POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. - TRANSPIEDECUESTA S.A.

Transcripción

1 POLITICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCION DE DATOS PERSONALES TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. - TRANSPIEDECUESTA S.A. TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., expresa de manera clara su compromiso con la información personal de clientes, proveedores, socios, empleados y público en general, a través del establecimiento de su política de tratamiento y protección de datos personales, en cumplimiento de la legislación vigente (Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013), estableciendo de manera clara los lineamientos generales para proteger los datos personales de los titulares, las finalidades de recolección, derechos y tratamiento de los mismos, así como también brindar de manera eficaz, respuesta oportuna a las posibles quejas y reclamos que se puedan presentar con la información personal de cualquier parte interesada descrita con anterioridad. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Razón social: TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. Oficina principal: Calle 9 # 6-23 Piso 3 de Piedecuesta - Santander Teléfono: (7) Página web: secretaria.gerencia@transpiedecuesta.com.co FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN. La información que consta en las bases de datos de la entidad es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, almacenamiento, uso, sistematización y organización. Los datos personales suministrados serán destinados para las siguientes finalidades: precontractuales, contractuales, post contractuales, comerciales, de atención al cliente y mercadeo, procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, tramitación, concursos, sorteos, y corrección. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos anteriores y de cumplimiento legal por TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN Los titulares de los datos personales tendrán los siguientes derechos:

2 a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de c) Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN Son deberes de TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., los enumerados a continuación: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

3 f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la citada ley. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la citada ley. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la citada ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. ATENCION DE PETICIONES, QUEJAS, CONSULTAS Y RECLAMOS Para consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos como titular de la información, podrá radicar su solicitud a través del siguiente correo electrónico: secretaria.gerencia@transpiedecuesta.com.co Ingresando a nuestra página web en la sección contacto. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN Puntos aplicables para todos los Procedimientos:

4 - Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas no autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley, la documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un causahabiente del Titular. - En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta por la Asesoría Jurídica, quien resolverá el tema teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan. a) Acceso Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del tratamiento. Teniendo en cuenta lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del Titular, el cual incluye: a) El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales. b) El acceso a sus datos personales. c) Las circunstancias del tratamiento de los datos personales. b) Consulta De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derecho suministrando a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A.

5 Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término conferido, en donde se expresará los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. c) Reclamación, rectificación y supresión De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: a) El reclamo se formulará mediante comunicación escrita realizada por el titular o sus causahabientes dirigida a TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., responsable o el encargado del Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso si la comunicación es dirigida a TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., y no tiene la calidad para responder la comunicación, TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará conocimiento de la misma a la sociedad,entidad o persona que deba dar respuesta. b) En caso que TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., reciba un reclamo que no sea competente para resolver, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. c) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. d) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado

6 los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural titular de los datos personales o su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales previa acreditación de su identidad. La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser presentada a través de los medios señalados en la autorización de tratamiento de datos personales y deberá contener como mínimo la siguiente información: a) El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir la respuesta a su solicitud. b) Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los datos personales. c) La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan lugar al reclamo. d) Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos realizados por TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por el área responsable de la atención a la misma al interior de TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., garantiza la seguridad de la información suministrada por el titular y diseñará los mecanismos idóneos para este fin bajo la observancia del principio de seguridad que dispone que la información sujeta a tratamiento por el responsable que se refiere a la Ley 1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; igualmente se atenderá al principio de confidencialidad según el cual todas a las personas intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a

7 garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de VIGENCIA La política entra en vigencia a partir del veintisiete (27) de Octubre de dos mil dieciséis (2016). El titular acepta y reconoce que esta autorización estará vigente a partir del momento en que la aceptó y durante el tiempo en que TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., ejerza las actividades propias de su objeto social. AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Dando cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A.,solicita su consentimiento para dar tratamiento a sus datos personales, el cual estará destinado a las siguientes finalidades: fines precontractuales, contractuales, pos contractuales, comerciales, de atención al cliente y mercadeo, procesamiento, investigación, capacitación, acreditación, consolidación, organización, actualización, reporte, estadística, encuestas, tramitación, concursos y sorteos. Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las descritas en los incisos anteriores y de cumplimiento legal por TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A. Así mismo, he sido informado que TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., actuará directamente o a través de terceros como responsable del tratamiento de mis datos personales, y ha puesto a mi disposición diferentes mecanismos para informarme o comunicarme como son: la línea de atención (7) , el correo electrónico

8 la información disponible en la página web: y las oficinas de la sede Administrativa ubicadas en la Calle 9 No Piso 3 para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización; mis derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales. Estos derechos los puedo ejercer a través de los canales dispuestos por TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., para la atención al público y observando la Política de Tratamiento de datos personales de TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., disponible en link de Políticas de Privacidad. Es voluntario responder preguntas que eventualmente me sean hechas sobre datos sensibles o datos de menores de edad, y que éstos últimos serán tratados respetando sus derechos fundamentales e intereses superiores. Son datos sensibles, aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., y a quien le sean cedidos los derechos, para tratar mis datos personales, con finalidad principal de contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios del Responsable del Tratamiento, así como el contacto a través de medios telefónicos, electrónicos (SMS, chat, correo electrónico y demás medios considerados electrónicos) físicos y/o personales. Me comprometo a conocer La Política de Tratamiento de la Información disponible en la página web en el link Políticas de Privacidad. Autorizo a TRANSPORTES PIEDECUESTA S.A., a modificar o actualizar su contenido a fin de atender reformas legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de servicios o productos, dando aviso previo por medio de la página web de la compañía o por correo electrónico. La información del formato del cual forma parte la presente autorización la he suministrado de forma voluntaria y es verídica. Se suscribe a los del mes de de (201_). Nombre: Firma: Identificación: Usted tiene la posibilidad de consultar los datos suministrados a TRANSPIEDECUESTA S.A., y solicitar la actualización, supresión o demás términos establecidos por la Ley 1581 de 2012, comunicándose de manera escrita al responsable del tratamiento de Datos Personales en la dirección arriba indicada con los siguientes datos: nombre, apellidos, domicilio y teléfonos, tema de solicitud, fecha y firma.