IMPACTO E IMPLANTACIÓN DE LA LEY DE IMPULSO DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LAS ENTIDADES LOCALES Aspectos prácticos

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1 IMPACT E IMPLANTACIÓN DE LA LEY DE IMPULS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA EN LAS ENTIDADES LCALES Aspectos prácticos Mª José Fernández Domínguez Madrid, 20 de enero de

2 Qué hacer? Diseñar nuestros códigos DIR3 Publicitar códigos DIR3 Tomar decisión sobre que punto general de entrada (PGE) queremos: FACE /PGE/ ambos Adoptar expresamente exclusión obligación < 5000 Aprobar decisiones (tipo de acto adtivo.) Comunicar a proveedores : WEB, correos Carta informativa a unidades gestoras del ayuntamiento/diputación (correo, instrucciones ) Conexión PGE-Registro contable facturas-contabilidad Diseñar adecuado circuito de aprobación del gasto 2

3 FACE o no FACE? pción A. Nuestra sede electrónica permite tener único registro de facturas electronico,que será registro administrativo (PGE). Justificación no coste. pción B.Adhesión a FACE (obligatorio mecanismo pago prov.), asunción de obligaciones de mantenimiento, formulario adhesión, DIR3. pción C: Face y PGE propio. Coexistencia?? 3

4 DIR3 FICINA Contable: Quien tiene atribuida función contabilidad: Intervención Órgano gestor: rgano al que le corresponde la competencia de aprobar el gasto (segun acuerdos internos de delegación. Unidad tramitadora. A quien le corresponde tramitar el expediente según naturaleza del gasto 4

5 DIR3 Cómo aprobar los códigos? Por Junta de gobierno, por Resolución Alcaldía PUBLICIDAD: sede electronica, WEB MUNICIPAL, carta proveedores. Dónde figuran? Indicar pliegos de e condiciones, propuestas de gasto menor, facturas. Actualizar constantemente si no nos adherimos a FACE es obligatorio inscripción registro Ministerio? 5

6 . Conta: AYT. Gestor: BA U.Tramitadora: UT x 6

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8 REGISTR ADMINISTRATIV La factura electrónica que entra por el Punto General de entrada de facturas electrónica (FACE u otro), no precisa de registro administrativoelectrónico, las demás SI. La factura en papel requiere siempre de Registro Administrativo. Cuestión de la digitalización (rden EHA/962/2007). Escaneo e inserción en gestor documental. Posibilidad de tener registro especial en la Intervención en el que tiene entrada automática las facturas electrónicas presentadas en el PGE. (ley 15/2010) Remisión inmediata al Registro Contable de facturas 8

9 Registro contable de facturas Requisitos de la factura Las facturas ya sean en papel o electrónicas, además de venir acompañadas del preceptivo documento contable o administrativo (RC, propuesta de gasto, nº contrato) que será facilitado al proveedor en el momento de la autorización del gasto, deberán reunir tanto los requisitos establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, como los de la rden HAP/492/2014 incluyendo por tanto: a) Fecha de expedición de la factura b) Fecha de presentación en el Registro administrativo c) Número de Identificación Fiscal d) Nombre y apellidos, razón o denominación social completa e) Número de la factura, y en su caso serie f) Importe de la operación, incluido IVA g) Unidad Monetaria h) Código de los órganos competentes en la tramitación de la factura así como del órgano o unidad administrativa que tenga atribuida la función de contabilidad CDIFICAD DE ACUERD CN EL DIRECTRI DIR3 de unidades administrativas gestionado por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas 9

10 Registro contable de facturas 1ª Causas de rechazo: el día 15 de enero obliga como fecha de factura o como fecha de presentación es decir, si la factura es del 9 de enero.y se presenta el 16 de enero? La Disposición Transitoria Primera de la Ley 25/2013, dispone que las obligaciones que prevé dicha Ley no serán de aplicación a las facturas ya expedidas en el momento de su entrada en vigor. Dado que el art. 4 entró en vigor el 15 de enero de 2015, las facturas expedidas con fecha anterior, pueden tramitarse en papel. Las de fecha 15 de enero o superiores, en electrónico, siempre que sean alguno de los sujetos de dicho artículo. Como proceder si una empresa se empeña en presentar factura superior a en papel? Dos opciones: no registrarla o registrarla pero devolverla en un plazo inferior a diez días indicando que en base a la normativa no procede: ojo: efectos fiscales ante AEAT y efectos sobre 10la morosidad

