ERASMUS PROGRAMAS INTENSIVOS (IP) MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL BENEFICIARIO

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1 ERASMUS PROGRAMAS INTENSIVOS (IP) MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO DEL BENEFICIARIO (CURSO )

2 ÍNDICE: 0. FINALIDAD DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO INTRODUCCIÓN GENERAL Los Programas Intensivos (IP) Composición de un IP Duración de un IP Ubicación y fecha de un IP Estudiantes y personal participantes Actividades elegibles IP Convocatoria de propuestas de IP Procedimiento de solicitud y selección Participación de personal docente y/o estudiantes con discapacidad Gestión e informe acerca del uso de la subvención Definición de términos NORMAS DE ELEGIBILIDAD Principios generales Gastos no elegibles Gastos elegibles Normas de elegibilidad aplicadas a las distintas categorías y tipos de gastos Gastos de organización Gastos de viaje de estudiantes y docentes Deberán utilizarse las tarifas más económicas La contribución final de la Comisión dependerá de la totalidad de los gastos elegibles y el presupuesto disponible Gastos de alojamiento y manutención de estudiantes y docentes Cálculo de gastos elegibles Gastos de organización Gastos de viaje La contribución de la Comisión para los gastos de viaje dependerá del presupuesto disponible. La primera asignación se realizará en base a los gastos estimados que se revisará después del informe final, teniendo en cuenta los gastos reales Gastos de alojamiento y manutención A efectos de retribución se considerarán los días de duración total del IP MODIFICACIÓN DEL CONTRATO DE SUBVENCIÓN Modificaciones no contractuales Cambio de representante legal Cambio de datos de contacto Transferencia entre partidas presupuestarias Modificaciones contractuales (Enmiendas) Cambio de ubicación de IP Cambio en la asociación Cambio en el plan de trabajo Cambio de datos bancarios GESTIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO POR PARTE DEL BENEFICIARIO Cuenta bancaria Gestión de la asociación Tipos de cambio INFORME FINAL Consideraciones generales Presentación del informe final Evaluación del informe final y gastos elegibles

3 5.4. Cálculo del importe de la subvención final Solicitud de información adicional Alegaciones JUSTIFICANTES Normas generales aplicables a los documentos Normas específicas aplicables a las distintas partidas de gastos Gastos de organización Gastos de viaje Gastos de alojamiento y manutención

4 0. FINALIDAD DEL MANUAL ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Las normas establecidas en este Manual serán de aplicación a las subvenciones para los proyectos de Programas Intensivos ERASMUS (IP) 1 que se realicen durante el curso académico 2011/2012 en el marco del Programa de Aprendizaje Permanente. El Manual está concebido para servir de ayuda a los beneficiarios, así como para ser una herramienta de gestión. Ha sido elaborado para: - ayudar a los beneficiarios a realizar el proyecto de manera eficaz; - aclarar diversas cuestiones relativas al Contrato de Subvención y sus Anexos; - proporcionar información práctica que pueda ser de utilidad para los beneficiarios en las distintas fases del proyecto; - proporcionar orientación a los beneficiarios en cuanto a los aspectos financieros del proyecto, de manera que puedan preparar fácilmente los informes financieros; - garantizar una relación lo más fluida posible entre las partes implicadas estableciendo un marco operativo para el proyecto. La buena gestión financiera de un proyecto es primordial para garantizar la obtención de los mejores resultados/productos a un coste razonable. 1 Los proyectos de Programas Intensivos incluyen tanto la RENOVACIÓN como la creación de NUEVOS proyectos de IP, y en lo sucesivo se denominarán proyectos IP. 4

5 1. INTRODUCCIÓN GENERAL 1.1. Los Programas Intensivos (IP) Un Programa intensivo (IP en sus siglas en inglés) es un período de estudios de corta en el que participan estudiantes y profesores procedentes de instituciones de enseñanza superior de al menos tres países participantes con el objeto de: fomentar la enseñanza eficaz y multinacional de temas especializados que, de otra manera, no podrían enseñarse o se limitarían a un número muy restringido de instituciones de enseñanza superior; permitir que los estudiantes y los profesores trabajen juntos en grupos multinacionales, que se beneficien de esta manera de condiciones especiales de aprendizaje y enseñanza normalmente no disponibles en una única institución, y que obtengan nuevas perspectivas de la disciplina objeto de estudio; permitir que los miembros del personal docente intercambien puntos de vista sobre el contenido y nuevos enfoques docentes, y prueben métodos docentes en un entorno académico internacional. Prioridades específicas para un IP: presenten un sólido enfoque multidisciplinar, fomentando la interacción de estudiantes de diferentes disciplinas académicas. se centren en disciplinas actualmente infrarrepresentadas en lo que respecta a la movilidad de los estudiantes en el marco de Erasmus a nivel europeo en general. Las siguientes disciplinas están sobrerrepresentadas: estudios empresariales, ciencias sociales, artes, humanidades, lenguas y Derecho. estén concebidos para desarrollar las competencias empresariales de los estudiantes de cualquier disciplina Composición de un IP El consorcio de IP implica al menos a tres instituciones participantes de tres países diferentes que toman parte en el PAP. Al menos una de las instituciones deberá pertenecer a un estado miembro de la Unión Europea. Si, debido a la retirada de uno o más socios elegibles, esta condición no pudiera respetarse, el coordinador deberá informar a la AN de manera inmediata y todas las actividades y gastos relacionados con el proyecto deberán suspenderse hasta que se reciba una respuesta de la AN. No hacerlo podría conducir, en la fase del informe final, a una solicitud de devolución de toda la subvención concedida Duración de un IP La duración mínima de un IP será de 10 jornadas continuas de trabajo relacionado con la materia. La duración máxima será de 6 semanas de clases ininterrumpidas. Los días de trabajo relacionados con la materia no incluirán trabajos preparatorios, programa social ajeno al tema del IP o días de viaje (los días de llegada y salida no se consideran días de trabajo si no se imparten clases). El IP deberá llevarse a cabo sin interrupciones y los días lectivos sólo podrán verse interrumpidos por los fines de semana. Los estudiantes deberán estar presentes durante todo el IP. 5

