ERASMUS PASO A PASO ALUMNO INTERESADO BUSCA INFORMACIÓN 1.- Entra en la página WEB de RRII http://www.uhu.es/sric/erasmus/01movilidadestud/ y lee detenidamente las Bases de la Convocatoria. 2.- Busca en plazas disponibles tu área de estudios y comprueba que cumples con los requisitos en el perfil de cada acuerdo. 3.- Entra en la página WEB de la Universidad de destino y comprueba: La oferta de asignaturas y los programas para obtener la información de la compatibilidad de las asignaturas (estos programas pueden sufrir variaciones ya que se publican los programas del año en curso, no del siguiente). La fecha límite de entrega de solicitud de la Universidad de destino o deadline. Lee los testimonios de otros Erasmus que están el la web de la UHU, te pueden ayudar. Infórmate de otros asuntos de interés: alojamiento, coste de la vida, etc. 4.- Lee la información sobre la prueba de nivel de idioma en las Bases de la Convocatoria y en la WEB del de Lenguas Modernas y sigue las instrucciones. Antes de entregar la solicitud deberías tener el nivel que te exigen en el destino solicitado. PREPARA LA DOCUMENTACIÓN 5.- Cuando sepas los destinos que te interesan, pide cita con los coordinadores de los tres destinos que vas a solicitar. A cada cita debes llevar: La solicitud debidamente cumplimentada e impresa, para que el/los coordinadores puedan firmar el AVAL (el coordinador te avala tu solicitud tras comprobar tu resultado de la prueba de nivel). - 1 -
ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN 6.- Presentas la solicitud de Beca Erasmus Estudios dentro de la fecha límite en Registro General en Cantero Cuadrado con el resto de documentación que se indica en las bases de la convocatoria. 7.- Salen las listas: CONSIGUE PLAZA 1. Lista provisional de admitidos/excluidos: Comprueba que esté tu nombre admitido, en caso contrario, subsana los errores en el plazo máximo de 10 días hábiles. 2. Lista definitiva de admitidos/excluidos: En esta lista aparecen de nuevo los admitidos/excluidos definitivamente. 3. Lista provisional de plazas: En esta lista aparece tu nombre con el destino concedido, debes comprobar que los meses concedidos sean los que aparecen en el acuerdo bilateral (publicados en la web de la UHU). Tienes 10 días hábiles para subsanar cualquier error. 4. Lista definitiva de plazas: En esta lista aparecerán todos los nombres de los becarios con su plaza asignada de forma definitiva. 5. Si decides renunciar debes informar inmediatamente escribiendo a drinter@uhu.es explicando tus razones. ANTES DE IR 8.- Después de la publicación de la lista provisional de plazas, recibirás un mensaje de la oficina de RRII para venir a firmar la carta de aceptación y con las fechas de reuniones informativas. Es obligatorio asistir a una de ellas. El no asistir acarreará la pérdida de la plaza. 9.- CPRA y Learning Agreement: Concierta una cita con el coordinador académico para preparar el CPRA (Compromiso Previo de Reconocimiento Académico) y el Contrato de Estudios (Learning Agreement), y para recibir información sobre la universidad de destino y solventar dudas acerca de las asignaturas que vas a cursar. El CPRA es un documento interno entre el alumno y su centro por lo tanto NO debes enviarlo a la universidad de destino. Debe tener como mínimo 42 créditos matriculados en la UHU si te vas el curso completo, o bien, 21 créditos matriculados si te vas un semestre. - 2 -
El Learning Agreement se manda a la universidad de acogida ya firmado por lo dos coordinadores en Huelva y por el estudiante. La universidad de acogida debe devolver el documento firmado y sellado por sus responsables con fecha anterior de que el estudiante salga de España para empezar su estancia Erasmus. Es responsabilidad del estudiante que nos llegue este documento firmado antes de su partida. Convenio de subvención: Debes firmarlo antes de irte. Es un contrato que determina la cuantía mensual procedente de la Comisión Europea. No se ingresarán los pagos de la beca en las cuentas de los estudiantes que no tengan copia de estos tres documentos debidamente firmados y sellados en sus expedientes. Las fechas de todas las firmas deben ser anteriores a la fecha de llegada del estudiante a la universidad de acogida. 