B2B Consulta de Pólizas Página 1 ÍNDICE ACCESO... 2 DETALLE... 5 Tomador/Asegurado... 5 Riesgo... 7 Garantías... 8 Primas... 9 Comisiones... 9 Beneficiarios... 9 Cláusulas...10 Lista de Movimientos...10 Consulta Avanzada...12 Datos Económicos...12 Datos Comerciales...16 Cláusulas...16 Comentarios Internos...17 Documentación...17 Agenda...17 Otras consultas...18 Recibos...18 Siniestros...18 Otras Pólizas Tomador...18 Otras Operaciones...18 Emisión Suplemento...19 Domiciliación Bancaria...19 Gestión Cartera...20 Gestión Firma-e...20 Declaración Siniestro...20 Impresión Documentos...21 Incorporación Documentos Vida...22 Incorporación Documentos...23 Formularios...25 Comunicación Genérica...25 Solicitud Suplemento Centralizado...25 Solicitud Anulación/Modificación Póliza agravación del riesgo...26
B2B Consulta de Pólizas Página 2 Acceso Esta aplicación B2B permite al usuario la consulta de pólizas mostrando por defecto, la situación en que se encuentran en la fecha de la consulta. Actualmente están disponibles para su consulta los siguientes aspectos de la póliza: Tomador/Asegurado Riesgo Garantías Primas Comisiones Beneficiarios Cláusulas Lista Movimientos Consulta Avanzada Documentación Agenda Otras Consultas o Recibos o Siniestros o Otras Pólizas Tomador Otras Operaciones o Emisión Suplemento o Gestión Cartera o Gestión Firma-e o Declaración Siniestro o Impresión Documentos o Incorporar Documentación Formularios o Comunicación Genérica o Solicitud de suplemento centralizado (dirigido al Centro de Servicio) o Anulación/Modificación Póliza por agravación de riesgo (dirigido al Departamento Técnico) El acceso a la aplicación de Consulta de Pólizas deberá realizarse desde el Menú del Usuario, seleccionando "Consultas", y a continuación "Consultas Pólizas" ya fuera desde el menú de la izquierda o desde el recuadro central-.
B2B Consulta de Pólizas Página 3 El sistema ofrecerá un cuadro de acceso desde el que, en función del dato conocido, Número de Póliza (de Helvetia), Número de Póliza de Nationale Suisse, NIF/CIF del Tomador, Nombre del Tomador, Matrícula Asegurada o Número de Póliza de la Compañía Abridora en caso de pólizas en coaseguro, se accederá a la consulta de la Póliza. Por defecto el acceso activado será por Nº Póliza.
B2B Consulta de Pólizas Página 4 El siguiente flujograma muestra las diferentes posibilidades de acceso: Acceso por Nº Póliza: Si el dato introducido es un número de póliza correcto (de Helvetia, de Nationale Suisse o de la Compañía Abridora en caso de Coaseguro), se accederá directamente al detalle de dicha póliza. Acceso por Identificador del Tomador: En este caso se accederá directamente a una lista de pólizas de los Clientes que posean el Identificador introducido. Acceso por Nombre del Tomador: Introduciendo el nombre del Tomador se obtendrá una lista de Clientes ordenados por Nombre. Al seleccionar un cliente de la lista, el sistema mostrará una lista de Pólizas en las que dicho cliente sea el Tomador. Acceso por Matrícula: Introduciendo el número de matrícula se accederá a la lista de pólizas en las que el vehículo asegurado posea el número de matrícula introducido. Nota: Para una correcta identificación de la matrícula introducida, además de la matrícula se exigirá la introducción del tipo de matrícula: Antigua PPNNNNLL Ciclomotores CNNNNNLLL Muy Antigua PPNNNNNN Normal NNNNLLL Otras El modo de introducción se realizará sin guiones ni espacios en blanco entre los diferentes tipos de caracteres numéricos y alfabéticos, es decir, la matrícula 1164 GWZ se introducirá como Normal 1164GWZ y la VI 5019 OR como Antigua VI5019OR. En éste último caso, cuando antes o después de los números exista una sola letra, se dejará un espacio entre la letra y el número: la matrícula A 6030 DD se introducirá como Antigua A 6030DD y NA 5216 V como Antigua NA5216 V. Una vez seleccionada una póliza, ya fuera desde el cuadro de acceso inicial o desde la lista intermedia, se accederá a la ventana de Detalle de Consulta de Póliza.
