POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S.

Transcripción

1 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. CAPÍTULO PRIMERO.-Objeto Y Ámbito de Aplicación. La presente política de tratamiento de información ( Política de Tratamiento de Información ) tiene como objeto establecer los lineamientos y directrices que VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. (el Responsable de Tratamiento o la Sociedad ), sociedad domiciliada en la ciudad de Bogotá, cuya administración principal se encuentra ubicada en la Carrera 11 No. 77ª-49 Oficina 201 y cuyo correo electrónico comercial es hmg@vitol.com, para el tratamiento de datos personales. La presente norma se aplicará al Tratamiento de Datos personales, efectuado en territorio colombiano, o cuando le sea aplicable la norma al Responsable y/o Encargado ubicado fuera del territorio colombiano, en virtud de tratados internacionales, relaciones contractuales, entre otros. Los principios y disposiciones contenidos en esta Política de Tratamiento de Información, se aplicarán a cualquiera base de datos personales que se encuentren en custodia de la Sociedad, bien sea en calidad de Responsable y/o como Encargado del tratamiento. Todos los procesos organizacionales de Vitol que involucren el tratamiento de datos de carácter personal, deberán someterse a lo dispuesto en esta norma. CAPÍTULO SEGUNDO.- Definiciones. Aviso de privacidad: Se refiere a la comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la presente Política de Tratamiento de Información que le será aplicable, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales (Ver Anexo 1). Base de datos: Se refiere al conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

2 Encargado del Tratamiento: Se refiere a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Responsable del Tratamiento: Se refiere a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos. Titular: Se refiere a la persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. CAPÍTULO TERCERO.- Principios Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de información en lo previsto en la preste Política de Tratamiento de Datos es una actividad reglada por la Ley 1581 de 2012 que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan Principio de acceso y circulación restringidos: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; En concordancia por lo señalado por la Ley 1581 de 2012, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva,

3 salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma. CAPÍTULO CUARTO.- Destinatarios Representantes Legales y/o administradores societarios Personal interno de la Sociedad, en VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S., directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se realice cualquier tratamiento de datos de carácter personal Los Accionistas, revisores fiscales y aquellas otras personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario Las demás personas que establezca la Ley 1581 de CAPÍTULO QUINTO.- Tratamiento de datos. Las operaciones que constituyen Tratamiento de datos personales por parte de VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S., en calidad de Responsable o Encargado del mismo, se regirán por los siguientes términos: 5.1. Cualquier persona que acceda a los datos personales de las bases de datos llevadas por el Responsable de Tratamiento deberá en todo caso cumplir con lo señalado en la presente Política de Tratamiento de Datos y en lo señalado por la Ley 1581 de Tratamiento de datos de personal de Recurso Humanos Tratamiento de datos antes de la relación contractual. VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. tratará los datos personales de sus empleados y contratistas así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios. En caso de procesos de selección, VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. informará a los interesados el contenido de su Política de Tratamiento de Datos.

4 Una vez agote el proceso de selección: 1) con respecto del Titular no seleccionado: informará el resultado negativo y entregará los datos personales suministrados, salvo que los titulares de los datos por escrito autoricen que su información sea Tratada para futuros procesos. La información obtenida por VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad. 2) Con respecto al personal seleccionado: Los datos personales e información serán almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a la participación en el mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido Tratamiento de datos durante la relación contractual: VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. almacenará los datos personales e información personal de sus empleados en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por el Encargado y únicamente con la finalidad de administrar la relación contractual entre VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. y el empleado. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S.. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral sometiendo tal información a medidas de seguridad, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles Tratamiento de datos personales de Accionistas. Los datos e información personal de las personas jurídicas que llegaren a tener la condición de accionista de VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S., se considerará información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y tiene el carácter de reserva por disposición legal. En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio que regulan la materia. VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. solo usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente Tratamiento de datos personales de Proveedores. VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. solo solicitará a sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución de los contratos a que haya lugar Tratamiento de Datos Personales de Clientes. VITOL COLOMBIA C.I. S.A.S. solo solicitará a sus clientes los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de proveer sus servicios y productos.

5 CAPÍTULO SEXTO.- Deberes del Responsable de Tratamiento. La Sociedad deberá cumplir con los siguientes deberes, además de los señalados por la Ley 1581 de 2012: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular; c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada; d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible; f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada; g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento; h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular; j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política de Tratamiento de Información. k) Observar el cumplimiento de las políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Información, y en especial, para la atención de consultas y reclamos; l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo; m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos; n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, en especial aquellas relacionadas con el registro y actualización de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos.