10.- Application Form: Después de haber firmado la carta de aceptación, los estudiantes reciben un mensaje de su universidad de destino con instrucciones para su solicitud (Application Form). Prepara la solicitud para enviar a tu universidad de destino junto con tu Learning Agreement (LA), en este documento se ponen sólo las asignaturas que quieres cursar en el destino, y tiene que estar firmado por el estudiante, por tu coordinador académico y coordinador de centro. Debes traerlo junto a la solicitud a la oficina de RRII para que un responsable lo revise. Haz una copia y manda los documentos originales según las instrucciones de la universidad de acogida (correo certificado, Fax o Escaneados por Correo Electrónico). Debes guardar el recibo de correo, el OK del Fax o el mensaje que has enviado como prueba de que hayan salido de Huelva a tiempo para cumplir con la fecha límite de la universidad de acogida. Es responsabilidad de cada estudiante que lleguen sus documentos a la universidad de acogida dentro de la fecha límite establecida. La universidad de acogida debe devolver una copia del Learning Agreement firmada y sellada por los responsables en su institución con fecha anterior a la fecha de llegada del estudiante. El estudiante debe comprobar que ha llegado debidamente firmado por la universidad socia antes de salir de España para empezar su estancia Erasmus. 11.- Fecha de llegada al destino: Es responsabilidad del estudiante cumplir el plazo de llegada a la universidad de destino. En el caso de que decidieras llegar más tarde, debes comunicárselo con anterioridad. La universidad de destino se reserva el derecho de aceptar o no tu estancia en el caso de ser requisito indispensable tu presencia en el destino antes de una fecha determinada. Si decides renunciar o reducir tu estancia antes de irte, debes informar inmediatamente escribiendo a drinter@uhu.es explicando tus razones. - 3 -
12.- Seguro: Es obligatorio estar cubierto por un seguro que en caso de defunción cubra la repatriación. El estudiante debe entregar copia de la póliza en nuestra oficina antes de salir al extranjero. Los estudiantes que tienen derecho a atención médica por la Seguridad Social en España deben sacar también la tarjeta sanitaria Europea en la oficina de la Seguridad Social que les corresponda y mirar la información en este enlace antes de salir de España: http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catid=858&langid=es Aquí puedes ver tus derechos en el país de destino. 13.- Es obligatorio estar matriculado en la UHU en al menos los créditos mínimos para poder disfrutar la beca Erasmus para estudiantes de grado, o en un master oficial o doctorado durante la estancia en la universidad de acogida. Debes realizar la matrícula en los plazos establecidos por tu centro. EN EL DESTINO ERASMUS 14.- Certificado de llegada: Cuando llegues a tu destino, ve a la oficina de RRII para registrarte y firmar y sellar tu certificado de llegada (Arrival Certificate). Hay que enviar este documento, bien por fax o por correo electrónico a la oficina de RRII de la UHU. No se confirmará la llegada del documento. Si quieres confirmación, envíalo escaneado por e-mail y solicita un acuse de recibo. Nos pondremos en contacto contigo si hay alguna incidencia. Este documento es imprescindible para el ingreso del primer pago de la beca. 15.- Modificaciones: Puedes realizar una Modificación por semestre. La modificación debe incluir todos los cambios previamente aprobados por el coordinador académico por e-mail. Implica el envío de dos documentos: Modificación del CPRA y Modificación del Learning Agreement. Éstos deben enviarse durante el primer mes de estancia, en el caso del primer semestre y hasta el 31 de marzo para el resto de los casos. Tienes que enviar las Modificaciones a tu coordinador académico, éste/a se encargará de que el coordinador de centro lo firme y el coordinador de centro enviará dos copias: una a la secretaría de tu facultad y otra a RRII. Desde RRII se enviará por correo electrónico una copia al estudiante. 16.- Si has realizado una modificación en el CPRA puede que también tengas que hacer modificaciones en la matrícula de la UHU, infórmate en tu centro 17.- Ampliación: Si tienes plaza para un semestre y quieres ampliar para quedarte el segundo semestre, debes pedir permiso a los coordinadores en ambas - 4 -
