PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DE LA ADQUISICIÓN E IMPLANTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE CITAS INTEGRADA CON LA ESTACIÓN CLÍNICA PARA LA GESTIÓN COMPLETA DE CITAS EN EL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO SUM 04/08 1.- OBJETO DEL PLIEGO El presente pliego de prescripciones técnicas tiene por objeto regular y definir el alcance y condiciones de prestación, procesos y metodología, normativa, sistemas técnicos, recursos, etc., que habrán de regir para la contratación de la ADQUISICIÓN E IMPLANTACIÓN DE UNA PLATAFORMA DE CITAS INTEGRADA CON LA ESTACIÓN CLÍNICA SELENE IMPLANTADA (Versión 4.2) PARA LA GESTIÓN COMPLETA DE CITAS DEL HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y CENTRO DE ESPECIALIDADES, por un importe de 350.000,00 (16% de IVA incluido). LICENCIAS. 245.000,00 RESTO DEL CONTRATO... 105.000,00 En la oferta económica el proveedor deberá detallar el importe de estos dos conceptos. 2.- FINALIDAD, ALCANCE Y DURACIÓN DEL CONTRATO El objeto del concurso es la adquisición e implantación una plataforma de citas, que se integrará con la estación clínica Selene, para mejorar la efectividad y la eficiencia en la gestión de citas del hospital. Se valorará que la plataforma de citas esté funcionando en hospitales con complejidad y volumen de citas similar o superior al del Hospital Universitario de Fuenlabrada. El alcance del contrato incluye: - Licencias del sistema de información para la planificación y gestión de citas (plataforma de cita). - Servicios de consultoría (Modelos de citación, definición de agendas y optimización de procesos asociados al ciclo de citación por ámbito) - Servicios de implantación (Parametrización, carga de tablas maestras, pruebas y migración de datos) - Servicios de integración con el aplicativo Selene (Versión 4.2). - Desarrollo de las extracciones de datos necesarias para la gestión de indicadores y estadísticas conforme formato y criterios de funcionamiento actual en el hospital. - Servicios de soporte (formación y mantenimiento post-arranque). HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 1 de 7
La duración del contrato será de un año. En Este tiempo deberá implementarse la plataforma de citas y aportarse las herramientas e información necesarias para la integración con la estación clínica. La plataforma de citas deberá permitir la citación con todos los servicios del Hospital Universitario de Fuenlabrada, desde el propio Hospital o desde cualquiera de los centros dependientes. En la siguiente tabla se enumeran los servicios del Hospital: ÁREA ÁREA MÉDICA ÁREA QUIRÚRGICA SERVICIOS CENTRALES Alergia Cardiología Dermatología Digestivo SERVICIO Endocrino-Nutrición Hematología Hemoterapia Medicina Interna Geriatría Nefrología Neumología Neurología-Neurofisiología Clínica Oncología Rehabilitación Reumatología Pediatría Psiquiatría Cirugía General y Digestiva Ginecología y Obstetricia Oftalmología ORL C. Ortopédica y Traumatología Análisis Clínicos (con sus tres especialidades) Anatomía Patológica Anestesia Diagnóstico por Imagen y Medicina Nuclear Urgencias Farmacia Medicina Preventiva HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 2 de 7
ÁREA SERVICIO Unidad de Cuidados Intensivos 3. REQUISITOS TÉCNICOS Y DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS 3.1 REQUISITOS TÉCNICOS Los requisitos técnicos que la plataforma de citas deberá abarcar incluirán: Cobertura o Capacidad de dar soporte a múltiples centros, departamentos y recursos. o Capacidad de gestionar agendas y citas para todos los servicios. Seguridad y Acceso o Gestión de derechos de acceso en varios niveles. o Control de acceso y auditoria. o Acceso simultáneo a agendas, de varios usuarios. o Uso de base de datos central de identificación de pacientes. Definición de Agendas o Capacidad de definir agendas para recursos de forma individual, en función del tipo de recurso, servicio y ubicación; definición de las relaciones entre recursos, tipos de recurso, servicios y ubicaciones. o Capacidad de asignar calendarios personales. o Capacidad de asignar agendas periódicas en días determinados del mes. o Capacidad de reservar huecos en una agenda (ej. para reuniones). o Capacidad de definir huecos de duración fija y variable. o Capacidad de definir el número de pacientes por hueco. Gestión de Agendas o Capacidad de gestionar la capacidad disponible y su visibilidad para diferentes actores y en diferentes momentos, definiendo: Horario y calendario. Tipo de paciente. Tipo de prestación. % Ocupación permitido. o Herramientas de reprogramación de citas canceladas. o Definición de pacientes en lista de espera o pendientes de cita. Citación o Capacidad de citar para un servicio (teniendo en cuenta las agendas de todos sus recursos). o Citas múltiples en secuencia (por ejemplo, citas sucesivas para un proceso quirúrgico). HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 3 de 7
