PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN, POR PROCEDIMIENTO ABIERTO, TRAMITACIÓN ORDINARIA DEL SERVICIO DE GESTIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LA CORRESPONDENCIA MUNICIPAL 1/7
CLÁUSULA 1 OBJETO Es objeto de este contrato de servicio la prestación consistente en la distribución y gestión de la Correspondencia Municipal por el adjudicatario del mismo, determinándose, con más amplitud y detalle, en las cláusulas que a continuación se transcriben, las prestaciones a las que viene obligado el contratista. Este conjunto de prestaciones podrían verse modificadas en función de la implantación de la Administración electrónica y la obligación de notificación electrónica establecida en el artículo 40 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, de acuerdo con lo dispuesto en el Pliego de Condiciones Administrativas. CLÁUSULA 2 LUGAR DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO Las prestaciones objeto de esta contratación se llevará a cabo, principalmente, en las instalaciones propiedad del Ayuntamiento de Laudio/Llodio, para lo cual se faculta al contratista adjudicatario el uso de los edificios públicos. No obstante lo anterior, y cuando ello sea necesario, los servicios serán prestados por la empresa adjudicataria en sus propias instalaciones y con su propio material, dentro del término municipal, con conocimiento del propio Ayuntamiento. A tal efecto, el adjudicatario deberá acreditar disponibilidad de local o instalaciones dentro del término municipal en el plazo máximo de 1 mes desde la recepción de la notificación de la adjudicación. Transcurrido dicho plazo sin presentar la acreditación correspondiente, se procederá a la resolución del contrato. En todo caso, el contratista quedará facultado en nombre del Ayuntamiento y como mandatario del mismo para poder efectuar distribución de correspondencia, recogida de firmas en domicilios, entrega de documentación etc., tanto en Entidades públicas como privadas como si del propio Ayuntamiento se tratase. En este caso, deberá llevar la acreditación oportuna para exhibirla ante cualquier tercero que así se lo demandase. CLÁUSULA 3 OBLIGACIONES DEL AYUNTAMIENTO A.- Otorgar al contratista la protección adecuada para que pueda prestar los servicios debidamente acreditado. 2/7
B.- Abonar puntualmente al contratista las cantidades que corresponda por lo dispuesto en el acuerdo de adjudicación. C.- Abonar al contratista los daños y perjuicios que le ocasionare la asunción de la gestión del servicio, durante el transcurso del contrato si ésta se produjere por motivos de interés público, tomando como fecha límite a fin de fijar las cuantías de unos y otros, la de finalización del período anual. En todo caso, y por motivos de interés público (especificidad o urgencia de la entrega o cualquier otra circunstancia que así lo justifique) el Ayuntamiento podrá encomendar, de manera puntual y justificada, la realización de las tareas especificadas en el presente contrato a cualquier empleado municipal. Asimismo, podrá encomendar la colocación y retirada de carteles a cualquier particular en concepto de Servicios a la Comunidad, sin que ello se pueda considerar incumplimiento del presente contrato por parte de la Administración. Estas dos circunstancias serán comunicadas al contratista a efectos de su conocimiento. D.- Llevar a cabo un control de las prestaciones encomendadas y Visto Bueno de las facturaciones presentadas. CLÁUSULA 4 OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA A.- El contratista deberá tener disponibilidad horaria durante las 7,00 hasta las 21,00 horas durante la totalidad de los días laborables (incluyendo sábados no festivos), así como de 9,00 hasta 15,00 horas en los festivos. A tal efecto: Se presentará en el sobre B de la documentación para contratar compromiso firme de disponibilidad. Su no presentación es causa de exclusión en el proceso de licitación. Esta disponibilidad se considera condición esencial de ejecución del contrato, siendo causa suficiente de resolución del mismo en el supuesto de que el adjudicatario incumpliera la misma durante todo el período de ejecución del contrato. B.- Por motivos específicos de la prestación del servicio, el adjudicatario deberá comunicar al Ayuntamiento nombre, apellidos, domicilio y demás datos del encargado personal de la entrega de la documentación destinada a los Concejales miembros de la Corporación. Dicho encargado deberá mantenerse durante la toda la duración del contrato salvo en períodos excepcionales que deberán consultarse y consensuarse con General indicando, asimismo, datos personales del encargado provisional de dicho servicio. C.- La empresa llevará a cabo los trabajos objeto del contrato descritos en el presente pliego con el personal preciso e idóneo, para su normal y correcta ejecución en el tiempo y con la calidad que se 3/7