6 Los profesores deberán permanecer preferiblemente durante toda la duración del IP. Sin embargo, podrán acortar su estancia de acuerdo con las actividades previstas en la planificación diaria Ubicación y fecha de un IP La sede prevista para un IP deberá ser un país elegible para participar en el Programa de Aprendizaje Permanente. Además de los 27 Estados miembros de la UE, pueden participar en el Programa de Aprendizaje Permanente los siguientes países: Islandia, Liechtenstein, Noruega y Turquía. A partir del curso también pueden participar Suiza y Croacia. El IP se desarrolla en la(s) fecha (s) y en el lugar o lugares indicados en el formulario de solicitud original. Se permitirá un cambio de lugar/fecha sin notificación y aprobación previa de la AN si está debidamente justificado en el informe final, siempre y cuando el cambio sea dentro del mismo país. Si hay un cambio de lugar, deben seguir respetándose todas las condiciones mínimas, incluyendo que participen en el IP al menos 10 estudiantes provenientes de instituciones asociadas localizadas en el extranjero. Si el IP se celebra en una localidad distinta de aquella en la que está ubicada la institución coordinadora o alguna de las instituciones socias, el solicitante deberá justificar la elección de esta localización. Si el lugar de impartición del IP se encuentra lo suficientemente cerca de la ubicación de la institución coordinadora o alguna institución socia para que los estudiantes y profesores de la institución más cercana puedan desplazarse en un tiempo y con un presupuesto razonables, no se calcularán gastos de alojamiento y manutención para estos participantes Estudiantes y personal participantes Los estudiantes y el personal participantes deberán ser ciudadanos de un país participante en el PAP o estar nacionalizados en otro país según las condiciones establecidas por cada país participante, considerando la naturaleza del programa (véase el sitio web de la Agencia Nacional). Los estudiantes deberán estar matriculados en cursos oficiales una de las instituciones. El número de estudiantes que viajen desde países distintos al país donde se realiza el IP no podrá ser inferior a 10. El personal participante deberá formar parte de la nómina de una de las instituciones que participan en el IP. Si el informe final indicara que el número real de los estudiantes participantes en el IP es inferior a 10, todo el proyecto sería declarado no elegible y la subvención debería devolverse en su totalidad Actividades elegibles IP Las actividades emprendidas dentro del IP no pueden consistir en actividades de investigación o conferencias. Un IP no consiste en una actividad rutinaria sin aspectos innovadores. El programa intensivo debe proporcionar algo nuevo en cuanto a oportunidades de aprendizaje, desarrollo de capacidades, acceso a la información, etc., a los profesores y estudiantes que participen en él (principio innovador). 6

