SOLICITUD DE PROPUESTAS A COLOMBIA

Transcripción

1 SOLICITUD DE PROPUESTAS A Acuerdo a Largo Plazo para la prestación de los servicios de Seguridad privados no armados COLOMBIA PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO 15 de febrero de

2 Sección 1. Carta de Invitación 15 de febrero de 2018 Proceso A Acuerdo de Largo Plazo 1 para la prestación de los servicios de Seguridad privados no armados Estimado señor/estimada señora: El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) tiene el gusto de dirigirse a usted a fin de solicitarle la presentación de una Propuesta a esta solicitud de propuesta (SdP) para la provisión de los servicios de referencia. La presente Solicitud de Propuesta (SdP) está compuesta de los siguientes documentos: Sección 1 Esta Carta de Invitación Sección 2 Instrucciones a los Proponentes (incluyendo la Hoja de Datos) Sección 3 Términos de Referencia Apéndices A, B, C, D y E Sección 4 Formulario de presentación de Propuestas Sección 5 Documentos que establecen la elegibilidad y calificaciones del Proponente Sección 6 Formulario de Propuesta Técnica Sección 7 Formulario de Propuesta Financiera Sección 8 Formulario de Garantía de Propuesta Sección 9 Formulario de Garantía de Ejecución Sección 10 Formulario de Garantía de Pago por Adelantado No aplica Sección 11 Acuerdo de Largo Plazo Anexos 1, 2, 3 y 4 Su propuesta incluirá una Propuesta Financiera y una Propuesta Técnica, presentadas en sobres separados y deberá presentarse con arreglo a las indicaciones de la Sección 2. Le rogamos remita una carta de reconocimiento dirigida a la siguiente dirección: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) Avenida Calle 82 No Piso 3 Oficina de Registro Atención: Representante Residente La carta deberá estar en posesión del PNUD a más tardar el 22 de febrero de 2018 y en la misma se debe indicar si su empresa tiene intención de presentar una Propuesta. Si no es posible, el PNUD agradecerá nos indique el motivo, para nuestra información. Si usted ha recibido esta SdP a través de una invitación directa realizada por el PNUD, la transferencia de esta invitación a otra empresa requiere de la notificación por escrito al PNUD de dicha transferencia y del nombre de la empresa a la que se envía la invitación. Si precisa aclaraciones adicionales, le rogamos se ponga en comunicación con la persona de contacto que se 1 Un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo general que se podrá utilizar cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base específica de unos requerimientos técnicos y precios de descuento previamente acordados. El LTA no exige que el PNUD o la Agencia del SNU se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen para el LTA, para lo cual se emitirá un pedido específico. Favor ver en la Sección 10 el Modelo de LTA y sus anexos. 2

3 indica en la Hoja de Datos adjunta, que coordina las consultas relativas a esta SdP. El PNUD queda a la espera de recibir su Propuesta y le da las gracias de antemano por su interés en las oportunidades de adquisición que ofrece el PNUD. Atentamente le saluda, Centro de Servicios - Adquisiciones Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Colombia 3

4 Sección 2: Instrucciones a los Proponentes Definiciones a) Contrato se refiere al acuerdo que será firmado por y entre el PNUD y el Proponente elegido, todos los documentos adjuntos al mismo, entre otros los Términos y Condiciones Generales (TCG), y los Apéndices. b) País se refiere al país indicado en la Hoja de Datos. c) Hoja de Datos se refiere a la parte de las Instrucciones a los Proponentes que se utiliza para reflejar las condiciones del proceso de licitación específicas a los requisitos de esta SdP. d) Día se refiere a día calendario. e) Gobierno se refiere al Gobierno del país que ha de recibir los servicios prestados con arreglo a lo que se especifica en el Contrato. f) Instrucciones a los Proponentes (Sección 2 de la SdP) se refiere a la serie completa de documentos que facilitan a los Proponentes toda la información necesaria y los procedimientos que deben seguirse en el curso de la preparación de sus Propuestas g) Carta de Intenciones (Sección 1 de la SdP) se refiere a la carta de invitación enviada por el PNUD a los proponentes. h) Cambios sustanciales se refiere a cualquier contenido o característica de la Propuesta que sea significativamente diferente de un aspecto o requisito esencial de la SdP, y que: (i) altere sustancialmente el alcance y la calidad de los requisitos, (ii) limite los derechos del PNUD y /o las obligaciones del Proponente, y (iii) afecte negativamente la equidad y los principios del proceso de adquisición, como aquellos que pongan en peligro la posición competitiva de otros proponentes. i) Propuesta se refiere a la respuesta del Proponente a la Solicitud de Propuesta, y que incluye el Formulario de presentación de Propuestas, la Propuesta Técnica, la Propuesta Financiera y toda otra documentación adjunta a la misma, tal como exige la SdP. j) Proponente se refiere a cualquier entidad legal que pueda presentar o haya presentado una Propuesta para la prestación de servicios solicitados por el PNUD a través de esta SdP. k) SdP se refiere a la Solicitud de Propuesta que consiste en una serie de instrucciones y referencias preparadas por el PNUD a los efectos de seleccionar el proveedor de servicios que mejor pueda llevar a cabo los servicios descritos en los Términos de Referencia. l) Servicios se refiere a todo el conjunto de las tareas y entregables solicitados por el PNUD con arreglo a la SdP. m) Información Complementaria a la SdP se refiere a una comunicación escrita transmitida por el PNUD a los posibles proponentes, que incluya aclaraciones, respuestas a las consultas recibidas de los proponentes potenciales o cambios que deban introducirse en la SdP, en cualquier momento después de la publicación de la SdP, pero antes de la fecha límite para la presentación de las Propuestas. 4

5 n) Términos de Referencia (TdR) se refiere al documento incluido en la Sección 3 de esta SdP, que describe los objetivos, el alcance de los servicios, las actividades, las tareas a realizar, las responsabilidades respectivas del Proponente, los resultados esperados y otros datos relativos a la ejecución de la serie de funciones y servicios que se esperan del Proponente cuya Propuesta haya resultado elegida. A. ASPECTOS GENERALES 1. Por este medio, el PNUD solicita Propuestas en respuesta a la presente Solicitud de Propuesta (SdP). Los proponentes deberán cumplir estrictamente todos los requisitos de la misma. No se autoriza la introducción de cambios, sustituciones u otras modificaciones a las normas y disposiciones estipuladas en esta SdP, a menos que lo ordene o apruebe por escrito el PNUD en forma de Información Complementaria a la SdP. 2. La presentación de una Propuesta se considerará como un reconocimiento por parte del Proponente de que todas las obligaciones previstas en esta SdP se cumplirán y, a menos que se especifique lo contrario, de que el Proponente ha leído, entendido y aceptado todas las instrucciones de esta SdP. 3. Toda Propuesta presentada será considerada como una propuesta del Proponente y no constituye ni implica la aceptación de la misma por el PNUD. El PNUD no tiene ninguna obligación de adjudicar un contrato a ningún Proponente como resultado de esta SdP. 4. El PNUD practica una política de tolerancia cero ante prácticas prohibidas, incluyendo fraude, corrupción, colusión, prácticas no éticas y obstrucción y está resuelto a impedir, identificar y abordar todos los actos y prácticas de este tipo contra el propio PNUD o contra terceros participantes en actividades del PNUD. (Véase: Spanish_FINAL.pdf y para una descripción completa de las políticas) 5. En respuesta a esta SdP, el PNUD insta a todos los Proponentes a comportarse de manera profesional, objetiva e imparcial, y a tener en todo momento presente en primer lugar los intereses del PNUD. Los Proponentes deberán evitar rigurosamente los conflictos con otras tareas asignadas o con sus propios intereses, y actuar sin tener en cuenta futuros trabajos. Todo Proponente de quien se demuestre que tiene un conflicto de intereses será descalificado. Sin perjuicio de todo lo antes citado, se considerará que los Proponentes y cualquiera de sus afiliados tienen un conflicto de interés con una o más partes en este proceso de licitación, si: 5.1 están o han estado asociados en el pasado con una empresa o cualquiera de sus filiales que haya sido contratada por el PNUD para prestar servicios para la preparación del diseño, la lista de requisitos y las especificaciones técnicas, términos de referencia, y os análisis y estimaciones de costos, y otros documentos que se utilizarán en la adquisición de los bienes y servicios relacionados con este proceso de selección; 5.2 ha participado en la preparación y/o el diseño del programa o proyecto relacionado con servicios solicitados en esta SdP, o 5.3 se encuentra en conflicto por cualquier otra razón que pueda determinar el PNUD o a criterio de éste. 5

6 En caso de duda en la interpretación de lo que es, potencialmente, un conflicto de intereses, el Proponente deberá dar a conocer su situación al PNUD y pedir la confirmación de este sobre si existe o no tal conflicto. 6. Del mismo modo, los Proponentes deberán informar en su Propuesta de su conocimiento de lo siguiente: 6.1 si son propietarios, copropietarios, funcionarios, directores, accionistas mayoritarios, o si tienen personal clave que sean familiares de funcionarios del PNUD participantes en las funciones de adquisición y/o el Gobierno del país o de cualquier asociado en la implementación de los servicios de esta SdP, y 6.2 toda otra circunstancia que pudiera dar lugar a un conflicto de intereses, real o percibido como tal; colusión o prácticas de competencia desleal. El incumplimiento de esta información puede dar como resultado el rechazo de la Propuesta o Propuestas afectadas por este incumplimiento. 7. La elegibilidad de los Proponentes que sean propiedad, total o parcial, del Gobierno estará sujeta a una posterior evaluación del PNUD y a la revisión de diversos factores, como por ejemplo estar registrados como entidad independiente, dimensión de la propiedad o participación estatal, recepción de subsidios, mandato, acceso a información relacionada con esta SdP, y otros que pudieran conducirles a gozar de una ventaja indebida frente a otros Proponentes, y al eventual rechazo de la Propuesta. 8. Todos los Proponentes deberán respetar el Código de Conducta de Proveedores del PNUD, que se pueden encontrar en este enlace: B. CONTENIDO DE LA PROPUESTA 9. Secciones de la Propuesta Los Proponentes deberán completar, firmar y presentar los siguientes documentos: 9.1 Carta de acompañamiento de la Presentación de la Propuesta (véase SdP, Sección 4); 9.2 Documentos que establecen la elegibilidad y calificaciones del Proponente (véase SdP, Sección 5); 9.3 Propuesta Técnica (véase el formulario indicado en la SdP, Sección 6); 9.4 Propuesta Financiera (véase el formulario indicado en la SdP, Sección 7); 9.5 Garantía de Propuesta, si se considera necesaria (véase al respecto la Hoja de Datos (HdD, nos. 9-11), véase formulario prescrito en la SdP, Sección 8); 9.6 Anexos o apéndices a la Propuesta. 10. Aclaraciones a la Propuesta 10.1 Los Proponentes podrán solicitar aclaraciones sobre cualquiera de los documentos relativos a la SdP, a más tardar en la fecha indicada en la Hoja de Datos (HdD, nº 16) antes de la fecha de presentación de la Propuesta. Toda solicitud de aclaración debe ser enviada por escrito y por servicio de correo postal o medios electrónicos a la dirección del PNUD que se indica en la Hoja de Datos (HdD, n º 17). El PNUD responderá por escrito y por medios electrónicos, y remitirá copias de la respuesta (incluyendo una explicación de la consulta, pero sin identificar el origen 6

7 de la misma) a todos los Proponentes que hayan confirmado su intención de presentar una Propuesta El PNUD se compromete a dar respuesta a estas demandas de aclaración con rapidez, pero cualquier demora en la respuesta no implicará una obligación por parte del PNUD de ampliar el plazo de presentación de propuestas, a menos que el PNUD considere que dicha prórroga está justificada y es necesaria. 11. Modificación de las Propuestas 11.1 En cualquier momento antes de la fecha límite para la presentación de la Propuesta, el PNUD podrá, por cualquier motivo por ejemplo, en respuesta a una aclaración solicitada por un proponente, modificar la SdP en la forma de una Información Complementaria a la SdP. Todos los Proponentes potenciales serán notificados por escrito de todos los cambios o modificaciones y de las instrucciones adicionales por medio de la de Información Complementaria a la SdP y según el método especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 18) Con el fin de proporcionar a los potenciales Proponentes un plazo razonable para estudiar las enmiendas en la preparación de sus Propuestas, el PNUD podrá, de manera discrecional, prorrogar el plazo para la presentación de éstas, cuando la naturaleza de la modificación de la SdP justifique dicha ampliación. C. PREPARACIÓN DE LAS PROPUESTAS 12. Costos El proponente asumirá todos y cada uno de los costos relacionados con la preparación y/o presentación de la Propuesta, independientemente de si su Propuesta resulta seleccionada o no. El PNUD en ningún caso será responsable por dichos costos, independientemente de la modalidad o del efecto del proceso de contratación. 13. Idiomas La Propuesta, así como toda la correspondencia conexa intercambiada entre el Proponente y el PNUD, estará escrita en el o los idiomas que se especifican en la Hoja de Datos (HdD, nº 4). Todo material impreso proporcionado por el Proponente que esté escrito en un idioma distinto del o de los que se indiquen en la HdD, deberá ir acompañado de una traducción al idioma de preferencia indicado en la HdD. A efectos de interpretación de la Propuesta, y en caso de discrepancia o inconsistencia en el significado, la Propuesta se regirá por la versión redactada en el idioma de preferencia. Al concluir un contrato, el idioma del contrato regirá la relación entre el contratista y el PNUD. 14. Formulario de presentación de la Propuesta El Proponente presentará su Propuesta utilizando para ello el Formulario de presentación de Propuestas que se adjunta en la Sección 4 de la presente SdP. 7

8 15. Formato y contenido de la Propuesta Técnica A menos que se indique lo contrario en la Hoja de Datos (HdD, nº 28), el Proponente deberá estructurar la Propuesta Técnica de la siguiente manera: 15.1 Experiencia de la Empresa u Organización: Esta sección proporcionará información detallada sobre la estructura de la organización,, su capacidad y sus recursos organizativos y la experiencia de la empresa u organización, la lista de proyectos y contratos (tanto finalizados como en curso, tanto nacionales como internacionales) relacionados o de naturaleza similar a los requerimientos de la SdP, y la prueba de estabilidad financiera y suficiencia de recursos para completar los servicios requeridos por la SdP (véase la cláusula nº 18 de la SdP y la nº 26 de la HdD para más detalles). Otro tanto se aplicará a cualquier otra entidad participante en la SdP como Joint Venture o consorcio Propuesta Metodológica, Enfoque y Plan de Ejecución: En esta sección se deberá demostrar la respuesta del Proponente a los Términos de Referencia, mediante la identificación de los componentes específicos propuestos y cómo se abordarán los requisitos especificados, punto por punto; la inclusión de una descripción detallada de las características esenciales del funcionamiento propuesto; la identificación de las obras o partes de las obras que se subcontratarán, demostrando de qué modo la metodología propuesta cumple o supera las especificaciones, al tiempo que garantiza la idoneidad de la adecuación a las condiciones locales y el resto del entorno operativo del proyecto. Esta metodología deberá estar enmarcada en un calendario de ejecución que se ajuste a la duración del contrato según lo especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 29 y nº 30). Los Proponentes deberán ser plenamente conscientes de que los productos o servicios que el PNUD solicita podrán ser transferidos, de inmediato o más adelante, por el PNUD a socios del Gobierno, o a una entidad designada por éste, con arreglo a las políticas y los procedimientos del PNUD. Todos los Proponentes, por lo tanto, deberán presentar en sus Propuestas lo siguiente: a) una declaración que indique si es necesario algún tipo de licencia de importación o exportación en relación con los bienes que serán adquiridos o los servicios que hayan de ser prestados, incluyendo cualquier tipo de restricción en el país de origen; naturaleza de uso o doble uso de los bienes o servicios, incluyendo cualquier disposición relativa a los usuarios finales; y b) la confirmación de que el Proponente ha obtenido licencias de esta naturaleza en el pasado, y tiene expectativas razonables de obtener todas las licencias necesarias, en caso de que su Propuesta se considere la más adecuada Estructura Administrativa y Personal Clave: Esta sección debe incluir los currículos completos del personal clave asignado para implementar la metodología propuesta, con una definición clara de las respectivas funciones y responsabilidades. Los currículos deben establecer la competencia y demostrar las cualificaciones en los ámbitos relacionados con los TdR. En el cumplimiento de esta sección, el Proponente asegurará y confirmará al PNUD que el personal nombrado estará disponible para cumplir con las exigencias del Contrato en las fechas propuestas. Si alguna de las personas clave no está disponible más adelante, excepto si ello es 8

9 debido a motivos inevitables como fallecimiento o incapacidad médica, entre otros, el PNUD se reserva el derecho de considerar la Propuesta inaceptable. Cualquier sustitución deliberada debida a razones de fuerza mayor, incluyendo el retraso en la ejecución del proyecto de programa por causas ajenas a la Propuesta, podrá hacerse sólo después de que el PNUD haya aceptado la justificación de la sustitución y haya aprobado las calificaciones de la persona reemplazante, que deberá poseer una acreditación igual o superior a las de la persona sustituida Cuando la Hoja de Datos requiera la presentación de una Garantía de Propuesta, ésta será presentada junto a la Propuesta Técnica. El PNUD podrá considerar prescrita la Garantía de Propuesta, y rechazar la Propuesta, en caso de que se dé una condición o combinación de las siguientes condiciones: a) si el Proponente retira su propuesta durante el período de validez de la Propuesta especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 11), o.; b) si el monto de la Garantía de Propuesta resulta ser inferior al estipulado por el PNUD según se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº 9), o.; c) en caso de que el Proponente aceptado no llegue a: i. firmar el contrato después de la concesión por parte del PNUD; o a ii. cumplir con la variación de los requisitos del PNUD, de acuerdo con la cláusula nº 35 de la SdP; o a iii. proporcionar la Garantía de Ejecución, los seguros u otros documentos que el PNUD pueda exigir como condición para la efectividad de las prestaciones del contrato que pueda ser adjudicado al Proponente. 16. Propuesta Financiera La Propuesta Financiera se preparará utilizando el formulario estándar adjunto (Sección 7). La Propuesta Financiera incluirá una relación de todos los costos de los principales componentes asociados a los servicios y un desglose detallado de dichos costos. Todas los productos y actividades descritas en la Propuesta Técnica deberán tener un precio por separado, en una correspondencia uno a uno. Todo producto y actividad descrita en la Propuesta Técnica cuya cotización no figure en la Propuesta Financiera se considerará que se incluye en los precios de otras actividades o productos, así como en el precio total final. 17. Monedas Todos los precios se establecerán en la moneda indicada en la Hoja de Datos (HdD, nº 15). No obstante, cuando las diferentes Propuestas estén expresadas en diferentes monedas, a efectos de comparación de todas las Propuestas: a) el PNUD convertirá la moneda en que se cotice la Propuesta en la moneda de preferencia del PNUD, de acuerdo con la tasa actual de cambio operacional de las Naciones Unidas correspondiente al último día de presentación de Propuestas, y b) en caso de que la Propuesta considerada más aceptable con arreglo a las exigencias de la SdP se cotice en otra moneda diferente de la moneda de preferencia que establece la Hoja de Datos (HdD, nº 15) infra, el PNUD se reservará el derecho de adjudicar el contrato en la moneda de preferencia del PNUD, utilizando el método de conversión anteriormente especificado. 9

