Archivo y Actualización de Expedientes

Transcripción

1 1. Objetivo: Resguardar la documentación oficial e Interna de los estudiantes de Universidad ETAC, a nivel, y. 2. Alcance: Aplica a todos los estudiantes y egresados de Universidad ETAC, a nivel, y. 3. Definiciones: No aplica. 4. Documentos Aplicables: PR-DEF-01 PR-DSE-01 PR-DSE-02 PR-DSE-03 PR-DSE-04 PR-DSE-05 PR-DSE-06 PR-DSE-07 Elaboración, Control y Modificación de Documentos Formatos y Registros. Inscripción para, y. Reinscripción para, y. Bajas Egel Trámites Titulación 5. Registros Aplicables: FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DSE Ficha de Ingreso Carta Inglés. Carta de Promedio y Adeudo de Documentos. Carta de EXANI Cambio de Turno FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DPN FO-DPN FO-DBA FO-DLI FO-DLI FO-DLI FO-DPO Cambio de Carrera Cambio de Nodo Acuse de Recibido documentación de Formato de trámite de Servicios Escolares. Solicitud de documentación. Solicitud de inscripción. Formato de convenios. Formato de Inscripción a Extraordinario. Propuesta de Equivalencia Horario Especial de. Carta Condicionamiento de Remediales. Horario Especial de. Encuesta de Baja. Formato de Baja Académica. 25-Enero Corporativo 1 de 13

2 Formato de Baja de Asignatura. Autorización de Inscripción. Autorización de Reinscripción. Oficio cambio de Intensivo a Semestral.. Boleta. Horario. Carta Compromiso de Pago. Carta Compromiso de Cambio de turno. Acuses de Reglamentos. Cédula profesional. exámenes profesionales. Formato Solicitud de Equivalencia. Equivalencia. Equivalencia. Formato de Baja Temporal o Definitiva. Carta de Presentación de. Carta de Aceptación del. Carta de Liberación del. Carta de Acreditación de. Reporte Global. Registro de asistencia. Informe Mensual de. Credencial Provisional. 6. Responsabilidades: Dirección de Área Servicios Escolares: Asegurar el cumplimiento de esta instrucción. Realizar los ajustes necesarios para asegurar el adecuado funcionamiento de esta instrucción. Avisar al Representante de la Dirección los posibles atrasos y sus causas. Personal Involucrado: Cumplir con lo establecido en esta Instrucción de Trabajo. Reportar a su Jefe inmediato las actividades que sean necesarias, incluir ó modificar de esta instrucción. 7. Políticas: No aplica. 8. Desarrollo: Responsable No. Descripción de la Actividad COORDINACIÓN DE ÁREA NUEVO Recibe de Promoción el expediente con la 25-Enero Corporativo 2 de 13

3 INGRESO documentación correspondiente del estudiante para realizar su proceso de Inscripción, registra en la solicitud 1 de inscripción entregando el acuse al estudiante, en caso de que la documentación no esté completa se verifica que en la carta de adeudo de documentos se especifique la documentación faltante Ver lista de documentos (ANEXO 1). Identifica en el expediente los documentos por medio del 2 código de colores Ver (ANEXO 2) y etiqueta el expediente Ver (ANEXO 3). 3 En el transcurso del primer cuatrimestre ó semestre recaba la documentación faltante de los estudiantes. Al término del cuatrimestre o semestre envía al área de Servicios Escolares Archivo el expediente con la 4 documentación correspondiente junto con una relación de la documentación. Ver lista de documentos (ANEXO 1). ASISTENTES DE SERVICIOS ESCOLARES ARCHIVO 5 Actualiza durante cada cuatrimestre o semestre el expediente, con la documentación correspondiente. Ver lista de documentos (ANEXO 1). 6 Mantiene la documentación resguardada y actualizada de cada estudiante durante su desarrollo académico. ACTAS DE CALIFICACIONES ASISTENTE DE SERVICIOS ESCOLARES LICENCIATURA ASISTENTES DE SERVICIOS ESCOLARES BACHILLERATO 7 Archiva las actas de calificaciones (parciales, finales, globales e intercuatrimestrales) Ver Acomodo de Actas (ANEXO 4). Archiva las actas de calificaciones por grupo. NOTA. El área que resguarda todas las actas parciales, finales, globales e intercuatrimestrales, es servicios escolares. Si el área académica necesita consultar las actas deberá solicitar permiso a la Dirección de área Servicios Escolares, y en caso necesario podrá solicitar una fotocopia. Fin de la Instrucción de Trabajo. LISTA DE DOCUMENTOS Trámite NIVEL DOCUMENTOS EXTERNOS EN EXPEDIENTE Cartilla de Vacunación Comprobante de Domicilio 3 Fotos Tamaño Infantil de Frente B/N. Certificado Médico Carta de Buena Conducta ANEXO 1 DOCUMENTOS CONTROLADOS DEL SISTEMA FO-DSE Horario Ficha de Ingreso- Carta compromiso de FO-DSE pago FO-DSE Carta EXANI FO-DPN *Carta de Promedio y 25-Enero Corporativo 3 de 13

