Procedimiento de Denuncia
Índice 1. DEFINICIONES... 3 2. OBJETIVO... 5 3. ALCANCE... 5 4. RESPONSABILIDADES... 5 5. PROCEDIMIENTO... 5 6. REGISTRO DE LA DENUNCIA... 11 7. VIGENCIA... 111 2
1. DEFINICIONES Canal de denuncias: Medio por el cual trabajadores de ABASTIBLE pueden realizar sus denuncias ante violaciones al Código de Ética, reglamentos, políticas, procedimientos y demás normas internas y externas asociadas a la conducta ética y al Modelo de Prevención de Delitos, documentos que son entregados a los Trabajadores por Gerencia de Personas. Código de Ética: Guía para que cada empleado, independiente de su rango jerárquico, promueva una conducta basada en un comportamiento cuyos sellos distintivos sean la rectitud y honestidad, en cada una de sus acciones. Violación al Código de Ética: Cualquier contravención a lo normado en el Código de Ética o de cualquier otra norma, ley o procedimiento; malas prácticas, corrupción, fraude, abusos de autoridad, o cualquier ocultamiento de alguna mala práctica. Delito: Conducta u omisión contraria o irregular respecto de lo establecido en leyes, códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y demás normas internas y externas. Denuncia: Es la puesta en conocimiento de una conducta o situación cuestionable, inadecuada o aparente incumplimiento de leyes, códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y demás normas internas y externas ante el ente competente y designado por la empresa para ello (Encargado de Prevención de Delito, Comité de Ética o Superior Jerárquico). Denunciante: Sujeto que mediante los conductos establecidos y regulares revela o pone en conocimiento al Encargado de Prevención de Delitos, al Comité de Ética o 3
a su Superior Jerárquico, de las violaciones a leyes, códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y demás normas internas y externas. Sanción (en aspectos de esta ley): Consecuencia o efecto de cometer una infracción asociada al incumplimiento del Modelo de Prevención de Delito, en adelante MPD, y cualquiera de sus controles asociados. Lavado de activos (en aspectos de esta ley): Cualquier acto tendiente a ocultar o disimular el origen ilícito de determinados bienes, a sabiendas que provienen de la perpetración de delitos relacionados con el tráfico ilícito de drogas, terrorismo, tráfico de armas, promoción de prostitución infantil, secuestro, cohecho y otros. Financiamiento al terrorismo (en aspectos de esta ley): Persona, que por cualquier medio, solicite, recaude o provea fondos con la finalidad de que se utilicen en la comisión de cualquiera de los delitos terroristas, como por ejemplo, apoderarse o atentar contra un medio de transporte público en servicio, atentado contra el Jefe de Estado u otras autoridades, asociación ilícita con el objeto de cometer delitos terroristas, entre otros. Cohecho (en aspectos de esta ley): El que ofreciere o consintiere en dar a un empleado público en beneficio económico, en provecho de éste o de un tercero, para que realice acciones u omisiones indebidas en su trabajo. (Definición de acuerdo al Código Penal art. 250). El que ofreciere, prometiere o diere a un funcionario público extranjero, un beneficio económico o de otra naturaleza, en provecho de éste o de un tercero, para que realice una acción o incurra en una omisión con miras a la obtención o mantención, para sí u otro, de cualquier negocio o ventaja indebidos en el ámbito de cualesquiera transacciones internacionales. (Definición de acuerdo al Código Penal art. 251). 4
Sin perjuicio de que Ley 20.393 está referida al Cohecho a funcionario público nacional o extranjero, también comete delito el trabajador que reciba o entregue un beneficio económico o de otra naturaleza en provecho de éste o de un tercero ( Coima ). 2. OBJETIVO Establecer un procedimiento para el análisis e investigación de las denuncias recibidas a posibles casos, situaciones o prácticas cuestionables en que no se esté cumpliendo lo establecido en el Modelo de Prevención Delitos (MPD), leyes, códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y normas externas e internas. 3. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación para todo el personal de ABASTIBLE. 4. RESPONSABILIDADES El Comité de Ética y el Encargado de Prevención de Delitos son los únicos responsables de la operación del canal de denuncias, así como de la difusión de este procedimiento. Protección a los Denunciantes Ninguna instancia (Gerencias o Áreas), podrá tomar represalias, contra cualquier persona que de buena fe formule una denuncia referente a los delitos enunciados. Cualquier represalia puede ser motivo de investigación. 5. PROCEDIMIENTO 5
5.1. Unidades involucradas. Denunciante: Cualquier sujeto (trabajador) que desee, revelar o poner en conocimiento del Encargado de Prevención de Delitos, Comité de Ética o Superior Jerárquico, de una potencial violación al Código de Ética, a las normativas internas, legales o al Modelo de Prevención de Delitos. Encargado de Prevención de Delitos: Funcionario interno que coordinará las actividades a desarrollar, una vez conocida la denuncia. Además, es el responsable de informar a los denunciantes por la vía que se presentó el reclamo, el estado de su denuncia sin afectar la confidencialidad y el anonimato, a menos que el denunciante estipule lo contrario. Es el encargado de realizar la investigación preliminar para ver si corresponde informar al Comité de Ética, con el fin de dar curso a acciones pertinentes. Comité de Ética: Es el organismo encargado de fomentar y promover las conductas éticas en los Trabajadores de Abastible establecidas en el Código de Ética. Este Comité, está compuesto por integrantes del Directorio y Altos Ejecutivos de Abastible S.A. 5.2. Recepción de denuncias. a) El denunciante que considere la existencia de una situación irregular respecto de lo establecido en el MPD, leyes, códigos, reglamentos, políticas, procedimientos y normas internas y externas, podrá denunciar tal situación a través de la siguiente vía: Correo electrónico al Encargado de Prevención de Delitos denuncias@contraloria-abastible.cl 6