estipula. El personal que intervenga en la prestación del servicio deberá ser en número suficiente para la correcta prestación del mismo y tener la capacitación necesaria para ello. El empresario está obligado al cumplimiento de las disposiciones vigentes en cada momento en materia laboral de Seguridad Social y de Seguridad e Higiene en el Trabajo, sin que el incumplimiento por su parte de dichas obligaciones implique responsabilidad alguna para la Administración. El personal de la empresa permanecerá en todo momento bajo su dependencia y dirección, y estará sujeto al régimen propio de trabajo de la misma, con independencia absoluta del personal y régimen interno vigente en el Ayuntamiento. A tal efecto, deberá portar documentación acreditativa de su pertenencia a la empresa adjudicataria. El contratista adjudicatario deberá comunicar a la Administración contratante con anterioridad a la formalización del contrato la designación de una persona perteneciente a su plantilla, como Jefe y responsable de la prestación del servicio y de quien dependerá todo el personal que la empresa aporte. Cualquier tipo de comunicación de la Administración contratante o queja o sugerencia dirigida a la empresa adjudicataria se canalizará a través del Jefe del Servicio. La empresa adjudicataria relacionará el personal que asigne el servicio, facilitando la identidad de cada trabajador y fotografía tamaño carnet de los mismos. Estas relaciones y fotografías serán entregadas por el Jefe del Servicio a este Ayuntamiento una vez con anterioridad a la firma del contrato. Asimismo, esta comunicación se efectuará en caso de variación del personal adscrito, con un plazo de 24 horas desde su producción. El Ayuntamiento de Laudio/Llodio queda facultado para exigir el documento que acredite la base cotización y relación nominal de trabajadores (TC2) en cualquier momento. B.- La empresa dispondrá de la maquinaría, herramientas y, en su caso, materiales que se precisen para la ejecución de los trabajos objeto del contrato, así como las prendas de seguridad para su personal. Será de su cuenta la reposición de todas las herramientas y materiales citados. En ningún caso podrá hacer uso del material, herramientas y materiales municipales. La empresa garantizará expresamente que toda la maquinaría, herramientas y materiales que aporta son de primera calidad e idóneos para el tipo de servicio de que se trata. C.- El empresario adjudicatario estará obligado a mantener la confidencialidad de los datos y de los documentos a que tenga acceso en virtud de la ejecución del presente contrato. En especial, la empresa se compromete a no facilitar a terceros ningún tipo de dato personal, planos, listas de materiales, usuarios, descripción de aparatos, y, en general, toda la información que reciba del Ayuntamiento, y a no servirse de ésta mas que para su uso y utilización en la ejecución del servicio contratado. 4/7
CLÁUSULA 5 DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS 1.- Descripción genérica del Servicio de Distribución de Correspondencia Municipal. - A las 9,30 horas de la mañana acudirá a la Oficina de Correos con la documentación y autorización del Ayuntamiento cumplimentada. - A las 10,00 horas entregará la correspondencia de Correos en el Ayuntamiento. - A las 10,15 recogerá la documentación que se le entregue en el Ayuntamiento para proceder a su entrega en Correos o a terceros en el plazo máximo de 24 horas. La entrega se llevará a cabo en. En su caso, cabe la entrega de cualquier otro tipo de documentación (Anuncios, carteles, paquetes etc). - A las 14,00 horas recogida de nueva documentación que se entregue en el Ayuntamiento para proceder a su entrega en Correos o a terceros en plazo máximo de 24 horas. La entrega se llevará a cabo en. Asimismo, recogerá cartas de carácter urgente, tanto para Concejales, terceros o Correos. En su caso, cabe la entrega de cualquier otro tipo de documentación (Anuncios, carteles, paquetes etc). Este trabajo se llevará a cabo de lunes a viernes, excluidos sábados, domingos y festivos. En todo caso, el adjudicatario deberá llevar un registro de la documentación municipal que le haya sido entregada para su notificación y de la entregada en cada momento así como estado de la notificación en el supuesto de que la misma exija nuevo intento transcurridas 24 horas desde el primero. 2.- Reparto de cartas y correspondencia.- Notificaciones a Concejales. A) Las Cartas para ser remitidas a través de Correos y remitidas a un destinatario fuera del término municipal de Laudio/Llodio: se colocará franquicia del Ayuntamiento, se rellenará el impreso de Correos y se depositará en dicha Oficina para su envío con acuse de recibo. Estos trámites se cumplimentarán en plazo máximo de 24 horas desde su entrega por el Área interesada. Esta información será rellenada por el Área que lleve a cabo la tramitación en la tarjeta facilitada por la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria podrá negarse a recibir notificaciones (y tarjetas acreditativas) que no cumplan con los requisitos indicados. Este régimen será de aplicación en el caso de notificaciones efectuadas a un apartado de Correos. B) Cartas o comunicaciones remitidas dentro del Municipio y dirigidas a cualquier interesado: 5/7