10 Las Propuestas presentadas por dos (2) o más Proponentes serán rechazadas en su totalidad si se demuestra que responden a alguna de las siguientes características: a) tienen al menos un socio de control, director o accionista en común; o b) cualquiera de ellos recibe o ha recibido algún subsidio directo o indirecto de otro u otros de ellos; o c) tienen el mismo representante legal a efectos de la presente SdP; o d) tienen una relación entre sí, directamente o a través de terceros, que los coloca en una posición de acceso a información sobre la Propuesta de otro Proponente, o de influencia sobre la Propuesta de otro Proponente, en relación con este proceso de SdP; e) son subcontratistas uno de otro en la Propuesta de cada uno de ellos, o bien un subcontratista de una de las Propuestas también presenta otra a su nombre como Proponente principal, o f) un experto propuesto para formar parte del equipo de un Proponente participa en más de una Propuesta recibida en relación con este proceso de SdP. Esta condición no se aplica a los subcontratistas que estén incluidos en más de una Propuesta. 18. Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Proponente El Proponente deberá presentar pruebas documentales de su condición de proveedor elegible y calificado, utilizando para ello el formulario previsto en la Sección 5, Documentos que avalan la elegibilidad y las calificaciones del Proponente. Con el fin de adjudicar un contrato a un Proponente, sus calificaciones deberán estar documentadas de modo satisfactorio ante el PNUD. Éstas deberán establecer, entre otros, lo siguiente: a) que en caso de que un Proponente ofrezca suministrar bienes, con arreglo al Contrato, que el Proponente no haya fabricado ni producido él mismo, el Proponente habrá sido debidamente autorizado por el fabricante o productor de dichos bienes a suministrar los bienes en el país de destino final; b) que el Proponente posee la capacidad financiera, técnica y productiva necesarias para ejecutar el Contrato; y c) que, hasta donde el Proponente conoce, no está incluido en la Lista de Proveedores inelegibles de las Naciones Unidas, o en la lista de la suspensión de las Naciones Unidas o en cualquier otra lista suspensiva de proveedores del PNUD. 19. Joint ventures, consorcios o asociaciones Si el Proponente es un grupo de personas jurídicas que forman o han formado una Joint Venture, un consorcio o una asociación en el momento de la presentación de la Propuesta, deberá confirmar en su Propuesta que: (i) (ii) han designado a una de las partes a actuar como entidad líder, debidamente investida de autoridad para obligar legalmente a los asociados de la Joint Venture conjunta y solidariamente, lo que deberá ser debidamente demostrado mediante un acuerdo debidamente firmado ante notario entre dichas personas jurídicas, acuerdo que deberá presentarse junto con la Propuesta, y si se le adjudica el contrato, el contrato podrá celebrarse por y entre el PNUD y la entidad líder designada, quien actuará en nombre y representación de todas las entidades asociadas que componen la Joint Venture. 10

11 Después de que la Propuesta haya sido presentada al PNUD, la entidad líder designada para representar a la Joint Venture no podrá ser modificada sin el consentimiento escrito previo del PNUD. Además, ni la entidad líder ni las entidades asociadas de la Joint Venture podrán: a) presentar una nueva Propuesta en representación propia, ni b) como entidad líder o entidad asociada en nombre de otra Joint Venture que presente otra Propuesta. La descripción de la organización de la Joint Venture, el consorcio o la asociación deberá definir con claridad la función que se espera de cada una de las entidades de la Joint Venture en el cumplimiento de los requisitos de la SdP, tanto en la Propuesta como en el acuerdo de Joint Venture. Todas las entidades que conforman la Joint Venture estarán sujetas a la evaluación de elegibilidad y calificación por parte del PNUD. Cuando una Joint Venture presente su trayectoria y experiencia en compromisos similares a los que exige la SdP, deberá presentar la información de la siguiente manera: a) los compromisos que hayan sido asumidos conjuntamente por la Joint Venture, y b) los que han sido asumidos por las entidades individuales de la Joint Venture que se supone vayan a participar en la prestación de los servicios definidos en la SdP, y estén permanentemente o estuvieran temporalmente asociados con cualquiera de las empresas asociadas no pueden ser presentados como experiencia de la Joint Venture o de sus asociados, y únicamente podrán hacerlo valer los propios expertos individuales en la presentación de sus acreditaciones individuales. Si la propuesta de una Joint Venture es considerada por el PNUD como la más aceptable y la que ofrece la mejor relación calidad-precio, el PNUD adjudicará el contrato a esta Joint Venture, a nombre de su entidad líder designada, quien deberá firmar el contrato para todas las entidades asociadas y en nombre de éstas. 20. Propuestas alternativas A menos que se especifique lo contrario en la Hoja de Datos (HdD, nos. 5 y 6) no se tomarán en consideración las Propuestas alternativas. Cuando las condiciones de admisión se cumplan o cuando se hayan establecido claramente justificaciones, el PNUD se reserva el derecho de adjudicar un contrato sobre la base de una Propuesta alternativa. 21. Periodo de validez Las Propuestas tendrán validez durante el período que se especifique en la Hoja de Datos (HdD, nº 8), a partir de la fecha límite de presentación también indicada en la misma (HdD, nº 21). Una Propuesta válida por un período más corto será inmediatamente rechazada por el PNUD y se considerará no aceptable. En circunstancias excepcionales, antes de la expiración del período de validez de la Propuesta, el PNUD podrá solicitar a los Proponentes la ampliación del período de validez de sus Propuestas. La solicitud y las respuestas se harán por escrito y se considerará que forman parte integrante de la Propuesta. 11

12 22. Conferencia de Proponentes Cuando sea conveniente, se llevará a cabo una conferencia de Proponentes en fecha, hora y lugar especificados en la Hoja de Datos (HdD, nº 7). Todos los Proponentes estarán invitados a asistir. La inasistencia, sin embargo, no dará lugar a la descalificación de un Proponente interesado. Las actas de la conferencia de Proponentes podrán ser expuestas en el sitio web del PNUD o difundidas a las empresas individuales que se hayan registrado o que hayan manifestado su interés en el contrato, hayan o no asistido a la conferencia. Ninguna declaración verbal hecha durante la conferencia podrá modificar los términos y condiciones de la SdP, a menos que dicha declaración sea específicamente inscrita en las actas de la conferencia o se emita/publique como modificación en forma de Información Complementaria a la SdP. D. PRESENTACIÓN Y APERTURA DE PROPUESTAS 23. Presentación 23.1 Los sobres que contengan la Propuesta Financiera y la Propuesta Técnica DEBERÁN ESTAR TOTALMENTE SEPARADOS y cada uno de ellos deberá ser presentado de forma individual, sellado y claramente marcado en el exterior, ya sea como PROPUESTA TÉCNICA o como PROPUESTA FINANCIERA, según corresponda. Cada sobre DEBERÁ indicar claramente el nombre del Proponente. Los sobres exteriores llevarán la dirección del PNUD tal como se especifica en la Hoja de Datos (HdD, nº 20) y deberán incluir el nombre y la dirección del Proponente, así como una advertencia con el siguiente texto: No abrir antes de la hora y fecha fijadas para la apertura de la Propuesta, tal como se especifica en la Hoja de Datos (HdD, nº 24). El Proponente deberá asumir la responsabilidad por el extravío o la apertura prematura de las Propuestas debido al inadecuado sellado o etiquetado por parte del Proponente Los Proponentes deberán presentar sus Propuestas en la forma prevista en la Hoja de Datos (HdD, nº 22 y nº23). Cuando se espere que las Propuestas estén en tránsito más de 24 horas, el Proponente deberá tener la precaución de prever un tiempo de entrega suficiente para cumplir con la fecha límite para la presentación que haya establecido el PNUD. El PNUD indicará para que quede constancia que la fecha y hora oficiales de recepción de la Propuesta son la fecha y hora efectivas de la llegada física de dicha Propuesta a las instalaciones del PNUD tal como se indica en la Hoja de Datos (HdD, nº 20) Los proponentes que presenten Propuestas transmitidas por correo o entregadas personalmente deberán adjuntar la copia original y cada copia de la Propuesta en sobres cerrados y separados, identificando debidamente cada uno de los sobres como Propuesta original y Copia de la Propuesta, según corresponda. Los dos sobres serán sellados y colocados en un sobre exterior. El número de copias necesarias se especificará en la Hoja de Datos (HdD, nº 19). En caso de discrepancia entre el contenido del sobre de la Propuesta original y el de la Copia de la Propuesta, tendrá preferencia el contenido del ejemplar marcado como original. La versión original de la Propuesta deberá estar firmada o rubricada por el Proponente o por persona(s) debidamente autorizada(s) para representarlo. La autorización deberá ser comunicada mediante un documento acreditativo de la autorización emitido por la máxima autoridad de la empresa o un poder notarial que acompañe a la Propuesta. 12

13 23.4 Los Proponentes deberán tener en cuenta que el mero acto de presentación de una Propuesta, en y sí y por sí, implica que el Proponente acepta los Términos y Condiciones Generales de Contratación del PNUD, tal como que se indican en la Sección Plazo de presentación de Propuestas y Propuestas retrasadas Las propuestas deberán obrar en poder del PNUD en la dirección y, a más tardar, en la fecha y hora especificadas en la Hoja de Datos (HdD, nº 20 y 21). El PNUD no tendrá en cuenta ninguna Propuesta que llegue con posterioridad a la fecha y hora límites de presentación de las Propuestas. Toda Propuesta recibida por el PNUD después de la fecha límite de presentación de Propuestas será declarada tardía, y será rechazada y devuelta sin abrir al Proponente. 25. Retirada, sustitución y modificación de Propuestas 25.1 Deberá ser responsabilidad única de los Proponentes la adopción de las medidas necesarias para examinar cuidadosamente en detalle la plena coherencia de sus Propuestas con los requisitos de la SdP, teniendo en cuenta que las deficiencias sustanciales en el suministro de información solicitada por el PNUD o la falta de claridad en la descripción de los servicios que se hayan de proporcionar pueden provocar el rechazo de la Propuesta. El Proponente asumirá toda la responsabilidad de eventuales interpretaciones o conclusiones erróneas formuladas por él mismo en cuanto a la comprensión de la SdP a partir del conjunto de información proporcionada por el PNUD Un Proponente podrá retirar, sustituir o modificar su Propuesta después de haber sido presentada, mediante el envío de una notificación por escrito, de conformidad con la cláusula 23.1, debidamente firmada por un representante autorizado, y que deberá incluir una copia de la autorización (o un poder notarial). La sustitución o modificación correspondientes de la Propuesta deberá acompañarse a la notificación escrita respectiva. Todas las notificaciones deberán obrar en poder del PNUD antes de la fecha límite de presentación, y deberán ser presentadas de conformidad con la Cláusula 23.1 de la SdP (salvo en lo que se refiere a las notificaciones de retiro, que no requieren copias). Los respectivos sobres deberán estar claramente rotulados como sigue: RETIRO, SUSTITUCIÓN o MODIFICACIÓN Las Propuestas cuya retirada se solicite serán devueltas sin abrir a los proponentes Ninguna Propuesta podrá ser retirada, sustituida o modificada en el periodo que va de la fecha límite para la presentación de Propuestas hasta el vencimiento del período de validez de las Propuestas especificado por el Proponente en el Formulario de presentación de Propuestas o cualquier prórroga del mismo. 26. Apertura de Propuestas El PNUD abrirá las Propuestas en presencia de un comité especial creado por el PNUD y compuesto de al menos dos (2) miembros. Si se autoriza la presentación electrónica, los procedimientos específicos electrónicos de apertura de Propuestas serán los especificados en la Hoja de Datos (HdD, nº 23). 13

14 En el momento de la apertura, se darán a conocer los nombres, las modificaciones y los retiros de proponentes; el estado de las etiquetas, los sobres y los sellos; el número de carpetas y archivos; y todo otro tipo de detalles que el PNUD estime oportuno. Ninguna Propuesta será rechazada durante el procedimiento de apertura, excepto en los casos de presentación tardía, cuyas Propuestas serán devueltas sin abrir al Proponente. 27. Confidencialidad La información relativa a la revisión, evaluación y comparación de las Propuestas, y la recomendación de adjudicación del contrato, no podrá ser revelada a los Proponentes ni a ninguna otra persona que no participe oficialmente en dicho proceso, ni siquiera después de la publicación de la adjudicación del contrato. Cualquier intento por parte de un Proponente de influenciar al PNUD en la revisión, evaluación y comparación de las Propuestas o decisiones de adjudicación del contrato podrá, por decisión del PNUD, dar como resultado el rechazo de su Propuesta. En el caso de que un Proponente no tenga éxito, el Proponente podrá solicitar celebrar una reunión con el PNUD con fines informativos. El propósito de esta reunión es discutir los puntos fuertes y las debilidades en la presentación del Proponente, con el fin de ayudar a éste a mejorar las Propuestas que presente al PNUD. En estas reuniones, no se discutirá con el Proponente el contenido de otras Propuestas, ni se compararán éstas con la propuesta presentada por el Proponente. E. EVALUACION DE LAS PROPUESTAS 28. Examen preliminar de las Propuestas El PNUD examinará las Propuestas para determinar si están completas con respecto a los requisitos documentales mínimos, si los documentos han sido debidamente firmados, si el Proponente figura en la Lista Consolidada 1267/1989 del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de terroristas y financiadores del terrorismo, y en la lista de proveedores suspendidos o retirados del PNUD, y si las Propuestas son en general correctas, entre otros indicadores que puedan utilizarse en esta etapa. El PNUD podrá rechazar cualquier Propuesta en esta etapa. 29. Evaluación de las Propuestas 29.1 El PNUD examinará la Propuesta a fin de confirmar que el Proponente ha aceptado todos los términos y condiciones ajustados a los Términos y Condiciones Generales del PNUD y las Condiciones Especiales, sin ninguna desviación o reserva El equipo de evaluación revisará y evaluará las Propuestas Técnicas sobre la base de su capacidad de respuesta a los Términos de Referencia y la restante documentación proporcionada, aplicando los criterios y subcriterios de evaluación y el sistema de puntos especificado en la Hoja de Datos (HdD, nº 32). A cada Propuesta aceptable se le asignará una puntuación técnica. Una Propuesta se considerará no aceptable en esta etapa si no responde sustancialmente a la SdP, en particular a las exigencias de los Términos de Referencia, lo que también significa que no logra alcanzar la puntuación técnica mínima indicada en la Hoja de Datos (HdD, nº 25). En ningún caso podrá el PNUD introducir cambios en los criterios, subcriterios y sistema de puntuación indicado en la Hoja de Datos (HdD, nº 32), una vez recibidas todas las Propuestas. 14

15 29.3 En la segunda etapa, sólo se abrirán con fines de revisión, comparación y evaluación las Propuestas Financieras de los Proponentes que hayan alcanzado la puntuación técnica mínima. Los sobres de Propuestas Financieras correspondientes a las Propuestas que no cumplieron con la puntuación mínima de aprobación técnica deberán ser devueltos a los respectivos Proponentes sin abrir. La puntuación general se basará o bien en una combinación de la puntuación técnica y la propuesta económica, o bien en la Propuesta Financiera más baja evaluada de entre los Proponentes técnicamente calificados. El método de evaluación que se aplicará para esta SdP será el que se indique en la Hoja de Datos (HdD, nº 25) Cuando la Hoja de Datos especifique un método de puntuación combinada, la fórmula para la calificación de las Propuestas será la siguiente: Puntuación de la Propuesta Técnica (PT) Puntuación PT = (Puntuación total obtenida por la propuesta/punt. máxima obtenible por la PT) x 1000 Puntuación de la Propuesta Financiera (PF) Puntuación PF = (Precio más bajo ofertado/precio de la propuesta analizada) x 1000 Puntuación total combinada: (Puntuación PT) x (porcentaje que se atribuye a la PT, por ejemplo 70%) + (Puntuación PF) x (porcentaje que se atribuye a la PF, por ejemplo 30%) Puntuación final combinada total de la Propuesta 29.5 El PNUD se reserva el derecho a realizar un ejercicio posterior a la calificación con objeto de determinar a su entera satisfacción la validez de la información proporcionada por el Proponente. Esta etapa de post calificación estará plenamente documentada y, entre los criterios que se enumeran en la Hoja de Datos (HdD, nº 33), se pueden incluir, sin limitaciones, todos o algunos de los siguientes aspectos: a) verificación de la exactitud, veracidad y autenticidad de la información suministrada por el Proponente en los documentos legales, técnicos y financieros presentados; b) validación del grado de cumplimiento de los requisitos de la SdP y los criterios de evaluación, basándose en lo hasta ahora observado por el equipo de evaluación; c) investigación y verificación de referencias con las entidades gubernamentales con jurisdicción sobre el Proponente, o con cualquier otra entidad que pudiera haber hecho negocios con el Proponente; d) Investigación y verificación de referencias con otros clientes anteriores en relación con la calidad del cumplimiento de los contratos en curso o ya terminados; e) inspección física de las oficinas del proponente, sucursales u otros lugares donde tenga lugar el negocio, con o sin previo aviso al Proponente; f) evaluación de calidad de los productos en curso y terminados, trabajos y actividades similares a los solicitados por el PNUD, siempre que estén disponibles, y 15

16 g) otros medios que el PNUD estime necesarios en cualquier momento dentro del proceso de selección, antes de la adjudicación del contrato. 30. Aclaración de las Propuestas Para ayudar en el examen, evaluación y comparación de las Propuestas, el PNUD podrá, a discreción, solicitar a cualquier Proponente la aclaración de su Propuesta. La solicitud de aclaración del y la respuesta, deberán realizarse por escrito. A pesar de la comunicación escrita, no se propondrá, ofrecerá ni permitirá la introducción de cambios en los precios o la sustancia de la Propuesta, excepto para proporcionar aclaraciones y confirmar la corrección de los errores aritméticos que pueda haber descubierto el PNUD en la evaluación de las Propuestas, con arreglo a la Cláusula 32 de la SdP. Cualquier aclaración no solicitada presentada por un Proponente con respecto a su Propuesta, que no sea una respuesta a una petición formulada por el PNUD, no se tendrá en cuenta en la revisión y evaluación de las Propuestas. 31. Aceptabilidad de las Propuestas La determinación por parte del PNUD de la aceptabilidad de una Propuesta se basará en el contenido de la Propuesta en sí. Una Propuesta sustancialmente aceptable será aquélla que cumpla con todos los términos, condiciones, TdR y otros requisitos de la SdP sin desviaciones, reservas u omisiones importantes. Si una Propuesta no es sustancialmente aceptable, será rechazada por el PNUD, y no podrá posteriormente convertirse en aceptable por parte del Proponente mediante la corrección de la desviación, reserva u omisión materiales. 32. Disconformidades, errores reparables y omisiones Siempre que una Propuesta sea sustancialmente aceptable, el PNUD podrá hacer caso omiso de cualquier caso de incumplimiento u omisiones en la Propuesta que, a juicio del PNUD, no constituya una desviación material. Siempre que una Propuesta sea sustancialmente aceptable, el PNUD podrá solicitar al Proponente que presente la información o la documentación necesarias en un plazo razonable de tiempo a fin de corregir las disconformidades u omisiones no esenciales de la Propuesta relacionadas con los requisitos de documentación. Esta omisión no estará relacionada con ningún aspecto del precio de la Propuesta. El incumplimiento por parte del Proponente de cumplir con la solicitud puede tener como resultado el rechazo de su Propuesta. Siempre que la Propuesta sea sustancialmente aceptable, el PNUD corregirá los errores aritméticos de la siguiente manera: a) si hay una discrepancia entre el precio unitario y el precio total de la partida en cuestión, que se obtiene al multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el total correspondiente a la línea de partida individual se corregirá, a menos que a juicio del PNUD haya un error evidente en la coma decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el total de la línea de partida individual, y el precio unitario se corregirá; 16