6 CAPÍTULO SEPTIMO.- Deberes del Encargado de Tratamiento de datos. El Encargado de Tratamiento de datos deberá cumplir con los siguientes deberes, además de los señalados por la Ley 1581 de 2012: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data; b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley; d) Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo; e) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley; f) Garantizar la implementación de la presente Política de Tratamiento de Información y de sus procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares; g) Registrar en la base de datos las leyenda "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en el Capítulo Décimo Segundo del presente documento; h) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal; i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio; j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella; k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares; l) Mantener estricta confidencialidad con toda la información o datos personales que en ejercicio de sus funciones como Encargado pueda llegar a conocer; m) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio, en especial aquellas relacionadas con el registro y actualización de las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos. CAPÍTULO OCTAVO.- Derechos de los Titulares de la Información. Los Titulares de la información tendrán los siguientes derechos con respecto al Tratamiento de la información por parte de la Sociedad:

7 a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el numeral 7.2. de la presente Política de Manejo de Información. c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. CAPÍTULO NOVENO.- Medidas de Seguridad El manejo de la información y de los datos personales estará a cargo del Encargado del Tratamiento de Datos. Dicho Encargado tendrá acceso a las claves de seguridad que protegerán las bases de datos y a las llaves de seguridad de los archivos físicos. El Encargado podrá suministrarle dichas claves de acceso a un (1) Encargado Suplente Las bases de datos que se encuentren consolidadas en archivos electrónicos contarán con una copia de respaldo que tendrá asignada la misma clave de seguridad del archivo principal y cuyo acceso estará limitado al Encargado y su Encargado Suplente. CAPÍTULO DÉCIMO.- Autorización La Sociedad solicitará de manera previa o a más tardar al momento de recolectar los datos, la autorización del Titular para el Tratamiento de los mismos, entendida como el consentimiento previo, expreso e informado del Titular (la Autorización ) La Autorización no será necesaria cuando se refiera a: a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b. Datos de naturaleza pública c. Casos de urgencia médica o sanitaria

8 d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas El Responsable de Tratamiento solicitará la Autorización e informará al Titular: a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo. b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes. c. Los derechos que le asisten como Titular d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento Con el fin de cumplir con los requisitos señalados por el artículo 12 de la Ley 1581 de 2012, la solicitud de Autorización dirigida al Titular será sustancialmente igual al Anexo El Responsable conservará en sus archivos físicos o electrónicos la prueba de la Autorización otorgada por el Titular El Titular podrá revocar la Autorización para el Tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos en todo momento, mediante el trámite de Reclamo indicado en el Capítulo Décimo Segundo de la presente Política. CAPÍTULO DÉCIMO PRIMERO.- Trámite de Consultas Los Titulares y sus causahabientes tendrán el derecho de consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de la Sociedad (la Consulta). El Responsable o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a los Titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular El trámite de Consultas será el siguiente: a. El Titular podrá formular su consulta a través del comunicaciones@vitol.com o radicándola en las oficinas de la Sociedad ubicadas en la Carrera 11 No. 77ª-49 Oficina 201. b. La Sociedad dispondrá un hipervínculo que contendrá la presente Política de Tratamiento de Datos y el Formato de Consultas y Reclamos que estará disponible en todo momento para los Titulares (Anexo 2). c. Una vez recibida la Consulta, la misma será atendida en un máximo de diez (10) días. d. En caso de que no sea posible atender la Consulta en este término, el Encargado deberá informar al Titular o a su causahabiente los motivos de la demora y cuál será la fecha de respuesta a la Consulta, la cual en ningún caso podrá ser mayor a los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del vencimiento del primer término señalado en el numeral 3 de este numeral 9.2. CAPÍTULO DÉCIMO SEGUNDO.- Trámite de Reclamos.

9 11.1 El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer en los términos del Anexo 2 (Formato de Consultas y Reclamos). b. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. c. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. d. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" en los términos del artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. e. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. CAPÍTULO DÉCIMO TERCERO.- Registro Nacional de Bases de Datos Las bases de datos que el Responsable consolide en desarrollo del Tratamiento de datos serán inscritas en el Registro Nacional de Bases de Datos RNBD El Responsable deberá actualizar la información contenida en el RNBD: a. Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. b. Anualmente entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de Parágrafo: Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado de Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de datos personales.

10 c. Dentro de los quince (15) primeros días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del Tratamiento deben actualizar la información de los reclamos presentados por los Titulares. El primer reporte de reclamos presentados por los Titulares se deberá realizar el primer semestre del año 2017 y corresponderá a la información del segundo semestre de CAPÍTULO DÉCIMO CUARTO.- Vigencia. La presente Política de Protección de Datos entra en vigencia a los 31 días del mes de Octubre de 2016.