PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE PERSONALIZACIÓN, PARAMETRIZACIÓN, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LAS SUBASTAS ELECTRÓNICAS CELEBRADAS POR LA UNIVERSIDAD DE ALCALÁ 1.- INTRODUCCIÓN Desde el ejercicio 2012 la Universidad viene celebrando subastas electrónicas, procedimiento regulado en el artículo 148 del Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público, para adjudicar parte de los contratos celebrados por ella. Dichos contratos han sido tanto de obras, como de servicios y de suministros, y la selección del adjudicatario ha sido tanto con base en el precio más bajo como en múltiples criterios, dado que la subasta no es específica de ningún tipo de contrato ni forma de adjudicación. Para determinar qué contratos se sometían a subasta electrónica, se ha tenido en cuenta tanto el importe de licitación como la concurrencia esperable. Una vez estudiados los resultados obtenidos, se ha considerado que la subasta es un instrumento imprescindible para la consecución de la oferta económicamente más ventajosa, dado que une una mejora objetiva de los precios con un aumento de la transparencia en la adjudicación de los contratos y, a la vez, para los licitadores constituye una "segunda oportunidad" dado que pueden mejorar los precios presentados en el sobre 2 de acuerdo con los que presentan sus competidores. Por lo tanto, resulta necesario la contratación de una empresa especializada en subastas que pueda dar respuesta a todas las necesidades que se plantean para su celebración. 2.- OBJETO DEL CONTRATO El objeto del contrato es la personalización, parametrización en cada caso, ejecución y seguimiento de las subastas electrónicas celebradas por la Universidad de Alcalá con la utilización de una plataforma tecnológica. 3.- CARACTERÍSTICAS DE LA PLATAFORMA TECNOLÓGICA. 3.1 Características generales: La plataforma se actualizará siempre de forma automática sin que sea necesaria actuación alguna sobre la misma para que se refresque, tanto en el caso de la Mesa de Contratación como en el caso de los licitadores. La plataforma deberá tener la siguiente funcionalidad: 1
1) Formas de puntuación. Se deberá permitir la clasificación de las ofertas de forma múltiple: a) Únicamente con base en la oferta económica, es decir, utilizando únicamente las cantidades introducidas en forma de pujas por los lidiadores participantes en la subasta. b) Teniendo en cuenta, además de la oferta económica, la puntuación técnica que asigna la Mesa de Contratación al licitador en función de su oferta técnica y según los criterios valorables establecidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas. La parte técnica, si existe, es un porcentaje del total de la puntuación (normalmente entre 15% y 50%), ha sido valorado por la Mesa de Contratación antes de la celebración de la subasta electrónica, y el valor que cada licitador tiene asignado permanece invariable durante el desarrollo de la misma. En este caso la Puntuación Total es la suma de la Puntuación Técnica y la Puntuación Económica. En los dos casos debe admitirse que las pujas se realicen en forma de precio total del contrato, de precio unitario (uno o varios, ponderados o no, aunque en estos casos se admitirá que la ponderación sea una línea informativa independiente y la puja sea el total de la misma). 2) Garantía del secreto de los licitadores y sus proposiciones. Deberá ser configurable la información que los licitadores pueden ver. En principio los licitadores solo podrán ver en cada subasta sus propias proposiciones, - obligatoriamente la última y el resto a discreción de la empresa adjudicataria - y la del primer clasificado si es distinta a la suya, no obstante, estos parámetros pueden cambiar, bien por cambios legales o bien por cambios de criterio en la Universidad. En todo el procedimiento los licitadores serán identificados mediante un alias para preservar su identidad. El alias que los licitadores reciben debe poder ser distinto en la subasta de prueba y en la real. El acceso a la plataforma se configurará mediante usuario y contraseña. Al menos la contraseña debe poder ser modificada por cada licitador. 3) Posibilidades de seguimiento La celebración de la subasta se configura como un Acto Público de la Mesa de Contratación, en todo momento deberá poder apreciarse por la Mesa de Contratación, en tiempo real, lo siguiente: - Si los licitadores están conectados o se desconectan. 2