B2B Consulta de Pólizas Página 5 Detalle Sobre la barra fija superior se muestran datos clave de la póliza tales como Número de la póliza, Mediador (el teléfono del Mediador es el que aparece impreso en las CCPP, es decir, el que tuviera en los datos de Oficina o si no la tuviera, el que se indique en el capo Imprimir Teléfono de la base de datos de Agentes), Tomador, Tipo de Movimiento que se está consultando, y Estado de la póliza. En caso de que la póliza estuviera pendiente de anular (por ejemplo, caso de pólizas con alta siniestralidad que están ya marcadas para su anulación al vencimiento), se mostrará dicho literal: A su vez, si se posa el puntero sobre cada uno de estos datos se abrirá una ventana (o globo) en la que se amplía la información relativa a dicho dato. Número de Póliza: Mediador: Tomador: El icono situado a la derecha del nombre del Tomador, permite el acceso a la consulta del Valor histórico del Cliente y el icono a la consulta en CRM de la Vista 360º del Cliente. Tomador/Asegurado Es el apartado que aparece por defecto al acceder al detalle de Consulta de Póliza y muestra los datos del tomador y del asegurado (o asegurados). El campo Fecha de Estado indica la fecha a la que está referida la información facilitada. Cuando el ejemplar de las Condiciones Particulares que se emite para devolver firmado a Helvetia no ha sido devuelto, se mostrará el mensaje Póliza sin devolver firmada.
B2B Consulta de Pólizas Página 6 Si la póliza se envió a la firma electrónica, aparecerá un enlace a la aplicación de firma electrónica: Al pulsar sobre el enlace Ver solicitud de firma electrónica, se abrirá la lista de peticiones de firma electrónica correspondientes a dicha póliza, permitiendo, en caso de estar pendientes, su reenvío. Si se pincha sobre el icono situado a la derecha del Tomador p del Asegurado se accederá a la documentación del Cliente seleccionado disponible en el Sistema de Gestión Documental. Si se pincha sobre el nombre de cualquiera de ellos, se conectará con la base de datos de Clientes y se mostrará la ficha de Cliente del nombre que se haya seleccionado. Desde este punto se puede acceder también al listado de pólizas del Cliente y seleccionar una nueva póliza o a la documentación del Cliente disponible en el Sistema de Gestión Documental.
B2B Consulta de Pólizas Página 7 Nota: Si en esta pantalla se posa el puntero sobre el símbolo Identificador, tipo de identificador y sufijo del mismo. de un cliente vinculado se mostrarán el Para el caso particular de pólizas en las que el Asegurado lo forman un colectivo que supera los 50 asegurados, y con objeto de no penalizar el rendimiento de la aplicación, en lugar de mostrar la relación de los Asegurados, se mostrarán una serie de campos de búsqueda de modo que se filtre la relación de asegurados en pantalla: Para realizar las búsquedas será suficiente con cumplimentar alguno de los cuatro campos de búsqueda (Identificador, Nombre, Primer Apellido, Segundo Apellido). Riesgo En este apartado se mostrarán las características del riesgo en la situación actual. En la consulta de pólizas de Automóviles, en esta pantalla se podrá consultar el nivel de siniestralidad que corresponde a la póliza pinchando el botón Nivel Siniestralidad. Si se pincha sobre el símbolo se abrirá una ventana mostrando los datos correspondientes al vehículo asegurado (Datos Técnicos del Vehículo).
