INSTRUCCIONES INTERNAS DE CONTRATACIÓN DE LA SOCIEDAD AÑO JUBILAR I. INTRODUCCIÓN El Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público (TRLCSP) regula la contratación del sector público, a fin de garantizar que la misma se ajusta a los principios de libertad de acceso a las licitaciones, publicidad y transparencia de los procedimientos, y no discriminación e igualdad de trato entre los candidatos, y de asegurar, en conexión con el objetivo de estabilidad presupuestaria y control del gasto, una eficiente utilización de los fondos destinados a la realización de obras, la adquisición de bienes y la contratación de servicios mediante la exigencia de la definición previa de las necesidades a satisfacer, la salvaguarda de la libre competencia y la selección de la oferta económicamente más ventajosa. La SOCIEDAD AÑO JUBILAR (en adelante la Sociedad ), forma parte del sector público, ostentando la consideración de Poder Adjudicador en virtud de lo establecido en el artículo 3.3.b) del TRLCSP. Por ello, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 191.b) del mismo texto, para proceder a la adjudicación de contratos no sujetos a regulación armonizada debe dotarse de unas instrucciones, de obligado cumplimiento en el ámbito interno, que garanticen la efectividad de los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no discriminación y que el contrato es adjudicado a quien presente la oferta económicamente más ventajosa. Por tanto, la Sociedad procede a la aprobación de las presentes instrucciones internas de contratación, poniéndolas a disposición de todos los interesados en participar en los procedimientos de adjudicación regulados por ellas, mediante su publicación en el perfil del contratante. 1
II. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Constituye el objeto de las presentes instrucciones regular los procedimientos internos de contratación de la sociedad, en los que, teniendo la condición de poder adjudicador, los contratos que celebre no estén sujetos a regulación armonizada de conformidad con lo dispuesto en los artículos 13 a 17 del TRLCSP. Por tanto, las presentes instrucciones son de aplicación a los procedimientos internos de contratación de los contratos que celebre la Sociedad como poder adjudicador y que no estén sujetos a regulación armonizada. Quedan excluidos del ámbito de aplicación de estas instrucciones los negocios y relaciones jurídicas previstas en el artículo 4 del TRLCSP, que se regirán por sus normas especiales aplicándose los principios del citado texto refundido para resolver las dudas y lagunas que pudieran presentarse. III. RÉGIMEN JURÍDICO Y JURISDICCIÓN COMPETENTE Las presentes instrucciones son de obligado cumplimiento para la Sociedad. Los contratos celebrados por la sociedad al amparo de estas instrucciones, tienen la consideración de contratos privados, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 del TRLCSP, y se regirán en cuanto a su preparación y adjudicación por el presente documento y en defecto de normas específicas por el TRLCSP y sus disposiciones de desarrollo, aplicándose supletoriamente las normas de derecho privado. En cuanto a sus efectos y extinción, los contratos se regirán por el derecho privado. El conocimiento de las cuestiones litigiosas que pudieran surgir en cuanto a la preparación, adjudicación, efectos, cumplimiento y extinción de los contratos no sujetos a regulación armonizada celebrados por la Sociedad corresponde al orden jurisdiccional civil en virtud de lo dispuesto en el artículo 21 del TRLCSP. El orden jurisdiccional contencioso-administrativo será el competente para conocer de las cuestiones que se susciten en relación con la preparación y adjudicación de los contratos de servicios de las categorías 17 a 27 del Anexo II cuyo valor estimado sea igual o superior a 209.000 euros. También conocerá de los recursos interpuestos contra las resoluciones que se dicten por los órganos de resolución de recursos previstos en el artículo 41 del TRLCSP. 2
IV. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA CONTRATACIÓN De conformidad con lo establecido en el artículo 191.a) la adjudicación de los contratos a que se refieren las presentes instrucciones estará sometida, en todo caso, a los principios de publicidad, concurrencia, transparencia, confidencialidad, igualdad y no discriminación. Principios de publicidad y concurrencia La Sociedad dará publicidad a los contratos que pretenda celebrar mediante la inserción de la información relativa a los aquellos cuyo importe supere los 50.000 euros en el perfil del contratante de la entidad. Todo ello, sin perjuicio de que se puedan arbitrar otras modalidades de difusión, alternativas o adicionales, en función del tipo de contrato y de su cuantía, de conformidad con lo dispuesto en el TRLCSP. Además, y de acuerdo con la exigencia del artículo 8 de la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, se publicará toda la información relativa a los contratos de la Sociedad prevista en el mismo y que como mínimo será la relativa a ( ) todos los contratos, con indicación del