4 o 2 cartas de FO-DPN Adeudo de documentos. recomendación (no Solicitud de inscripción. familiares) *Formato de convenio. Acta de Nacimiento *Dictamen Equivalencia Certificado de Secundaria Acuses de Reglamentos Curp (Copia) Autorización de Nota: Solo se tendrá archivado Inscripción. copias de la documentación. Comprobante de Domicilio FO-DSE Ficha de Ingreso- 3 Fotos Tamaño Infantil de Frente B/N. Horario Certificado Médico Carta compromiso de Acta de Nacimiento pago FO-DSE Certificado de Preparatoria FO-DSE *Carta compromiso de Curp (Copia) FO-DSE cambio de turno. Carta EXANI FO-DPN FO-DPN FO-DLI Carta Inglés. *Carta de Promedio y Adeudo de documentos. Solicitud de Inscripción FO-DLI FO-DSE *Formato de convenio. *Horario Especial. *Propuesta Equivalencia Acuses de Reglamentos. *Carta de Equivalencia de. Especialidad Comprobante de Domicilio Registro de CENEVAL (Sólo para egresados de ETAC) 3 Fotos Tamaño Infantil de Frente B/N. Carta de Exposición de Motivos Acta de Nacimiento Liberado (sólo para egresados de ETAC). Certificado de Curp (Copia) FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DPO FO-DPN FO-DPN Ficha de Ingreso- Horario Carta compromiso de pago *Carta de Promedio y Adeudo de documentos. *Horario Especial Solicitud de Inscripción *Formato de convenio Acuses de Reglamentos 25-Enero Corporativo 4 de 13

5 Maestría Comprobante de Domicilio FO-DSE Registro de CENEVAL (Sólo para egresados de ETAC) 3 Fotos Tamaño Infantil de Frente B/N. Carta de Exposición de Motivos Acta de Nacimiento Liberado (sólo para egresados de ETAC). Cédula Profesional Título Profesional Curp (copia) FO-DSE FO-DSE DO-DPO FO-DPN FO-DPN Ficha de Ingreso- Horario Carta compromiso de pago Carta Inglés. * Carta de Promedio y Adeudo de documentos. * Horario Especial Solicitud de Inscripción *Formato de convenio Acuses de Reglamentos Reinscripción Horario FO-DSE Ficha de Ingreso- Boleta Acuse de Reglamento *Oficios Informativos de la dirección de Autorización de Reinscripción. Horario FO-DSE Ficha de Ingreso- *Solicitud Cambio de FO-DSE Turno *Solicitud Cambio de FO-DSE Carrera *Horario Especial FO-DLI Acuse de Reglamento *Plantilla Horario FO-DSE Ficha de Ingreso- * Horario Especial FO-DPO Enero Corporativo 5 de 13

6 Titulación Acuse de Reglamento FO-DSE Acuse de Recibido exámenes profesionales. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Vía Acta de Nacimiento FO-DSE Ocho fotografías tamaña Ropa Clara. Acuse de Recibido exámenes profesionales. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Vía CENEVAL Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido Certificado Total de Constancia de desempeño Académico Satisfactorio 25-Enero Corporativo 6 de 13

7 Vía rendimiento alto expedida por CENEVAL exámenes profesionales. Constancia de desempeño satisfactorio Ropa Clara. o de alto desempeño de CENEVAL Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido Certificado Total de Revisión de Estudios con Vo.Bo. Aprobatorio. Ropa Clara. exámenes profesionales. Vía Social Servicio Vía Experiencia Profesional Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido Recibo de pago de examen recepcional. exámenes profesionales. Ropa Clara. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido 25-Enero Corporativo 7 de 13

8 Recibo de pago de examen recepcional. Ropa Clara. exámenes profesionales. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Vía Tesis Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido Recibo de pago de examen recepcional. exámenes profesionales. Ropa Clara. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento Vía Acreditación de Estudios Constancia de haber presentado el EGEL Ropa Clara, fondo blanco con retoque. título B/N, papel mate, Ropa Clara, fondo blanco con FO-DSE Acuse de Recibido Documentación de exámenes profesionales. 25-Enero Corporativo 8 de 13

9 Vía Acreditación de Estudios con Laudo Equivalencia Baja Constancias, Historiales, Cartas, Duplicado Boletas, Reposición Credencial de de retoque. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento FO-DSE Acuse de Recibido Constancia de haber presentado el EGEL Constancia de acreditación del idioma Comprobante mínimo general de 9.5 Ropa Clara, fondo blanco con retoque. título B/N, papel mate, Ropa Clara, fondo blanco con retoque. exámenes profesionales. Los RESULTADOS DEL EGEL se guardan en carpeta en la coordinación de Nuevo Ingreso, registrando en el Sistema su aplicación por estudiante. Acta de Nacimiento Egresado Certificado parcial de bachillerato Certificado parcial de licenciatura FO-DSE Formato Solicitud de Equivalencia Equivalencia Equivalencia Formato de Baja Temporal o Definitiva. Formato de Solicitud de trámite 25-Enero Corporativo 9 de 13