o Citas múltiples en grupo (por ejemplo, citas de alta resolución). o Citas teniendo en cuenta la agenda de recursos críticos. o Citas no programadas (urgencias e imprevistos). o Finalización de citas automática al alta del paciente o fin del episodio. o Codificación clínica de citas. Trazabilidad o Trazabilidad de citas (incluyendo borrado, modificación y traslado). o Registro de cancelaciones y faltas de asistencia, con sus motivos. o Información de tiempos en cada estadio de una cita. Documentación e Informes o Cartas de información a pacientes durante la gestión de una cita. o Informes y Cuadros de Mando. En lo relativo al hardware requerido para la implantación de la plataforma de citación, la oferta incluirá: Propuesta de arquitectura y hardware necesario (servicio y clientes) para el entorno de producción. Propuesta de arquitectura y hardware necesario (servicio y clientes) para el entorno de pruebas. Se valorará la posibilidad de utilizar kioscos y clientes ligeros para la tramitación de citas. El hardware propuesto, una vez aprobado y consensuado, será adquirido por el Hospital. 3.2 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS Los servicios a prestar deberán incluir las siguientes actividades: - Implantación de la plataforma de citas. - Análisis y definición de agendas conforme ámbito, servicio y prestación. - Diseño técnico de integración con la estación clínica Selene. - Desarrollo de las adaptaciones necesarias para la integración con la estación clínica Selene. - Definición de modelo y equivalencias de datos para carga de tablas maestras. - Migración inicial de datos. - Formación al equipo de super-usuarios. - Gestión del proyecto. - Soporte Post-Arranque 4. GESTIÓN DEL PROYECTO HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 4 de 7
Tanto el adjudicatario como el Hospital Universitario de Fuenlabrada deberán mantener una comunicación bidireccional continua en referencia a la implantación de la Plataforma de Citas, lo que implica la participación activa de los recursos necesarios del hospital para resolver las dudas en cuanto a definición o parametrización de agendas pudieran surgir. Además de la prestación de los servicios de implantación in-situ en el Hospital Universitario de Fuenlabrada, tanto el Hospital como el adjudicatario deberán proporcionar una lista de contactos y sus números de teléfonos respectivos. El hospital deberá proporcionar una persona de contacto principal para tener una comunicación regular. El adjudicatario designará una persona responsable del proyecto. Si se necesitara escalar algún problema, esta persona será la responsable de hacerlo y de comunicar al hospital el seguimiento del mismo. El adjudicatario proporcionará un Director de Proyecto como responsable técnico y facultativo del proyecto de implantación de la solución propuesta, con una dedicación adecuada conforme el nivel de cobertura necesario de la actividad propia de gestión del equipo de trabajo proporcionado por el adjudicatario, así como para la correcta gestión y seguimiento del proyecto. Se creará un Comité de Seguimiento que se reunirá mensualmente (o bajo demanda del Hospital) al que asistirán, al menos, el responsable de proyecto por parte del proveedor y por parte del Hospital. Este Comité será el responsable de la evaluación de los acuerdos fijados en el presente contrato. 5.- EQUIPO DE TRABAJO La empresa adjudicataria deberá proveer los recursos necesarios con el fin de lograr las prestaciones que comprometa a través de la presentación de su oferta, que en todo caso serán unas prestaciones iguales o superiores a las establecidas. La empresa adjudicataria deberá presentar la estructura del equipo para efectuar el servicio, sus perfiles profesionales, sus funciones y sus curriculum vitae. El equipo mínimo de trabajo deberá contar los siguientes perfiles: 1 Director de Proyecto, con Titulación Superior y experiencia mínima de 10 años en gestión de proyectos de entorno sanitario. Será la persona de referencia y de contacto por parte del adjudicatario, estando entre sus funciones: o La interlocución directa con el jefe de proyecto por parte del Hospital. o Coordinación del proyecto con el grupo de trabajo de agendas del hospital. o Participar en los Comités de Seguimiento. o El seguimiento del cumplimento de los acuerdos contractuales. HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 5 de 7
1 Consultor Funcional, con experiencia mínima de 5 años en gestión de proyectos de entorno sanitario. Se valorará conocimiento del ámbito hospitalario. o Análisis del proceso de citación. o Formación. o Soporte en el diseño y parametrización de agendas. o Formación a usuarios. 1 Técnico Informático con experiencia mínima de 5 años en proyectos de desarrollo e integración de plataformas de cita en el entorno sanitario. o Desarrollo de las integraciones necesarias entre la plataforma y la estación clínica Selene. Si la empresa adjudicataria propusiera el cambio de una de las personas del equipo de trabajo, la nueva configuración del equipo deberá seguir cumpliendo los requisitos que se describen en el pliego y los que se incorporen a la oferta de la empresa. 6. OBLIGACIONES EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS La empresa adjudicataria y el personal encargado de la realización de las tareas guardarán secreto profesional sobre todas las informaciones, documentos y asuntos a los que tengan acceso o conocimiento durante la vigencia del contrato, estando obligado a no hacer públicos o enajenar cuantos datos conozcan como consecuencia o con ocasión de su ejecución, incluso después de finalizar el plazo contractual. 7. INCORPORACIÓN AL CONTRATO El presente Pliego, así como el de Cláusulas Administrativas Particulares, será incorporado como estipulación al Contrato que se suscriba con el adjudicatario. Fuenlabrada, 27 de diciembre de 2007 POR LA ADMINISTRACIÓN Fdo.: Carlos Sangregorio Yáñez Director Económico Financiero y de SS.GG. Ente Público Hospital Universitario de Fuenlabrada Gerente en Funciones Por delegación de Dirección Gerencia HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 6 de 7
CONFORME: EL ADJUDICATARIO FECHA Y FIRMA Resolución de 27/05/04 (BOCM 14/06/04) HOSPITAL UNIVERSITARIO DE FUENLABRADA Y EL CENTRO DE ESPECIALIDADES EL ARROYO Pág. 7 de 7