7 1.7. Convocatoria de propuestas de IP La selección del IP se realizará a través de una Convocatoria Nacional de Propuestas publicada por la AN, adicional a la Convocatoria de Propuestas de carácter general del PAP. No se establecerán prioridades nacionales para esta acción. El período de elegibilidad/validez del IP se extenderá del 1 de septiembre del 2011 al 31 de agosto de Excepcionalmente, la fecha final del IP podrá ser posterior al 31 de agosto de 2012, siempre que la fecha de inicio esté dentro del período de elegibilidad previsto más arriba. El IP que comience después del 15 de julio del 2012 puede continuar excepcionalmente después del 31 de agosto del 2012, pero deberá finalizar, como fecha límite, el 15 de octubre de La institución coordinadora del IP presentará su solicitud a la AN de su país utilizando los formularios de solicitud oficiales. Los IP conformados por socios iguales o similares y con un mismo o parecido tema sólo podrán recibir fondos de una AN en la misma convocatoria. Si se produjera un cambio de institución coordinadora en uno de los años de duración del IP, pero en el mismo país, las solicitudes de los años 2º/3º se considerarán renovaciones. No obstante, si la coordinación del IP cambia a otro país diferente del que estaba localizado el coordinador inicial, la solicitud se tramitará y evaluará como una solicitud nueva por la AN del país del nuevo coordinador. Sin embargo, la duración total de la financiación del mismo IP o uno similar no excederá tres años. La AN se reserva el derecho a rescindir el contrato y solicitar el reembolso total de cualquier pago de prefinanciación: si el mismo consorcio de IP u otro formado por socios similares ha recibido fondos para realizar un IP con el mismo tema o parecido por parte de otra Agencia Nacional durante el periodo de elegibilidad del contrato de subvención; si, habiéndose concedido fondos a un mismo consorcio u otro formado por socios similares para realizar un nuevo IP con un tema igual o parecido por una o varias Agencias Nacionales diferentes entre 2007 y el año en curso, esta circunstancia no hubiera sido indicada por el solicitante en el formulario de solicitud. Si se solicita un nuevo proyecto por un año solamente, no se le permitirá solicitar la renovación del año siguiente. Si indica que la duración prevista es de dos años, podrá solicitar la renovación el año siguiente, pero no se le permitirá solicitar la segunda renovación Procedimiento de solicitud y selección La AN organizará el procedimiento de concesión de la ayuda utilizando el manual de evaluación de IP para las AN y los expertos, así como el formulario de evaluación de IP. Una vez finalizado el procedimiento de concesión de la ayuda, la AN del país del coordinador enviará a las AN de los países participantes una copia electrónica, a efectos informativos, de las solicitudes de los proyectos aprobados. La AN también publicará los resultados del proceso de concesión de las ayudas en su página web Participación de personal docente y/o estudiantes con discapacidad Si en el IP participara personal docente y/o estudiantes con discapacidad cuya participación suponga una subvención adicional, el beneficiario deberá presentar una solicitud, según lo establecido en la convocatoria nacional 2011 Apoyo a la movilidad 7

8 Erasmus para estudiantes, profesores y demás personal con necesidades especiales (discapacidad grave) Gestión e informe acerca del uso de la subvención El beneficiario recibirá un contrato de subvención en el que se indicará la cantidad de subvención máxima a la que su organización tendrá derecho. En el informe final sobre la realización del proyecto se deberá proporcionar información sobre los gastos reales en que se haya incurrido. La Agencia Nacional evaluará el informe financiero y determinará la cantidad de subvención final a la que se tenga derecho. El incremento de número de asistentes o el número de días lectivos no supone el incremento automático en la subvención final. *** Nota importante El informe final indicará el número real de participantes (estudiantes, docentes) en el IP. Hay que tener en cuenta que esta información podrá repercutir en la subvención final. En concreto, si el informe final indicara que el número real de estudiantes provenientes de otros países distintos al país en el que se desarrolla el IP y participantes en el IP es inferior a 10, el proyecto entero será declarado no elegible Definición de términos A continuación se proporcionan las definiciones de algunos términos recurrentes en el Manual: Agencia Nacional (AN) : en España, el Organismo Autónomo Programa Educativos Europeos (OAPEE) es la Agencia Nacional, que actúa según los poderes delegados por la Comisión Europea ( la Comisión ). Asociación : puede definirse como un grupo de instituciones de enseñanza superior (HEI) que trabajan conjuntamente en la realización de un Programa Intensivo. Beneficiario : cualquier institución de enseñanza superior que, en nombre de la asociación, haya firmado el Contrato de Subvención con la Agencia Nacional para la realización del proyecto. El beneficiario ostenta la responsabilidad legal ante la Agencia en relación al correcto cumplimiento del Contrato de Subvención. También es responsable de la coordinación y gestión diarias del proyecto IP y de la distribución entre los demás socios, en su caso, de los fondos comunitarios asignados al proyecto. Coordinador del proyecto : persona de la institución beneficiaria responsable de las tareas necesarias de gestión diaria y coordinación. Financiación : La AN aportará los fondos indicados en el Artículo III.1 del Contrato de Subvención. Representante legal : persona legalmente autorizada a suscribir compromisos legales y financieros en nombre de la organización a la que pertenece. 8

9 Socio : cualquier institución de enseñanza superior pública o privada, que sea titular de una CUE Estándar o de una CUE Ampliada y que participe en una propuesta de IP. Todas las instituciones socias firman una carta por la cual se compromete, según las disposiciones acordadas con el solicitante, a contribuir a la realización del proyecto. 9