b) El Encargado de Prevención, recibirá la denuncia en forma directa vía correo electrónico, quien decidirá el curso de acción a seguir: - Solicitar más antecedentes. - Consultar al Área respectiva, según la temática recibida. - Iniciar el proceso de investigación. - Presentar el estado de la denuncia al Comité de Ética. - Todo ello manteniendo la confidencialidad respecto al denunciante, a menos que el denunciante estipule lo contrario. c) El Encargado de Prevención, atendida la complejidad o urgencia de los hechos denunciados, efectuará una recopilación de información preliminar y en base a ésta, determinará el curso de acción a seguir. 7
5.3. Contenido mínimo de la denuncia. Al hacer la denuncia el personal deberá especificar al menos lo siguiente: Lugar en donde ha sucedido el incidente. Tipo de infracción: Lavado de activo. Financiamiento al terrorismo. Cohecho a funcionario público nacional o extranjero. Irregularidades relacionadas con Clientes, Proveedores o Contratistas. Hurto. Entrega de Datos confidenciales a Terceros. Conflicto de Intereses. Falsificación de contratos, informes o registros. Infracciones relacionadas con valores o títulos. Robo. Fraude/Malversación. Corrupción. Falta a la ética profesional. Infracción a la legislación antimonopolio. Operaciones con información privilegiada. Deseo de permanecer en el anonimato. Personas comprometidas en la situación (nombre, apellido, cargo y área). Tiempo que se cree que ha estado sucediendo el hecho denunciado. Forma en que se dio cuenta de la irregularidad. Detalles relacionados con la presunta infracción, inclusive las ubicaciones de los testigos y cualquier otra información que pueda ser valiosa en la evaluación y resolución final de esta situación. Adjuntar información de respaldo (por ejemplo: fotos, grabaciones de voz, videos, documentos, entre otros). 8
5.4. Tratamiento de denuncias. Atendida la complejidad o urgencia de los hechos denunciados, el Encargado de Prevención de Delitos, posterior a la recopilación preliminar y en base a ésta, determinará el curso de acción a seguir: - Presentar inmediatamente la información al Presidente del Comité de Ética quien decidirá si amerita convocar al Comité para resolver. - Presentar la información en la próxima sesión del Comité de Ética para resolver. El Encargado de Prevención, realizará la investigación durante un periodo máximo de treinta días hábiles contados desde el día en que se recibió la denuncia, quien podrá interactuar con el denunciante para efectos de recabar mayores detalles y así dar un apropiado y oportuno curso a la investigación. Las actividades a considerar son: - Recopilar información sobre el hecho denunciado. - Entrevistar al personal involucrado en la denuncia. - Analizar la información obtenida mediante la recopilación y entrevistas sostenidas. - Documentar la investigación efectuada (procedimientos y pruebas realizadas) y los resultados obtenidos. - Concluir acerca de la investigación realizada. - Medidas correctivas que se puedan recomendar. 5.5. Comunicación de seguimiento y resultados de denuncias. Una vez que sea recibida la denuncia, se enviará inmediatamente y en forma automática a la casilla del denunciante, un correo electrónico con un formulario 9
adjunto. El denunciante deberá revisar el formulario y en la eventualidad que no haya enviado todos los antecedentes solicitados en el formulario, deberá hacerlo en un plazo no superior a 3 días hábiles. En cambio, si los antecedentes fueron enviados correctamente en el primer correo electrónico de denuncia, no es necesario repetir la información en el formulario. El Encargado de Prevención de Delitos, tendrá un plazo de cuatro días hábiles contados desde el día en que recibió la denuncia, para responder al denunciante que sus antecedentes fueron recibidos conforme; en función de los antecedentes, se dará curso a la investigación. Por otra parte el Encargado de Prevención de Delitos tendrá un plazo de quince días hábiles para comunicar al denunciante alguna de las siguientes situaciones: Se comprobó la veracidad de su denuncia y por lo tanto se tomarán (o se tomaron) las acciones correctivas necesarias. No se logró comprobar la veracidad de la denuncia, dando ésta por cerrada y archivada. Su denuncia aún está en proceso de análisis, esperando tenerla resuelta en un plazo de 15 días hábiles. El Encargado de Prevención tiene la obligación de informar el estado de avance de la denuncia a los denunciantes dentro de un período de tiempo razonable, el cual dependerá del tipo de denuncia de que se trate. Si al concluir el proceso, el denunciante no queda satisfecho con la decisión comunicada, puede replantear por escrito la denuncia nuevamente al Encargado de Prevención de Delitos, quien debe comunicarlo al Comité de Ética. Se analizará si es pertinente una nueva investigación, informando oportunamente sobre la decisión adoptada al denunciante. 10
6. REGISTRO DE LA DENUNCIA El Encargado de Prevención de Delitos mantendrá un registro de las denuncias recibidas, a través de una planilla Excel. En dicha planilla se registrará la totalidad de las denuncias recibidas, especificando: - Fecha. - Materia de la denuncia. - Estado (pendiente, en proceso, en investigación, resuelta o cerrado). - Descripción de la denuncia. La información establecida en este registro será presentada al Comité de Ética. 7. VIGENCIA Este Procedimiento de Denuncia, tendrá vigencia desde su publicación en la intranet de ABASTIBLE. 11