B2B Consulta de Pólizas Página 8 En la consulta de pólizas del producto Helvetia Inversión Flexible (V56), a los datos básicos del riesgo se añade información sobre el capital mínimo protegido a vencimiento, los rescates parciales efectuados si existen, el valor de rescate, e información relativa a las participaciones contratadas mostrando el tipo y su porcentaje. En productos de flotas (A95), se dispondrá de un botón, Consulta que acedera a consulta de la lista de vehículos de la póliza. Garantías Se mostrará información básica sobre los capitales asegurados, garantías contratadas e información adicional variable en función del tipo de producto al que corresponda la póliza consultada. El concepto de Prima utilizado en esta pantalla es el de Prima Neta, es decir aplicados todos los descuentos y recargos a excepción, en su caso, del descuento por Gestión Directa. En el caso de pólizas de Automóviles, si se pasa el ratón sobre el icono Consulta Packs? el sistema mostrará sobreimpresionado un recuadro con las coberturas y sumas aseguradas límite en cada una de las garantías Packs :
B2B Consulta de Pólizas Página 9 Primas Se mostrará la información sobre la prima anual de la póliza en la fecha de la consulta con el detalle de los Recargos y Descuentos aplicados así como los tributos que le son de aplicación. En el caso de pólizas de duración temporal y en las pólizas con forma de pago único no estará disponible la información sobre primas relativas al período de cobertura. Esta información se obtendrá desde la Consulta de Recibos. Comisiones Se mostrarán los diferentes agentes que intervienen en la póliza consultada (Sucursal, Agente/Subagente Productor, Agente del Subagente, Agente/Subagente Cobrador) y la información sobre la comisión anual de la póliza. Si el agente tuviera subagentes se mostrará la información desglosada entre el agente y el subagente que interviene en la póliza. En el caso de pólizas de duración temporal y en las pólizas con forma de pago único no estará disponible la información sobre primas relativas al período de cobertura. Esta información se obtendrá desde la Consulta de Recibos. Beneficiarios Se mostrarán los beneficiarios designados en la póliza.
B2B Consulta de Pólizas Página 10 Cláusulas Se mostrará la versión de las Condiciones Generales que corresponden a la póliza consultada así como las cláusulas aplicadas a la póliza. Pinchando sobre el código de las Condiciones Generales se abrirá el pdf correspondiente a dicha versión. Pulsando Ver detalle a la derecha de cada una de las cláusulas, se accederá al texto completo de dicha cláusula. Lista de Movimientos Se accederá a la lista de movimientos de emisión que ha tenido la póliza (alta, suplementos, renovaciones, cancelación ), donde se mostrarán ordenados de más reciente a menos y en cada uno de ellos se mostrarán datos de interés, como el usuario grabador de la operación, la prima de ese movimiento y la anualizada a esa fecha. Las primas serán netas de descuentos (comerciales y descuento resta comisión). Si lo hubiera, se mostrará en modalidad consulta el formulario de petición de autorización de riesgos que fue utilizado en la contratación de ese movimiento. En el recuadro inferior derecho se muestra la prima anual, los impuestos (consorcio + tributos) y la prima total de la última situación de la póliza (es decir, la prima total del recibo a fecha actual).
B2B Consulta de Pólizas Página 11 En caso de que el movimiento a fecha de consulta fuese un suplemento y éste estuviese pendiente de autorización, el sistema mostrará un mensaje de aviso advirtiendo de esta circunstancia y la lista del resto de movimientos por si el usuario desea realizar la consulta a una situación previa a la actual: Si la póliza estuviera pendiente de autorizar, el sistema mostrará un mensaje de error ( póliza pendiente de autorización ) e impedirá continuar. Sólo para usuarios autorizados, a su derecha se ofrecerá el link de acceso al formulario de petición de riesgos: En el caso de pólizas emitidas desde el online pendientes de firma (en productos con firma obligatoria) o pendientes de confirmación por parte del cliente, se podrán consultar, figurando en la parte superior derecha el estado especial Pendiente de firma electrónica o Pendiente del Cliente. Seleccionando un movimiento cualquiera del a lista (link en la fecha correspondiente) se puede acceder a la consulta de la póliza en esa situación histórica concreta de la misma: El botón Detalle Garantías permite ver información económica histórica, ordenada por fechas (más a menos reciente) pero a nivel de cada garantía:
B2B Consulta de Pólizas Página 12 Consulta Avanzada Ofrece información detallada de datos económicos del movimiento (tarifas, tasas, descuentos y recargos, primas de transacción y anualizadas ), datos comerciales (agentes, comisionamiento), cláusulas y otros datos internos que se han aplicado en la operación de emisión del movimiento que se esté consultando. Datos Económicos Esta pantalla es dinámica, pudiéndose obtener haciendo clic en el correspondiente botón de opción o información a nivel general o detallada a nivel de garantía, así como información de la transacción o movimiento que se consulta o información anual. Si se ha seleccionado el Detalle Por Garantía, en las pólizas con más de una localización se mostrará el campo Situación Riesgo/Grupo, que permitirá la consulta de cada una de las localizaciones de la póliza seleccionándolas de la lista desplegable de dicho campo.
