016. A empresa deberá presentar unha proposta de comunicación que permita xerar o maior número de contactos, lograr o maior grao de afinidade co público obxectivo da campaña e obter a maior cobertura. As características técnicas mínimas que deberá conter a oferta son as seguintes: Gabinete de comunicación O gabinete de comunicación deberá desenvolver como mínimo as seguintes accións: - Redacción e maquetación do dossier de prensa en galego, castelán e inglés. (A maquetación deberá ser acorde ca imaxe e creatividades oficiais da regata, que achegaranse á empresa adxudicataria). - Redacción, emisión e xestión de notas de prensa en galego, castelán ou inglés, segundo corresponda. - Xestión de entrevistas e coordinación cos medios (galego, castelán, inglés). - Coordinación cos responsables de prensa do Concello de A Coruña. - Coordinación co Concello e co Consorcio, así como os posibles implicados na organización da regata. - Asistencia aos eventos vinculados á regata. 1
- Clipping e informe de cobertura. Xestión de perfís sociais Nova creación, ou reactivación se procede, dos seguintes perfís sociais para The Tall Ships Races A Coruña : Facebook, Twitter e Instagram. A empresa adxudicataria será a responsable do mantemento dos perfís (xestión, suba de contidos, moderación de comentarios,.) dende o momento da adxudicación do contrato ata a finalización da regata. Idiomas a empregar: galego, castelán e inglés. O servizo xestionará como mínimo: - Adaptación da imaxe oficial da regata, aportada polo Consorcio, aos distintos perfís. - A escoita activa. Participación nas conversas e fomentar a conversa arredor do evento. - Detectar o público obxectivo e posibles influencers e establecer contacto directo con eles. - Actualizacións e publicacións. - Monitoraxe. - Atención aos seguidores resolvendo as súas dúbidas. - Interacción cos usuarios e moderación dos comentarios. - Proposta de hashtag/s coordinadas co Concello. - Protocolo de crise. O Concello aportará a través do Consorcio o banco fotográfico do que dispón da edición anterior. Tamén facilitará as posibles fotografías realizadas polos responsables de prensa do Concello una vez que a regata chegue a cidade. Con todo, a adxudicataria deberá facilítalas se non se axustan á proposta presentada, aportando ademais fotografías propias nas datas do evento para enriquecer os contidos dos diferentes perfís sociais. O Concello xestionará directamente a web de The Tall Ships Races A Coruña 2016. A empresa adxudicataria deberá traballar os perfís sociais de forma coordinada. As empresas deberán detallar na súa proposta a súa estratexia e planificación de publicacións. 5.- OBRIGAS DO ADXUDICATARIO a) Responsabilidade: A empresa adxudicataria será responsable da calidade técnica dos traballos a desenvolver e das prestacións e servizos realizados, así como das consecuencias que se produzan para o Consorcio, ou para terceiras persoas das omisións, erros, métodos inadecuados ou conclusións incorrectas na execución do contrato. 2
b) Organización: A empresa adxudicataria deberá dispoñer dos elementos materiais suficientes para a debida execución do contrato, levando a cabo en tempo e forma os servizos a prestar. Así mesmo, establécese como requisito contar con persoal cualificado para as traducións, que deberá xustificar a súa acreditación como profesionais nestas materias. c) Fotografías e imaxes: As fotografías empregadas ou realizadas para a execución do presente contrato serán propiedade do Consorcio para a súa libre disposición. En ningún caso poderanse empregar imaxes, fotografías ou deseños que impliquen unha responsabilidade legal polo seu uso. d) Informes: A empresa adxudicataria deberá presentar informes correspondentes aos traballos realizados: - Informes mensuais e final correspondentes a redes sociais. - Memoria e clipping final. Prazo de entrega: 10 días dende a finalización do