SISTEMA DE RECONOCIMIENTO A LA EXCELENCIA EN LA GESTIÓN DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ

Transcripción

1 SISTEMA DE RECONOCIMIENTO A LA EXCELENCIA EN LA GESTIÓN DEL PERSONAL DE ADMINISTRACIÓN Y SERVICIOS DE LA UNIVERSIDAD DE CÁDIZ Aprobado por la Gerencia el 6 de mayo de 2014 GERENCIA Área de personal

2 1 Introducción 4 2 Estructura del Sistema de Reconocimiento a la excelencia en la gestión Finalidad y estructura del sistema Destinatarios Modalidades de reconocimiento Premio individual Premio a la unidad funcional Premio buena práctica en gestión universitaria Premio a la mejor sugerencia Procedimiento del sistema Comisión Evaluadora Resolución de la convocatoria Naturaleza de los incentivos 8 Anexo: Criterios de valoración 10

3 1. INTRODUCCIÓN El Plan Estratégico de la Universidad de Cádiz, dentro del Objetivo 2: Desarrollar las capacidades de las Personas, en su Estrategia 2.3. Establecer mecanismos de incentivación, así como el Acuerdo para la Mejora y Calidad de los Servicios que presta el PAS de las Universidades Públicas de Andalucía, firmado en Mayo de 2007, entre las Universidades Públicas Andaluzas y las principales organizaciones sindicales, enmarcado dentro de los procesos de acreditación institucional en el entorno del Espacio Europeo de Educación Superior, marcaron los hitos principales en la puesta en marcha y desarrollo del Sistema de Reconocimiento a la excelencia en la gestión del Personal de Administración y Servicios (PAS) de la Universidad de Cádiz, el cual fue aprobado por el Consejo de Dirección de 10 de junio de El Equipo de Gobierno de la UCA, apoya una política de dirección de personas basada en procesos de mejora de la cualificación profesional, de los procesos de trabajo y de la motivación del PAS, con el convencimiento de que esta mejora en la satisfacción del personal redundará en beneficios para la propia Universidad. Por ello la Gerencia, a través del área de Personal, gestiona desde el año 2008 diversas estrategias de desarrollo entre las que se encuentran la Gestión por Competencias y la Encuesta de Clima Laboral, ambas actuaciones dirigidas al PAS de la UCA. El análisis de los resultados extraídos en estas actuaciones, junto con el modelo de gestión de la excelencia y la calidad de los servicios (EFQM) de las principales unidades/servicios constataron la necesidad de articular un sistema de reconocimiento. El éxito de la iniciativa puesta en marcha en el año 2010, ha dejado constancia en la participación y valoración que el PAS ha hecho de la misma. Este hecho unido a la evaluación y mejora constante de los procesos de forma que puedan mantener un nivel óptimo de eficiencia, determinó que tras la finalización de la última edición (edición IV) de los premios se comenzara un proceso de valoración y revisión del actual Sistema de Reconocimiento. Para ello y mediante la selección de una muestra representativa del PAS, se realizó una encuesta de valoración sobre los principales aspectos definitorios del modelo. Los resultados obtenidos han constatado que aunque no se evidencia la necesidad de un cambio sustancial del actual Sistema, sería adecuado el ajuste en la definición y valoración de las modalidades. Ante todo lo expuesto, el presente documento recoge las principales adaptaciones llevadas a cabo en el Sistema de Reconocimiento a la excelencia en la gestión del PAS de la UCA aprobado por la Gerencia el 6 de mayo de 2014, partiendo de las mismas premisas que dieron sustento a su primera edición:

4 - Todo procedimiento que pretenda valorar o evaluar la actividad del personal en relación con los logros esperados por la organización, debe realizarse a través de procedimientos que garanticen la transparencia y objetividad del sistema. - El sistema que se presenta trata de ser un canal para divulgar las mejores prácticas de calidad en los servicios, así como las actividades de mejora que hayan incrementado la satisfacción de nuestros usuarios, sin olvidar su valor como medio de aumentar la motivación de nuestra plantilla.