B2B Consulta de Pólizas Página 13 Dado que en las pólizas de Colectivos el término Localización se asimila a Grupo de asegurados, cuando exista más de un grupo asegurado en la póliza, el campo Situación Riesgo/Grupo nos permitirá seleccionar uno los diferentes grupos contratados en la póliza mostrándose el Detalle por garantía Vista primas del grupo seleccionado. Asimismo, la información que puede verse es puede ser de primas o de comisiones, según lo que se elija en el campo Selecciones vista : Ejemplos: Información por garantía de primas de la transacción o movimiento que se está consultando:
B2B Consulta de Pólizas Página 14 Información por garantía de primas de la anualidad correspondiente: Información por garantía de primas de una póliza de Colectivo nominado de Seguros Personales:
B2B Consulta de Pólizas Página 15 Información por garantía de comisiones de la anualidad correspondiente: Información General anual (se recogen tanto primas como comisiones, lo mismo en la de transacción):
B2B Consulta de Pólizas Página 16 Datos Comerciales Esta pantalla de la cadena de emisión avanzada muestra datos del agente, subagente (si lo hubiera) y comisiones aplicadas. El botón Ver detalle permite ver los cuadros de comisionamiento aplicados: Cláusulas Muestra información sobre cláusulas automáticas y manuales:
B2B Consulta de Pólizas Página 17 Comentarios Internos Muestra información sobre comentarios internos de emisión, de interés para la tramitación de la operación: Documentación Se accederá a la documentación de la Póliza disponible en el Sistema de Gestión Documental. Agenda (sólo disponible para usuarios autorizados) Se accederá a la Agenda de la Póliza.
B2B Consulta de Pólizas Página 18 Otras consultas En este apartado se muestran diferentes tipos de consultas relacionadas con la póliza consultada: Recibos Mediante esta opción, el sistema mostrará la lista de Recibos de la Póliza consultada: Pinchando el enlace desde el número de recibo se accederá a la consulta del Recibo. Siniestros Mediante esta opción, el sistema mostrará la lista de Siniestros de la Póliza consultada: Pinchando el enlace desde el número de siniestro se accederá a la consulta del Recibo. Otras Pólizas Tomador Mediante esta opción, el sistema mostrará la lista de Pólizas del Tomador de la Póliza consultada (incluida la Póliza consultada): Pinchando el enlace desde el número de siniestro se accederá a la consulta del Recibo. Otras Operaciones
B2B Consulta de Pólizas Página 19 En este apartado se muestran diferentes tipos de operaciones habituales que será posible realizar con la póliza consultada: Emisión Suplemento Mediante esta opción, el sistema permitirá acceder rápidamente a la emisión de un suplemento para la póliza consultada: Al igual que ocurre con la opción de menú del menú principal, sólo será posible realizar la operación en aquellos productos para los que estuviera desarrollada la emisión de suplementos a través de B2B. Domiciliación Bancaria Mediante esta opción, el sistema permitirá cambiar (añadir, modificar o eliminar) la domiciliación bancaria de la póliza consultada (la póliza deberá estar activa): Para añadir o modificar cuenta bancaria bastará con incluir la nueva cuenta y pulsar el botón Modificar cuenta. Para eliminar cuenta bancaria bastará con pulsar el botón Eliminar cuenta. Esta última opción solo estará permitida a usuarios autorizados. Las pólizas con cobradores exclusivos del CDA solo podrán modificarse por usuarios de dicho Departamento. Al añadir o modificar cuenta bancaria el sistema