universidades y mandar una solicitud solicitando la ampliación a nuestra oficina entre el 15/11 y el 30/11. Sólo se puede ampliar un semestre. No se debe mandar una solicitud para pedir ampliación de uno o dos meses. Si hay fondos para pagar a los estudiantes, se hará el ajuste para estos meses al hacer el último pago de la beca después de haber vuelto el alumno a Huelva. Reducción: Para la reducción de estancia una vez en el destino, tienes que hacer el mismo procedimiento. Tener el consentimiento de tu coordinador académico de la Universidad de Huelva y de la universidad de destino y enviarnos la solicitud a la oficina de RRII dentro del plazo estipulado. La solicitud se encuentra en este enlace: http://www.uhu.es/sric/erasmus/01movilidadestud/documentosmovilidad/documentos. htm No se aceptarán solicitudes fuera de ese plazo, salvo para los alumnos que soliciten reducción antes de salir al destino. ANTES DE VOLVER 18.- Certificado de estancia: Al final de tu estancia ve a la Oficina de RRII de la universidad de destino en persona con tu Certificado de Estancia, para rellenar el apartado de salida o Departure Certificate. Asegúrate que está firmado y sellado y que tiene todos los datos completos y sin tachaduras. Quédate con el original. No se aceptarán certificados incompletos o con tachaduras. 19.- Para los estudiantes de postgrado que no tienen créditos para convalidar, deberán entregar junto a un certificado de aprovechamiento, el documento de movilidad Europass sellado por la universidad de destino, podéis informaros en la oficina de RRII de la UHU antes de iros: http://www.oapee.es/oapee/inicio/iniciativas/europass/documentoseuropass/docume ntomovilidad.html UNA VEZ VUELVAS A LA UNIVERSIDAD DE HUELVA 20.- En la Oficina de RRII: Entrega el Certificado de estancia original. Rellena y entrega el informe final y testimonio erasmus. - 5 -
Si eres de postgrado y no vas a convalidar créditos, entrega tu Certificado de Aprovechamiento y tu Europass. Recibirás un correo electrónico de la oficina de RRII avisándote de que tu certificado de notas procedente de tu universidad de destino ha llegado para que pases a recogerlo. Se compulsa una copia de tu certificado de notas en la oficina de RRII. La universidad de destino es la responsable de enviar el certificado de notas a la oficina de RRII de Huelva. Llevas a Registro General en Cantero Cuadrado, copia compulsada y la solicitud de reconocimientos de estudios. Los estudiantes que no entreguen estos documentos no recibirán el último pago de la beca y se arriesgan a que se les reclame la cuantía total de la beca. Puedes solicitar, si procede y lo necesitas, el certificado de reconocimiento de dos créditos de libre configuración por semestre por haber estado de erasmus de estudios. 21.- La solicitud de reconocimiento de créditos y el certificado de notas compulsado llegará a tu coordinador académico. Tu coordinador académico comprobará tu CPRA y las modificaciones que se hayan hecho en tu LA durante la estancia y comprueba que concuerde con las asignaturas en tu Certificado de Notas. Reconoce las asignaturas aprobadas en el destino por las asignaturas de Huelva que aparecen en el CPRA/Modificaciones. Debes estar previamente matriculado en las asignaturas de Huelva que aparecen en el CPRA/Modificaciones del CPRA para poder hacer la convalidación. 22.- Puedes comprobar que tienes los créditos reconocidos cuando pidas un extracto de notas en la secretaría de tu Centro. - 6 -