ANOTACIÓN AL EXPEDIENTE

Transcripción

1 PLENO Ayuntamiento de Castellón de la Plana Secretaría General del Pleno ANOTACIÓN AL EXPEDIENTE Por la que se hace constar que el Pleno de este Ayuntamiento en sesión ordinaria celebrada el día 26 de abril de 2018, acordó aprobar entre otros el siguiente acuerdo: MODIFICACIÓN DEL SISTEMA DE ELABORACIÓN DE LAS ACTAS DEL PLENO MUNICIPAL POR EL SISTEMA DE VIDEO ACTA DIGITAL El objeto de esta propuesta es aprovechar la oportunidad que brinda las tecnologías de la información y de la comunicación y la habilitación legal establecida por los artículo 18 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público y de la ley 8/2010 de 23 de junio de Régimen Local de la Comunitat Valenciana (LRLCV) introducido por la Ley 4/2016 de 22 de abril y establecer para la elaboración de las actas de las sesiones plenarias del Ayuntamiento de Castellón un sistema de video acta digital. Este sistema denominado coloquialmente video-actas, actas digitales o actas en video con validez jurídica, se firman electrónicamente por el/la Secretario/a General del Pleno y por la Presidencia del Pleno, y que permite su posterior difusión a través de internet, en la web municipal y en intranet en su caso. El video acta digital es un documento electrónico, que combina un fichero multimedia de audio y video del Pleno con un fichero electrónico con el acta, firmado electrónicamente por el/la Secretario/a General del Pleno, como fedatario/a y que está compuesto por los siguientes elementos: Documento audiovisual o video: grabación del video del desarrollo de la sesión que contiene el audio y las imágenes. Este documento recogerá íntegramente las intervenciones de cada uno de los oradores. El acta de la sesión: el acta redactada de forma convencional y sucinta es un documento electrónico y expresará en su contenido, lo previsto en la normativa de régimen local, en el art 77.1 del Reglamento Orgánico del Pleno y sus Comisiones del Ayuntamiento de Castellón y en la legislación sobre régimen local aplicable. La firma electrónica del video del Pleno y del acta por el/la Secretario/a General del Pleno y la Presidencia del Pleno, en el Ayuntamiento, la Alcaldía.

2 De acuerdo con lo anterior el video acta digital es un documento público y oficial validado y firmado por el/la Secretario/a General del Pleno en su función de fedatario/a público. Las mejoras que se obtienen por la Secretaria General del Pleno son: una mayor eficiencia en la elaboración de las actas de las sesiones plenarias, reduciendo de forma significativa el tiempo y de los medios personales empleados. Además, se mejora la transparencia administrativa, haciendo accesible a la ciudadanía el contenido de los videos/audios, y las actas de los Plenos. Si bien ya se viene haciendo, mejorará la presentación y el acceso de la ciudadanía y las empresas a los contenidos de las decisiones municipales en cualquier momento, sin necesidad de desplazarse al Ayuntamiento y pudiendo seleccionar los puntos o intervenciones que más le interesen, sin necesidad de ver toda la sesión. Asimismo es un instrumento que permite al gabinete de comunicación municipal una mejor organización de los contenidos audiovisuales de los plenos y les facilita el trabajo de difusión de la actividad del Pleno y el acceso a los mismos de los medios de comunicación social en general. TENIENDO EN CUENTA los siguientes fundamentos de derechos: El artículo 77 del Reglamento Orgánico del Pleno y de sus Comisiones del Ayuntamiento de Castellón, de 21 de diciembre de 2006, referido a las actas del Pleno establece lo siguiente: Artículo 77. Actas. D) De cada sesión se extenderá un acta por el Secretario General del Pleno, en la que, como mínimo, constará los siguientes extremos: Fecha y hora del comienzo y fin de la sesión. Nombre del Presidente y de los demás asistentes. Relación de los asuntos tratados. Votos emitidos y acuerdos adoptados. DI) Asimismo, el acta deberá de recoger sucintamente las opiniones emitidas, sin perjuicio de que se puedan transcribir íntegramente las intervenciones en la propia acta o en el diario de sesiones. El artículo 122 de la Ley 8/2010, de 23 de junio, de RLCV en relación con el libro de actas establece que: 1. Las actas de las sesiones, una vez aprobadas, se transcribirán al libro de actas o pliegos de hojas habilitados en la forma que reglamentariamente se establezcan, autorizándolas con su firma el presidente o presidenta y el secretario o secretaria de la corporación. Las entidades garantizarán la conservación en soporte digital de los libros de actas de los órganos colegiados. 2. El libro de actas o los pliegos de hojas debidamente habilitados tienen la consideración de instrumento público solemne y deberán llevar en todas sus hojas, debidamente foliadas, la firma del presidente y el sello de la corporación. En el caso en

