Dirección de Políticas Horizontales y Redes Directora adjunta Bruselas, 29 de enero de 2013 BT/SA/dfm - D/209/2013 Carta de convocatoria de licitación - Contrato marco múltiple de prestación de servicios Asunto: CDR/DE/94/2012: «El presupuesto de la UE» Procedimiento abierto Muy señora mía/muy señor mío: 1. El Comité de las Regiones (en lo sucesivo, «el Comité») tiene previsto adjudicar el contrato público de referencia. Adjunto le remito el pliego de condiciones correspondiente donde se detallan todos los documentos que deben entregarse para presentar una oferta, así como el proyecto de contrato. 2. Si desea participar en dicha licitación, le rogamos envíe su oferta por triplicado en una de las lenguas oficiales de la Unión Europea. 3. Los licitadores deberán transmitir la oferta mediante carta: a) bien por correo o servicio de mensajería, como muy tarde el 25 de marzo de 2013, en cuyo caso la fecha considerada será la fecha de envío, de lo que dará fe el matasellos de correos o la fecha del recibo del depósito, a la siguiente dirección: Licitación Ref.: CDR/DE/94/2012 Comité de las Regiones Dirección de Políticas Horizontales y Redes Unidad de Planificación de Previsiones, Estudios y Redes Universitarias (Despacho: VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel Belgique/België ES
- 2 - b) bien mediante entrega en mano, como muy tarde a las 16.00 horas del 25 de marzo de 2013, en la siguiente dirección: Licitación Ref.: CDR/DE/94/2012 Comité de las Regiones Dirección de Políticas Horizontales y Redes Unidad de Planificación de Previsiones, Estudios y Redes Universitarias (Despacho: VMA 6/34) Rue Belliard/Belliardstraat 101 1040 Bruxelles/Brussel Belgique/België En este caso, dará fe de la entrega un recibo fechado y firmado por un miembro del personal del Servicio central de recepción del correo del Comité al que se hayan entregado los documentos. Este servicio está abierto de las 8.30 a las 17.30 horas, de lunes a jueves, y de las 8.30 a las 16.00 horas los viernes. Está cerrado los sábados y domingos, así como los días festivos del Comité. 4. La oferta deberá presentarse en dos sobres cerrados, uno dentro del otro. En el sobre interior constará el servicio destinatario, según se indica en la licitación, así como el siguiente texto: «Appel d'offres à ne pas ouvrir par le service du courrier / Invitation to tender not to be opened by the internal mail department». En caso de que se utilicen sobres autoadhesivos éstos deberán ir cerrados mediante cintas adhesivas, al sesgo de las cuales el remitente estampará su firma. El sobre interior incluirá a su vez dos sobres cerrados, uno con la parte técnica (un original y dos copias del original) y otro con la oferta financiera (un original y dos copias del original). En cada uno de estos sobres se indicará claramente el contenido («Parte técnica» y «Oferta financiera»). 5. La oferta deberá: - ir firmada por el licitador o por un representante suyo debidamente autorizado; - ser perfectamente legible, con el fin de que no quepa la menor duda acerca de los términos y cifras que contiene; - redactarse utilizando los formularios de respuesta incluidos en el pliego de condiciones. 6. El período de validez de las ofertas, durante el cual el licitador deberá mantener todas las condiciones de su oferta, será de nueve meses a partir de la fecha límite de presentación de las ofertas.
- 3-7. La presentación de una oferta implica la aceptación de las condiciones contenidas en la presente convocatoria de licitación, en el pliego de condiciones y en el proyecto de contrato, y, en su caso, la renuncia por parte del licitador a sus propias condiciones generales o particulares. La presentación de la oferta obliga al licitador durante la ejecución del contrato en la medida en que resulte adjudicatario del mismo. 8. Los gastos incurridos durante la preparación y la presentación de la oferta correrán a cargo del licitador y no serán objeto de reembolso alguno. 9. Durante todo el procedimiento, los contactos entre el órgano de contratación y los licitadores solamente se autorizarán con carácter excepcional y únicamente en las siguientes condiciones: Antes de la conclusión del plazo para la presentación de las ofertas: - Por iniciativa de los licitadores, el órgano de contratación podrá facilitar datos adicionales siempre que tales datos tengan estrictamente por objetivo aclarar la naturaleza del contrato. - Las solicitudes de datos adicionales deberán dirigirse, únicamente por escrito, a la Unidad E1 - Planificación de Previsiones, Estudios y Redes Universitarias: studies@cor.europa.eu o fax: +32-(0)2-282-2330). - No se dará respuesta a ninguna solicitud de datos adicionales que no se reciba con una antelación mínima de cinco días laborables antes de la fecha límite para la presentación de las ofertas. - Por iniciativa propia, el Comité podrá comunicar a los interesados cualquier error, imprecisión, omisión o cualquier otra deficiencia material en la redacción de los documentos de licitación. - Toda información adicional, incluyendo la mencionada anteriormente, será publicada en la página Web del CESE de manera que puedan acceder a ella todos los licitadores interesados. Dicha página se actualizará regularmente e incumbirá al licitador comprobar si se han efectuado actualizaciones o modificaciones durante el periodo de licitación. Tras la apertura de plicas - En el supuesto de que una oferta requiriese aclaración o fuera preciso corregir errores materiales manifiestos en su redacción, el órgano de contratación podrá tomar la iniciativa de ponerse en contacto con el licitador sin que este contacto pueda entrañar, en ningún caso, una modificación de la oferta. 10. La presente convocatoria de licitación no implica asunción de obligación alguna por parte del Comité. La obligación contractual del Comité no nace hasta el momento de la firma del contrato con los adjudicatarios seleccionados.