17 b) si hay un error en un total que corresponda a la suma o la resta de subtotales, los subtotales prevalecerán y el total se corregirá, y c) si hay una discrepancia entre palabras y cifras, la cantidad expresada en palabras prevalecerá, a menos que dicha cantidad haya sido provocada por un error aritmético, en cuyo caso el importe en cifras prevalecerá, sujeto a lo antes indicado. Si el Proponente no acepta la corrección de errores que le propone el PNUD, su Propuesta será rechazada. F. ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO 33. Derecho a aceptar, rechazar o considerar no aceptable cualquiera o todas las Propuestas El PNUD se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier propuesta, declarar una o todas las propuestas no aceptables, y rechazar todas las propuestas en todo momento antes de la adjudicación del contrato, sin incurrir en ninguna responsabilidad u obligación de informar a los Proponentes afectados de los motivos de la decisión del PNUD. Además, el PNUD no está obligado a adjudicar el contrato a la propuesta de precio más bajo. El PNUD también deberá verificar y rechazar de inmediato las propuestas correspondientes a Proponentes que figuren en la Lista Consolidada de las Naciones Unidas de Personas y Entidades Vinculadas con Organizaciones Terroristas, en la lista de proveedores suspendidos o retirados de la lista de proveedores de la División de Adquisiciones de la Secretaría de las Naciones Unidas, en la lista de Proveedores inelegibles de las Naciones Unidas y en otras listas de este tipo que puedan ser establecidas o reconocidas en la política del PNUD respecto a sanciones de los proveedores. (Véase Criterios de adjudicación Antes de la expiración del periodo de validez de la Propuesta, el PNUD adjudicará el contrato al Proponente calificado con la puntuación más alta, basándose en los criterios de evaluación indicados en la Hoja de Datos (HdD, nº 25 y nº 32). 35. Derecho a modificar los requisitos en el momento de la adjudicación En el momento de la adjudicación del Contrato, el PNUD se reserva el derecho a modificar la cantidad de bienes y/o servicios, hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%) de la propuesta total, sin cambios en el precio por unidad o en otros términos y condiciones. 36. Firma del contrato En el curso de quince (15) días a contar desde la fecha de recepción del Contrato, el Proponente que haya recibido la adjudicación firmará y fechará el Contrato y lo devolverá al PNUD. Si el Proponente no consigue cumplir con el requisito de la Sección 35 de la SdP y si esta disposición es motivo suficiente para la anulación de la adjudicación y la pérdida de la garantía de ejecución, si procede, el PNUD podrá adjudicar el contrato al Proponente que haga la segunda propuesta de más alta calificación, o puede solicitar nuevas Propuestas. 17

18 37. Garantía de Ejecución Si se considera necesaria, se otorgará una Garantía de Ejecución, en la cantidad y mediante el formulario previsto en la Sección 9 y por el plazo indicado en la Hoja de Datos (HdD, nº 14), según proceda. Cuando se exija una Garantía de Ejecución, se requerirá la presentación de dicho documento y la confirmación de su aceptación por el PNUD, como condición para la efectividad del contrato suscrito entre el Proponente y el PNUD. 38. Garantía bancaria de pagos por adelantado Excepto cuando los intereses de PNUD así lo requieran, el PNUD prefiere no hacer ningún pago por adelantado sobre los contratos (es decir, pagos sin haber recibido ningún producto). En caso de que el Proponente requiera un pago anticipado a la firma del contrato, y si dicha solicitud está debidamente aceptada por el PNUD, y cuando dicho pago anticipado exceda del 20% del valor de la Propuesta total o exceda de dólares EE. UU., el PNUD solicitará al Proponente que presente una garantía bancaria por el mismo importe que el pago anticipado. La garantía bancaria de pago por adelantado se presentará mediante el formulario previsto en la Sección Reclamaciones de los proveedores El procedimiento que establece el PNUD para las reclamaciones de sus proveedores ofrece una oportunidad de apelación a aquellas personas o empresas a las que no se haya concedido una orden de compra o un contrato a través de un proceso de licitación competitiva. En caso de que un Proponente considere que no fue tratado de manera justa, en el siguiente enlace se proporcionan detalles sobre el procedimiento de reclamación de los proveedores del PNUD: 18

19 Instrucciones a los Proponentes HOJA DE DATOS Los datos que se indican a continuación por los servicios que se desea adquirir deberán complementar o enmendar las disposiciones de las Instrucciones a los Proponentes. En caso de conflicto entre las Instrucciones a los Proponentes, la Hoja de Datos y otros anexos o referencias adjuntas a la Hoja de Datos, las disposiciones de la Hoja de Datos tendrán carácter prioritario. HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos 1 Título del proyecto: PNUD 2 Acuerdo de Largo Plazo LTA (por sus siglas en inglés) para la prestación de los servicios de Seguridad privados no armados. Título de los trabajos o servicios: 3 Región o país de localización de los trabajos: 4 C.13 Idioma de la Propuesta: Español 5 C.20 Condiciones de presentación de Propuestas para partes o sub-partes de los TdR 6 C.20 Condiciones de presentación de Propuestas alternativas 7 C.22 Nota: Ver Sección 3: Términos de Referencia (TdR) Alcance y el Apéndices E, donde se explica detalladamente cómo funciona el LTA, y procedimiento operacional estándar para establecer contratos posteriores. Colombia No permitidas No serán tenidas en cuenta VISITA DE RECONOCIMIENTO OBLIGATORIA Se celebrará una conferencia previa a la Propuesta, Los proponentes deberán realizar una visita obligatoria a las instalaciones físicas donde se requieren servicios de instalación, alquiler y/o monitoreo de CCTV y/o Alarmas y/o Control de Acceso Biométrico. Dicha visita será programada entre el 1 y 2 de marzo según instrucciones del PNUD el día 26 de febrero. Durante la visita no se responderá ninguna pregunta. Los proponentes deberán asistir bajo sus propios medios y responsabilidad, asumiendo cualquier costo derivado de la visita y solo podrán participar máximo dos (2) personas designadas por la firma a cada una de las sedes. CONFERENCIA PREVIA A LA PROPUESTA OBLIGATORIA 2 Todos los números indicados en esta columna de la Hoja de Datos se ofrecen como referencia a las Instrucciones a los Proveedores. 19

20 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos Serán bienvenidas las firmas que hayan asistido a las visitas obligatorias a las instalaciones físicas donde se requieren servicios de instalación, alquiler y/o monitoreo de CCTV y/o Alarmas y/o Control de Acceso Biométrico C.21 B.9.5 C.15.4 b) B.9.5 B.9.5 C.15.4 a) Periodo de validez de la Propuesta a partir de la fecha de presentación Garantía de la Propuesta Formas aceptables de Garantía de la Propuesta Validez de la Garantía de la Propuesta 12 Pago por adelantado a la firma del contrato 13 Cláusula de indemnización fijada convencionalmente F.37 Garantía de Ejecución C.17, C.17 b) B.10.1 Moneda preferida de la Propuesta y método de conversión de moneda Fecha límite para la presentación de demandas/preguntas aclaratorias Hora: 09:00 AM Fecha: 5 de MARZO de 2018 Lugar: Avenida Calle 82 No Piso días Obligatoria Monto: COP$ o su equivalente en dólares Formulario: Sección 8 Formulario de Garantía de Propuesta Garantía bancaria (véase plantilla en Sección 8) Cheque emitido por cualquier banco/cheque de caja/cheque certificado 150 días a partir del último día del plazo de presentación de la Propuesta. Las Garantías de Propuesta de los Proponentes que no consigan el contrato les serán devueltas. No permitido Ver - Sección 3: Términos de Referencia (TdR) Apéndices C Obligatoria Monto: COP$ o su equivalente en dólares Validez de la Garantía de Ejecución igual al plazo del LTA y seis (6) meses más. Se debe presentar garantía bancaria debidamente expedida por entidad bancaria de acuerdo con el formulario establecido en la Sección 9: Formulario de Garantía de Ejecución. Moneda local - COP$ (Pesos Colombianos) Lo Proponentes podrán solicitar al PNUD aclaraciones vía (únicamente por escrito) sobre cualquiera de los documentos de la SdP hasta el 6 de marzo de DEBERA INDICAR PROCESO N A

21 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos 17 B.10.1 Detalles de contacto para la presentación de aclaraciones y preguntas 3 18 B.11.1 Manera de divulgar la Información Complementaria a la SdP y respuestas y aclaraciones a las demandas de información 19 D.23.3 No. obligatorio de copias de la Propuesta que habrán de presentarse [si se transmiten por servicio de mensajería] 20 D.23.1 D.23.2 D.24 Dirección de presentación de la Propuesta 21 C.21 D.24 Fecha límite de presentación 22 D.23.2 Maneras aceptables de presentar las Propuestas Instrucciones/requisitos específicos Coordinador/a del PNUD: Sección de Adquisiciones y Contrataciones correo electrónico: licitaciones.col2@undp.org Todas las comunicaciones (enmiendas, actas aclaratorias, etc.), serán publicadas en el sitio web perations/procurement/ Es responsabilidad de cada proponente estar pendiente de estas comunicaciones. El PNUD no asume responsabilidad por la falta de conectividad que impida al proponente conocer esta información. Original: UNO Copias: UNA Las propuestas deberán entregarse en la Avenida 82 No Piso 3 Oficina de Registro, Bogotá Colombia. Las propuestas deberán entregarse a más tardar el día 22 de MARZO de 2018 a las 16:00 hora colombiana (GMT-5) Correo/Entrega en mano PRESENTACIÓN RECOMENDADA DE LA PROPUESTA a) La propuestas técnica y financiera deben prepararse y presentarse impresas en tinta indeleble, foliadas (páginas enumeradas consecutivamente), en legajo (organizada dentro de una carpeta de yute) y deben contener el índice correspondiente. El representante autorizado del proponente debe rubricar todas las páginas de cada propuesta. Las propuestas no deberán contener escritos entre líneas ni sobre el texto mismo, excepto cuando ello sea necesario para corregir errores cometidos por el proponente; esas correcciones deberán confirmarse con la rúbrica de la persona o personas que firman la propuesta. b) Tanto la propuesta técnica como la propuesta financiera deben ser presentadas impresas, en un (1) original y una (1) copia. El original y la copia de la propuesta técnica deberán estar dentro de un sobre cerrado en forma inviolable, marcada claramente como Propuesta Técnica. 3 Esta persona y dirección de contacto es la designada oficialmente por el PNUD. En caso de efectuar consultas ante otras personas o direcciones, aun cuando sean del PNUD, el PNUD no estará obligado a responderlas ni a confirmar haberlas recibido oficialmente. 21

22 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos c) El original y la copia de la propuesta financiera deberán estar dentro de un sobre cerrado también en forma inviolable, marcado claramente como Propuesta Financiera con la siguiente advertencia: NO ABRIR AL MISMO TIEMPO QUE LA PROPUESTA TÉCNICA. Si hay discrepancias entre el original y las copias de la propuesta, prevalecerá el original. d) La propuesta debe entregarse en la dirección y fecha indicada en la Hoja de datos. No se recibirán propuestas después de vencido el plazo para la presentación de las mismas. Si por cualquier razón se llegaren a recibir después de vencido el plazo para la presentación, éstas serán devueltas al proponente sin abrir. Los sobres deberán venir con la siguiente información: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo Atn.: Centro de Servicios Adquisiciones Dirección: Ave. 82 No , Piso 3 Bogotá D.C. Colombia Asunto: Acuerdo de Largo Plazo 4 para la prestación de los servicios de Seguridad privados no armados. Proceso N : A Proponente: Domicilio: Ciudad: País: Teléfono: 23 D.23.2 D.26 Observación: si los sobres no están cerrados e identificados de acuerdo con lo indicado en esta cláusula, el PNUD no asumirá ninguna responsabilidad en caso de que se extravíe o se abra la propuesta en forma prematura Condiciones y procedimientos de No aplica 4 Un Acuerdo a Largo Plazo (LTA por sus siglas en inglés), es un acuerdo general que se podrá utilizar cuando se requieran los servicios de la empresa, sobre la base específica de unos requerimientos técnicos y precios de descuento previamente acordados. El LTA no exige que el PNUD o la Agencia del SNU se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen para el LTA, para lo cual se emitirá un pedido específico. Favor ver en la Sección 10 el Modelo de LTA y sus anexos. 22

23 HdD, nº 2 24 Refs. a instrucci ones D E.29.2 E.29.3 F C.15.1 Datos presentación y apertura electrónicas, si corresponde Fecha, hora y lugar de apertura de las Propuestas Método de evaluación utilizado en la selección de la Propuesta más aceptable Documentos de presentación obligatoria para establecer la calificación de los proponentes (únicamente en forma de Copia certificada ) Instrucciones/requisitos específicos La Apertura de las propuestas la llevara a cabo el Comité Evaluador Método combinado de puntuación, con una distribución de 70%-30% para las Propuestas técnica y financiera, respectivamente 1. Perfil de la empresa que no deberá exceder de quince (15) páginas, incluyendo folletos impresos y catálogos de productos de interés para los bienes y servicios que se vayan a adquirir. (Subsanable) 2. Relación de miembros de la Junta Directiva y sus cargos, con la debida certificación del secretario de la empresa, o un documento equivalente si el Proponente no es una corporación. (Subsanable) 3. Relación de accionistas y otras entidades interesadas desde el punto de vista financiero en la empresa, que posean un 5% o más de las acciones u otros intereses, o su equivalente si Proponente no es una corporación (Subsanable) 4. Certificado de existencia y representación legal, expedido por la Cámara de Comercio o Entidad competente según el caso, en el cual conste: inscripción, matrícula vigente, objeto social y facultades del representante legal. El objeto social debe permitir la actividad, gestión u operación que se solicita en esta SDP y que es el objeto del contrato que de ella se derive. El certificado debe tener antigüedad no superior a treinta (30) días. La duración de la persona jurídica debe ser igual al plazo del contrato y un año más. 4.1 Las firmas extranjeras sin sucursal en Colombia deberán acreditar su existencia y representación legal conforme a la legislación del país de origen. Si la propuesta es presentada en joint venture o unión temporal o consorcio, cada uno de los integrantes deberán acreditar la existencia y representación legal. (Subsanable) 5. Si se trata de un Joint Venture/ Consorcio/Unión Temporal, copia del memorando de entendimiento o 23

24 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos carta de intención para la creación de un la JV/consorcio/Unión temporal, o registro de JV/consorcio/Unión temporal, si lo hay. 6. Licencia de funcionamiento de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigente (tanto de la empresa como de las agencias o sucursales) para prestar el servicio de vigilancia y seguridad privada en las modalidades de vigilancia fija y móvil sin armas, en Bogotá D.C. y a nivel nacional. (subsanable) 7. Licencia de comunicaciones vigente para uso del espectro radioeléctrico expedida por el Ministerio de con cubrimiento en el territorio nacional, la cual debe estar vigente a la fecha de cierre del presente proceso (subsanable) 8. Registro TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) se deberá anexar la inscripción o incorporación vigente en el Registro TIC, a través del cual se entiende formalmente surtida la Habilitación General para la provisión de redes y/o servicios de Telecomunicaciones (subsanable) 9. Licencia de medios tecnológicos para la operación de medios tecnológicos expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, la cual deberá estar vigente a la fecha de cierre del presente proceso (subsanable) 10. Dos últimos informes financieros auditados (estado de resultados y balance general), incluyendo el Informe del Auditor (corresponde al año 2015 y 2016 (Subsanable). 11. Toda la información relativa a cualquier litigio, pasado y presente, durante los últimos cinco (5) años, en el que estuviera involucrado el Proponente, indicando las partes interesadas, el objeto del litigio, los montos involucrados y la resolución final, si el litigio ya concluyó (subsanable) 12. Certificaciones de experiencia especifica incluir certificaciones de recibo a entera satisfacción o copia del Acta de liquidación, emitidas por las entidades contratantes, correspondientes a la experiencia 24

25 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos específica relacionada en el formato de experiencia específica del proponente (subsanable) Referencias de servicios similares (en cuanto a tamaño de la organización y servicios a ubicaciones múltiples). Adicional a lo solicitado, anexar: 28 C.15 Otros documentos que se pueden presentar para establecer la elegibilidad Estructura de la Propuesta Técnica (sólo si difiere de lo establecido en la Sección 15) Certificaciones de estudios realizados y certificaciones laborales correspondientes a la experiencia específica del personal solicitado (subsanable). En los casos en que la autorización delegada al Representante Legal de la firma sea inferior al valor de la propuesta deberá adjuntar Autorización de la Junta Directiva o Junta de Socios, para presentar propuesta y suscribir contrato (NO subsanable). Prácticas de sostenibilidad ambiental evidenciadas por certificaciones, por ejemplo, ISO, OHSAS u otro tipo de documentación que evidencie dichas prácticas del Proponente que contribuyen a la sostenibilidad ecológica y a la reducción de los impactos ambientales adversos (p.ej., uso de sustancias no tóxicas, materias primas recicladas, equipos de eficiencia energética, emisiones de carbono reducidas, etc.), en sus prácticas de negocios. Orden de presentación de la Propuesta: SOBRE 1 PROPUESTA TÉCNICA a) Sección 4 Formulario de Presentación de Propuestas este formato debe estar debidamente firmado por el representante debidamente autorizado para comprometer a la firma (mediante cámara de comercio, Acta de Junta de socios, escritura pública) y adjunto a la propuesta técnica, de lo contrario la propuesta será rechazada (la ausencia de este formato no es subsanable). b) Sección 5 Documentos que establecen la elegibilidad y calificaciones del Proponente Formulario de Información del Proponente Formulario de Información sobre un participante en una Joint Venture (o consorcio o Unión temporal o Asociación). 25

26 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos Junto con los anteriores formularios se deberán anexar los siguientes soportes: Perfil de la empresa Miembros de la Junta Directiva Relación de accionistas Certificado de existencia y representación legal Autorización de la Junta Directiva o Junta de Socios, para presentar propuesta y suscribir contrato (no indicar ningún valor). En los casos en que la autorización delegada al Representante Legal de la firma sea inferior al valor de la propuesta deberá adjuntar Licencia de funcionamiento vigente Licencia de comunicaciones vigente Registro TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) Licencia de medios tecnológicos Dos últimos informes financieros auditados (2015 y 2016) Toda la información relativa a cualquier litigio. c) Sección 6 Formulario de Propuesta Técnica (Las Propuestas técnicas que no sean presentadas en este formulario podrán ser rechazadas). Este formato deberá contener la siguiente información: Sección 1: Experiencia de la empresa u organización, la cual está compuesta por: Breve descripción del Proponente como entidad Capacidad financiera (indicadores financieros) Experiencia específica de la firma (la ausencia de la información necesaria para la evaluación no es subsanable). Sección 2: Propuesta de servicios la ausencia de la información necesaria para la evaluación no es subsanable, la cual está compuesta por: 2.1 Descripción detallada de la estructura de su empresa 2.2 Detalle del Código de conducta de la empresa 26