efectuará las validaciones habituales (comprobación de que la Entidad y Oficina bancaria de la cuenta registrada existan, validación de que no existe en otro Cliente de Helvetia excepto que exista un vínculo entre ambos Clientes, que no coincida con la cuenta bancaria del Mediador, que no esté incluida en el fichero de Números de Cuenta No permitidas ). Al finalizar, si se hace un cambio de cuenta bancaria, se requerirá un mandato de póliza firmado, por lo que se mostrará, en el cuadro de aviso de finalización de la operación, un aviso sobre esta circunstancia, y un botón para proceder a su impresión o al envío a su firma. El agente cobrador de la póliza pasará a ser 36 36000. Al eliminar cuenta, existen también algunas validaciones: - Si el agente productor tiene asociada una clave tutelar y ésta es distinta de su clave registral, la operación sólo podrá ser realizada por usuarios del CDA.
B2B Consulta de Pólizas Página 20 - En aquellos productos y circunstancias en los que es obligatoria la domiciliación en caso de emisión fraccionada, no se permitirá esta operación. - - En operaciones susceptibles de blanqueo (productos de Vida Riesgo de cobro restringido), únicamente la Unidad Operativa de Blanqueo la que podrá realizar dicha operación El agente cobrador de la póliza pasará a ser el agente productor, excepto si el cliente es una Administración Pública, en cuyo caso pasará a ser el 36300. Gestión Cartera Mediante esta opción, el sistema permitirá acceder rápidamente opción de gestión de para la póliza consultada: Al igual que ocurre con la opción de menú del menú principal, sólo será posible realizar la operación en aquellos Ramos y Productos que desde los Departamentos Técnicos determinen como viables para efectuar sobre ellos una revisión económica. Gestión Firma-e Mediante esta opción, el sistema permitirá acceder rápidamente opción de gestión de firma electrónica para la póliza consultada: Declaración Siniestro Esta opción permite declarar on-line un siniestro para la póliza que estuviera siendo consultada:
B2B Consulta de Pólizas Página 21 Impresión Documentos Esta opción permitirá reimprimir las Condiciones Particulares y el Taloncillo con el detalle de las comisiones (correspondientes a cualquier situación) y la Carta Verde (correspondiente a la última situación y en caso de Automóviles) de la póliza consultada. Nota: Esta opción únicamente estará disponible en productos de impresión pdf. Pinchando en dicha opción se mostrará una pantalla en la que el usuario podrá obtener una copia del documento de Condiciones Particulares en el idioma que desee de entre los disponibles para dicho producto, mostrándose por defecto el idioma elegido en la contratación Además, esta aplicación permitirá elegir entre dos opciones de impresión de Condiciones Particulares, en función del destinatario del documento: - Opción Con Logo. Este formato lleva incorporado la información del papel Helvetia (Logo y pie). Se deberá utilizar para su impresión papel blanco. - Opción Sin Logo. Se imprimirá sin logo, por lo que deberá utilizarse papel con Logo de Helvetia para su impresión. Por defecto, el sistema mostrará seleccionada la casilla Imprimir una copia, con lo cual se imprimirá únicamente el ejemplar para el Cliente. La selección de la casilla Impresión Estándar permitirá la impresión de las copias que tuviera establecidas el mediador de la póliza, bien Ejemplar para el Cliente + Ejemplar para devolver Firmado, o bien Ejemplar para el Cliente + Ejemplar para devolver Firmado + Ejemplar para el Mediador.