objeto, duración, el importe de licitación y de adjudicación, el procedimiento utilizado para su celebración, los instrumentos a través de los que, en su caso, se ha publicitado, el número de licitadores participantes en el procedimiento y la identidad del adjudicatario, así como las modificaciones del contrato. Igualmente serán objeto de publicación las decisiones de desistimiento y renuncia de los contratos. La publicación de la información relativa a los contratos menores podrá realizarse trimestralmente. Asimismo, se publicarán datos estadísticos sobre el porcentaje en volumen presupuestario de contratos adjudicados a través de cada uno de los procedimientos previstos en la legislación de contratos del sector público. La Sociedad permitirá el acceso de diferentes empresas a sus procedimientos de contratación, en aras a promover la competencia de forma que se obtenga una oferta adecuada al valor de mercado y óptima para los intereses de la Sociedad. Asimismo, se garantiza que en caso de previsión de prórroga de los contratos, la concurrencia para su adjudicación sea realizada teniendo en cuenta la duración máxima del contrato, incluidos los períodos de prórroga. 3
De la misma forma, no podrán concurrir a las licitaciones empresas que hubieran participado en la elaboración de las especificaciones técnicas o de los documentos preparatorios de los contratos siempre que dicha participación pueda provocar restricciones a la libre concurrencia o suponer un trato privilegiado con respecto al resto de empresas licitadoras. Principio de transparencia Para garantizar este principio se observarán las siguientes exigencias: - La posibilidad de que todos los participantes en la licitación puedan conocer previamente las normas aplicables al contrato que se pretende adjudicar, así como tener la certeza de que dichas normas se aplican de igual forma a todas las empresas. - La fijación de plazos adecuados para la presentación de ofertas, que deberán ser suficientes para permitir a las empresas realizar una evaluación adecuada y, en su caso, para subsanar la documentación presentada. Los plazos se fijarán, caso por caso, en el anuncio de licitación, dentro de lo previsto en estas instrucciones. - La fijación precisa y previa, en el anuncio de licitación y/o en los pliegos, de los criterios objetivos aplicables para la valoración de ofertas, su ponderación, y la adjudicación del contrato, sin que puedan introducirse requisitos de experiencia o características de los licitadores y/o de los medios que deban emplearse para la ejecución del contrato que impliquen restricciones a la concurrencia. Para la valoración de las proposiciones y la determinación de la oferta económicamente más ventajosa deberá atenderse a criterios directamente vinculados al objeto del contrato, tales como la calidad, el precio, la fórmula utilizable para revisar las retribuciones ligadas a la utilización de la obra o la prestación del servicio, el plazo de ejecución o entrega de la prestación, el coste de utilización, las características medioambientales o vinculadas con la satisfacción de exigencias sociales que respondan a necesidades, definidas en las especificaciones del contrato, propias de las categorías de población especialmente desfavorecidas a las que pertenezcan los usuarios o beneficiarios de las prestaciones a contratar, la rentabilidad, el valor técnico, las características estéticas o funcionales, la disponibilidad y coste de los repuestos, el mantenimiento, la asistencia técnica, el servicio postventa u otros 4
semejantes. Cuando se utilice un solo criterio de adjudicación, éste será necesariamente el del precio más bajo. - La determinación clara y precisa del órgano al que le corresponde efectuar la propuesta de adjudicación y la adjudicación del contrato. -El fomento y preferencia del empleo de medios electrónicos, informáticos y telemáticos en los procedimientos contemplados en estas Instrucciones. Principios de igualdad y no discriminación Para garantizar los principios de igualdad y no discriminación se adoptarán medidas que aseguren la imparcialidad y equidad en los procedimientos, lo que conlleva las siguientes exigencias: - El objeto del contrato se describirá siempre de forma no discriminatoria, sin hacer referencia a una fabricación o procedencia determinadas ni a una marca, una patente, un tipo, un origen o una producción determinados, salvo si una referencia de este tipo se justifica por el objeto del contrato y va acompañada de la mención o equivalente. - La igualdad de acceso para los operadores económicos de todos los Estados miembros de la Unión Europea o signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo. La Sociedad no deberá imponer ninguna condición que suponga una discriminación directa o indirecta frente a los licitadores. - El reconocimiento mutuo de títulos, certificados y otros diplomas. Si se exige a los licitadores la presentación de certificados, títulos u otro tipo de documentación justificativa, los documentos procedentes de cualquier Estado miembro de la Unión Europea que ofrezcan garantías equivalentes a los obtenidos en España, de acuerdo con la normativa correspondiente, deberán aceptarse. - La prohibición de facilitar, de forma discriminatoria, información que pueda proporcionar ventajas a determinados licitadores respecto del resto. Principio de Confidencialidad. La Sociedad no podrá divulgar la información facilitada por los licitadores que éstos hayan declarado expresamente como confidencial. La confidencialidad afecta, en particular, a los secretos técnicos o comerciales y a los aspectos confidenciales de las ofertas. 5