27 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos Instrucciones/requisitos específicos 2.3 Detalle de los procedimientos de investigación previa y mantenimiento de los registros del personal 2.4 Enfoque Enfoque de la empresa sobre la conducta del personal y acción disciplinaria. Enfoque de la empresa sobre compensación laboral. Enfoque de simulacros de emergencia Enfoque de situaciones de emergencia (desastres). Enfoque de otros servicios especiales Plan para proporcionar recursos adicionales 2.5 Mecanismos de examen de garantía de calidad técnica 2.6 Informes y monitoreo 2.7 Riesgos y medidas de mitigación 2.8 Subcontratación (si aplica) 2.9 Plazos de ejecución 2.10 Estrategia de lucha contra la corrupción 2.11 Asociaciones (si aplica) 2.12 Declaración de divulgación plena Sección 3: Personal, la cual está compuesta por: 3.1 Plan de movilización. 3.2 Plantilla de personal para la prestación de los servicios 3.3 Funciones y responsabilidades de los actores claves. 3.4 Uniformes que llevará el personal 3.5 Programa de capacitación inicial 3.6 Programa de capacitación permanente 3.7 Cualificaciones mínimas que cumplirán todos los guardias a ser contratados. 3.8 Calificaciones del personal clave (personal mínimo solicitado) Hojas de Vida del personal propuesto. La ausencia (en la propuesta) de la información necesaria para la evaluación de este aspecto no es subsanable. 3.9 Carta de Compromiso: (aplica únicamente para el Coordinador propuesto) 3.10 Plan que garantice la representación de las mujeres y minorías en el personal, para la prestación de los servicios 27

28 HdD, nº 2 Refs. a instrucci ones Datos 29 C.15.2 Última fecha prevista para el inicio del Contrato 30 C.15.2 Duración prevista del Contrato (Fecha de inicio y fecha de terminación previstas) 31 El PNUD adjudicará el Contrato a: 32 E.29.2 Criterios para la adjudicación F.34 del Contrato y la evaluación de Propuestas 33 E.29.4 Medidas posteriores a la evaluación 34 Condiciones para determinar la efectividad del contrato 35 Otras informaciones relativas a la SdP Instrucciones/requisitos específicos a) Garantía de la propuesta b) Certificaciones de experiencia de la firma c) Referencias de servicios similares d) Certificaciones de estudios realizados y certificaciones laborales e) Prácticas de sostenibilidad ambiental Se estima JULIO de 2018 Se suscribirá un Acuerdo a Largo Plazo con vigencia de tres (3) años. Un solo Proponente véase cuadros, infra El PNUD se reserva el derecho a determinar a su entera satisfacción la validez de la información proporcionada por el Proponente, para lo cual podrá hacer: Investigación y verificación de referencias con las entidades gubernamentales con jurisdicción sobre el Proponente, o cualquier otra entidad que pueda haber hecho negocios con el mismo; Investigación y verificación de referencias con otros clientes anteriores sobre la calidad del cumplimiento de los contratos en curso o anteriores terminados; Investigación de una calificación de la capacidad financiera excelente a través de agencias acreditadas Firma del LTA por las partes Este documento más los anexos indicados en los términos de referencia están disponibles en el link perations/procurement/ y hacer click en el número del proceso A Criterios para la adjudicación del Contrato y la evaluación de Propuestas ETAPA 1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TECNICAS (SOBRE 1) 1. Examen preliminar respecto a los requisitos documentales mínimos y si las Propuestas son en general correctas El Comité Evaluador verificará de cada propuesta: Cumple No Cumple i. Se verificará la asistencia del proponente a la visita obligatoria a 28

29 ETAPA 1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TECNICAS (SOBRE 1) las instalaciones físicas donde se requieren los servicios de acuerdo con la programación del PNUD y a la conferencia previa a la propuesta, en caso de no haber asistido a las dos, su propuesta será rechazada. ii. Si el proponente se encuentra reportado en las listas de sanciones establecidas por el PNUD, en caso de encontrarse en dichos listados, la propuesta será rechazada. En caso de Joint Venture o unión Temporal, o consorcio o asociación si alguno de los miembros se encuentra en dichos listados, la propuesta será rechazada. iii. Si el Formulario de Presentación de la Propuesta (Sección 4) ha sido debidamente firmada, de no estarlo la propuesta será rechazada; iv. Si contiene toda la información solicitada. No contener los documentos de carácter no subsanable será causal de rechazo de la propuesta; v. Si el período de validez de la Propuesta cumple con el tiempo solicitado; de no cumplir con este, la propuesta será rechazada vi. Si la firma proponente es elegible, es decir que no se encuentra incursa en alguna de las inhabilidades e incompatibilidades establecidas en el Documento de Solicitud de propuestas, de no ser elegible, la propuesta será rechazada. vii. El objeto social permite la actividad, gestión u operación que se solicita en esta licitación y que es el objeto del contrato que de ella se derive, de no cumplirlo la propuesta será rechazada Las propuestas que superaron el examen preliminar continuaran con la evaluación de los requisitos mínimos. 2. Cumplimiento requisitos mínimos solicitados El comité evaluador verificará que cada proponente cumple con los requisitos mínimos solicitados: 2.1 Requisitos mínimos requeridos de la de la firma (el no cumplir los requisitos mínimos es causal de descalificación de la propuesta). Experiencia Requisitos mínimos de la firma En servicios de seguridad privada a instalaciones comerciales y empresariales similares Referencias de servicios similares (en cuanto a tamaño de la organización y servicios a ubicaciones múltiples). El cumplimiento de la Experiencia de la firma se verificará a través de: Certificar haber estado vinculado durante los últimos cinco (5) años con la prestación exitosa y continua de este tipo de servicios. continuidad = contratos en los que se prestaron servicios de mínimo un año y que la calificación de los servicios sea satisfactoria Mínimo tres (3) referencias de clientes donde se evidencie el desempeño satisfactorio de dichos contratos 29

30 ETAPA 1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TECNICAS (SOBRE 1) Anexar las certificaciones de contratos indiquen si tuvo o no multas, si tuvo o no sanciones y la calificación del servicio Idoneidad Capacidad financiera Licencias vigentes relacionadas con la prestación de los servicios de seguridad privada conformes a las leyes, normas y regulaciones vigentes. Verificación que la firma no se encuentra sancionada o investigada 1 Indicadores mínimos: Razón de Liquidez (Prueba del Ácido) igual o mayor de 1.00; Razón de Endeudamiento igual o menor de 0.7 Los estados financieros deben mostrar dos años de operaciones financieras positivas. 2 Volumen anual de ventas (servicios), de COP$ Licencia de funcionamiento de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada vigente y que indique presencia nacional Licencia de comunicaciones vigente para uso del espectro radioeléctrico expedida por el Ministerio de con cubrimiento en el territorio nacional Registro TIC (Tecnologías de la Información y las Comunicaciones) para la provisión de redes y/o servicios de Telecomunicaciones Licencia vigente de medios tecnológicos para la operación de medios tecnológicos expedida por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, Certificación expedida con no más de un mes por parte de la Superintendencia de vigilancia y la Superintendencia de Industria y Comercio Con base en los dos (2) últimos informes financieros auditados (estado de resultados y balance general), incluyendo el Informe del Auditor 2.1 Equipo mínimo de trabajo requerido. El no cumplir con el equipo mínimo o los perfiles solicitados serán causal de rechazo de la propuesta PERFILES: Formación académica y experiencia especifica. * Cargo* (no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas) Coordinador Título de bachillerato Mínimo 10 años de experiencia en cuerpos de seguridad, policiales o militares; Certificación del manejo de Word, Power Point y hojas de cálculo; Mínimo 3 años de experiencia en cargos de supervisión o gerencia, y Mínimo 5 años de experiencia en relación o contacto con organismos internacionales o gubernamentales. 30

31 Puntos de escala ETAPA 1. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS TECNICAS (SOBRE 1) Supervisor de Título de bachillerato. seguridad Mínimo 3 años de experiencia como supervisor; Mínimo 5 años de experiencia laboral como guardia de seguridad; Capacitación suficiente para mostrar dominio y conocimiento sobre defensa personal, elaboración de informes, seguridad ocupacional, evaluación de amenazas, respuesta a situaciones de amenazas y atentados con bombas, protección de la información, respuesta a emergencias, prevención y protección contra incendios, aspectos legales del suministro de servicios de seguridad y comunicaciones por radio y Guardias no Armados teléfono. Mínimo 2 años de experiencia en el mismo campo de trabajo con organizaciones internacionales respetables; y Certificar capacitación suficiente para mostrar dominio y conocimiento sobre relaciones públicas, defensa personal y técnicas mínimas de fuerza, comunicaciones de radio, control del acceso, técnicas de inspección, extinción básica de incendios y seguridad ocupacional básica Las propuestas técnicas que hayan cumplido con los requisitos mínimos solicitados se calificarán aplicando los criterios de evaluación y el sistema de puntos indicado a continuación 3. Puntuación de las Propuestas técnicas CRITERIOS DE EVALUACIÓN Puntaje 3.1 Aptitud Corporativa Plan de proyecto Cualificación del personal Gestión de calidad 200 TOTAL, MÁXIMO 1000 Cada uno de los criterios se evaluará como se indica a continuación: Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala Aptitud Corporativa 200 Estructura de su empresa y la propuesta de servicios. 40 La empresa está preparada y realiza proyectos similares de mayor complejidad con regularidad (más guardias y más 40 ciudades) que los especificados en la Solicitud de Propuesta. La empresa está preparada y realiza proyectos similares en complejidad con regularidad (misma cantidad de guardias y 20 ciudades) que los especificados en la Solicitud de Propuestas. Los proyectos en los que la empresa puede 0 31

32 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala 1.2 Código de conducta de la empresa con respecto al estado de derecho, el respeto de los derechos humanos, la protección de los intereses del cliente y otros asuntos pertinentes Procedimientos de investigación previa de su empresa y el mantenimiento de los registros del personal. Enfoque de la empresa sobre la conducta del personal y acción disciplinaria Enfoque de la empresa sobre compensación laboral, incluidos beneficios, seguridad social, etc. 40 NO INCLUYA SALARIOS NI INFORMACIÓN FINANCIERA. 2 Plan de proyecto Plan de movilización para este LTA, incluida la contratación de personal, 40 desarrollo de demostrar experiencia son más simples en su complejidad que los servicios requeridos. El código de conducta es un documento cuidadosamente considerado y completo que abarca todos los aspectos pertinentes exitosamente. El código de conducta cumple con la mayoría de los aspectos, pero no es lo suficientemente detallado o completo. El código de conducta no abarca aspectos clave ni presenta suficientes detalles. Los procedimientos de investigación previa exceden las expectativas detalladas los términos de referencia Los procedimientos de investigación previa están alineados con los requerimientos, pero pueden necesitar algunas modificaciones menores para considerarse adecuados. Los procedimientos de investigación previa son inadecuados y necesitarían una modificación sustancial. El enfoque excede las expectativas detalladas en los términos de referencia y se considera adecuado. El enfoque está alineado a los requerimientos, pero pueden necesitar algunas modificaciones menores para considerarse adecuados. Los procedimientos de investigación previa son inadecuados y necesitarían una modificación sustancial. El enfoque cumple con todos los requisitos legales El enfoque no cumple con todos los requisitos legales El plan de movilización es completo, abarca todos los aspectos a fin de garantizar el inicio de servicios de alta calidad y se considera de bajo riesgo

33 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala procedimientos, adquisición de equipos (si aplica), calendarios de capacitación, entre otros. Plantilla de personal del proyecto, incluidas las funciones clave, cantidad de guardias, cantidad de turnos, enfoque de duración de turnos, etc. Funciones y responsabilidades de los actores clave identificados en la plantilla de personal asegurando que abarquen todo el espectro de servicios solicitados en el Alcance del Trabajo. Uniformes que llevará el personal (Ver SECCION 3: personal numeral 3.4) 2.5 Equipos que serán proporcionados por el contratista para la ejecución del contrato. Proporcione la mayor cantidad de detalles posibles (modelo, marcas, etc.). 2.6 Programa de capacitación inicial que será ofrecido a El plan de movilización es adecuado, pero necesitará algún mejoramiento antes de la 20 contratación y monitoreo posterior de Naciones Unidas Falta el plan de movilización y hay un riesgo importante de retraso o de un arduo 0 proceso de aprendizaje La plantilla de personal cumple o excede las expectativas detalladas los términos de 40 referencia y el enfoque de los turnos se considera de bajo riesgo. La plantilla de personal está alineada con los requerimientos, pero puede necesitar 20 algunas modificaciones menores para considerarse adecuada. La plantilla de personal es inadecuada y requerirá una modificación sustancial, o el 0 enfoque de los turnos se considera altamente inadecuado El plan de funciones y responsabilidades cumple o excede las expectativas y se 40 considera de bajo riesgo. El plan de funciones y responsabilidades está alineado con los requerimientos, pero 20 puede necesitar algunas modificaciones menores para considerarse adecuado. El plan de funciones y responsabilidades es inadecuado y necesitaría una modificación 0 sustancial. Los uniformes son adecuados y están 40 alineados con las expectativas. Los uniformes pueden necesitar unas modificaciones menores para considerarse 20 adecuados. Los uniformes no son adecuados. 0 La lista de equipos cumple o excede las expectativas detalladas en los términos de 40 referencia y el tipo de equipo se considera de bajo riesgo. La lista de equipos está alineada con los requerimientos, pero hay pocos detalles 20 sobre la calidad del equipo. El equipo no es el adecuado. 0 El plan de capacitación inicial cumple o 40 excede las expectativas detalladas en los 33

34 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala cada miembro del personal, según su función. 2.7 Programa de capacitación permanente que será ofrecido a cada miembro del personal, según su función. Identificación de necesidades de capacitación del personal y la frecuencia de capacitación Describa detalladamente su enfoque de simulacros de emergencia. Enfoque de otros servicios especiales, como se describen en los términos de referencia Plan para proporcionar recursos adicionales, si las Naciones Unidas así lo requiere. 40 Cronogramas y enfoque de situaciones de emergencia (desastres). 3 Cualificación del personal 200 términos de referencia y el riesgo de seguridad asociado a la falta de capacitación del personal se considera bajo. El plan de capacitación inicial necesitaría algunas modificaciones menores para ser considerado de bajo riesgo. El plan de capacitación inicial no es adecuado. El plan de capacitación permanente cumple o excede las expectativas detalladas los términos de referencia, y el riesgo de seguridad asociado a la falta de capacitación del personal se considera bajo. El plan de capacitación permanente necesitaría algunas modificaciones menores para ser considerado de bajo riesgo. El plan de capacitación permanente no es adecuado. El plan de simulacros de emergencia cumple o excede las expectativas detalladas en los términos de referencia. El plan de simulacros de emergencia necesitaría algunas modificaciones menores para cumplir con las expectativas detalladas en los términos de referencia El plan de simulacros de emergencia no es adecuado. Se han tenido en cuenta todos los servicios especiales conforme a los términos de referencia, y el enfoque de cada uno de ellos es bueno y cumple con las expectativas. Se han tenido en cuenta todos los servicios especiales conforme a los términos de referencia, pero el enfoque necesitará unas leves modificaciones. No se han considerado todos los servicios especiales o el enfoque no es adecuado. El plan cumple con las expectativas y se considera rápido. El plan cumple con las expectativas, pero no es tan rápido como se hubiera esperado. El plan no es adecuado o carece de recursos adicionales disponibles durante un periodo de tiempo razonable

35 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala 3.1 Hoja de vida del Coordinador del contrato Hoja de vida del Supervisor de Seguridad Presente las hojas de vida de tres guardias. Estas hojas de vidas serán consideradas como representativas del resto de los guardias de seguridad no armados que el Contratista empleará. 3.4 Proporcione las cualificaciones mínimas que cumplirán todos los guardias contratados. Proporcione un plan sobre cómo se documentará esta información y se presentará a las Naciones Unidas (de ser solicitada). 3.5 Proporcione un plan que garantice la representación de las mujeres y minorías en el personal, incluidos los porcentajes de mujeres y minorías entre la fuerza laboral asignada a este proyecto La hoja de vida cumple o excede todos los requerimientos de los términos de 40 referencia La hoja de vida no cumple con todos los requerimientos de los términos de referencia, pero tendría la posibilidad de ser 20 aceptada. La hoja de vida no es adecuada. 0 La hoja de vida cumple o excede todos los requerimientos de los términos de 40 referencia La hoja de vida no cumple con todos los requerimientos de los términos de referencia numeral xx, pero tendría la 20 posibilidad de ser aceptada. La hoja de vida no es adecuada. 0 Las hojas de vida cumplen o exceden todos los requerimientos de los términos de 40 referencia Las hojas de vida no cumplen con todos los requerimientos de la de los términos de referencia, pero tendría la posibilidad de ser 20 aceptada. Las hojas de Vida no cumplen y no son adecuadas. 0 Las cualificaciones mínimas son MEJORES que los requerimientos de los términos de 40 referencia. Las cualificaciones mínimas son IGUALES a los requerimientos de los términos de referencia. 20 Las cualificaciones mínimas son INFERIORES a los requerimientos de los términos de referencia. El plan de representación de mujeres y minorías es bueno y los porcentajes se consideran justos. Hay un plan, pero puede necesitar algunas modificaciones para garantizar la participación justa de mujeres y minorías. El plan no es adecuado. 4 Gestión de calidad Proporcione un Plan de 40 El Plan de Control de Calidad es completo y

36 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala Control de Calidad que abarque todas las actividades claves detalladas en el los términos de referencia Suministre una lista de informes continuos que serán enviados a las Naciones Unidas, con la frecuencia de su presentación. Incluya muestras de informes. Desarrollar un Plan de Evaluación de Riesgos que identifique los principales riesgos de la ejecución sin contratiempos del contrato y las medidas de mitigación de riesgos por implementar Describa su enfoque de subcontratación. Detalle qué actividades serán subcontratadas, con qué empresas y cómo se asegurará la calidad. Prácticas de sostenibilidad ambiental proporciona suficientes garantías de que el contratista realizará suficientes verificaciones para garantizar una operación sin contratiempos y de alta calidad. El Plan de Control de Calidad necesitará algunas modificaciones para garantizar una operación sin contratiempos y de alta 20 calidad. El Plan de Control de Calidad no es adecuado. 0 La presentación de informes cumple con todos los requerimientos de las Naciones Unidas a fin de mantener un panorama 40 completo de la operación, con la frecuencia adecuada. La presentación de informes debe tener modificaciones menores para cumplir con todos los requerimientos de las Naciones 20 Unidas. Los informes, su frecuencia y contenido requerirán modificaciones sustanciales para 0 ser funcionales. El Plan de Evaluación de Riesgos identifica todos los riesgos clave y propone los planes 40 de mitigación adecuados. El Plan de Evaluación de Riesgos identifica los mayores riesgos y propone algunas medidas de mitigación, pero no es 20 completo. El plan de mitigación de riesgos no es adecuado o las medidas de mitigación no 0 han sido identificadas. El enfoque de subcontratación no genera ningún riesgo para las Naciones Unidas. 40 Se considera que el enfoque de subcontratación conlleva ciertos riesgos. 30 Los procedimientos necesitarán modificaciones menores para ser 20 funcionales. El enfoque de subcontratación es inadecuado o existe muy poca información. 10 Los procedimientos no son adecuados. 0 Las prácticas de sostenibilidad ambiental son adecuadas y se encuentra evidenciadas 40 por certificaciones BASC o ISO u OHSAS 36