5 2. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE RECONOCIMIENTO A LA EXCELENCIA EN LA GESTIÓN DEL PAS DE LA UCA 2.1. FINALIDAD Y ESTRUCTURA DEL SISTEMA El se configura con la finalidad de reconocer la contribución de éste en la implantación de una cultura basada en la mejora continua que ayude a la consecución de los objetivos estratégicos de la UCA, en el convencimiento de que en este proceso, los recursos humanos son el principal activo. Pretende pues, ser un incentivo que ayude a potenciar la participación del PAS en la generación de ideas dentro de sus ámbitos de actuación, premiando aquellas propuestas que impliquen innovación y mejora en la organización, su estructura, en los procesos, en la incorporación de medios tecnológicos, la simplicidad de trámites, en la mejora del clima laboral, etc. Contando con este talento latente, el Sistema de Reconocimiento supone la oportunidad de abrir un foro de participación donde el PAS de la UCA, pueda compartir ideas y proyectos fruto de la experiencia en el desempeño de su actividad laboral DESTINATARIOS Podrá concurrir a la convocatoria de Premios a la excelencia en la gestión, cualquier miembro del Personal de Administración y Servicios, ya sean funcionarios o laborales, en forma individual o grupal y según los criterios y condiciones que establecen las diferentes modalidades MODALIDADES DE RECONOCIMIENTO Este Sistema se define sobre varios factores o dimensiones que pretenden abordar la totalidad de las actividades realizadas por el personal en el ejercicio de sus funciones. Unos factores serán de cumplimiento estrictamente personal y otros de cumplimiento por parte de las distintas unidades/servicios. El reconocimiento de la labor desarrollada por el PAS adopta las siguientes modalidades de incentivos: Premio individual Premio a la unidad funcional Premio buena práctica de gestión universitaria Premio a la mejor sugerencia

6 Premio individual. Tiene como finalidad el reconocimiento oficial de aquellas personas que, más allá del cumplimiento de sus funciones y obligaciones, se hayan distinguido por la contribución a la mejora constante de sus unidades/servicios o de la Universidad en general. Dentro de esta modalidad se distinguen dos tipos de premios: Premio individual a la trayectoria profesional. Pretende premiar la constancia manifestada a lo largo de una carrera profesional, acreditada a través de la atención a los usuarios, la iniciativa para emprender mejoras, la disposición para ayudar a los demás y/o la contribución a la mejora del clima laboral. Premio individual a la excelencia en el año. Se encuentra dirigido a aquellas personas que se hayan distinguido a lo largo del año por su calidad y excelencia en el desempeño de su trabajo, con proyectos o propuestas novedosas, creativas y concretas para la mejora de su unidad/servicio o de la UCA en general, con el consiguiente esfuerzo y dedicación personal Premio a la Unidad Funcional por el trabajo desarrollado en el año. Tiene como fin el reconocimiento oficial de aquellas unidades funcionales que se hayan distinguido en el cumplimiento del/de los objetivo/s de mejora establecido/s por su unidad en el año anterior al de celebración del premio. A los efectos de este apartado se entiende por unidad funcional, la unidad administrativa de mayor nivel, con independencia de las unidades orgánicas que la puedan configurar (por ejemplo, si contemplamos un área concreta que englobe a Servicios y/o Coordinaciones y/o Jefaturas de Unidad, solamente podrá presentarse el área) Premio buena práctica de gestión universitaria. Este premio pretende identificar y reconocer a aquellas unidades/servicios o grupos de trabajo que durante el último año han generado procedimientos que han producido resultados destacados en la gestión del trabajo, pudiéndose ser estos replicados en otras unidades/servicios o grupos de trabajo internos de la UCA, para mejorar la efectividad, eficiencia e innovación de las mismas en beneficio de la atención a sus usuarios. Se entiende por buena práctica o práctica exitosa, aquella acción o conjunto de acciones puestas en marcha fruto de la identificación de una necesidad y que son, sistemáticas, eficaces y sostenibles en el tiempo. Esta práctica además de satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios, supone una mejora evidente de los estándares del servicio.