- 4 - Mientras no se haya firmado el contrato el órgano de contratación podrá renunciar al contrato o anular el procedimiento de adjudicación, sin que los candidatos o licitadores puedan exigir por ello ningún tipo de indemnización. En su caso, esta decisión deberá ser motivada y comunicada a los candidatos o licitadores. Una vez que el Comité haya abierto la oferta, el documento pasará a convertirse en propiedad del Comité y será tratado confidencialmente. 11. Los licitadores serán informados únicamente por escrito del curso dado a su oferta. 12. Cuando la oferta incluya el recurso a la subcontratación, se recomienda que las cláusulas contractuales con el subcontratista incluyan la mediación como método de solución de conflictos. 13. El seguimiento de su respuesta a la convocatoria de licitación implicará el registro y tratamiento de datos de carácter personal (como, por ejemplo, su nombre, dirección, currículum vitae, etc.). Estos datos se tratarán de conformidad con el Reglamento (CE) nº 45/2001 relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales por las instituciones y los organismos comunitarios y a la libre circulación de estos datos. Salvo indicación contraria, las respuestas a las preguntas y los datos personales solicitados son necesarios para la evaluación de su oferta, de acuerdo con las especificaciones de la convocatoria de licitación, y serán tratados únicamente a tal fin por la Sra. Taulègne. Si así lo desea, puede usted pedir que se le comuniquen sus datos personales, así como que se rectifique cualquier dato personal inexacto o incompleto. Para cualquier consulta relativa al tratamiento de sus datos de carácter personal, puede dirigirse a data.protection@cor.europa.eu. Tiene derecho a recurrir en todo momento al Supervisor Europeo de Protección de Datos por lo que se refiere al tratamiento de sus datos de carácter personal 1. 14. Le informamos de que, a fin de salvaguardar los intereses financieros de la Unión, sus datos personales podrán transmitirse a los servicios de auditoría interna, al Tribunal de Cuentas Europeo, a la Instancia especializada en materia de irregularidades financieras y/o a la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF). Los datos personales (nombre y apellidos si se trata de una persona física; dirección, forma jurídica y nombre y apellidos de las personas con poderes de representación, decisión o control, si se trata de una persona jurídica) de los operadores económicos que se encuentren en una de las situaciones a las que se refieren los artículos 106, 107, 109, apartado 1, letra b), y apartado 2, letra a), del Reglamento Financiero 2 podrán incluirse en una base central de 1 2 edps@edps.europa.eu. Reglamento (UE, Euratom) nº 966/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo de 25 de octubre de 2012 sobre las normas financieras aplicables al presupuesto general de la Unión y por el que se deroga el Reglamento (CE, Euratom) nº 1605/2002 del Consejo.
- 5 - datos gestionada por la Comisión (CED base central de datos sobre exclusiones) y comunicarse a las personas designadas en la Comisión, así como a las demás instituciones, agencias, autoridades y organismos mencionados en el artículo 95, apartados 1 y 2, del Reglamento Financiero. Toda persona que figure en la base de datos tendrá derecho a ser informada sobre los datos que le conciernen, previa solicitud al contable del Comité de las Regiones o directamente al contable de la Comisión. Antes del registro en la base central de datos sobre exclusiones, se dará al candidato o licitador interesado la oportunidad de expresar su opinión por escrito (dentro de un plazo de catorce días naturales). No obstante, en espera de una eventual decisión sobre la duración de la exclusión y a fin de proteger los intereses financieros de la Unión, podría ser necesario emitir un aviso de exclusión, con carácter provisional, antes de dar al interesado la oportunidad de manifestar su opinión. La base de datos central de exclusiones es gestionada por la Comisión. En su página Web es posible consultar una declaración específica sobre su política de privacidad: http://ec.europa.eu/budget/library/sound_fin_mgt/privacy_statement_ced_en.pdf (firmado) Béatrice Taulègne Directora adjunta Políticas Horizontales y Redes