37 Puntos de escala Área Puntuación máxima Puntuación máxima Escala Las prácticas de sostenibilidad ambiental no se encuentran evidenciadas por certificaciones BASC o ISO u OHSAS, pero la documentación presentada se considera adecuada Las prácticas de sostenibilidad ambiental no se encuentran evidenciadas ni son adecuadas TOTAL 1000 Empresas que obtienen una calificación parcial de menos de 700 puntos no pasarán a la fase siguiente. EL PUNTAJE TÉCNICO MÍNIMO NECESARIO PARA QUE SEA EVALUADA LA PROPUESTA ECONÓMICA ES DE 700 PUNTOS. ETAPA 2. EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS ECONÓMICAS (SOBRE 2) Sólo se abrirán con fines de revisión, comparación y evaluación las Propuestas Financieras de los Proponentes que hayan alcanzado la puntuación técnica mínima y cumplido la primera etapa de evaluación Resumen del método de evaluación i) La Propuesta Financiera está debidamente firmada por el representante debidamente autorizado de lo contrario la propuesta será rechazada (la ausencia de este formato no es subsanable). Cumpl e No Cumple ii) Están completas, es decir si incluyen los costos de los productos Cumpl No Cumple ofrecidos en la propuesta técnica e iii) Si presenta errores aritméticos, si los presenta, los corregirá, sobre la siguiente base: a. Si existe discrepancia entre el precio unitario y el precio total, obtenido de multiplicar el precio unitario por la cantidad, el precio unitario prevalecerá y el precio total será corregido. b. Si el proponente en primer lugar de elegibilidad no acepta la corrección de errores, su propuesta será rechazada y el PNUD podrá ejecutar la garantía de seriedad de la propuesta, en tal caso el PNUD podrá invitar a negociar un posible contrato al proponente en segundo lugar de elegibilidad Puntuación propuesta económica 20 0 Puntuación máxima (Precio más bajo ofertado / Precio de la propuesta analizada) x ETAPA 3. PUNTUACIÓN TOTAL COMBINADA: El puntaje combinado para cada propuesta, se obtendrá así: [PUNTAJE TÉCNICO OBTENIDO X 70%] + [PUNTAJE ECONÓMICO OBTENIDO X 30%] 37

38 Sección 3: Términos de Referencia (TdR) Apéndices A, B, C, D y E ALCANCE DEL TRABAJO AGENCIA LIDER PNUD Prestación de los servicios de servicios de Seguridad privados no armados. Nota: El alcance de los servicios de servicios de Seguridad privados no armados, contempla servicios estándar y servicios especiales o de emergencia, que se describen a lo largo de los Términos de Referencia, sus apéndices y en el contrato tipo del PNUD. Dichos servicios están identificados según necesidades actuales, pero pueden variar a futuro, lo que presume a futuro, nuevas solicitudes de cotizaciones adicionales y/o complementarias que se enmarcaran en el acuerdo de servicios. De forma general incluyen: TÍTULO DE LA CONSULTORIA / SERVICIO Servicios de tipo estándar - Servicios de gestión de seguridad y vigilancia con personal sin armas, en turnos de 12 o 24 horas, de forma permanente o no permanente. Donde los guardas tienen el respaldo de una compañía de seguridad con capacidad instalada en todas las áreas empresariales, que opera legalmente y que dedica al acuerdo con las Naciones Unidas en Colombia un Coordinador general y un Supervisor de seguridad. En complemento, las Naciones Unidas en Colombia se reservan el derecho de solicitar durante la vigencia del acuerdo, otro tipo personal de seguridad descrito más adelante. Servicios Especiales o de Emergencia - Servicios de monitoreo de CCTV y Alarmas con sensores, contactos magnéticos, botones de pánico y sistemas de detección de humo, controles de acceso a equipos suministrados, instalados, mantenidos y alquilados (o eventualmente vendidos) por la compañía de seguridad y en algunos casos de propiedad de las Naciones Unidas en Colombia. Durante la vigencia del acuerdo, se podrían solicitar otro tipo de servicios; como patrullas de seguridad vehiculares, servicios de personal de seguridad tipo escolta sin arma, equipos de comunicaciones y de seguridad (radios, detectores de metales tipo arco o manuales, escáneres, Servicios de caninos, etc.). Servicios de monitoreo de CCTV y Alarmas con sensores, contactos magnéticos, botones de pánico y sistemas de detección de humo, controles de acceso a equipos suministrados, instalados, mantenidos y alquilados (o eventualmente vendidos) por la compañía de seguridad y en algunos casos de propiedad de las Naciones Unidas en Colombia. 38

39 - Prestación de servicios ad hoc para eventos particulares, de emergencia o de forma regular en instalaciones físicas. EL ALCANCE DE ESTE LTA NO PREVE NI CONTEMPLA SERVICOS CON ARMAS LETALES. Acuerdo a largo Plazo (LTA por sus siglas en Ingles). El contratista con el PNUD. seleccionado ha suscrito un Acuerdo a Largo Plazo -LTA El LTA es un acuerdo general que se podrá utilizar por el PNUD y otras Agencias de Naciones Unidas en Colombia, de acuerdo con las necesidades, cuando se requieran los servicios de la empresa y sobre la base específica de los requisitos y los precios con descuento previamente acordados. La suscripción del LTA no compromete a las partes para contratar durante la vigencia del mismo. Tipo de Acuerdo / Contrato El LTA tiene una duración de tres (3) años, donde se espera que la empresa seleccionada mantenga las condiciones técnicas y financieras (salvo los ajustes por incrementos de ley), por 3 años consecutivos. El LTA establece un techo/limite económico para contratar. El LTA no exige que el PNUD ni las Agencias de Naciones Unidas en Colombia se comprometa financieramente al momento de suscribirlo. Los compromisos financieros se establecerán caso a caso, cada vez que se soliciten servicios que califiquen bajo el LTA, para lo cual se emitirán las autorizaciones específicas de acuerdos con los modelos contractuales disponibles en el PNUD y las Agencias de Naciones Unidas en Colombia. Información complementaria sobre el uso del LTA debe ser revisada en el numeral 5 del Apéndice E. 1. ANTECEDENTES 1.1 La información en este Alcance del Trabajo describe los objetivos y requerimientos que el Sistema de Gestión de Seguridad de las Naciones Unidas (UNSMS por sus siglas en inglés) contempla en su solicitud de Proveedor de Servicios de Seguridad Privada sin Armas (UPSS por sus siglas en inglés) para suministrar servicios generales de guardias de seguridad (de tipo estándar, especial y de emergencia) para las instalaciones de la organización de UNSMS en Colombia. Este Alcance del Trabajo será parte integral de cualquier contrato suscrito entre las organizaciones del UNSMS y UPSS. 1.2 La organización de UNSMS es una organización internacional en Colombia está compuesto por diferentes agencias. La organización de UNSMS requiere servicios de gestión de seguridad y vigilancia para las ubicaciones, fechas y horarios indicados en este documento. La fuerza de guardia es un elemento clave en el programa de seguridad de la organización de UNSMS y un ejemplo de nuestro compromiso con la prestación de un entorno de trabajo seguro para nuestros empleados, proveedores 39

40 de UPSS y visitantes. El valor estimado de servicios requeridos para los tres años de vigencia del LTA es aproximadamente 1.95 millones de dólares. En principio las Agencias del Sistema de Naciones Unidas que participan de este LTA son: AGENCIAS DEL SISTEMA DE NACIONES UNIDAS INTERESADAS EN HACER PARTE DEL ACUERDO Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo - PNUD Fondo de Población de las Naciones Unidas UNFPA Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas UNDSS Entidad de las Naciones Unidas para la igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres - ONU MUJERES Nota: Otras Agencias del Sistema de Naciones Unidas en Colombia podrían solicitar los servicios posteriormente. 2. OPERACIONES E INSTALACIONES DE SEGURIDAD 2.1 La siguiente información describe las instalaciones de la organización de UNSMS que requiere arreglos de operaciones de seguridad. La empresa seleccionada, referida en adelante como el proveedor de UPSS, para efectos del presente Alcance del Trabajo, necesitará reclutar, entrenar y gestionar una fuerza de guardia compuesta por personal de seguridad no armado en las ubicaciones de la organización en Colombia. 2.2 El proveedor de UPSS suministrará personal de seguridad para los puestos descritos en este documento. Se pueden presentar cambios inesperados en la cantidad y ubicaciones de las instalaciones de la organización de UNSMS y en consecuencia puede haber cambios en los puestos de guardia. Las políticas, prácticas y procedimientos de seguridad relacionados con el personal, las instalaciones y las propiedades y otros activos de la organización de UNSMS forman parte de las especificaciones de las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión y deben suministrarse al proveedor de UPSS y serán actualizados según sea necesario por el proveedor de UPSS en cada contrato. Sin embargo, de no haber actualizaciones en las Órdenes Generales, Especiales de Cargo y Supervisión en los contratos que se deriven del LTA, aplicarán conforme se indican en Alcance del Trabajo ampliamente descrito en el LTA y conjuntamente con el Supervisor designado de la organización de UNSMS. 2.3 Administración: La responsabilidad de la gestión de seguridad de la organización de UNSMS en Colombia está asignada al Oficial Designado de Seguridad en el País quien cuenta con el apoyo del Departamento de Seguridad de las Naciones Unidas y a su vez cada Agencia cuenta con Oficiales de Seguridad. 2.4 Ubicación de las instalaciones de UNSMS: En la actualidad, las Agencias del Sistema De Naciones Unidas en Colombia interesadas en hacer parte del acuerdo tienen instalaciones como se detalla en la tabla siguiente. 2.5 Descripción física de las instalaciones y asuntos de seguridad: a) Seguridad perimetral: Aunque el perímetro del edificio sea gestionado por el personal de seguridad empleado por la administración del edificio, los eventos en el área de las instalaciones podrían 40

41 requerir de miembros del personal de seguridad de la UPSS a fin de garantizar que no haya impedimentos para salir o entrar a las instalaciones mediante el patrullaje regular. b) Control del acceso: El control del acceso podría ser proporcionado por un sistema automatizado. Estos podrían ser instalados para alquiler/compra y monitoreo para que entre en funcionamiento correctamente en las instalaciones, además de ser mantenidos y contar con soporte técnico según necesidades particulares de cada lugar. A los visitantes podría exigírseles confirmación de su identidad y motivo de visita antes de obtener acceso a las instalaciones. A los visitantes podría exigírseles encuentren en las instalaciones. obtener un pase de visitante y ser escoltados mientras se Los controles de acceso de las distintas oficinas son manuales, biométricos o con tarjeta. Los servicios de la UPSS incluyen monitoreo a los mismos dentro de las labores habituales de los guardas no armados, independientemente de si son comprados, alquilados o de propiedad del UNSMS. c) Circuito cerrado de televisión y/o sistema de alarmas con sensores, contactos magnéticos, botones de pánico y sistemas de detección de humo: Estos podrían ser instalado para alquiler/compra y monitoreo para que entre en funcionamiento correctamente en las instalaciones, además de ser mantenidos y contar con soporte técnico según necesidades particular de cada lugar. Los servicios de la UPSS incluyen monitoreo a los mismos dentro de las labores habituales de los guardas no armados, independientemente de si son comprados, alquilados o de propiedad del UNSMS. Los puntos anteriores (a), (b) y (c) son casos ilustrativos sobre el alcance de los servicios y de ser contratados, su especificad real será precisada. Sin embargo, como punto de partida. A continuación, el detalle de los servicios que actualmente se demandan: No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS 1 ONU MUJERES 2 PNUD/UNDSS/UNFPA 3 PNUD PROYECTOS Carrera 11 # 82-76, Oficina 802, Bogotá. Avenida 82 No , pisos 2, 3 y 4 Edificio Protección. Bogotá. Carrera 11 No Piso 6 Centro Comercial y de Servicios de tipo estándar Servicios de tipo estándar Servicios de tipo estándar Un servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 12 horas diurnas de 7:00AM a 07:00PM de lunes a viernes (incluidos festivos) Dos servicios de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, permanentes de 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a viernes (incluidos festivos). 41

42 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS Negocios Andino. Bogotá. 4 5 PNUD ESCUELA VIRTUAL PNUD PROYECTO ONUREED Carrera 11 No Edificio Andino, Oficina 503. Bogotá Carrera 11 No Edificio Andino, Oficina 303. Bogotá. Servicios Especiales o de Emergencia Servicios Especiales o de Emergencia Servicios Especiales o de Emergencia Servicio de monitoreo de Alarma (incluidos sensores de humo) de propiedad del PNUD. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de 42

43 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Servicios de Privada en la modalidad fija sin tipo armamento, 24 horas de lunes a lunes estándar (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero 6 PNUD PROYECTO CEV Calle 77 No Piso 5, Edificio Torre 77. Bogotá D.C. Servicios Especiales o de Emergencia custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto 43

44 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de equipos de control de acceso biométrico que: i) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de un arco detector de metales entre la recepción y la puerta de seguridad de la oficina. Este será controlado por el guardia de seguridad, además que: i) Incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 7 Oficina Territorial PNUD Calle 3 No Riohacha, La Guajira. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a viernes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe 44

45 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. 8 Oficina Territorial PNUD Calle 26 No Barrio Costa de oro, Montería, Córdoba. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a viernes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; 45

46 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 9 Oficina Territorial PNUD Av. 4E No. 6-61, Urbanización Sayago, Cúcuta, Norte de Santander. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto 46

47 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de equipos de control de acceso biométrico que: i) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 10 Oficina Territorial PNUD Carrera 32 No , Villavicencio, Meta. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de equipos de control de acceso biométrico que: 47

48 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS i) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente Oficina Territorial PNUD Oficina Territorial PNUD Carrera 34A No , Barrio La Riviera. San Juan de Pasto, Nariño. Trasversal 18 No. 20N-10 barrio Campamento. Popayán, Cauca. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Servicios de tipo estándar Servicios Especiales Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a viernes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a viernes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; 48

49 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS o de Emergencia i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Servicios de Privada en la modalidad fija sin tipo armamento, 12 horas diurnas de estándar 7:00AM a 07:00PM de lunes a viernes (incluidos festivos). 13 Oficina Territorial PNUD Carrera 9 No. 8B-54, Edificio Las Peñas, barrio La Estrella. Florencia, Caquetá. Servicios Especiales o de Emergencia Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad 49

50 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de equipos de control de acceso biométrico que: i) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 14 Oficina Territorial PNUD Carrera 81 No. 48 A - 61, barrio Calasanz. Medellín, Antioquia. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii), permitir acceso a las copias de seguridad desde Oficina de Seguridad del PNUD en Bogotá y a través de la nube -NO SE REQUIERE MONITOREO EN TIEMPO REAL. Dicho acceso debe disponer de las grabaciones por cámara 50

51 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS de los 90 días anteriores al día en que se realiza la consulta. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente Oficina Proyecto PNUD Oficina Proyecto PNUD Barrio Bicentenario. Cartagena de Indias DT y C. Bolívar Calle del comercio, sector Bucanero - edificio de la casa de Memoria del Pacifico Nariñense. Tumaco, Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Servicios Especiales o de Emergencia Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 12 horas diurnas de 7:00AM a 07:00PM de lunes a viernes (incluidos festivos). Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 51

52 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de Servicios pánico inalámbricos con pulsadores. Oficina Proyecto Calle 11 No. 12A-09 Especiales 17 ii) incluyan sistemas de detección de PNUD Piso tres Mocoa. o de humo y los monitoree junto con la Emergencia alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio por piso de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). 18 Oficina Proyecto PNUD /75077 Carrera 10 No Edificio World Service, Pisos 4, 8 y 10. Bogotá Servicios de tipo estándar El personal de vigilancia de los pisos 4,8, 10 + el RECORREDOR, debe estar dotado con comunicaciones punto a punto entre ellos y desde y hacia su central. Además, debe estar dotado con un sistema de comunicaciones que les permita llamar y ser llamados desde y hacia la supervisión del servicio en el DNP. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada con un RECORREDOR en la modalidad recorrido sin Arma, 12 horas de 9:00AM a 09:00PM de lunes a sábado (sin festivos) Servicios Especiales o de Emergencia El personal de vigilancia de los pisos 4,8, 10 + el RECORREDOR, debe estar dotado con comunicaciones punto a punto entre ellos y desde y hacia su central. Además, debe estar dotado con un sistema de comunicaciones que les permita llamar y ser llamados desde y hacia la supervisión del servicio en el DNP. Alquiler de CCTV por piso sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con 52

53 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) se visualicen y se puedan revisar por el guarda de turno a través de un monitor iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma por piso que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, Calle 25 No Servicios puesta en marcha y correcto Oficina Proyecto Piso 2 Edificio Especiales funcionamiento, así como soporte 19 PNUD /75077 Valenzuela o de permanente. (Archivo). Bogotá. Emergencia Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto 53

54 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con Oficina Proyecto PNUD /75077 Oficina Proyecto PNUD /75077 Calle 15 No Oficinas 538, 539 y 540 Centro Comercial y Empresarial Primavera Urbana, barrio El Buque. Villavicencio, Meta. Calle 6 No. 1N-42 oficina 502 Edificio Torre Centenario. Santiago de Cali, Valle del Cauca. Servicios Especiales o de Emergencia Servicios Especiales o de Emergencia absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de 54

55 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con Oficina Proyecto PNUD /75077 Oficina Proyecto PNUD /75077 Carrera 5 No Oficina 302, Edificio Centro 63, barrio el Recreo. Montería, Córdoba. Carrera 26 No Piso 9, Edificio Fénix Business Center, Bucaramanga Servicios Especiales o de Emergencia Servicios Especiales o de Emergencia absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso. 55

56 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con Oficina Proyecto PNUD /75077 Oficina Proyecto PNUD /75077 Carrera 43A No. 1 Sur-220, Oficina 601, Edificio Porvenir PH. Medellín, Antioquia. Calle 30 # 6-52 Piso 4 Edif. Cronos. Pereira, Risaralda. Servicios Especiales o de Emergencia Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Un Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). El personal de debe estar dotado con un sistema de comunicaciones que les permita llamar y ser llamados desde y hacia la supervisión del servicio en el DNP. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero 56

57 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) se visualicen y se puedan revisar por el guarda de turno a través de un monitor iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, con un (01) servicio permanente de 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). 26 Oficina Proyecto PNUD /75077 PASTO: Carrera 36 No Piso 5 Edificio Adiada. San Juan de Pasto, Nariño. Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia El personal de debe estar dotado con un sistema de comunicaciones que les permita llamar y ser llamados desde y hacia la supervisión del servicio en el DNP. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) se visualicen y se puedan revisar por el guarda de turno a través de un monitor iii) incluya los servicios de instalación, 57

58 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 27 Oficina Proyecto PNUD /75077 Dirección Calle 15 No Piso 7 BCH Santa Marta Servicios de tipo estándar Servicios Especiales o de Emergencia Servicio de Vigilancia y Seguridad Privada en la modalidad fija sin armamento, con un (01) servicio permanente de 24 horas de lunes a lunes (incluidos festivos). El personal de debe estar dotado con un sistema de comunicaciones que les permita llamar y ser llamados desde y hacia la supervisión del servicio en el DNP. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) se visualicen y se puedan revisar por el guarda de turno a través de un monitor iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de 58

59 No. AGENCIA DIRECCION SERVICIOS REQUERIDOS pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler de CCTV sin monitoreo desde la central dela UPSS que; i) genere respaldados permanentes con copias de seguridad, las cuales serán de propiedad del PNUD, pero custodiadas por el contratista con 28 Oficina Proyecto PNUD / INICIO DEL CONTRATO Dirección Kra. 7 no Piso 7 Edificio 7ma Avenida Neiva Servicios Especiales o de Emergencia absoluta confidencialidad. La UPSS deberá asegurar grabaciones por cámara por periodos de 90 días. ii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. Alquiler y monitoreo de sistema de alarma que; i) cubra los lugares de acceso, con sensores de movimiento, contactos magnéticos estándar y receptores de pánico inalámbricos con pulsadores. ii) incluyan sistemas de detección de humo y los monitoree junto con la alarma. iii) incluya los servicios de instalación, puesta en marcha y correcto funcionamiento, así como soporte permanente. 3.1 La ejecución del trabajo relacionado con este Alcance del Trabajo empezará tras la firma del contrato que ser genere bajo el LTA, por parte del proveedor de UPSS. Se tiene previsto que los servicios inicien en Julio de RESPONSABILIDAD DEL PROVEEDOR DE UPSS 4.1 El proveedor de UPSS deberá suministrar todo el personal, suministros, equipos y accesorios necesarios para ejecutar los servicios solicitados en este contrato. El proveedor de UPSS dará cumplimiento a todos los requerimientos aplicables establecidos por el gobierno del país. El proveedor de UPSS cumplirá y hará cumplir todas las órdenes, políticas y/o procedimientos emitidos por la organización de UNSMS. 59