10 2. NORMAS DE ELEGIBILIDAD 2.1. Principios generales El coordinador del proyecto deberá garantizar que: todos los gastos presentados sean necesarios para llevar a cabo el proyecto y no sean innecesariamente elevados; ninguna institución miembro de la asociación obtenga beneficios de la ayuda económica concedida por la Comisión Europea. Todos los gastos deberán corresponderse con gastos reales excepto las sumas globales contempladas en las presentes normas y deberán justificarse mediante facturas o documentos contables equivalentes al final del proyecto. El IVA podrá incluirse como gasto elegible si representa un coste final y no puede recuperarse en el sistema nacional de IVA Gastos no elegibles Las siguientes partidas de gastos no son elegibles: gastos en los que se haya incurrido antes o después del periodo de elegibilidad de gastos indicados en el contrato gastos ya subvencionados por otra fuente, sobre todo por otras ayudas comunitarias (si la complementariedad entre ayudas está contemplada deberá justificarse de manera explícita) Los gastos de alojamiento y manutención de los estudiantes y profesores de la institución, si el IP se celebra en la misma localidad donde esté ubicada la institución coordinadora. gastos de viaje desde y hacia otros países distintos a los que participan en el Programa de Aprendizaje Permanente, a menos que la AN haya expresado su autorización de manera previa y explícita gastos de representación y actividades de ocio gastos de sustitución del personal participante en el proyecto aportaciones en especie gastos de capital invertido cargos relativos al establecimiento o el mantenimiento de líneas de crédito, facilidades de descubierto o de garantía provisiones para posibles futuras pérdidas o deudas provisiones para la liquidación, el cese de la actividad, la interrupción de un arrendamiento o la asunción de responsabilidades legales provisiones para obligaciones contractuales o morales fondos de reserva deudas y deudas incobrables multas, sanciones económicas y costas de procesos judiciales gastos excesivos o no justificados Gastos elegibles Sólo serán elegibles los gastos directamente relacionados con la realización de las actividades aprobadas recogidas en el plan de trabajo del IP y en los que efectivamente hayan incurrido las organizaciones miembros de la asociación. 10

11 Los gastos elegibles cubiertos por la subvención Erasmus (véanse los apartados a 2.3.3) son: gastos de organización; gastos de viaje; gastos de alojamiento y manutención Normas de elegibilidad aplicadas a las distintas categorías y tipos de gastos Gastos de organización Los gastos de organización asociados a la preparación del IP, su ejecución y su seguimiento se abonarán como una cantidad global fija (lump sum). Este importe será el mismo para todos los cursos de IP organizados en el país, y se publicarán a priori (ex ante) formando parte de la Convocatoria nacional de propuestas. Se considerarán gastos de organización aquellos gastos dedicados a: la producción de documentos o material educativo el alquiler de oficinas y salas de conferencias o de formación en el marco del proyecto el alquiler e instalación de equipos visitas de estudio, prácticas de campo y actividades similares, que formen parte del programa del IP y sean pertinentes para el mismo actividades promocionales e informativas traducción interpretación (si es necesaria para el buen funcionamiento del programa) tareas de secretaría y administración para la gestión del proyecto viajes, alojamiento y manutención de: o el personal que se desplace durante la fase de preparación o de evaluación del IP propiamente dicho; o los expertos externos que aporten sus conocimientos al IP. gastos indirectos como gastos de comunicación (franqueo, fax, teléfono, correo, etc.), suministros de oficina, fotocopias, etc., hasta un máximo del 5% de los gastos elegibles totales Gastos de viaje de estudiantes y docentes Los gastos de viaje de los estudiantes y los docentes que participen directamente en el IP (curso) se considerarán elegibles dentro de este apartado siempre y cuando estos estudiantes y docentes provengan de instituciones distintas a la institución donde se desarrolla el IP. Los gastos de viaje se asignarán en base a los gastos reales incurridos (incluyendo los de visados de entrada y salida.se aplicará el porcentaje máximo del gasto real para la ayuda, la cual se publicará a priori (ex ante) en la Convocatoria nacional de propuestas. Los gastos de viaje de los estudiantes y profesores de la institución coordinadora no son elegibles si el IP se celebra en la misma localidad donde está ubicada la institución coordinadora. Los gastos de viaje de los estudiantes y profesores de la institución socia no son elegibles si el IP se celebra en la misma localidad donde está ubicada la institución socia. Dentro de este apartado sólo se considerarán elegibles los gastos de viaje de un máximo de 60 estudiantes y 20 docentes universitarios. El número de estudiantes elegibles que viajen desde otros países diferentes al país de acogida del IP deberán ser de al menos

12 No existe un número mínimo de profesores, pero la ratio profesor-estudiantes deberá garantizar una participación activa en clase. Los gastos de viaje de personal no relacionado con la participación directa en el IP propiamente dicho se justificarán en el apartado dedicado a gastos de organización. Deberán utilizarse las tarifas más económicas. Los gastos de seguro de viaje ordinario se considerarán elegibles. Los gastos de viaje en que se incurra fuera de los países participantes en el Programa de Aprendizaje Permanente no serán elegibles (ver secc. 1.4). La contribución final de la Comisión dependerá de la totalidad de los gastos elegibles y el presupuesto disponible Gastos de alojamiento y manutención de estudiantes y docentes Los gastos de alojamiento y manutención de los estudiantes y docentes que participen directamente en el IP (curso) se considerarán elegibles dentro de este apartado con la condición de que provengan de instituciones distintas a la institución en la que se desarrolla el IP. Se abonarán como una cantidad a tanto alzado basada en escalas de costes unitarios. Los gastos de estancia de los estudiantes y profesores de la institución coordinadora no son elegibles si el IP se celebra en la misma localidad donde está ubicada la institución coordinadora. Los gastos de estancia de los estudiantes y profesores de la institución socia no son elegibles si el IP se celebra en la misma localidad donde está ubicada la institución socia. En esta partida sólo se considerarán elegibles los gastos de alojamiento y manutención de un máximo de 60 estudiantes y 20 docentes universitarios que participen directamente en el IP. Los gastos de alojamiento y manutención no relacionados con la participación directa en el IP se justificarán en el apartado dedicado a gastos de organización. Los gastos de alojamiento y manutención son elegibles siempre y cuando: sean imprescindibles y razonables, teniendo en cuenta el lugar de estancia; sean calculados según la asignación diaria interna del socio en cuestión; no excedan las asignaciones diarias máximas por persona detalladas en la tabla del apartado El coordinador del IP deberá asegurarse de que las ayudas en gastos de viaje se pagarán a los participantes. La institución organizadora del IP organizará preferiblemente el alojamiento y/o las comidas de los participantes. La financiación recibida para gastos de manutención y viaje deberá ser usada para este propósito y gestionada de forma transparente. Los estudiantes no deberán pagar por participar en un IP. No obstante, es posible que deban asumir gastos razonables para cubrir excursiones y otros eventos opcionales y demás cargos habituales de los estudiantes Erasmus. 12