evento. e) Dereitos de propiedade intelectual: Todos os dereitos de propiedade intelectual e de copyright que se poidan derivar dos traballos obxecto deste contrato pasarán a ser propiedade do Consorcio sen prexuízo de que este poida cedelos libremente. Todos os informes e documentos elaborados durante a realización dos traballos do proxecto serán propiedade do Consorcio, reservándose esta entidade todas as facultades inherentes a este dereito, podendo cedelos a terceiros, reproducilos, publicalos ou divulgalos parcialmente ou na súa totalidade, na medida que crea conveniente. A adxudicataria proporcionará sen custo adicional para o Consorcio unha copia en soporte informático con toda a documentación xerada durante a execución do contrato. f) Confidencialidade e datos de carácter persoal: Todos aqueles datos que puidese coñecer a empresa adxudicataria en relación cos servizos contratados, enténdense confidenciais, debendo gardar a identidade e o segredo dos mesmos. Todos os rexistros, usuarios, contrasinais e demais datos necesarios para o uso dos servizos de dinamización son propiedade do Consorcio, e á conclusión do servizo a empresa non continuará utilizando ditas contas ou rexistros. g) Sancións: Cando a empresa adxudicataria incurrise no incumplimento dalgún dos requisitos esixidos, o Consorcio resérvase o dereito de adoptar as sancións que procedan ou rescindir o presente contrato, non recoñecendo indemnización algunha. 3
6.- REQUISITOS MÍNIMOS DE PARTICIPACIÓN É requisito das empresas que participen o ter polo menos 3 anos de experiencia demostrada no ámbito da comunicación e mercadotecnia dixital. Este requisito deberá ser acreditado debidamente. 7.- CONTIDO E REQUISITOS DAS PROPOSTAS: As propostas presentadas incluirán, como mínimo, o seguinte: - Oferta económica. - Proposta técnica. Con independencia de que o oferente poida achegar á súa oferta canta información complementaria considere de interese, deberá presentar unha memoria técnica detallada dividida nos seguintes apartados: Gabinete de prensa. Incluíndo exemplo de nota de prensa en galego, castelán e inglés; proposta de contidos para o dossier de prensa; proposta de xestión de entrevistas. Redes sociais. Xestión, estratexia e planificación. Cada licitador non poderá presentar máis dunha proposta. Deberá entregarse en versión papel e copia en dixital. 8.- CRITERIOS DE ADXUDICACIÓN Os criterios para a adxudicación da presente solicitude de presuposto, son os seguintes: A) Mellor oferta económica: Ata un máximo de 55 puntos. Aplicarase un criterio de proporcionalidade respecto da oferta máis económica, á que se atribuirá a máxima puntuación, calculando a puntuación das restantes de acordo coa seguinte fórmula: P = 55 x (oferta máis económica/oferta a valorar) B) Mellor proposta técnica: Ata un máximo de 45 puntos, distribuídos da seguinte forma: 4
- Gabinete de prensa: máximo 25 puntos. - Redes sociais: máximo 20 puntos. Para a valoración das propostas técnicas teranse en conta aspectos tales como a redacción, proposta de contidos, xestión, estratexia e planificación propostas. 9.- IMPORTE DA SOLICITUDE DE PRESUPOSTO O importe da presente solicitude de presuposto ascende á 10.000 (IVE incluído) 10. PRAZO, FORMA E LUGAR DE PRESENTACIÓN DOS PROPOSTAS: Os presupostos deberán contemplar: - O IVE desglosado. En caso de estart exento, deberá indicar o precepto legal que establece a devandita exención. - O CIF da empresa que realiza a proposta, así como a firma do representante legal, con indicación do seu nome, apelidos e DNI. - Na oferta figurará o selo da empresa. A proposta deberá ser entregada en dous sobres pechados na sede do Consorcio sita na Rúa Sol Edificio Sol, s/n 15003 (A Coruña). Un sobre conterá a proposta económica e outro a proposta técnica. O prazo para a recepción dos presupostos rematará o martes 19 de abril ás 13:00 horas. A Coruña, 12 de abril de 2016 5