60 4.2 El proveedor suministrará todos los servicios de seguridad de acuerdo con los estándares de la industria, entre otros: a) Proporcionar control de acceso a todas las instalaciones y propiedades propias, alquiladas o controladas por la organización de UNSMS mediante la inspección visual de los pases de circulación en el edificio y otros medios de identificación autorizados por la organización de UNSMS; b) Realizar búsquedas e inspecciones de maletas, maletines y carteras de forma manual o mediante detectores portátiles de metales. c) Proporcionar información y ayuda a todos los visitantes, huéspedes y empleados de la organización de UNSMS; d) Responder en casos de alertas de seguridad, posibles actos criminales, manifestaciones civiles y altercados que ocurran en la propiedad de una organización de UNSMS; e) Responder a situaciones de amenazas a la vida tales como alertas médicas, alarmas de incendio, crímenes presuntos o probados y otras situaciones asociadas que ocurran en las premisas de la organización de UNSMS. Esto incluirá: Garantizar que se activen todas las alarmas apropiadas y que se alerte a los ocupantes del edificio en caso de emergencia. Ayudar a evacuar a todos los ocupantes de los edificios y de otras propiedades; y Ayudar a coordinar las comunicaciones y notificaciones entre los funcionarios de orden público, personal de la organización de UNSMS y otros elementos de respuesta a emergencias, en caso de una emergencia; f) Suministrar verificaciones y/o patrullas para monitorear la seguridad y los sistemas del edificio. Mientras realiza el patrullaje del complejo y del perímetro del complejo, el guardia deberá verificar si se han presentado violaciones a la seguridad (es decir, el perímetro, las ventanas, puertas, etc.); g) Realizar inspecciones de paquetes y otras inspecciones de seguridad, según sea indicado; h) Dirigir y controlar el tráfico vehicular y peatonal, según sea indicado; i) Recibir, emitir y llevar cuenta de las llaves y candados entregados a las instalaciones, las oficinas, el ingreso principal y otras áreas restringidas y controladas de la organización de UNSMS que requieran acceso mediante llave; j) Monitorear el circuito cerrado de televisión, las alarmas de intrusión, alarmas de incendio, red de radiocomunicaciones de seguridad, sistema de monitoreo de guardias y otros equipos de seguridad controlados o pertenecientes a la organización de UNSMS; k) Observar a los ocupantes del edificio y reportar instancias de incumplimiento de procedimientos de seguridad al Oficial de Contratación de la organización de UNSMS; l) Detectar e impedir, de acuerdo con lo permitido por la ley, el ingreso ilegal de personas a los edificios y propiedades de la organización de UNSMS con el empleo mínimo de la fuerza; m) Reportar condiciones de inseguridad o riego que requieran acción correctiva inmediata por parte de la administración, el propietario u otro personal del edificio; n) Recurrir a la ayuda médica (es decir, llamar a servicios médicos como ambulancias) para personas enfermas o lesionadas en una propiedad de la organización de UNSMS; o) Preparar y mantener informes de accidentes en casos identificados en las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión. Los informes de incidentes serán presentados por el proveedor de UPSS al Oficial de Contratación de la organización de UNSMS dentro de un plazo de 24 horas; p) Mantener un registro de novedades de 24 horas, sobre todas las actividades, infracciones o casos de seguridad; q) Realizar investigaciones preliminares y de seguimiento a incidentes y/o quejas según lo indique el Oficial de Contrataciones de la organización de UNSMS; r) Garantizar que todos los informes y otros documentos como informes y registros de incidentes estén 60

61 escritos con claridad, legibilidad y precisión; s) Realizar inspecciones de seguridad fuera del horario normal de atención, con el propósito de mantener la seguridad del edificio y prevenir incendios. t) Suministrar al personal de seguridad en puestos fijos, reemplazos calificados y totalmente capacitados (para periodos de receso) a fin de facilitar el descanso, necesidades personales, comidas u otras situaciones que requieran alejarse del puesto; u) Garantizar que la documentación de las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión y otra documentación sea mantenida en buenas condiciones y actualizada según sea necesario; v) Desempeñar obligaciones de escolta o guardaespaldas de personas en las propiedades de la organización de UNSMS según sea indicado; w) Garantizar el cumplimiento de la legislación laboral nacional a fin de asegurar que ningún guardia trabaje más de las horas permitidas durante un periodo de veinticuatro horas y no más de la máxima cantidad de días permitidos sin descanso. x) Garantizar que los guardias reciban periodos de receso y alimentación conforme a la legislación nacional y conforme a lo acordado con el Oficial Contratista; y) Trabajar con la policía del gobierno anfitrión y otros organismos internacionales como apoyo a tales obligaciones según instrucción de la organización de UNSMS; y/o z) Ejecutar otras obligaciones según se especifique en este contrato. Otros: a) Proporcionar los servicios de guarda de seguridad, conforme a las horas requeridas por cada oficina detallada. b) Llevar a cabo la supervisión permanente del servicio y control permanente de acceso a las instalaciones. En caso de ausencia de algún vigilante será suministrado el reemplazo informando al supervisor del contrato con suficiente anticipación sobre dicho cambio y remitiendo la información y documentos de dicho reemplazo. c) Proporcionar control de acceso a todas las instalaciones y propiedades propias, alquiladas mediante la inspección visual de los pases de circulación en el edificio y otros medios de identificación autorizados por la organización. Los visitantes deben confirmar su identidad y motivo de visita antes de obtener acceso a las instalaciones. Los visitantes deben obtener un pase de visitante y deben ser escoltados mientras se encuentren en las instalaciones. d) Realizar búsquedas e inspecciones de maletas, maletines y carteras de forma manual o mediante detectores portátiles de metales. e) Responder a situaciones de amenazas a la vida tales como alertas médicas, alarmas de incendio, crímenes presuntos o probados y otras situaciones asociadas que ocurran en las premisas de la oficina. f) Suministrar verificaciones o patrullas para monitorear la seguridad y los sistemas de las instalaciones de cada oficina. Mientras realiza el patrullaje del complejo y del perímetro del complejo, el guardia deberá verificar si se han presentado violaciones a la seguridad (es decir, el perímetro, las ventanas, puertas, etc.) g) Realizar inspecciones de paquetes y otras inspecciones de seguridad, según sea indicado. h) Monitorear el circuito cerrado de televisión (si aplica según el caso), las alarmas de intrusión, alarmas de incendio, red de radiocomunicaciones de seguridad, sistema de monitoreo de guardias y otros equipos de seguridad controlados o pertenecientes al sistema de seguridad de cada oficina. i) Observar a los ocupantes de la oficina (residente y visitantes) y reportar instancias de incumplimiento de procedimientos de seguridad. j) Detectar e impedir, de acuerdo con lo permitido por la ley, el ingreso ilegal de personas a las oficinas del PNUD con el empleo mínimo de la fuerza. 61

62 k) Reportar condiciones de inseguridad o riego que requieran acción correctiva inmediata por parte de la administración, el propietario del inmueble u otro personal del edificio. l) Recurrir a la ayuda médica (es decir, llamar a servicios médicos como ambulancias) para personas enfermas o lesionadas dentro de las oficinas. m) Mantener un registro de novedades de 24 horas, sobre todas las actividades, infracciones o casos de seguridad y reportarlas al contratante. n) Realizar inspecciones de seguridad fuera del horario normal de atención, con el propósito de mantener la seguridad del inmueble y prevenir incendios. o) Cada uno de los turnos de vigilancia, recibirá supervisión y control a órdenes de un (1) supervisor idóneo, quien deberá mantener una óptima comunicación con los vigilantes a fin de garantizar la prestación del servicio. p) Supervisar y controlar al guarda, incluyendo una supervisión física de mínimo una vez al día y por radio o teléfono dos veces en la noche, como mínimo, cuando en el servicio esté incluida la noche, la cual verificará que dicho servicio se esté prestando dentro de los términos establecidos del presente contrato, independientemente de los reportes diarios a que estén obligados de acuerdo con la naturaleza y circunstancias del servicio prestado. q) Responder por cualquier reclamación que efectúe la entidad por hurtos ocurridos durante el tiempo de ejecución del contrato. r) Pagar los deducibles a que haya lugar por siniestros o hurtos ocurridos en las instalaciones objeto del contrato, que se reclamen a la compañía de seguros, igualmente cuando el valor de la reclamación no sea posible por el deducible, la compañía de vigilancia repondrá el bien por uno con iguales o mejores características al extraviado, en un término máximo de ocho (8) días hábiles. Lo anterior sin perjuicio de las acciones legales que lleve a cabo la compañía de seguros frente al contratista. s) Cumplir con el esquema de la estructura y organización administrativa de la empresa, presentado por el contratista en su propuesta, así como la supervisión externa y canales de comunicación. t) Brindar y mantener toda indemnización apropiada para sus trabajadores y otros seguros de responsabilidad civil para cubrir a sus empleados, agentes, asistentes y subcontratistas que desempeñen tareas o presten servicios de vigilancia. u) Cumplir con sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral, parafiscales (Cajas de Compensación Familiar, SENA, ICBF). v) Proporcionar por escrito la certificación de que los controles de antecedentes (penales: para asegurar que no se evidencia o sospecha de delitos penales o violaciones de los derechos humanos, o una investigación en curso respecto de tales delitos, en espera de las acciones legales penales, u otros indicios de conducta que podrían reflejar negativamente en las Naciones Unidas o es incompatible con los propósitos y objetivos de la Organización) se han realizado. Cuando la evidencia sale a la luz de que un empleado del contratista corresponde a la disposición anterior, ya sea por las acciones que realizan con anterioridad al despliegue o durante el despliegue, el contratista se compromete a sustituir de inmediato ese personal, sin prejuicios, y sin costo alguno para el Contratante. w) No obstante, el proceso de verificación indicado, el Contratante se reserva el derecho de rechazar la implementación o exigir la sustitución inmediata de cualquier miembro del personal seleccionado por el contratista si se identifica que no cumple con los requisitos especificados. El Contratista se compromete a mantener a sus empleados responsables de cualquier violación de las normas de conducta y garantizar la remisión de la persecución penal y de las acciones que constituyen delitos penales en virtud de las leyes de Colombia. x) Proporcionar los nombres de los guardias para su verificación con suficiente antelación con respecto a la prestación de servicios. y) Firmar un compromiso por escrito que va a reemplazar inmediatamente, a su costo, cualquier guardia cuyo desempeño o conducta se identifica como que no cumple con las normas de conducta que se espera, o si las Naciones Unidas así lo considera. Dicha decisión es de la exclusiva discreción 62

63 del Contratante y el reemplazo será sin costo alguno para el Contratante z) Dotar a los guardias de los todos los elementos y equipos necesarios para la prestación de los servicios (entre otros: silbato, equipo de radio o celular o Avantel, detector de metales y linterna, etc.) aa) Garantizar la integración de las comunicaciones con el supervisor de zona y el coordinador de operaciones, de manera tal que se garantice una adecuada y oportuna respuesta en caso de requerirse su apoyo ante cualquier situación. bb) Preparar procedimientos generales y específicos en cuanto a los servicios prestados a cada oficina y proveer a su personal consignas generales para el buen cumplimiento de sus funciones. cc) Prestar el servicio de seguridad enfocado como servicio de seguridad integral, de observación, orientación y reacción, dirigida a brindar una adecuada atención al usuario. dd) Cumplir con la descripción de los procedimientos para la vigilancia y supervisión del servicio, los cuales indican la periodicidad, método y reportes de control y seguimiento a los mismos, así como los procedimientos a seguir en casos especiales como conflagración, amenaza de bomba, retención de sospechosos, y atención de reclamos en caso de que la entidad requiera realizarlos, ofrecidos en su propuesta ee) Prestar el servicio de vigilancia enfocado como servicio de seguridad integral, de observación, orientación y reacción, dirigida a brindar una adecuada atención al usuario. ff) Cumplir con el programa de capacitación que involucre a todo el personal propuesto para el desarrollo del servicio. Este programa debe estar orientado a coadyuvar al cumplimiento de la misión del proyecto, especialmente en la atención al cliente interno y externo, el cual estará a cargo del supervisor del contrato. gg) La empresa no publicará información o documentos relacionados a los servicios ni la comunicará a personal no autorizado. hh) La empresa obligará a sus agentes a no compartir información sobre su trabajo, ni comunicar a terceros observaciones que obtuvo durante el desempeño de sus funciones. Responder por cualquier reclamación que efectúe el proyecto por siniestros o hurtos ocurridos durante el servicio. ii) Brindar y Mantener un seguro de responsabilidad civil extracontractual que cubra los riesgos en caso de accidente o fallecimiento de personal o pérdida o daño a su propiedad que surja de los actos u omisiones del Contratista, de sus agentes, asistentes, empleados o subcontratistas que desempeñen tareas o presten servicios de vigilancia, incluyendo el funcionamiento de cualquier vehículo u otro equipo o el uso indebido de armas de fuego u otros elementos de vigilancia y seguridad privada expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada. jj) El valor asegurado no debe ser inferior a 400 salarios mínimos legales mensuales vigentes. 5. CARGOS REQUERIDOS Y PUESTOS DE GUARDIA CON HORAS/DÍAS DE SERVICIO Ver tabla en el numeral CALIFICACIONES GENERALES DEL PERSONAL DEL PROVEEDOR DE UPSS 6.1 El proveedor de UPSS deberá asegurar que todo el personal asignado a este contrato no haya sido objeto de condenas por delitos graves, incluidas condenas por un tribunal militar y que ninguna autoridad nacional o internacional haya demostrado una violación del derecho penal o humanitario en cualquier jurisdicción. Además, en principio, no podrán estar sujetos a ningún proceso judicial en curso, incluso de tipo militar, respecto a tales ofensas o infracciones y deben cumplir con los siguientes estándares mínimos: a) Aprobar una verificación de antecedentes penales; 63

64 b) Tener la capacidad de comprender y llevar a cabo normas, órdenes e instrucciones escritas de manera eficaz; c) Tener la capacidad para comunicarse de manera efectiva con los empleados y visitantes de la organización de UNSMS; d) Tener la capacidad de escribir párrafos cortos y precisos para informes escritos requeridos de conformidad con este contrato; e) Poseer o reunir los requisitos para obtener una licencia válida de conducción para operación de vehículos motorizados, que puedan ser necesarios en la ejecución de este contrato; f) Poseer la resistencia física y psicológica para periodos prolongados caminando o en posiciones de pie, sentados o inclinados; g) Tenga en cuenta que los guardias pueden tener que confrontar o desafiar a personas violentas o potencialmente violentas; h) Debe tener por lo menos 18 años de edad y gozar aparentemente de buena salud; i) Estar en capacidad de relacionarse e interactuar eficaz y apropiadamente con miembros del público; j) Tener buena reputación y carácter; y k) Ser capacitado antes de iniciar su misión a un nivel básico especificado como nivel mínimo en la sección de requerimientos de capacitación de este Alcance del Trabajo. l) Experticia en el uso de equipos de vigilancia electrónica tales como cámaras de circuito cerrado de televisión, operación de equipos de radiocomunicación, para lo cual deberán aportar los correspondientes certificados de los cursos m) Experticia en la operación de sistemas de detección y extinción de incendios 7. RESPONSABILIDADES Y CALIFICACIONES ESPECÍFICAS DEL PERSONAL DEL PROVEEDOR DE UPSS 7.1 Representante del Proveedor de UPSS (tiene el rol de COORDINADOR del contrato, no asignado a las instalaciones de UNSMS) Responsabilidades: a) Asegurar el pleno cumplimiento de las responsabilidades del a UPSS descritas a lo largo del alcance del LTA, con la oportuna y debida gestión de las funciones de su cargo. b) Trabaja bajo la supervisión del personal designado de la organización de UNSMD. c) Coordina la administración del contrato del lado del Proveedor y sirve de contacto principal respecto al contrato; d) Asiste a las reuniones de desempeño y a las reuniones de revisión del contrato convocadas por la organización de UNSMS a fin de evaluar el desempeño general del proveedor y plantear cualquier asunto de seguridad; o e) Recomienda mejoras en el desempeño y conducta de los servicios de seguridad en las instalaciones de la organización de UNSMS. Mantiene la accesibilidad a la organización de UNSMS, las 24 horas del día, los 7 días de la semana y los 365 días del año a fin de abordar cualquier asunto, situación o problema que se pueda presentar. f) Presentar los informes que la organización de UNSMS. g) Informa a la organización de UNSMS en el más corto plazo posible, si se produjeran circunstancias graves que puedan afectar la seguridad, adoptando las medidas de seguridad que se estimen necesarias para controlar las mismas hasta su solución definitiva. h) Brinda recomendaciones para el mejoramiento de la seguridad en todas las sedes. 64

65 NOTA: El Representante de UPSS no es un cargo facturable y no se requiere su dedicación absoluta a la organización de UNSMS Cualificaciones: PERFIL: Formación académica y experiencia especifica. * (no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas) El no cumplir con el perfil solicitado será causal de rechazo de la propuesta a) Título de bachiller b) Mínimo 10 años de experiencia en cuerpos de seguridad, policiales o militares; c) Certificación del manejo de Word, Power Point y hojas de cálculo; d) Mínimo 3 años de experiencia en cargos de supervisión o gerencia, y e) Mínimo 5 años de experiencia en relación o contacto con organismos internacionales o gubernamentales. Se deben anexar las copias o certificaciones de la obtención de los títulos, cursos de capacitación, certificaciones de experiencia específica solicitada. Los proponentes deberán anexar debidamente firmada por la persona propuesta 7.2 Supervisor de seguridad Responsabilidades: a) Asegurar el pleno cumplimiento de las responsabilidades del a UPSS descritas a lo largo del alcance del LTA, con la oportuna y debida gestión de las funciones de su cargo. b) Trabaja bajo la supervisión del personal designado de la organización de UNSMD. c) Efectuar recorridos constantes por las sedes a fin de garantizar que todo el personal cumpla con los requisitos del contrato. d) Programa las horas y días de trabajo del personal de guardia; e) Realiza inspecciones de los puestos de guardia a fin de garantizar que todo el personal cumpla con los requisitos del contrato; f) Documenta, orienta y adopta medidas disciplinarias apropiadas cuando es necesario; y g) Asume la coordinación con otros proveedores de seguridad del edificio (según corresponda; por ejemplo, si las instalaciones de la organización de UNSMS están ubicadas en un edificio compartido con otros inquilinos) h) Apoya el control al sistema electrónico de seguridad instalado en cada una de las sedes, para lo cual se requiere permanente comunicación con personal designado de la organización de UNSMS i) Para los servicios de tecnología: Realiza visitas constantes a cada sede del Proyecto, para verificar el funcionamiento de los equipos y DVR. Atender de forma inmediata el requerimiento del líder de sede y/o supervisor del contrato cuando se solicite verificación de video en equipos de cada sede y/o en la Central del Proyecto, Bogotá. Apoya el control al sistema electrónico de seguridad instalado en cada una de las sedes y de forma centralizada en la organización de la UNSMS, para lo cual se requiere permanente comunicación con el personal designado por parte del contratante. Atiende de forma inmediata cuando se solicita verificación del funcionamiento de cámaras, y equipos instalados en cada sede. NOTA: El Supervisor de Seguridad de la UPSS no es un cargo facturable y no se requiere su dedicación absoluta 65