13 2.5. Cálculo de gastos elegibles La AN calculará los gastos elegibles como se explica a continuación: Gastos de organización La Agencia Nacional asignará una cantidad por gastos de organización de cada IP en forma de cantidad global fija. La cantidad máxima asignada para los proyectos coordinados por las instituciones de educación superior en España es de 5.500,00 euros Gastos de viaje La contribución de la Comisión para los gastos de viaje dependerá del presupuesto disponible. La primera asignación se realizará en base a los gastos estimados que se revisará después del informe final, teniendo en cuenta los gastos reales. La cantidad máxima financiada será el 75% de los gastos reales. Si el IP se realiza a o desde territorios de ultramar (ver anexo VIII de la convocatoria nacional 2011), o los participantes residen en algún territorio de ultramar, la ayuda concedida deberá financiar el 100% de los costes de viaje y visado, sobre la base de los gastos reales realizados Gastos de alojamiento y manutención Los gastos de alojamiento y manutención se calcularán sobre la base de escalas de costes unitarios, indicadas en la siguiente tabla: Nº DÍAS Estudiantes 14,90 29,80 44,70 59,60 74,50 89,40 104,30 119,20 134,10 149,00 163,90 178,80 193,70 208,60 Profesores 120,00 240,00 360,00 480,00 600,00 720,00 840,00 888,00 936,00 984, , , , ,00 Nº DÍAS Estudiantes 223,50 238,40 253,30 268,20 283,10 298,00 312,90 327,80 342,70 357,60 372,50 387,40 402,30 417,20 Profesores 1.195, , , , , , , , , , , , , ,00 Nº DÍAS Estudiantes 432,10 447,00 461,90 476,80 491,70 506,60 521,50 536,40 551,30 566,20 581,10 596,00 610,90 625,80 Profesores 1.463, , , , , , , , , , , , , ,00 A efectos de retribución se considerarán los días de duración total del IP. 13

14 3. MODIFICACIÓN DEL CONTRATO DE SUBVENCIÓN 3.1. Modificaciones no contractuales Algunas modificaciones del Contrato de Subvención no necesitan la aprobación previa de la AN. Estos cambios, principalmente de carácter administrativo, se denominan en este apartado modificaciones no contractuales y se especifican a continuación. El procedimiento puede variar dependiendo de la naturaleza del cambio. Para cualquier modificación no contractual el beneficiario deberá utilizar el formulario establecido en el Anexo A.I de este Manual. Estos impresos también proporcionan indicaciones adicionales Cambio de representante legal Si se produjera un cambio de representante legal, deberá notificarse a la AN por escrito utilizando el formulario proporcionado en el Anexo A.I Cambio de datos de contacto Si se produjeran otros cambios en los datos del proyecto (por ejemplo cambio de dirección del beneficiario, cambio de teléfono, fax y/o correo electrónico, cambio de la persona de contacto Erasmus, etc.) será necesario notificarlo por escrito a la AN inmediatamente, utilizando asimismo el formulario proporcionado en el Anexo A.I Transferencia entre partidas presupuestarias El beneficiario, al llevar a cabo esta acción, podrá ajustar el presupuesto estimado transfiriendo partidas presupuestarias de manutención y viaje, siempre y cuando este ajuste de gastos no afecte a la implementación de la acción y que la transferencia no exceda el 10% del importe de la más baja de las dos partidas. El beneficiario informará por escrito a la AN con anterioridad a la realización de la transferencia Modificaciones contractuales (Enmiendas) A continuación se describen los diversos tipos de modificaciones que necesitan aprobación previa de la AN y que se denominan enmiendas contractuales. De no enviarse una solicitud formal para realizar una de estas modificaciones, podría suponer un problema en la fase de evaluación del informe final y podría, en determinadas circunstancias, resultar en una reducción de la subvención final. Sin embargo, la lista de enmiendas no es exhaustiva y, en caso de duda, se deberá contactar con la AN. El beneficiario deberá remitir a la AN una solicitud formal de enmienda, fechada y firmada por el representante legal de la institución. La AN examinará en cada caso si la enmienda solicitada debe obtener autorización previa e informará al beneficiario de su decisión. Hay que tener en cuenta que las solicitudes de enmienda deberán justificarse de manera detallada y se deberá aportar una relación completa de los cambios que se pretenden. La enmienda entrará en vigor sólo cuando la AN haya notificado su aprobación por escrito. Para cualquier solicitud de enmienda del Contrato de Subvención el beneficiario deberá utilizar el formulario proporcionado en el Anexo A.II. Este impreso también proporciona indicaciones adicionales. 14