- Las pujas de todos los licitadores (teniendo en cuenta lo establecido en el segundo párrafo del punto anterior). - Las puntuaciones totales de todos los licitadores si existe puntuación técnica. - El tiempo restante y la entrada en extensión según se defina en cada Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares. - El momento del fin de la subasta. 4) Posibilidades de configuración de la subasta Además de lo que se indica a lo largo del presente pliego, deberá ser configurable: - La fórmula de valoración de las ofertas (de forma que pueda ser distinta para cada uno de los procedimientos). - El periodo de tiempo inicial - El periodo de tiempo de las extensiones - El número de extensiones (incluyendo el hecho de que no exista limitación) - La bajada mínima admisible (en porcentajes, importes o cualquier otro valor) - El hecho de que, en múltiples criterios, la pujas sitúen en primer lugar al licitador (puja ganadora obligatoria) o no. 4. SERVICIOS DE ASISTENCIA TÉCNICA Y ACOMPAÑAMIENTO Las tareas que se deberá realizar para cada subasta son: Servicios previos a la subasta Dentro de este apartado, se incluyen las siguientes tareas: Configuración de cada subasta según lo indicado en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares de cada procedimiento. Asesoramiento para la redacción de la Carta de Invitación al evento, incluyendo toda la información relativa a la subasta de formación, la subasta de real, la información de contacto, etc. Registro de los licitadores participantes en la subasta electrónica. Formación a los licitadores participantes: La formación se realizará sobre una subasta de condiciones similares a las de la subasta real. 3
La formación debe ser conjunta para todos los licitadores (por multiconferencia, webinar o cualquier medio colectivo) para garantizar la igualdad de trato. Aclaración y resolución de dudas previas tanto al equipo de Contratación como a los licitadores invitados. Obtención de los certificados de capacitación de los licitadores en los que afirman haber sido correctamente formados en el uso de la herramienta de subastas. Preparar el acceso a la herramienta de subasta electrónica. Servicios de ejecución de la subasta Dentro de este apartado, se incluyen las siguientes tareas: 1) Configuración de la subasta real en la herramienta, con: La fórmula especial para la puntuación Precarga de las pujas iniciales (sobre 2) y, si aplica, de las puntuaciones técnicas de cada licitador. 2) Seguimiento in situ, salvo que por la Universidad se diga lo contrario y en remoto del desarrollo de cada subasta incluyendo: a. la comunicación con licitadores que se hayan desconectado para verificar las causas. b. Interrupción y relanzado de la subasta si se requiere por la Mesa de Contratación con las consiguientes comunicaciones a los participantes. c. Apoyo a la resolución de incidencias. d. Apoyo a la Mesa de Contratación. Servicios posteriores a la subasta Dentro de estos servicios se incluyen las siguientes tareas: Elaboración de informes de resultados con, al menos, el contenido siguiente: o Número de licitadores invitados o Numero de licitadores formados o Número de licitadores participantes (hayan pujado o no) o Número de pujas en total y por licitador o Resultado final de la subasta o Gráficos de evolución de la subasta (del importe y de la puntuación) o Incidencias, en su caso. Elaboración de informes a petición de la Mesa de Contratación o del Servicio de Contratación de la Universidad de Alcalá, sobre cualquier circunstancia de la 4
subasta. 5.- PLAZOS Los licitadores deberán ser invitados a la subasta con, al menos, tres días de anticipación. La formación de los licitadores deberá tener lugar entre cinco y dos días antes de la subasta real. Los informes de resultados serán entregados, como muy tarde, 36 horas después de la celebración de la subasta. Los informes a petición de la Mesa de Contratación o del Servicio de Contratación deberán ser entregados, como máximo, en cinco días hábiles. Alcalá de Henares, 23 de marzo de 2017 El Vicegerente de Asuntos Económicos Francisco José Hernández González 5