66 a la organización de UNSMS Cualificaciones: PERFIL: Formación académica y experiencia especifica. * (no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas) El no cumplir con el perfil solicitado será causal de rechazo de la propuesta I. Título de bachiller II. Mínimo 3 años de experiencia como supervisor; III. Capacitación suficiente para mostrar dominio y conocimiento sobre defensa personal, elaboración de informes, seguridad ocupacional, evaluación de amenazas, respuesta a situaciones de amenazas y atentados con bombas, protección de la información, respuesta a emergencias, prevención y protección contra incendios, aspectos legales del suministro de servicios de seguridad y comunicaciones por radio y teléfono. Se deben anexar las copias o certificaciones de la obtención de los títulos, cursos de capacitación, certificaciones de experiencia específica solicitada. Los proponentes deberán anexar debidamente firmada por la persona propuesta 7.3 Guardias no Armados Responsabilidades: a) Asegurar el pleno cumplimiento de las responsabilidades del a UPSS descritas a lo largo del alcance del LTA, con la oportuna y debida gestión de las funciones de su cargo. b) Porta la insignia de identificación y el uniforme aprobados c) Portar la credencial expedida por la Empresa de seguridad. d) Lleva un control de acceso a las dependencias, tanto de funcionarios como de particulares, en forma permanente, verificando que cumplan las disposiciones de la administración para cada uno de los casos. e) Suministra control de acceso mediante inspección de pases de circulación en el edificio u otra identificación aprobada por la organización de UNSMS; f) Suministra información y ayuda al personal y a todos los visitantes; g) Responde y alertar a los transeúntes sobre casos como alertas de seguridad, actos criminales, manifestaciones civiles y actividades sospechosas; h) Monitorea y conducir inspecciones fuera del horario de atención normal, sobre seguridad interna, seguridad contra incendios, seguridad de la vida y sistemas ambientales del edificio; i) Realiza inspecciones de paquetes y otras inspecciones de seguridad; j) Informa a las instancias sobre el incumplimiento de los procedimientos de seguridad o condiciones inseguras o de riesgo al supervisor de seguridad o supervisor de turno; k) Suministra cobertura adicional de guardia durante eventos especiales; l) Realiza deberes de escolta de seguridad para las personas si así lo indica el Oficial de Contratación; y/o m) Ejecuta otras obligaciones según se especifique en este contrato especifiquen en el contrato n) Impedir el acceso de personas armadas a las instalaciones de las oficinas. o) Diligencia en el libro de registro de toda clase de observaciones, como bitácora de lo que suceda en su turno. p) Mantiene durante el turno que le corresponda, los siguientes documentos: Cédula de Ciudadanía, Carné vigente de la EPS a la que se encuentre afiliado o en su defecto documento 66

67 que acredite el derecho para ser atendido en caso de presentarse alguna situación médica, Carné de la Aseguradora de Riesgos Profesionales (A.R.P.), Carnet que lo acredite como empleado de la empresa de vigilancia contratada. q) Asiste y participa en reuniones que programe la agencia a través del supervisor del Contrato, con el fin de convenir acciones conjuntas para la seguridad del sector y crear organización institucional sobre convivencia y efectuar los ajustes y correctivos a que haya lugar, propendiendo por el mejoramiento continuo en la prestación del servicio. r) Monitoreo y apoya el funcionamiento de CCTV, Sistemas de Alarma, Accesos Biométricos, independientemente de si son comprados, alquilados o de propiedad del UNSMS. s) Activa protocolos de seguridad antes situaciones que pongan en riesgo la seguridad del personal y de las oficinas (comunicaciones, reportes, etc.). t) En funciones de recorredor, realizar acompañamiento al personal en los alrededores de las oficinas. u) En funciones de recorredor permanece en los alrededores de las oficinas Cualificaciones: PERFIL: Formación académica y experiencia especifica. * (no se tendrán en cuenta traslapos en las fechas) El no cumplir con el perfil solicitado será causal de rechazo de la propuesta I. Mínimo 2 años de experiencia en el mismo campo de trabajo con organizaciones internacionales; y II. Certificar capacitación suficiente para mostrar dominio y conocimiento sobre relaciones públicas, defensa personal y técnicas mínimas de fuerza, comunicaciones de radio, control del acceso, técnicas de inspección, extinción básica de incendios y seguridad ocupacional básica Se deben anexar las copias o certificaciones de la obtención de los títulos, cursos de capacitación, certificaciones de experiencia específica solicitada. Los proponentes deberán anexar debidamente firmada por la persona propuesta NOTA: Los Guardias no Armados de la UPSS son un cargo facturable y se requiere su dedicación absoluta a la organización de UNSMS 8 REQUISITOS DE SERVICIOS DE EMERGENCIA Y OTROS 8.1 Requisitos de servicios especiales: El proveedor de UPSS estará en capacidad de proporcionar cobertura adicional de guardias durante casos especiales y situaciones de emergencia a fin de proteger las instalaciones, empleados, propiedades y huéspedes de la organización de UNSMS, según lo solicite la organización de UNSMS. NOTA: Los servicios de emergencia son requisitos no programados de corto plazo. Estos serán cotizados cuando sea requeridos y la UPSS deberá mantener las tarifas del LTA. 8.2 Equipo de Respuesta Rápida o de Emergencia: El proveedor de UPSS estará en capacidad de proporcionar un Equipo de Respuesta Rápida o de Emergencia para responder a la activación de un sistema vinculado de pánico/alarma o hacer llamados de emergencia las 24 horas del día y los 7 días de la semana. La función del equipo de respuesta estará limitada a la presencia de enlace, realización de observaciones preliminares, aseguramiento del sitio y comunicación de las necesidades a la policía y/o a otros servicios de emergencia cuando estos lleguen. 67

68 8.3 Residencias de Personal de Contratación Internacional: Como una opción, se podría solicitar al proveedor de UPSS durante la vigencia del LTA, suministrar tarifas por hora de los guardias que ocupen puestos en las residencias del personal internacional de la organización de UNSMS ubicados por fuera de los recintos principales de la organización de UNSMS. Este requisito no será parte del contrato principal entre la organización de UNSMS y el proveedor de UPSS. 8.4 Los servicios relacionados con las Residencias del Personal de Contratación Internacional, serán cotizados cuando sean requeridos y la UPSS deberá mantener las tarifas del LTA, el personal internacional de la organización de UNSMS podrá contactar directamente al proveedor de UPSS y celebrar un contrato de manera individual con tal proveedor y obtener el mismo nivel de servicios y supervisión como se describe en este Alcance del Trabajo. 9. INSPECCIÓN PREVIA AL EMPLEO 9.1 El proveedor de UPSS conducirá una investigación sobre la respetabilidad y el carácter de cada empleado que se postule a un empleo de conformidad con este contrato. El proveedor de UPSS no asignará personal a este contrato hasta que se haya completado la investigación y el resultado obtenido sea favorable. Favorable, en este contexto, significa que el postulante no tiene antecedentes judiciales y que no existe ningún indicio de que el postulante haya usado drogas ilegales o alcohol en el lugar de trabajo, que sus referencias personales y empleadores anteriores recomienden al postulante para un cargo de confianza y responsabilidad y que no haya otros factores que inhabiliten de manera obvia la respetabilidad y carácter del postulante. El proveedor de UPSS deberá mantener los resultados de la investigación mientras dure el contrato. El Oficial designado de la organización de UNSMS tendrá derecho a revisar todos los resultados y registros de la investigación del personal asignado o propuesto para el presente contrato. La investigación incluirá, por lo menos, los siguientes elementos: a) Una verificación de los antecedentes judiciales, según lo autorice la legislación nacional, en los sitios donde el postulante haya vivido, trabajado o estudiado durante los últimos siete años o hasta la fecha en que el postulante haya cumplido los 18 años, cualquiera sea el periodo más breve: b) La verificación de empleo de los cinco años previos o hasta la fecha en que haya cumplido los 18 años, cualquiera sea el periodo más breve; y c) Una verificación de por lo menos tres referencias personales. 9.2 El proveedor de UPSS debe mantener por lo menos los siguientes documentos en el registro personal de cada empleado asignado al trabajo en las instalaciones de la organización de UNSMS: a) Registro de desempeño individual; b) Solicitud de empleo y datos complementarios (copia del documento de identificación nacional u otra forma positiva de identificación); c) Información de investigación de antecedentes; d) Registros de capacitación individual; e) Foto; y f) Un juego de impresiones dactilares. 9.3 El proveedor de UPSS actualizará los documentos anteriores de manera anual o con más frecuencia cuando haya más información disponible. La información y los documentos de soporte deberán ponerse a disposición por solicitud de la organización de UNSMS. 68

69 10 CONDUCTA PROFESIONAL 10.1 Todo el personal de UPSS asignado a este contrato deberá mantener los estándares más altos de competencia, conducta, higiene e integridad en su calidad de empleados. Las asignaciones se realizarán de acuerdo con las órdenes de guardia descritas según las mejores habilidades de cada guardia y de conformidad con las políticas y prácticas de entorno de trabajo seguro El proveedor de UPSS retirará a cualquiera de sus empleados de las propiedades o edificios de la organización de UNSMS si se determina que tales empleados no son aptos para el desempeño de funciones de seguridad. La organización de UNSMS se reserva el derecho de ordenar la remoción de cualquier empleado de UPSS que se determine que no cumple con las cualificaciones y estándares establecidos en el Alcance del Trabajo o por cualquier otra razón y a la entera, exclusiva, no negociable discreción de la organización de UNSMS. La determinación de la incapacidad se puede establecer a partir de incidentes que involucren violaciones de las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión6 y tipos de mal comportamiento o negligencia inmediatamente identificables, sin perjuicio del derecho antes mencionado de la organización de UNSMS a retirar a cualquier empleado de UPSS por cualquier motivo El proveedor de UPSS deberá administrar la acción disciplinaria, que incluya la remoción de aquellos empleados que cometan las siguientes ofensas, omisiones o negligencia de las obligaciones. Todas las acciones disciplinarias serán reportadas a la organización de UNSMS. Los siguientes, entre otros, podrán considerarse como aspectos que demuestran un desempeño no apto: a. Violación deliberada y consciente de las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión; b. La imposibilidad de demostrar cortesía y buenos modales hacia los empleados, visitantes, huéspedes o el público en general de la organización de UNSMS. (No mostrar una actitud respetuosa y atenta en todas las actividades será causa de remoción de un puesto). Las quejas continuas serán causa de la remoción de la persona del contrato); c. El uso no autorizado de propiedades de la organización de UNSMS incluidos teléfonos, equipos de comunicaciones, equipos de seguridad, radios, tarjetas de crédito o vehículos. El proveedor de UPSS reembolsará a la organización de UNSMS por cualquier pérdida, abuso o uso indebido de tal propiedad; d. Dejar escritos perturbadores en los escritorios y abrir cajones de escritorios o archivadores por cualquier razón diferente a un motivo de seguridad de buena fe. e. Falsificar, ocultar ilegalmente, eliminar, mutilar o destruir cualquier documento o registro oficial: f. Ocultar hechos sustanciales mediante omisión deliberada de documentos o registros oficiales; g. Divulgar información confidencial de la organización de UNSMS o hacer comunicados o notificaciones de prensa no autorizadas sobre el personal o las operaciones de la organización de UNSMS; h. Divulgar las funciones asignadas, en particular mano de obra, precauciones o procedimientos de seguridad, excepto al personal autorizado para tener dicho conocimiento o por autorización de la organización de UNSMS; i. Descuidar las obligaciones por quedarse dormido mientras se encuentra de guardia; incumplir con la prestación del tiempo y la atención completa a las funciones asignadas y 69

70 11 UNIFORMES retrasar sin razón o dejar de llevar a cabo las tareas asignadas. j. Ocuparse de asuntos personales durante las horas de trabajo y negarse a prestar ayuda o a cooperar para defender la integridad del programa de seguridad de la organización de UNSMS; k. Violar intencionadamente los procedimientos o políticas de seguridad de la organización de UNSMS; l. Abandonar el puesto antes de recibir el relevo adecuado; m. Exhibir una conducta desordenada o inmoral; por ejemplo, usar lenguaje abusivo u ofensivo, promover controversias, intimidar mediante palabras o acciones, pelear o participar de otra forma en actividades perturbadoras; n. Participar en juegos de azar o realizar apuestas de manera ilegal o promover los juegos de azar en el edificio de la organización del UNSMS o en las premisas de la organización de UNSMS; o. Cargar armas de fuego, gas pimienta o cualquier otra arma, sin autorización explícita del de la organización de UNSMS, mientras que se encuentre en la propiedad de la organización de UNSMS, aun cuando dicho porte sea legal en la jurisdicción donde ha sido asignado; p. Usar identificación de la organización de UNSMS expedida de manera inadecuada; q. Presentar información falsa o engañosa deliberadamente u ocultar hechos sustanciales conectados con los informes o registros asociados a los procedimientos investigativos; r. Hacer declaraciones falsas deliberadamente acerca de otros empleados por contrato, empleados de la organización de UNSMS o del público en general; s. Participación en cualquier forma de discriminación o acoso sexual contra empleados por contrato, empleados de la organización de UNSMS, visitantes o miembros del público mientras se encuentre en las premisas de la organización de UNSMS; t. Incumplir o retrasar (sin causa justificada) la realización de una orden adecuada de un supervisor o de otro oficial con autoridad para dar tales órdenes; u. Comer, fumar o tomar mientras se encuentra en el puesto, o tomar recesos en cualquier lugar excepto en las áreas de receso autorizadas; v. Usar o vender estupefacientes, drogas ilícitas o sustancias controladas mientras se encuentra en el puesto de trabajo o consumir bebidas alcohólicas durante las ocho horas previas al ingreso a su trabajo. Un empleado que tenga razones para pensar que la persona que reporta como su relevo está embriagada, bajo la influencia de estupefacientes o que su efectividad está impedida por el uso de estupefacientes deberá rehusar el relevo y notificar de inmediato a la organización de UNSMS y al proveedor de UPSS. Aceptar relevo de un individuo del que se sabe o se sospecha que está bajo la influencia del alcohol o las drogas hará necesario que el proveedor de UPSS suspenda y/o elimine a los dos empleados del contrato; w. Vandalizar o dañar intencionalmente las premisas de la organización de UNSMS mediante acción directa o negligencia; x. La falta de cooperación con la investigación autorizada de la organización de UNSMS o del proveedor de UPSS. y. Ausentismo o retrasos excesivos; o z. Pedir o recibir contribuciones monetarias durante horas de trabajo Todo el personal de UPSS asignado como guardias de seguridad a los edificios y premisas de la organización de UNSMS deberá usar uniformes debidamente adaptados mientras estén desempeñando sus funciones. 70

71 El proveedor de UPSS garantizará que los guardias de seguridad tengan una cantidad suficiente de uniformes de apariencia profesional. El término «Personal de Seguridad» se refiere a todo el personal de UPSS, incluidos los guardias uniformados y no uniformados y personal de supervisión. Las violaciones de estas disposiciones serán reportadas al proveedor de UPSS para que se tomen medidas correctivas. Nota: La organización de UNSMS puede tomar la decisión de proporcionar su opinión respecto al tipo y estilo del uniforme que utilizarán los guardias 12 CAPACITACIÓN 12.1 El proveedor de UPSS deberá suministrar capacitación y orientación inicial a todo el personal de seguridad antes de asignarlo a los edificios o premisas de la organización de UNSMS El personal deberá ser suficientemente capacitado, antes de cualquier despliegue y de manera continua, con respecto a las leyes nacionales pertinentes, derecho humanitario internacional y derechos humanos y a establecer metas para facilitar la uniformidad y estandarización de los requisitos de capacitación. La capacitación deberá incluir temas generales y específicos de las actividades y del contexto, que preparen al personal para su desempeño bajo un contrato específico y en un entorno específico, que incluya lo siguiente: a. Reglas sobre el uso de la fuerza incluidas las restricciones, las autoridades que ordenan las detenciones, y las limitaciones; b. El derecho humanitario internacional, los derechos humanos y la legislación aplicable del país anfitrión; c. Manejo de quejas de la población civil, en particular para remitirlas a la autoridad pertinente; d. Medidas en contra del soborno, la corrupción y otros crímenes; e. Estándares de conducta de las Naciones Unidas para el Servicio Civil Internacional y la política de tolerancia cero frente al abuso y la explotación sexual; y f. Asuntos religiosos, culturales y de género, así como respeto por todas las razas y poblaciones El proveedor de UPSS suministrará capacitación durante la prestación del servicio, al ingresar y de manera periódica para el personal de seguridad, que será acordado con la organización de UNSMS y el proveedor de UPSS. El contenido y la duración de tal capacitación también será definido por las partes. El proveedor de UPSS registrará y documentará todas las sesiones de capacitación. Se permitirá a la organización de UNSMS revisar todos los registros de capacitación relacionados con este contrato. El periodo de capacitación no puede ser inferior a dos días por año, por empleado. El proveedor de UPSS incluirá capacitación inicial y periódica, así como familiarización sobre los siguientes temas para todo el personal asignado a este contrato: La capacitación se realizará acorde con los procedimientos a usar en la ubicación o instalación específica a. Las políticas y procedimientos de control de acceso, por ejemplo, sistema de permiso de circulación en el edificio, procedimientos de control de visitantes, procedimientos de escolta, ingreso y salida de empleados, acceso fuera del horario normal de atención y acceso de vehículos; b. Verificación de identidad: qué constituye identificación válida, detección de documentos falsos de identidad, etc.; c. Técnicas básicas de inspección, incluidas aquellas para peatones, vehículos y paquetes; d. Ejecución de patrullaje perimetral; 71

72 e. Medidas a tomar para abordar a la(s) persona(s) sospechosa(s); f. Medidas a tomar en caso de un visitante beligerante; g. Respuesta de emergencia y procedimientos de evacuación; h. Procedimientos de comunicaciones de rutina y emergencia; i. Enlaces con cuerpos policiales y de bomberos; j. Resucitación cardiopulmonar (RCP); k. Instrucción básica de primeros auxilios; l. Asuntos de responsabilidad civil y penal; m. Uso de fuerza y limitaciones, incluidas las autoridades de detención de ciudadanos; El arresto, en ocasiones referido como detención es la retención temporal forzada por parte de un guardia de seguridad de una persona agresiva o que se niega a cumplir, para ser inmediatamente entregada a las autoridades locales de policía. Tales acciones deben cumplir con la Política de uso de fuerza de las Naciones Unidas y la legislación del gobierno anfitrión. Ver apéndice A Órdenes Generales. n. Autoridades legales y limitaciones; o. Conducta profesional y relaciones públicas; p. Comunicación, por ejemplo, de tipo verbal, escrita y telefónica; q. Protocolo de radio, procedimientos y disciplina; r. Órdenes Generales, del Cargo y Especiales, así como otras directrices; s. Manejo de amenazas de bombas y procedimientos de evacuación de edificios; t. Salvaguarda de información de propiedad exclusiva; u. Procedimientos relacionados con propiedades encontradas; v. Redacción básica de informes; w. Técnicas de observación, incluida la vigilancia básica para contrarrestar hostilidades; x. Supervisión de fuerza de guardia; y. Supervisión y aprobación de informes; z. Investigaciones e informes de incidentes; aa. Normas de uniformes, vestimenta y conducta personal; bb. Procedimientos de inspección de puestos; cc. Motivación de los empleados; dd. Fundamentos de sistemas de alarmas de intrusión, circuitos cerrados de TV, grabadoras y equipo de monitoreo de guardia manual o electrónico; ee. Fundamentos de funcionamiento de máquinas de rayos X y cualquier otro dispositivo y equipo de seguridad y contra incendios que el guardia tenga que cargar u operar bajo su responsabilidad; y ff. Operación y uso de extinguidores de incendio y otros equipos de extinción de incendios ubicados en las premisas de la organización de UNSMS. 13 SIMULACROS DE EMERGENCIA 13.1 El proveedor de UPSS realizará simulacros y críticas periódicas del desempeño de guardia para garantizar un nivel aceptable de capacitación del personal de seguridad para la respuesta a distintas emergencias como intrusiones, violencia colectiva, amenazas de bomba, casos médicos, desastres naturales y evacuaciones. Estas evacuaciones serán coordinadas la organización de UNSMS a fin de garantizar la interrupción mínima de las operaciones de la organización de UNSMS El proveedor de UPSS garantizará que todos los empleados mantengan el grado requerido de preparación para responder a estos simulacros y a las emergencias reales El proveedor de UPSS realizará tales simulacros por lo menos una vez por trimestre o con mayor 72