10 Carta de Presentación de Carta de Aceptación del Carta de Liberación del Carta de acreditación de Reporte Global Registro de asistencia Informe Mensual de Exámenes Extraordinarios FO-DSE Formato de Inscripción a Extraordinario Entrega de Boleta. Boletas Certificados 3 fotografías tamaño infantil B/N papel mate, ropa clara. Grado: Maestría Copia de Título de FO-DSE Acuse de Recibido licenciatura y Cédula documentación de Maestría Profesionalizante Grado: Maestría Profesionalizante con Laudo Copia del Certificado de terminación de Maestría. Copia del Acta de Nacimiento. Solicitud de cédula correctamente llenada. 8 fotografías Tamaño Título 8 fotografías tamaño infantil Pago de derechos de Expedición de título de Grado. Maestría Copia de Título de licenciatura y Cédula. Copia del Certificado de terminación de Maestría. Copia del Acta de Nacimiento. Solicitud de Cédula correctamente llenada. Constancia de acreditación del idioma. Comprobante de promedio general mínimo de 9.5 FO-DSE título y grado expedición de exámenes profesionales. Acuse de Recibido documentación de título y grado expedición de exámenes profesionales. 25-Enero Corporativo 10 de 13

11 Grado: Maestría Estudios Doctorado vía de Cambio de Carrera, turno y cambio de Nodo 8 fotografías Tamaño Título 8 fotografías tamaño infantil Pago de derechos de Expedición de título de Grado. Maestría Copia del certificado parcial del doctorado. Copia del Acta de Nacimiento Solicitud de cédula correctamente llenada. Constancia de acreditación del idioma 8 fotografías Tamaño Título 8 fotografías tamaño infantil Pago de derechos de Expedición de título de Grado. EGEL 1 copia Acta de Nacimiento 1 copia CURP 2 fotografías recientes tam. Infantil b/n ropa clara papel mate. 1 copia Credencial de elector. FO-DSE FO-DSE FO-DSE FO-DSE Acuse de Recibido documentación de título y grado expedición de exámenes profesionales. Solicitud de Cambio de Turno. Solicitud de Cambio de Carrera. Cambio de Nodo. Original Acuse de Documentación EGEL CÓDIGO DE COLORES ANEXO 2 BACHILLERATO LICENCIATURA ESPECIALIDAD MAESTRÍA CARTILLA DE VACUNACIÓN Amarillo COMPROBANTE Verde COMPROBANTE Verde COMPROBANTE Verde COMPROBANTE Verde DE DOMICILIO oscuro DE DOMICILIO oscuro DE DOMICILIO oscuro DE DOMICILIO oscuro 25-Enero Corporativo 11 de 13

12 EGEL (solo EGEL (solo egresados ETAC) Negro egresados ETAC) Negro FOTOS Naranja FOTOS Naranja FOTOS Naranja FOTOS Naranja CERTIFICADO CERTIFICADO MÉDICO Negro MÉDICO Negro CARTA DE EXPOSICIÓN DE Azul EXPOSICIÓN DE Azul CONDUCTA Rojo MOTIVOS oscuro MOTIVOS oscuro ACTA DE ACTA DE ACTA DE ACTA DE NACIMIENTO Rosa NACIMIENTO Rosa NACIMIENTO Rosa NACIMIENTO Rosa SERVICIO SERVICIO SOCIAL (solo Amarillo SOCIAL (solo Amarillo egresados ETAC) egresados ETAC) CÉDULA CERTIFICADO DE CERTIFICADO DE CERTIFICADO DE CERTIFICADO DE Café SECUNDARIA Azul BACHILLERATO Azul LICENCIATURA Azul LICENCIATURA Azul TÍTULO Violeta CURP Verde CURP Verde CURP Verde CURP Verde ANEXO 3 ETIQUETA DEL EXPEDIENTE MATRICULA NOMBRE COMPLETO DEL ESTUDIANTE: APELLIDO PATERNO, MATERNO Y NOMBRE (S) NIVEL (En el caso de y Especificar la que cursa y el que cursa). ANEXO CIENCIAS CIENCIAS CIENCIAS ARTES Y CIENCIAS ACTIVIDADES GASTRONOMÍA 25-Enero Corporativo 12 de 13

13 ECONÓMICO ADMINISTRATIVAS SOCIALES EXACTAS HUMANIDADES LA SALUD DE CULTURALES Y DEPORTIVAS AD CM FS AQ CS DP GA AP CP IN CN EN AC AU DE MC DI UN CC ED PR LI OP CG DI RI UR PS CI GTR RH CO EC FE ME PP SE TU VE IV PE SO VI HI 25-Enero Corporativo 13 de 13