Todas las notificaciones o correspondencia que se remitan a cualesquiera personas o Instituciones dentro del municipio contarán, en todo caso, con documentación externa (tarjeta) en la que conste el siguiente contenido 1. Determinación de la notificación: número de expediente, en su caso, así como descripción genérica del contenido de la notificación que permita su determinación concreta sin género de dudas (número de registro de salida, extracto de su contenido etc) Esta información será rellenada por el Área que lleve a cabo la tramitación en la tarjeta facilitada por la empresa adjudicataria. La empresa adjudicataria podrá negarse a recibir notificaciones (y tarjetas acreditativas) que no cumplan con los requisitos indicados. 2. Identificación del interesado o particular que reciba la notificación incluyendo espacio para el número de tarjeta de identidad (DNI, pasaporte o equivalente). La empresa adjudicataria deberá asegurarse de que el firmante determine de manera inequívoca su identidad, incluyendo en el caso de que no sea el interesado directo, relación con él (vecindad, empleado etc). 3. Fecha de recepción de la comunicación. Las notificaciones practicadas sin reunir los requisitos indicados, se considerarán incumplimientos del contrato, al no acreditarse las condiciones legales establecidas para su práctica. La constatación de un total de 10 incumplimientos contractuales de este tipo habilita a la Administración Municipal para proceder a la resolución contractual con incautación de la garantía definitiva y indemnización de daños y perjuicios. Si la notificación se practica en el domicilio del interesado y de no hallarse éste presente en el momento de entrega, podrá hacerse cargo cualquier persona mayor de catorce años que se encuentre en el mismo y haga constar de manera inequívoca su identidad (DNI, pasaporte o equivalente), incluyendo en el caso de que no sea el interesado directo, relación con él (vecindad, familiar etc). Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificación, la empresa adjudicataria rellenará, a su costa, el impreso de Correos y se depositará en dicha Oficina para su envío con acuse de recibo. En este supuesto, se deberá informar al Ayuntamiento dicha circunstancia de manera expresa en el plazo de 24 horas. 6/7
Si el interesado rechazara el intento de notificación, el responsable del Servicio de notificación deberá entregar informe justificativo de dicha circunstancia en el Ayuntamiento indicando de manera expresa día y hora del intento de notificación. Asimismo, rellenará, a su costa, el impreso de Correos y se depositará en dicha Oficina para su envío con acuse de recibo. En este supuesto, se deberá informar al Ayuntamiento dicha circunstancia de manera expresa en el plazo de 24 horas. C) Las cartas y correspondencia que se remita a Concejales. - se repartirá siempre en el mismo día en que se ha entregado la documentación a la empresa adjudicataria. - si no se consiguiese efectuar la notificación en el domicilio del Concejal o lugar designado por éste, se procederá a dos intentos de comunicación telefónica a fin de determinar hora y lugar de entrega. Si no fuera posible dicha comunicación o la entrega subsiguiente, se remitirá informe a General del Ayuntamiento indicando las circunstancias del intento de notificación. En todo caso, el adjudicatario tendrá disponibilidad de horario. Con ello, el reparto de correspondencia tanto a particulares como a concejales podrá llevarse a cabo en horario vespertino, hasta el límite de las 21,00 horas. 3.- Distribución de paquetes y pegado de carteles con un tamaño superior a DINA 4. a) Distribución de paquetes. Se recogerán en el Ayuntamiento los paquetes y se repartirán o remitirán a través de Correos en plazo normal en 48 horas y en plazo urgente en 24 horas según las instrucciones que, a tal efecto, se dieren desde el Servicio remitente. En todo caso, los gastos derivados de su envío a través de Correos serán asumidos por el Ayuntamiento. b) Colocación de carteles. Recogerá en el Ayuntamiento los carteles, procediendo a fijarlos en el lugar que se le indique, todo ello en un plazo máximo de 24 horas. 4.- Trabajos complementarios. Entrega de correspondencia municipal a Biblioteca Municipal, Archivo Municipal, y Euskaltegi Municipal. Tendrá el mismo tratamiento y precio que las cartas o comunicaciones que deban ser remitidas dentro del Municipio. En Laudio/Llodio, julio de 2017. 7/7