Por su parte, el contratista deberá respetar el carácter confidencial de aquélla información a la que tenga acceso con ocasión de la ejecución del contrato a la que se le hubiera dado el referido carácter en los pliegos, en el contrato, o que por su propia naturaleza debe ser tratada como tal. Este deber se mantendrá durante un plazo de cinco años desde el conocimiento de esa información, salvo que los pliegos o el contrato establezcan un plazo mayor. V. ÓRGANO DE CONTRATACIÓN El órgano de contratación de la Sociedad es el Consejo de Administración, en virtud de lo dispuesto en el artículo 25 de sus estatutos, el cual ha delegado su competencia en esta materia en el Consejero Delegado para todo tipo de contratos, tal y como consta en la escritura de constitución de la Sociedad. Todo ello, sin perjuicio de las modificaciones de competencia que se puedan efectuar y a las cuales se dará, en su caso, la oportuna publicidad. El órgano de contratación estará asistido por una mesa de contratación para la adjudicación de los contratos que se liciten por el procedimiento ordinario, que se encargará de la tramitación del procedimiento y de formular las propuestas de adjudicación debidamente motivadas. Para los contratos licitados por el procedimiento negociado su constitución será potestativa para el órgano de contratación, en función de las características, especificidad o cuantía del contrato. La mesa estará constituida por un Presidente, un Secretario, con voz pero sin voto, y al menos dos vocales, cuatro como máximo, que serán designados por el órgano de contratación, en función de las características, especificidad y complejidad del contrato, con carácter previo al inicio del procedimiento, determinando, en su caso, el régimen de sustituciones. De los miembros de la mesa, al menos uno de ellos deberá ser el que tenga encomendada la función de asesoramiento jurídico del órgano de contratación de la Sociedad. VI. CONDICIONES DE APTITUD DEL CONTRATISTA Serán de aplicación a los contratistas los requisitos de capacidad, prohibiciones de contratar y solvencia establecidos en el TRLCSP. La exigencia de clasificación del empresario en los Registros Oficiales de Licitadores y Empresas Clasificadas, que acredita las condiciones de aptitud 6
del empresario, será potestativa en los supuestos contemplados en el artículo 65.1 del TRLCSP. En el caso de que se exigiera acreditación documental de la solvencia, en el Pliego se concretarán los documentos idóneos a tal fin, y a falta de previsión específica al efecto, resultarán de aplicación los medios previstos en los artículos 75 a 79 del TRLCSP. Los certificados de clasificación o documentos similares que acrediten la inscripción en listas oficiales de empresarios autorizados para contratar establecidas por los Estados miembros de la Unión Europea sientan una presunción de aptitud de los empresarios incluidos en ellas en los casos a que se refiere el artículo 84 TRLCSP. VII. OBJETO, PRECIO Y VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Será de aplicación a los contratos que realice la Sociedad en relación con el objeto, precio y cálculo del valor estimado del contrato, lo dispuesto en los artículos 86, 87 Y 88 del TRLCSP. VIII. PROCEDIMIENTO ORDINARIO DE ADJUDICACIÓN La adjudicación de los contratos que celebre la Sociedad, siempre que estén incluidos en el ámbito de aplicación de estas instrucciones y no se trate de contratos cuya adjudicación se lleve a cabo por el procedimiento negociado o por adjudicación directa, se regirá por las siguientes disposiciones: Preparación del contrato Todos los procedimientos se iniciarán con un informe en el que se determine la naturaleza y extensión de las necesidades que pretendan cubrirse mediante el contrato proyectado, la idoneidad de su objeto y contenido para satisfacerlas, el coste aproximado del contrato, así como el procedimiento y criterios de adjudicación propuestos. Elaboración de los pliegos En los contratos de cuantía superior a 50.000 euros, se elaborará un pliego en el que se establecerán su objeto las características básicas del contrato, su régimen jurídico, el procedimiento y el importe máximo de licitación, la duración del contrato y sus prórrogas, en su caso, el régimen de admisión de variantes, el plazo, forma y lugar de presentación de ofertas, los requisitos mínimos de 7