B2B Consulta de Pólizas Página 22 Pinchando en el botón Imprimir CCPP, se obtendrá de forma inmediata el documento en Acrobat Reader. En cualquiera de los casos anteriores, se excluirá la información para el Mediador en caso de recibo domiciliado sobre su comisionamiento, la cual podrá generarse a través del botón Taloncillo. El sistema validará que la póliza se encuentre activa, impidiendo la impresión de Condiciones Particulares en el caso de que su estado fuese Anulada, Pendiente de Autorización, o el último movimiento de la póliza se encontrara sin finalizar (en un lote incompleto o suspendido), o corresponda a un suplemento de liquidación de existencias o regularización de primas. Si la póliza consultada es de Automóviles, se mostrará además la opción para imprimir la Solicitud Diligenciada y la Carta Verde: En el caso de la Solicitud Diligenciada, sólo si ésta se ha generado en su última operación de alta o suplemento y no han transcurrido más de 15 días desde la emisión de dicho movimiento. Incorporación Documentos Vida Opción habilitada para incorporar al Sistema de Gestión Documental la última hoja de las Condiciones Particulares de la póliza, previamente firmada por el Tomador con firma manuscrita, en las pólizas pertenecientes a los productos de los Ramos R08 Productos Financieros, R09 Planes de Pensiones, R81 Rentas y R90 Vida Individual, Pinchando en el enlace se abrirá una ventana con la plantilla para incorporación de documentos al gestor documental. Todos los campos se mostrarán cumplimentados y el tipo de documento será Firma Última Página CCPP. Se asignarán como Tipo de movimiento y Fecha de Efecto, los del último movimiento de la póliza
B2B Consulta de Pólizas Página 23 Pinchamos en el botón Siguiente y en la opción Archivo local seleccionamos (pulsando previamente el botón Examinar) el archivo que se quiere subir. Pulsando el botón Finalizar, aparece una pantalla informándonos del archivado correcto del documento en el gestor documental. Incorporación Documentos (sólo disponible para usuarios autorizados) Desde esta plantilla se podrán incorporar documentos de cualquier tipo al gestor documental de Póliza. Al acceder, los campos (Póliza Oficina, Póliza Producto y Póliza Número) estarán cumplimentados con la información de la póliza consultada, debiendo el usuario elegir el Tipo de Documento de Póliza que se quiere dar de alta en gestor:
B2B Consulta de Pólizas Página 24 Sólo en caso de documentos tipo Condiciones Particulares o Solicitud-Cuestionario además del tipo de documento, se deberá introducir el tipo de movimiento (si es nueva producción o suplemento) y la fecha de efecto de dicho movimiento. Pinchamos en el botón Siguiente y seleccionamos (dando previamente al botón Examinar) el archivo que se quiere subir. Pulsando el botón Terminar, aparece una pantalla informándonos del archivado correcto del documento en el gestor documental. Nota: Todos los usuarios autorizados y no autorizados a utilizar esta aplicación, podrán enviar y almacenar automáticamente documentación al gestor documental de Pólizas mediante su envío por e- mail a direcciones específicas.
B2B Consulta de Pólizas Página 25 Para ello, deberán enviar un correo-e a la dirección genérica ProduccionPólizas@helvetia.es o bien a Produccion.Firma@helvetia.es si el tipo de documento fuera Firma última Página CCPP, debiendo incluir en el Asunto del e-mail el número de póliza (formato SSPPPNNNNNNN +o SS PP NNN.., por ejemplo; P5H100000713 ó P5 H10 713), adjuntando en el cuerpo del e-mail el documento o documentos deseados: Formularios En este apartado se muestran diferentes formularios de producción disponibles para la póliza en cuestión que se esté consultando (ver Manual Formularios de Producción): Comunicación Genérica Abrirá el formulario Comunicación de Póliza : Solicitud Suplemento Centralizado (sólo disponible para usuarios autorizados) Abrirá el formulario Solicitud de Suplemento Centralizado (dirigido al Centro de Servicio) :
B2B Consulta de Pólizas Página 26 Solicitud Anulación/Modificación Póliza agravación del riesgo (sólo disponible para usuarios autorizados) Abrirá el formulario Solicitud Anulación/Modificación Póliza agravación del riesgo (dirigido al Departamento Técnico) :