11 Registro contable de facturas 2ª Causas de rechazo: Si un PGE solo permite el sistema el registro de facturas manual, es obligatorio facilitar a los proveedores de un interfaz de servicios web para enviar las facturas electrónicas de forma automática? Si, pueden exigirlo (sobre todo las suministradoras importantes). Art. 7 rden HAP/1074/2014, de 24 de junio, regula las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas. La interfaz permitirá el envío de facturas así como la consulta del estado de las facturas. jo!!! Si no esta habilitado, tiene derecho el proveedor a presentarlo en FACE, con lo que inicia plazosde morosidad 11

12 Registro contable de facturas 3ª Causas de rechazo: No se anotarán en el registro contable las que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, No se anotarán en el registro contable las que correspondan a otras administraciones, que serán devueltas al Registro Administrativo de procedencia con expresión de la causa de rechazo 12

13 Punto general de entrada Debe permitir: 1. Adjuntar ficheros complementarios 2. Debe comprobar que el destinatario de la factura es el Ayto(o diputación) 3. Debe comprobar que el formato es el correcto 4. Debe permitir la validación contable 5. Firma electronica: comprobar veracidad firma del emisor (o del presentador) 13

14 CIRCUIT DE TRAMITACIN DE FACTURAS 1. Previamente a la anotación en el Registro Contable de factura se comprobará tales extremos por parte de la Intervención municipal y no se anotaran las que contuvieran datos incorrectos u omisión de datos que impidieran su tramitación, ni las que correspondan a otras Administraciones Públicas, las cuales serán devueltas al registro administrativo de procedencia con expresión de la causa de dicho rechazo. 2. La anotación de la factura en el registro contable de facturas dará lugar a la asignación del correspondiente código de identificación de dicha factura en el citado registro contable. En el caso de las facturas electrónicas dicho código será comunicado al Punto general de entrada de facturas electrónicas. 14

15 CIRCUIT DE TRAMITACIN DE FACTURAS 3. Una vez anotada se pondrá a disposición de las áreas correspondientes de acuerdo al código para que en el plazo de x días emitan la correspondiente conformidad de las facturas presentadas. 4. Importante: Definir quien firma (solo concejal, solo técnico, ambos?), los puestos competentes (previendo suplencias, definiendo funciones RPT, responsable del contrato, técnicos plurifuncionales 5. Se remitirán a Intervención para la fiscalización en donde se comprobarán los siguientes extremos: Facturas sin propuesta previa (existencia crédito, órgano y procedim..) Facturas gastos menores (< o ) y con propuesta previa (> xxx euros): se adecúa a la propuesta) Facturas derivan contrato mayor 15

16 CIRCUIT DE TRAMITACIN DE FACTURAS 6. Se podrán exigir en bases de ejecución, instrucciones internas.mas documentos (albaranes, informe sobre servicio realizado, documento resultante del servicio contratado..). 7. Asimismo la intervención municipal podrá realizar las observaciones que considere conveniente y considerar fraccionamiento indebido o reconocimiento extrajudicial u otras deficiencias :reparo 8. VENTAJAS gestor documental electrónico : Posibilidad de incluir antecedentes Cotejar cumplimiento prestación con contrato o propuesta previas en tiempo y forma Unir factura al expediente. Evita duplicidades, mayor control. 9. Una vez reconocida la obligación por el órgano competente que corresponda, la tramitación contable de la propuesta u orden de pago identificará la factura o facturas que son objeto de la propuesta, mediante los correspondientes códigos de 16 identificación asignados en el registro contable de facturas..

17 Dudas anulación facturas En cuanto a la solicitud de anulación por parte del proveedor, obligatoriamente ha de indicar la factura sobre la que solicita la anulación y un motivo de anulación, pero se solicitará alguna otra información obligatoria como, por ejemplo, el importe a anular? Se permitirá realizar solicitud de anulaciones para facturas que ya estén contabilizadas o incluso pagadas? Se permitirá solicitud de anulación parcial sobre factura? La aceptación de la solicitud, implica que obligatoriamente se ha de registrar un abono sobre esa factura, que no se permitirá tramitar o contabilizar si no lo está? A veces llegan abonos sobre facturas que ya se han pagado y se compensan con otras facturas, por lo que la solicitud de anulación se ha de hacer sobre la factura ya pagada y hacer la obligación de la nueva factura junto con la factura de abono, este caso se puede seguir produciendo? 17

18 TRAS CUESTINES Tramitación de las facturas: requerimientos periódicos a los órganos competentes por parte del Órgano contable (art. 10) (deberá establecerse en Bases de Ejecución) Informe/relación de lo no tramitado que excede de los tres meses desde la fecha de registro, por el órgano contable al órgano de control interno. art. 10 Se deroga el artículo 5 de la Ley 15/2010, de medidas de lucha contra la morosidad: Informe/relación de lo no reconocido. 18