solvencia, los criterios de adjudicación y su ponderación, la posibilidad o no de proceder a su modificación, las garantías que deberán constituir, en su caso, los licitadores o el adjudicatario, así como información sobre las condiciones de subrogación en contratos de trabajo de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 120 del TRLCSP. El pliego elaborado, que será elevado junto con el informe mencionado en el apartado anterior al órgano de contratación para su aprobación, formará parte integrante del contrato y se publicará, junto con el anuncio de licitación, en el perfil del contratante. Inicio del procedimiento El órgano de contratación, a la vista del informe de necesidad, decidirá sobre el inicio del procedimiento de contratación y aprobará el/los pliegos por los que se va a regir éste. Anuncio de licitación En los supuestos establecidos en estas instrucciones, se publicará el anuncio de licitación en el perfil del contratante de la sociedad al que se podrá acceder a través de la página web www.caminolebaniego.com, pudiendo establecerse otros medios adicionales de publicidad, si se estima conveniente en función del tipo de contrato. El anuncio de licitación en el perfil del contratante de la Sociedad deberá contener, como mínimo, las siguientes menciones: a) Tipología o naturaleza del contrato e importe máximo de licitación. b) Duración del contrato, incluidas las prórrogas. c) Procedimiento de adjudicación. d) Lugar y Plazo de presentación de las ofertas. e) Criterios de adjudicación. f) Invitación a ponerse en contacto con la Sociedad. Presentación de ofertas Las proposiciones de los licitadores se presentarán dentro del plazo establecido para ello y deberán ajustarse a las prescripciones establecidas por el órgano de contratación. El plazo de presentación de proposiciones será como mínimo el siguiente: 8
1. Para los contratos de obra y concesión de obra: veintiséis días naturales. 2. Para resto de contratos: quince días naturales. Cuando las características concretas del contrato lo requieran, el órgano de contratación podrá decidir motivadamente ampliar el plazo de presentación de solicitudes sin que en ningún caso pueda superar el doble de los plazos establecidos. La mera presentación supone la aceptación incondicionada por el empresario del contenido de la totalidad de dichas cláusulas o condiciones, sin salvedad o reserva alguna. En cuanto a la presentación de la documentación acreditativa del cumplimiento de los requisitos previos, el órgano de contratación, si lo estima conveniente, y así lo recoge en los pliegos, podrá establecer la sustitución de ésta por una declaración responsable del licitador indicando que cumple las condiciones establecidas legalmente para contratar con la Sociedad. En tal caso, el licitador a cuyo favor vaya a recaer la adjudicación, deberá acreditar ante el órgano de contratación con carácter previo a la adjudicación del contrato, la posesión y validez de los documentos exigidos. En todo caso, bastará con la declaración responsable en los contratos de obras con valor estimado inferior a 1.000.000 de euros y de suministros y servicios con valor estimado inferior a 90.000 euros. No obstante, en orden a garantizar el buen fin del procedimiento, podrá recabar, en cualquier momento anterior a la adjudicación, que los licitadores aporten documentación acreditativa del cumplimiento de las condiciones establecidas para ser adjudicatario del contrato. Apertura y valoración de las ofertas Las ofertas serán secretas y se arbitrarán los medios que garanticen tal carácter hasta el momento de la licitación pública. Tras la apertura de las ofertas se requerirá a las empresas, preferentemente por medios electrónicos para que, en su caso, subsanen los defectos que se detecten en la documentación presentada, aclaren los aspectos que se consideren oportunos o aporten documentación complementaria que se estime necesaria, en el plazo de tres días hábiles. Para la valoración de las ofertas presentadas se solicitarán los informes técnicos que se consideren pertinentes en función de las características del contrato. En caso de que la propuesta de la mesa de contratación se aparte del 9
criterio de los informes técnicos deberá motivarlo. Igualmente, si el órgano de contratación adjudica el contrato a un licitador distinto al propuesto por la mesa de contratación, deberá motivarlo. En el expediente de contratación deberá dejarse constancia escrita todos los trámites realizados. Adjudicación del contrato La adjudicación del contrato, que deberá ser motivada, se acordará por el órgano de contratación a favor de la oferta económicamente más ventajosa, la cual deberá notificarse a los candidatos o licitadores y publicarse en el perfil del contratante de la Sociedad. En particular la notificación expresará los siguientes extremos: a) En relación con los candidatos descartados, la exposición resumida de las razones por las que se haya desestimado su candidatura. b) Con respecto de los licitadores excluidos del procedimiento de adjudicación, también en forma resumida, las razones por las que no se haya admitido su oferta. c) En todo caso, el nombre del adjudicatario, las características y ventajas de la proposición del adjudicatario determinantes de que haya sido seleccionada la oferta de éste con preferencia a las que hayan presentado los restantes licitadores cuyas ofertas hayan sido admitidas. Será de aplicación a la motivación de la adjudicación la excepción de confidencialidad, en los términos establecidos por la doctrina del Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales. En el caso de que no se hayan presentado ofertas o las presentadas sean inadecuadas, irregulares o inaceptables el procedimiento se declarará desierto. No podrá declararse desierta una licitación cuando exista alguna oferta o proposición que sea admisible de acuerdo con los requisitos y criterios exigidos. Formalización del contrato El contrato que se celebre deberá formalizarse en documento escrito que se ajuste a las condiciones de la licitación. 10