15 Cambio de ubicación de IP El proyecto IP debe celebrarse en el lugar o lugares indicados en el formulario de solicitud original, ya que la financiación se adjudica en base a la duración prevista, el país y el número de asistentes. Aunque se eliminaron las diferencias de gastos de manutención por países, cualquier cambio de celebración del IP puede suponer un incremento en los gastos de viaje y su justificación posterior en el informe final. Por lo tanto, cualquier cambio de ubicación del proyecto estará sujeto a la aprobación formal previa de la AN. Para solicitar un cambio de ubicación del proyecto, los beneficiarios deberán utilizar el formulario proporcionado en el Anexo A.II Cambio en la asociación El proyecto fue aprobado sobre la base de la asociación propuesta por el beneficiario en la solicitud. Por lo tanto, cualquier cambio en la misma estará sujeto a un procedimiento formal de enmienda. Por regla general, un cambio en la asociación puede resultar en la llegada de un socio adicional (lo cual no puede, bajo ninguna circunstancia, conducir a un incremento de la subvención concedida), en la retirada de un socio o en la sustitución de un socio por otro. Hay que tener en cuenta que deberá presentarse un nuevo plan de trabajo si, como resultado del cambio, se produjera alguna modificación de las actividades previstas en el proyecto. Si un socio abandonara el proyecto durante el periodo de elegibilidad, los gastos en los que haya incurrido ese socio para los fines del proyecto seguirán siendo elegibles, siempre que estén relacionados con actividades realizadas antes de su retirada, y que el coordinador pueda presentar los documentos justificativos correspondientes. Los beneficiarios deberán utilizar los formularios proporcionados en el Anexo A.II Cambio en el plan de trabajo Los cambios en el plan de trabajo suponen una modificación importante y están sujetos a un procedimiento formal de enmienda. Estos cambios pueden implicar, entre otras cosas, la interrupción o el cese de una actividad, un cambio en el medio utilizado (por ejemplo, una presentación en CD-ROM sustituida por una presentación en Internet), un cambio en los idiomas del producto (por ejemplo, una guía de buenas prácticas difundida en cuatro idiomas en vez de en los cinco previstos inicialmente) o un cambio en la estructura del producto (por ejemplo, un cambio en la cantidad de material desarrollado para un curso). Al presentar la solicitud de enmienda, el beneficiario deberá comprobar detenidamente si los cambios tienen repercusiones directas en otros aspectos del Contrato (sobre todo en el aspecto financiero). El plan de trabajo deberá indicar la duración de las actividades y demostrar que es realista. La duración de las actividades relacionadas con el área de estudio deberá abarcar de 6 a 8 horas al día. Los beneficiarios deberán utilizar los formularios proporcionados en el Anexo A.II. 15

16 Cambio de datos bancarios El cambio de datos bancarios requiere la aprobación formal por parte de la AN y el beneficiario deberá utilizar el formulario proporcionado en el Anexo A.II. *** Sin embargo, se permitirá el cambio de fecha sin notificación y aprobación previa de la AN, si se respeta la duración prevista y está debidamente justificado en el informe final. También se permitirá el cambio de número de asistentes por institución socia, siempre y cuando se mantiene el número mínimo de asistentes, la representación de todas las instituciones socias y el cambio no afecta a la calidad del IP. El cambio deberá ser debidamente justificado en el informe final. El incremento de número de asistentes no está sujeto al incremento automático de la financiación comunitaria. 16