7 Premio a la mejor sugerencia. La finalidad de este premio es el reconocimiento oficial de aquella/s persona/s que se distinga/n especialmente en la presentación de sugerencias que puedan traducirse en una mejora de la calidad de los servicios de la UCA. La sugerencia a presentar debe ser viable económicamente y susceptible de ser puesta en práctica en un plazo razonablemente corto de tiempo. Asimismo la sugerencia debe llevar previsto un desarrollo coherente para alcanzar los objetivos, con definición de responsables, plazos, medios materiales, etc. El plazo para enviar sugerencias estará abierto durante todo el año PROCEDIMIENTO DEL SISTEMA Anualmente la Gerencia convocará en el primer semestre del año los citados Premios. Las bases de la convocatoria se publicarán en el BOUCA y en la página web del área de Personal ( Para su mayor difusión y conocimiento, la convocatoria se enviará mediante Tavira a todo el personal de la UCA. Las solicitudes y la documentación se cumplimentarán según los modelos previstos en las correspondientes convocatorias, y serán presentadas dentro del plazo establecido en las mismas. Toda la documentación será custodiada por el área de Personal COMISIÓN EVALUADORA Corresponderá al Rector de la Universidad de Cádiz, la propuesta de una Comisión Evaluadora, que será nombrada para cada edición y que estará compuesta por: - El Rector o el Gerente por delegación de aquel, que actuará como Presidente de la Comisión. - Dos vocales a propuesta de la Gerencia. - Dos vocales a propuesta del Vicerrectorado de Prospectiva y Calidad. - Dos vocales a propuesta de los órganos de representación del PAS. - El Director del Área de Personal o funcionario/a del Área en quién delegue, que actuará como Secretario de la Comisión, con voz pero sin voto. - Un premiado de cada modalidad correspondiente a ediciones anteriores, que actuará en la valoración de las candidaturas de su modalidad RESOLUCIÓN DE LA CONVOCATORIA Para evaluar las candidaturas presentadas en las modalidades de Premio Individual a la excelencia en el año, Premio a la unidad funcional y Premio a la buena práctica en gestión universitaria; la Comisión tendrá en cuenta

8 toda la información presentada y deberá sustentarse, en los criterios de valoración determinados para en cada modalidad y que serán especificados en la convocatoria de cada edición. La Comisión podrá recabar aquella información y documentos que estime oportunos para una adecuada resolución de los premios. El plazo establecido para la resolución de la convocatoria se estima en un mes, a contar desde la fecha final de presentación de candidaturas NATURALEZA DE LOS INCENTIVOS Independientemente de que en las bases de la convocatoria se concretará la naturaleza del premio/incentivo, estos podrán consistir en: Ingreso en nómina de importe equivalente a la cantidad que se determine en las bases de la convocatoria. Bono canjeable que podrá consistir en: o Ampliación de los días que por descanso anual según lo que establezcan las distintas convocatorias. o Abono anual para utilizar las instalaciones deportivas de la UCA y/o comedores universitarios o Entrega de un Bono-Hotel de fin de semana. o Cualquier otro de naturaleza similar que se determine en las distintas Convocatorias Cualquier otro de naturaleza similar que se determine en las distintas convocatorias. Al importe bruto de los premios que se concedan se les practicará la retención fiscal legalmente establecida. Los premios otorgados pasarán a formar parte del expediente personal de cada premiado, reconociéndose como baremo de valoración según lo especificado en el artículo 11.1 apartado e, del Reglamento de Provisión de Puestos de Trabajo del Personal de Administración y Servicios funcionario de la Universidad de Cádiz. Asimismo, la concesión de cada uno de los premios se publicará con carácter preferente en los tablones informáticos de la UCA y en el BOUCA. También serán recogidos en la Memoria Anual de la Institución. La entrega de diplomas se realizará en las Jornadas de difusión de la mejora de la calidad de los servicios que presta el PAS que anualmente se organizan por la Gerencia.

9 1. PREMIO INDIVIDUAL ANEXO: CRITERIOS DE VALORACIÓN 1.1. Premio individual a la TRAYECTORIA PROFESIONAL Constancia manifestada a lo largo de una carrera profesional, acreditada a través de la atención a los usuarios, la iniciativa para emprender mejoras, la disposición para ayudar a los demás y/o la contribución a la mejora del clima laboral Premio individual a la EXCELENCIA EN EL AÑO - Orientación al usuario. Sondeo a principales usuarios sobre la calidad del trabajo - Trabajo en equipo, comunicación y relaciones con otras unidades - Interés, esfuerzo, iniciativa e innovación - Flexibilidad y adaptación a los cambios - Calidad en el trabajo desarrollado 2. PREMIO A LA UNIDAD FUNCIONAL POR EL TRABAJO DESARROLLADO EN EL AÑO - Grado de cumplimiento del/de los objetivo/s - Interés, esfuerzo y dedicación en la definición y consecución - Grado de innovación - Impacto en la sociedad y en los resultados de la unidad o Universidad en general 3. PREMIO BUENA PRÁCTICA DE GESTIÓN UNIVERSITARIA - Solución a un problema. - Resultados logrados. - Carácter innovador. - Sostenibilidad. - Replicabilidad. 4. PREMIO A LA MEJOR SUGERENCIA - Viabilidad económica - Impacto - Facilidad de ejecución - Resultados esperados en relación con la situación anterior