3 PLENO Ayuntamiento de Castellón de la Plana Secretaría General del Pleno que las Actas se transcriban en documento electrónico, éste será validado a través de la firma electrónica. El artículo de la LRLCV introducido por la Ley 4/2016, de 22 de abril, de la Generalitat, de modificación del artículo 139 de la Ley 8/2010 de Régimen Local de la Comunitat Valenciana para Garantizar el Derecho a Asistir y Grabar los Plenos Municipales además de permitir, en todo caso, la grabación de las reuniones por parte de los particulares establece que sin perjuicio de la iniciativa ciudadana, el consistorio podrá promover la grabación y posterior publicación de la reuniones en plataformas accesibles por la ciudadanía, con independencia de su posible validación o certificación como acta o incluso su difusión en tiempo real a través de internet, que, en todo caso, también estará permitido. Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Pública que incorpora el uso obligatorio y generalizado de medios electrónicos, tanto respecto de los documentos y actos administrativos en general (artículos 26.1 y 36.1) como en relación con las diferentes fases del procedimiento administrativo, en este sentido cabe citar los artículos , 80.2 y 88.4), la citada Ley establece asimismo, en su artículo 70.2, el formato electrónico de los expedientes administrativos. La Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, introduce novedades en la regulación de los órganos colegiados de las distintas Administraciones Públicas, destacando el uso generalizado de medios electrónicos. Así el artículo 18, de carácter básico, referido a las actas de los órganos colegiados establece: Artículo 18 Actas. 1. De cada sesión que celebre el órgano colegiado se levantará acta por el Secretario, que especificará necesariamente los asistentes, el orden del día de la reunión, las circunstancias del lugar y el tiempo en que se ha celebrado, los puntos principales de las deliberaciones, así como el contenido de los acuerdos adoptados. Podrán grabarse las sesiones que celebre el órgano colegiado. El fichero resultante de la grabación, junto con la certificación expedida por el Secretario de la autenticidad e integridad del mismo, y cuantos documentos en soporte electrónico se utilizasen como documentos de la sesión, podrán acompañar al acta de las sesiones, sin necesidad de hacer constar en ella los puntos principales de las deliberaciones. 2. El acta de cada sesión podrá aprobarse en la misma reunión o en la inmediata siguiente. El Secretario elaborará el acta con el visto bueno del Presidente y lo remitirá a través de medios electrónicos, a los miembros del órgano colegiado, quienes podrán manifestar por los mismos medios su conformidad o reparos al texto, a efectos de su aprobación, considerándose, en caso afirmativo, aprobada en la misma reunión.

4 Cuando se hubiese optado por la grabación de las sesiones celebradas o por la utilización de documentos en soporte electrónico, deberán conservarse de forma que garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondientes y el acceso a los mismos por parte de los miembros del órgano colegiado. Por todo ello y visto el informe jurídico emitido por la Secretaria General del Pleno de fecha 5 de abril de 2018 y el informe técnico emitido por el Jefe del negociado de Desarrollos y Aplicaciones, de fecha 28 de marzo de 2018, sobre el funcionamiento de la herramienta de gestión de las actas del Pleno en video con validez jurídica, conformado por el jefe de la Sección de Innovación y Desarrollo Tecnológico, a propuesta del Concejal delegado de Transparencia y Modernización y con el dictamen de la Comisión Plenaria de Gobierno Abierto y Participación se ACUERDA: Primero.- Las actas de las sesiones del Pleno del Ayuntamiento de Castellón de la Plana constarán en documentos firmados electrónicamente por la persona titular de la secretaría general del Pleno y por la personal titular de la presidencia del Pleno o persona que la sustituya o en quien delegue. Las firmas de estos documentos tendrán todas las garantías exigidas por la normativa reguladora de los documentos electrónicos. Segundo.- Las actas de las sesiones del Pleno adoptarán el sistema de video acta digital. El video acta digital que se define como un documento electrónico y multimedia estará compuesta al menos de los siguientes elementos: Acta sucinta: documento electrónico que expresará o consignarán necesariamente los siguientes extremos: lugar de la reunión, la fecha y hora de inicio y finalización de la sesión, indicación del carácter ordinario o extraordinario de la sesión, los nombres de quien la presida y del resto de los concejales y concejalas que asistan y de los concejales/as que hubieran excusado, de la secretaria o secretario general del Pleno o en su caso de quien legalmente le sustituya, orden del día con la relación de los asuntos tratados con expresión del sentido del voto de los concejales y concejalas y del resultado de las votaciones emitidas y el contenido de los acuerdos adoptados y, en su caso, cualquier incidencia acaecida o detalle que se consideren necesarios para reflejar lo sucedido en la sesión. Documento audiovisual: este acta se complementará con un documento audiovisual que contendrá la grabación en video de las imágenes y del audio de la sesión del Pleno que se trate de manera íntegra de principio a fin, de modo que este documento en soporte videográfico recoge la literalidad de las intervenciones de cada uno de los oradores que tendrá la consideración de video acta identificando hora, minuto y segundo en que se produzca la grabación y que se referenciará en el documento electrónico del acta. Firma electrónica: la firma electrónica de curso legal de la persona que ejerce la secretaría general del Pleno de la sesión, que dota de fe pública a dicho documento y de la persona que ejerza la presidencia del Pleno. En el caso de la firma del documento audiovisual de la sesión del Pleno, en atención a la duración del tiempo empleado para la firma del fichero audio visual se realizará por la secretaria/ secretario general del Pleno en su calidad de fedataria/o municipal.