17 4. GESTIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO POR PARTE DEL BENEFICIARIO 4.1. Cuenta bancaria La cuenta especificada en el Contrato de Subvención y en la que se abonará la subvención ERASMUS estará expresada en euros y deberá estar a nombre de la organización beneficiaria (no se admitirán cuentas personales bajo ninguna circunstancia); El beneficiario deberá establecer un sistema de contabilidad que permita relacionar claramente los movimientos de la cuenta bancaria con los gastos e ingresos correspondientes al IP. El cambio de los datos bancarios exigirá una aprobación formal de la AN, para lo que se deberá utilizar el formulario proporcionado en el Anexo A.II. Al establecer un sistema contable analítico o un sistema interno adecuado, el beneficiario deberá facilitar la identificación de las fuentes de financiación del proyecto, así como todos los gastos del proyecto en que se haya incurrido durante el periodo de elegibilidad Gestión de la asociación En el marco de los acuerdos de asociación suscritos con cada socio elegible implicado en el IP, se exigirá que el beneficiario: tome todas las medidas necesarias para garantizar la cooperación activa de sus socios, así como el cumplimiento por su parte, sin excepción, de todas las disposiciones expresadas en el Contrato de Subvención, acuerde la distribución de fondos con estos socios, envíe una copia del contrato de subvención, incluyendo los anexos, a cada socio. Cualquier socio cuyo nombre no aparezca en el Anexo I del Contrato de Subvención no será reconocido como tal y, como consecuencia, todos los gastos referentes a este socio se considerarán no elegibles. Si la AN lo solicitase, el beneficiario remitirá a la AN una copia de los acuerdos escritos que haya suscrito con los socios identificados en el Anexo II del Contrato de Subvención. La AN declina toda responsabilidad en lo referente a las relaciones entre los socios, incluyendo, y sobre todo, en lo relacionado con la distribución de la subvención entre el beneficiario y sus socios. El hecho de que la AN sea informada de los acuerdos entre el beneficiario y sus socios no modifica en modo alguno la responsabilidad del beneficiario a este respecto Tipos de cambio Todos los importes declarados en el informe final deberán estar expresados en euros. La AN se reserva el derecho a rechazar cualquier informe final en el que los importes se expresen en otra moneda. 17

18 5. INFORME FINAL 5.1. Consideraciones generales El beneficiario será responsable ante la AN de la justificación de todos los gastos elegibles en los que se haya incurrido para realizar el proyecto. El beneficiario también será responsable ante la AN de la descripción de todas las actividades realizadas dentro del marco del IP. La realización del informe final es una fase importante del proyecto, ya que permite la evaluación global de: los productos y resultados generados por el proyecto, en relación a los objetivos (en cuanto a actividades/productos) declarados en la solicitud; los gastos en que se haya incurrido para lograr estos resultados. El informe final deberá proporcionar una imagen completa y precisa del proyecto. Por lo tanto, se recomienda a los beneficiarios que lean el Manual para la presentación del informe final atentamente, tan pronto como lo reciban, de manera que se familiaricen con su contenido y sean conscientes de la información financiera y contable necesaria para su realización. En el informe, las distintas tablas financieras forman un todo coherente; por lo tanto, las cifras deberán concordar. Antes de presentar el informe, el beneficiario deberá comprobar que cada apunte contable cumple este requisito, consultando para ello las notas explicativas proporcionadas en este Manual y en el formulario de informe final. Las cantidades indicadas en el formulario de informe final deberán estar expresadas en euros. Antes de presentar el informe, el beneficiario también deberá comprobar que los totales y subtotales declarados sean aritméticamente correctos Presentación del informe final Deberán presentarse a la AN la versión electrónica y un original del informe final, utilizando el formulario estándar proporcionado por la AN. La fecha límite para presentar el informe final es el 31 de octubre de La AN confirmará por escrito la recepción del informe final y de los anexos correspondientes. El beneficiario deberá informar a las instituciones socias del informe final y de la declaración de gastos. El informe final consta de las siguientes partes: una parte expositiva (técnica), cuya intención es proporcionar una imagen detallada del proyecto mediante la descripción de las actividades, productos y resultados a lo largo de toda la duración del proyecto; unas tablas financieras, en las que consten los detalles de los gastos incurridos y los ingresos. Deberán ser completas y detallar todos los gastos en los que se ha incurrido para realizar el proyecto; una copia de cada documento y material producido en el marco del proyecto (documentos de audio o vídeo, modelos, informes, estudios, productos de 18

19 formación, etc.), así como cualquier mención al proyecto en medios de comunicación (televisión, radio, prensa escrita). Si el informe no cumpliera con los criterios expresados más arriba, la AN podría decidir no analizarlo hasta que la presentación formal sea correcta. Si la AN no consiguiera obtener el informe en el formato correcto, la subvención podría ser revocada y podría solicitarse al beneficiario que devolviera a la AN el importe de la subvención ya abonado. El informe final deberá estar fechado y firmado por el representante legal autorizado del beneficiario tal como aparezca identificado en la primera página del Contrato de Subvención o como se haya modificado mediante una enmienda Evaluación del informe final y gastos elegibles La AN evaluará el informe final de acuerdo con el siguiente procedimiento: Se analizarán los gastos declarados en las tres partidas presupuestarias. La elegibilidad de las partidas de gastos y las cantidades declaradas serán comprobadas para verificar su conformidad con las normas y con los importes máximos especificados en el apartado 2.5 de este Manual. Cualquier partida de gasto o cualquier cantidad que exceda los importes máximos elegibles se deducirán de los gastos totales del proyecto declarados en el informe final. El resultado será la cantidad de gastos elegibles totales del proyecto. Hay que tener en cuenta que, en la declaración de gastos del informe final, los gastos de viaje y estancia deben corresponderse con el número real de estudiantes y docentes participantes en el IP. La AN dispondrá de 45 días naturales para aprobar o rechazar el informe final, incluidos todos los documentos justificativos. Este periodo podrá suspenderse en caso de que la AN solicite al beneficiario documentos adicionales o información justificativa complementaria. En tal caso, el beneficiario dispondrá de 30 días naturales para presentar dichos documentos adicionales o la información justificativa. En un plazo de 45 días naturales tras la aprobación del informe final y en función de la cuantía final de la subvención, la AN emitirá una orden de pago del saldo de la subvención o una orden de ingreso del importe que el beneficiario haya de reembolsar Cálculo del importe de la subvención final Una vez que se haya aprobado el informe final, en el momento del pago se deducirá del importe de la subvención final la prefinanciación ya abonada al beneficiario y se efectuará el pago de la diferencia, si la hubiera, al beneficiario. En caso de que el importe de la subvención final fuera menor que la prefinanciación abonada por la AN, el beneficiario deberá reembolsar la diferencia (véase el Artículo IV.2. del Contrato de Subvención) Solicitud de información adicional La AN podrá solicitar al beneficiario que presente información adicional, facturas o documentos referentes a las actividades realizadas y al uso de la subvención concedida en el marco del contrato de subvención. La AN podrá solicitar al beneficiario que presente una copia de los siguientes documentos justificativos: 19