Salvo que se encuentren recogidas en el pliego, el documento de formalización deberá incluir, necesariamente, las siguientes menciones: a) La identificación de las partes. b) La acreditación de la capacidad de los firmantes para suscribir el contrato. c) Definición del objeto del contrato. d) Referencia a la legislación aplicable al contrato. e) La enumeración de los documentos que integran el contrato. Si así se expresa en el contrato, esta enumeración podrá estar jerarquizada, ordenándose según el orden de prioridad acordado por las partes, en cuyo supuesto, y salvo caso de error manifiesto, el orden pactado se utilizará para determinar la prevalencia respectiva, en caso de que existan contradicciones entre diversos documentos. f) El precio cierto, o el modo de determinarlo. g) La duración del contrato o las fechas estimadas para el comienzo de su ejecución y para su finalización, así como la de la prórroga o prórrogas, si estuviesen previstas. h) Las condiciones de recepción, entrega o admisión de las prestaciones. i) Las condiciones de pago. j) Los supuestos en que procede la resolución. k) El presupuesto con cargo al que se abonará el precio, en su caso. l) La extensión objetiva y temporal del deber de confidencialidad que, en su caso, se imponga al contratista. El documento contractual no podrá incluir estipulaciones que establezcan derechos y obligaciones para las partes distintos de los previstos en los pliegos, concretados, en su caso, en la forma que resulte de la proposición del adjudicatario, o de los precisados en el acto de adjudicación del contrato de acuerdo con lo actuado en el procedimiento, de no existir aquéllos. 11
Tramitación urgente del expediente Podrán ser objeto de tramitación urgente los expedientes correspondientes a los contratos cuya celebración responda a una necesidad inaplazable o cuya adjudicación sea preciso acelerar por razones de interés público. A tales efectos el expediente deberá contener la declaración de urgencia hecha por el órgano de contratación, debidamente motivada. Los expedientes calificados como urgentes se tramitarán siguiendo el mismo procedimiento que los ordinarios con las especialidades del artículo 112 del TRLCSP que les sean aplicables. IX. ADJUDICACIONES DIRECTAS Los contratos cuyo importe sea igual o inferior a 50.000 euros (excluido IVA) podrán adjudicarse directamente a cualquier empresario con capacidad de obrar, no incurso en prohibición de contratar y que cuente con la habilitación profesional necesaria para realizar la prestación. No obstante, siempre que sea posible se solicitarán al menos tres ofertas y en todo caso, para los contratos de servicios y suministros de importe superior a 18.000 euros excluido IVA. La tramitación del expediente de contratación sólo exigirá la aprobación del gasto y la incorporación al mismo de la factura correspondiente, emitida conforme a la legislación vigente. En el contrato de obras deberá añadirse, además, el presupuesto de las obras, sin perjuicio de que deba existir el correspondiente proyecto cuando normas específicas así lo requieran. X. ADJUDICACIÓN POR PROCEDIMIENTO NEGOCIADO. Podrán adjudicarse los contratos por Procedimiento Negociado cuando, por razones técnicas o artísticas o por motivos relacionados con la protección de derechos de exclusiva, el contrato sólo pueda encomendarse a un empresario determinado, así como en el resto de supuestos contemplados en el TRLCSP. El procedimiento negociado se tramitará de conformidad con las disposiciones establecidas para las Administraciones Públicas para el citado procedimiento en el TRLCSP y su normativa de desarrollo. 12
XI. PERFIL DEL CONTRATANTE El perfil del contratante del órgano de contratación se encuentra en la página web www.caminolebaniego.com En el perfil del contratante se realizarán las siguientes publicaciones: a) Las presentes instrucciones de contratación. b) Las licitaciones abiertas o en curso. c) La documentación relativa a cada una de las contrataciones. d) La adjudicación de los contratos. e) Las formas de contacto y sistemas de comunicación que pueden utilizarse para relacionarse con el órgano de contratación. f) Cualquier información referente a la contratación de la Sociedad que se considere de interés. La forma de acceso al perfil del contratante se especificará en la web indicada, así como en los pliegos y anuncios de licitación. 13