5 PLENO Ayuntamiento de Castellón de la Plana Secretaría General del Pleno Una vez firmado este fichero se generará una certificación que identifica el video firmado correspondiente a esa sesión que se firmará electrónicamente por la secretaria/ secretario general del Pleno y por la presidencia del Pleno y se incorporará al expediente de cada sesión, acreditativo de la autenticidad e integridad del mismo. Tercero.- El fichero resultante de la grabación junto con la certificación expedida por el/la Secretario/a de su autenticidad e integridad del mismo y cuantos documentos en soporte electrónico se utilicen como documento de la sesión, podrán acompañar el acta de la sesión (acta sucinta) sin necesidad de hacer constar en ella la transcripción literal de las deliberaciones de los intervinientes, que se hace innecesaria al quedar unida la grabación del audio a la imagen de cada concejal o concejala de su intervención sobre la deliberación del asunto que se trate. Cuarto.- Para garantizar la integridad de las grabaciones, además de la firma electrónica de todos los documentos se realizará el sellado de tiempo de los mismos, incluido en el video. (sello de tiempo o timestampings TSA) y todos los ficheros firmados digitalmente podrán ser consultados mediante el código de verificación seguro (CVS) en el portal de reproducción del acta digital del Ayuntamiento de Castellón. Quinto.- El resultado de grabación de la sesión deberá estar disponible en la web municipal en el portal de reproducción que se habilite al efecto en el plazo máximo de cinco días hábiles desde su celebración y estará a disposición de los ciudadanos por el máximo tiempo que permita su alojamiento en la web corporativa municipal y en todo caso durante todos los años del mandato de la Corporación municipal actual en cada momento. Sexto.- Una vez aprobado el borrador del acta sucinta de la sesión, en la sesión siguiente con carácter general o cuando se apruebe por el Pleno, se publicará también para su consulta en el portal de reproducción del Ayuntamiento. Séptimo.- El Libro de Actas del Pleno se formará por la agregación de las actas sucintas de las sesiones y el video y audio de la sesión en la forma descrita. Octavo.- El video del acta se archivará en el servidor del Ayuntamiento con una copia de seguridad que garantice la integridad y autenticidad de los ficheros electrónicos correspondiente y el acceso a los mismos por la Secretaria General del Pleno y por parte de los miembros de la Corporación Municipal para su consulta. Noveno.- El libro de actas de Pleno del Ayuntamiento de Castellón estará formado, por la agregación cronológica y numerada correlativamente de las correspondientes actas. Cada libro abarcará el periodo de un año natural y podrá incorporar un índice comprensivo de los archivos incluidos. Décimo.- Exponer este acuerdo al público durante el plazo de treinta días para alegaciones o reclamaciones. Caso de no presentarse ninguna se entenderá

6 definitivamente aprobado, sin necesidad de un nuevo pronunciamiento expreso al efecto. Undécimo.- Este acuerdo modifica expresamente el contenido del artículo 77 del Reglamento Orgánico del Pleno y de sus Comisiones, de 21 de diciembre de Duodécimo.- Quedan derogadas cuantas normas municipales, acuerdos o disposiciones contradigan lo dispuesto en el presente acuerdo. Decimotercero.- El presente acuerdo entrará en vigor al día siguiente de su íntegra publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Castellón. Y para que así conste en el expediente se expide la presente nota, firmada electrónicamente, en la fecha indicada al margen. La Secretaria General del Pleno. Concepción Juan Gaspar.