20 Para contribuciones a gastos de organización y ejecución del IP financiadas a través de una cantidad global fija: lista de participantes (estudiantes y docentes) firmada por los participantes, en la que se indique el nombre del participante y las fechas de inicio y finalización del IP y que incluya un informe cumplimentado por cada participante. Para la contribución basada en los gastos reales, es decir, para los gastos de viaje (incluidos los de visados de entrada y salida): prueba del pago realizado (como facturas, recibos, billetes de viaje usados, fotocopia del visado, tarjetas de embarque, pruebas de transferencia). Para la contribución a los gastos de manutención: prueba de participación en la acción (fundamentalmente/en primer lugar a través de un certificado de estancia que especifique las fechas de inicio y finalización de la actividad, firmado por la institución/organización de acogida y/o de otros documentos justificativos pertinentes Alegaciones Si el beneficiario no estuviera de acuerdo con la subvención final concedida o con la devolución exigida por la AN, podrá presentar un escrito de alegaciones a la AN. El beneficiario deberá exponer de manera completa la base sobre la que discrepa de la decisión de la AN, junto con copias de cualquier documento justificativo pertinente o acreditaciones de los argumentos en los que se basa. Hay que tener en cuenta que la AN podrá rechazar las alegaciones que no se hayan enviado dentro del plazo establecido o que no contengan los argumentos o la documentación justificativa necesarios. 20

21 6. JUSTIFICANTES Este apartado proporciona información sobre los justificantes que el beneficiario deberá presentar en caso de que se realice una auditoría, se solicite información adicional o un muestreo Normas generales aplicables a los documentos El beneficiario deberá proporcionar pruebas documentales que justifiquen la totalidad de los gastos en los que se haya incurrido para la realización del IP. Los documentos deberán ser originales y estar fechados. En el caso de los gastos incurridos por los socios, el beneficiario deberá poder mostrar copias de las facturas certificadas como fieles y exactas por el responsable financiero del socio en cuestión. Sin embargo, la AN y/o la Comisión Europea se reservan el derecho a solicitar los documentos originales en cualquier momento. No se aceptarán facturas proforma, excepto las correspondientes a pagos comprometidos y no abonados todavía, en cuyo caso el beneficiario tendrá que proporcionar un justificante de pago con posterioridad. Si así se solicitara, el beneficiario y sus socios deberán proporcionar todos los documentos bancarios necesarios para la verificación de los pagos y otras transacciones efectuadas en relación con el IP realizado, incluyendo los intereses generados por la subvención Si el beneficiario no pudiera aportar los justificantes adecuados referentes a los gastos relacionados con el proyecto, o si los documentos justificativos disponibles no cumplieran los requisitos establecidos en este apartado, la AN y/o la Comisión Europea se reservan el derecho a excluir los gastos en cuestión de los gastos elegibles totales Normas específicas aplicables a las distintas partidas de gastos Gastos de organización El beneficiario deberá poder demostrar cómo se han calculado estos gastos, cómo se ha incurrido en ellos y cómo se han atribuido a las actividades del IP realizadas. El beneficiario deberá poder aportar documentos originales correspondientes a los gastos, con la excepción de los gastos indirectos, que se evaluarán sobre la base de una suma global. Las facturas deberán estar detalladas y contener toda la información necesaria acerca de las actividades Gastos de viaje Los gastos de viaje deberán justificarse de la siguiente manera: para viajes por tren: billetes originales (si los originales tienen que conservarse por motivos fiscales, deberán aportarse copias compulsadas); para viajes por avión: billetes originales o tarjetas de embarque (si los originales tienen que conservarse por razones fiscales, deberán aportarse copias certificadas); para viajes en un vehículo alquilado: factura; para viajes en taxi: recibo del taxi. 21

22 Gastos de alojamiento y manutención Estos gastos se reembolsarán sobre la base de una cantidad a tanto alzado y no podrán exceder de las cantidades diarias o semanales especificadas en la tabla del apartado de este Manual. 22