73 frecuencia si la organización de UNSMS así lo decide. El proveedor de UPSS realizará algunos de estos simulacros durante las horas de la noche El proveedor de UPSS proporcionará todos los materiales necesarios de capacitación, aulas, instructores y ayudas de capacitación para el apoyo a las sesiones de capacitación inicial y periódico del personal de seguridad que trabaje bajo este contrato El proveedor de UPSS documentará la naturaleza, alcance y resultados de todos los simulacros y proporcionará tales registros al Oficial designado de la organización de UNSMS tras su finalización La organización de UNSMS podrá ofrecer capacitación específica para el puesto al personal de UPSS, según lo estime necesario. La capacitación específica para el cargo proporcionada por la organización de UNSMS no se facturará por separado. 14 GESTIÓN DEL CONTRATO Y TRANSICIÓN 14.1 El proveedor de UPSS designará al Representante del proveedor de UPSS como la persona de contacto focal para todos los asuntos relacionados con este contrato El reclutamiento, contratación y despliegue de personal del proveedor de UPSS se realizará de acuerdo con las normas, regulaciones y leyes vigentes y el contrato El proveedor de UPSS deberá proporcionar un Plan de Gestión del Programa en un plazo de cinco días hábiles a partir de la fecha de otorgamiento del contrato a la organización de UNSMS. El Plan deberá por lo menos, establecer los nombres, tareas y deberes de todo el personal a nivel de supervisión y superior, los cronogramas previstos de reclutamiento y capacitación de personal, y los horarios y formatos de requisitos de informes mensuales y otros informes, y procedimientos de control de tiempo, facturación y contabilidad. Este Plan será efectivo una vez aprobado por la organización de UNSMS a su entera discreción El proveedor de UPSS mantendrán un programa continuo de incentivos (política de recursos humanos, paquete de beneficios, etc.) para un mejor reclutamiento de candidatos, disuadir la deserción y promover la estabilidad de la fuerza laboral Una copia de las Órdenes Generales, del Cargo y Especiales será entregada al proveedor de UPSS y en cada cargo se mantendrán copias de las Órdenes del Cargo. El proveedor de UPSS mantendrá y actualizará todas las órdenes según corresponda. 15 PROGRAMA DE GARANTÍA DE CALIDAD 15.1 El proveedor de UPSS deberá asegurar, mediante un Programa de Garantía de Calidad que todo el personal asignado a este contrato sea competente en cuanto a los requisitos del contrato, las Órdenes Generales, Especiales, de Cargo y Supervisión, y otras directrices, según corresponda Cada empleado de UPSS deberá firmar la entrada en el registro del puesto cuando se presente a su trabajo y firmar la salida cuando termine su turno de trabajo El proveedor de UPSS debe obtener y mantener todas las licencias y permisos que pueda requerir cualquier jurisdicción donde sea necesario para operar bajo este contrato, y deberá cumplir con todas 73

74 las leyes, normas y regulaciones vigentes Todo el personal de seguridad sustituto asignado a los edificios y propiedades de la organización de UNSMS debe tener por lo menos las mismas cualificaciones y capacitación que el personal asignado regularmente, según se especifica en el presente Alcance del Trabajo. El proveedor de UPSS no debe asignar personal que no haya aprobado una investigación de antecedentes a su favor El proveedor de UPSS debe proporcionar un dispositivo de monitoreo de guardia para cada ubicación de cargo identificada en este Alcance del Trabajo. El tipo de dispositivo de monitoreo de guardia será enumerado en la Lista de Activos Proporcionados por el Proveedor de los UPPS mediante el presente. El dispositivo será utilizado por los guardias para realizar recorridos, patrullas y verificaciones de seguridad a los edificios y propiedades de la organización de UNSMS. Los registros de estos dispositivos serán inspeccionados por el proveedor de UPSS, por lo menos semanalmente. El proveedor de UPSS deberá tomar medidas correctivas y de ser necesario, medidas disciplinarias contra los guardias que no ejecuten sus deberes. Las Órdenes Generales, de Cargo y Supervisión del proveedor de UPSS especificarán la frecuencia de las rondas de guardia, patrullas y otras verificaciones de seguridad El personal supervisor de UPSS, incluido el Supervisor de Seguridad inspeccionará cada puesto de guardia identificado, de forma recurrente según cocinado con la organización de UNSMS, para confirmar que el puesto esté adecuadamente dotado y que los guardias cumplan con las Ordenes Generales, Especiales y del Cargo. El proveedor de UPSS debe documentar cada inspección a fin de incluir la identidad del cargo, la identidad del guardia o los guardias, la fecha y hora de la inspección y cualquier irregularidad. Las infracciones serias y los incidentes de seguridad serán informados de manera inmediata por el proveedor de UPSS a la organización de UNSMS. El Oficial designado de UNSMS tendrá autorización, para verificar, previa solicitud, que los registros de inspección estén correctos y completos El proveedor de UPSS garantizará que todos los guardias asignados a este contrato sean relevados para los periodos necesarios de receso para el descanso, alimentación e higiene personal Este contrato es un elemento clave del proceso de Gestión de Riesgos de Seguridad de la organización de UNSMS y exige que el proveedor de UPSS cumpla plenamente con los términos y condiciones del contrato. El proveedor de UPSS solo puede facturar las horas trabajadas los servicios prestados. En caso de un puesto sin personal, no solamente está prohibido que el proveedor de UPSS facture tales servicios, sino que la organización de UNSMS puede estimar una deducción adicional los Indicadores Clave de Desempeño. Cuando el proveedor de UPSS incumpla el suministro de los servicios exigidos por este contrato, la organización de UNSMS deberá estimar una deducción por desempeño inaceptable o incumplimiento de desempeño. El proveedor de UPSS deberá deducir el monto adecuado de la presentación de la facturación mensual siguiente, según corresponda. 16 REUNIÓN DE ORIENTACIÓN 16.1 La organización de UNSMS proporcionará orientación al proveedor de UPSS sobre asuntos exclusivos de las propiedades y operaciones de la organización de UNSMS y necesarias para el desempeño de UPSS. La orientación estará acompañada de una revisión de las propiedades que incluyen los edificios y los puestos que deben ser cubiertos por el contrato. Durante la orientación, la organización de UNSMS proporcionará al proveedor de UPSS la siguiente documentación y/o información para facilitar la implementación del contrato de guardia: 74

75 a. Instrucciones y directrices para operar equipos de seguridad, si los hay. b. Las instrucciones correspondientes a la ubicación de los equipos y sistemas de control de seguridad instalada, y las instrucciones correspondientes a la operación y ubicación de las llaves de paso de los servicios, interruptores eléctricos, controles de seguridad, interruptores de la luz, controles del generador y otros equipos, según corresponda; c. Las ubicaciones de los puestos de guardia, así como las obligaciones esperadas del personal de seguridad asignado, conforme al Alcance del Trabajo. d. Las políticas y procedimientos específicos para responder a alarmas de emergencia, amenazas de bomba, dispositivos incendiarios sospechosos y otros riesgos y amenazas potenciales; y e. Ubicaciones de cualquier sitio de asamblea usado por la organización de UNSMS para su personal en el caso de una situación de emergencia o evacuación. La organización de UNSMS describirá las funciones y responsabilidades de los guardias de seguridad en este esfuerzo, según sea apropiado. 17 REUNIÓN POSTERIOR A LA ORIENTACIÓN 17.1 Dentro del plazo de cinco días posteriores a la orientación anterior, las partes se reunirán para intercambiar información y documentos, acordar la transferencia de equipos, establecer la programación para asumir las obligaciones de seguridad y aclarar cualquier asunto pendiente. El proveedor de UPSS deberá proporcionar prueba de garantía en este momento a la organización de UNSMS. 18 LISTA DE ACTIVOS SUMINISTRADOS POR EL PROVEEDOR DE UPSS 18.1 La siguiente lista de equipos y suministros de seguridad proporcionados por el proveedor de UPSS se considera como requerimiento mínimo. a. Equipo de comunicaciones: El proveedor de UPSS deberá proporcionar todos los equipos de comunicaciones necesarios para la implementación de este contrato. Estos equipos incluyen estaciones base, unidades portátiles, teléfonos celulares y elementos relacionados que pueden ser necesarios para la comunicación con el centro de operaciones del proveedor de UPSS con la organización de UNSMS. El mantenimiento y la reparación de todos los equipos de comunicación serán la responsabilidad del proveedor de UPSS. El proveedor de UPSS será responsable de obtener y mantener cualquier permiso o autorización necesaria para operar tales equipos y según lo requieran las leyes o regulaciones; b. Equipos varios: Detector de metales de varilla metálica (para ser utilizado en la entrada principal, linternas, baterías, bocinas, silbatos, bolillos y otros elementos de seguridad exigidos por la organización de UNSMS conforme a este contrato; c. Dispositivos de monitoreo de guardia: el proveedor de UPSS suministrará y se encargará del mantenimiento de los dispositivos de monitoreo de guardia en cada puesto de guardia para validar rondas de guardia, patrullas y otras verificaciones de seguridad. El proveedor de UPSS será responsable de contar con una cantidad suficiente de dispositivos para garantizar que cada puesto tenga un dispositivo en buenas condiciones de operación. El proveedor de UPSS será responsable del mantenimiento y reparación de tales dispositivos y/o d. Línea telefónica o de alarma directa (preferible a través de transmisor de radio) con el principal centro de seguridad del proveedor de UPSS. NOTA: Todos los costos del equipo requerido deben estar incluidos en el esquema de costos, salvo que en 75

76 casos particulares se coticen y ordenen por separado. 19 LISTA DE ACTIVOS PROPORCIONADOS POR LA ORGANIZACIÓN DEL UNSMS (NO EXHAUSTIVA) 19.1 La organización de UNSMS proporcionaría cuando así lo considere, los siguientes equipos o materiales: a. Copias de las políticas y prácticas de seguridad pertinentes; y b. Para las posiciones de los guardias de seguridad ubicados en la entrada principal de las premisas de una organización de UNSMS: Monitores de sistema de circuito cerrado de televisión (de acuerdo a lo requerido para cada sede) Sistema de transmisión de alarmas técnicas y de intrusión (de acuerdo a lo requerido para cada sede) Sistema de intercomunicación (de acuerdo a lo requerido para cada sede) Comunicación con las recepcionistas a través del teléfono Área con teléfono para uso exclusivo compartido del personal de seguridad 20 AJUSTE DE LOS PUESTOS Y CARGOS 20.1 La organización de UNSMS se reserva el derecho de exigir ajustes de la cantidad de puestos y cargos de acuerdo con sus requerimientos de seguridad. En tal caso, cualquier modificación necesaria de la Programación de Guardia y cualquier ajuste que afecte la Lista de Precios requerirán enmienda del contrato que resulte del LTA 21 CONDICIONES DE FACTURACIÓN Y PAGOS (VER APENDICE E) 76

77 Los Apéndices A, B, C, D y E aplican de forma general a todos los contratos que se desprendan del LTA. Sin embargo, la organización de UNSMS ser reservan el derecho de ajustarlos y precisarlos en función de las necesidades concretas. 1. PROPÓSITO: APENDICE A Instrucciones y Órdenes Generales de Guardia 1.1 Órdenes Generales: Las Órdenes Generales para la fuerza de guardia proporcionan directrices e instrucciones de aplicación general a todos los miembros de la fuerza de guardia en todos los puestos. Cada miembro de la fuerza de guardia es responsable de estar completamente familiarizado y receptivo a las Órdenes de la Posición Específica del Sitio y General. Estas órdenes no serán modificadas ni revisadas sin la autoridad escrita la organización de UNSMS. 1.2 El incumplimiento de la Orden General ocasionará que se remueva permanentemente del contrato al guardia que cometa la falta. 2. MISIÓN: 2.1 La misión principal de la fuerza de guardia es ofrecer protección al personal de la organización de UNSMS y proteger las instalaciones y los equipos de la organización de UNSMS contra daños o pérdidas asociadas a un acto malintencionado. Los guardias actuarán como un filtro exterior de protección y una señal temprana de advertencia. La fuerza de guardia realizará acciones específicas tal como se describen en estas órdenes y en las Órdenes del Puesto Específicas del Sitio en caso de una emergencia. 3. MODALIDAD DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES Y UNIFORME: 3.1 El personal de guardia será firme pero cortés, eficiente y discreto en todo momento mientras se encuentre desempeñando sus funciones. Nunca se involucrarán en discusiones con ninguna persona y remitirán los desacuerdos y malos entendidos a La organización de UNSMS. Ellos deben leer, entender completamente y cumplir con todas las Órdenes del Puesto, Generales y Específicas del Sitio. 3.2 El personal de guardia mantendrá en todo momento una apariencia limpia y ordenada en su puesto de trabajo, vestido acorde con el uniforme y equipo de guardia prescrito. Los uniformes estarán limpios y utilizables, sin rotos, rasgaduras, parches, agujeros u otras inconsistencias. Los equipos asignados estarán en buen estado y funcionamiento. Los guardias mantendrán sus puestos de manera limpia y ordenada. Los guardias y los puestos se mantendrán sujetos a inspección por parte de la organización de UNSMS en cualquier momento. 3.3 Los guardias no deberán participar ni apoyar ninguna actividad que pueda afectar el desempeño de sus deberes o reducir la eficiencia de la operación de la fuerza de guardia. 3.4 El personal de guardia desempeñará solo las obligaciones de seguridad identificadas por el proveedor de guardia de UPSS y la organización de UNSMS. Los guardias no desempeñarán ninguna otra función no destinada a la seguridad o funciones no autorizadas durante las horas de servicio o actos que distraigan al guardia de su fin previsto. 77

78 3.5 De ser apropiado, los guardias mantendrán de forma limpia, ordenada y legible todas las bitácoras, los libros contables, libros de registro, informes de incidentes o cualquier otro registro escrito de obligaciones desempeñadas o de cualquier situación de seguridad. 3.6 El personal de guardia no ofrecerá ni divulgará ninguna información acerca de las operaciones o personal de la organización de UNSMS, ni siquiera a las autoridades gubernamentales del País. Los guardias reportarán de inmediato a su Supervisor y a la organización de UNSMS después de que algún individuo intente pedir información acerca del personal o las instalaciones de la organización de UNSMS. Los informes se entregarán de forma verbal y a través de informes oficiales de incidentes. 3.7 La guardia de relevo se hará cargo completamente de las obligaciones de la guardia relevada, incluidas las bitácoras del puesto y todo el resto del equipo mantenido en el puesto. Los guardias no abandonarán su puesto hasta que sean adecuadamente relevados. 3.8 Los guardias reportarán y transmitirán cualquier instrucción especial a los guardias de relevo en cuanto a sucesos pendientes o importantes que hayan ocurrido durante el turno previo. 3.9 Los guardias estarán pendientes de sus alrededores e informarán de inmediato cualquier actividad sospechosa que pueden ser vehículos o individuos que actúen de forma sospechosa El personal de guardia controlará el acceso a las instalaciones y propiedades de la organización de UNSMS, protegerá la vida, mantendrá el orden y resistirá los ataques criminales contra personal en misión, visitantes, dependientes y propiedades. Adicionalmente, tal como se describe en las Órdenes del Puesto Específicas del Sitio, los guardias enfrentarán cualquier otra forma de ataque violento, incluidos ataques terroristas, contra los mismos, todo de acuerdo con las políticas de la organización de UNSMS El personal de guardia interceptará, identificará y realizará el registro adecuado de ingresos de visitantes y otras personas adecuadas a las instalaciones de la organización de UNSMS. Adicionalmente, los guardias realizarán inspecciones de personas, propiedades y vehículos, confiscarán elementos no autorizados y emitirán los pases de control de acceso a las instalaciones, de acuerdo con políticas establecidas. Los elementos prohibidos (incluidos los dispositivos explosivos, los líquidos inflamables, armas de fuego y armas blancas) nunca están permitidos en una organización de UNSMS sin la aprobación expresa del Representante del Oficial Contratista Los guardias garantizarán que solo las personas autorizadas que presenten una forma válida de identificación y los visitantes legítimos ingresen en el área cuya protección les haya sido asignada. Los guardias no dudarán en cuestionar a las personas que no tengan la identificación adecuada o que intenten evitar los procedimientos o políticas de control de acceso especificadas El personal de guardia desarrollará inspecciones periódicas, diferentes a las de rutina, de su área de responsabilidad e inmediatamente reportarán cualquier accidente o circunstancia inusual o situaciones de emergencia a su Supervisor y al Oficial Contratista Los guardias no dejarán sus puestos asignados hasta que un guardia de relevo los reemplace adecuadamente El personal de guardia mantendrá un alto estándar de profesionalismo mientras se encuentre de servicio. Los guardias serán amables y corteses en el desempeño de sus obligaciones. No usarán 78

79 lenguaje ofensivo, ni llegarán tarde al trabajo ni serán negligentes. El personal de guardia no actuará de ninguna manera que pueda ser perjudicial para la reputación de su empresa o de la organización de UNSMS El personal de guardia de las instalaciones de la organización de UNSMS debe poder demostrar conocimiento práctico de los planes de acción de emergencia de la organización de UNSMS (incendios, bombas, intrusos, etc.) La capacitación básica en respuesta de acción de emergencia será la responsabilidad del proveedor de UPSS El personal de guardia cumplirá todas las órdenes o instrucciones de sus supervisores y del Oficial de Contratación Seguridad Los guardias no abusarán de su autoridad para obtener beneficios personales ni económicos El personal de guardia no apostará ni participará en ninguna actividad ilegal mientras esté prestando servicios o mientras lleve el uniforme Los guardias fuera de servicio no deambularán ni estarán presentes en ningún puesto por fuera de las horas regulares de su turno programado El personal de guardia no suministrará información sobre el personal o las instalaciones de la organización de UNSMS a nadie sin la autorización específica del Oficial de Contratación Seguridad. 4. CONDUCTA DE LOS GUARDIAS: 4.1 ORDENES DEL PUESTO GENERALES Y ESPECÍFICAS DEL SITIO. Los guardias seguirán las Órdenes Generales y las Órdenes del Puesto Específicas del Sitio para cada puesto de guardia. 4.2 REPORTARSE A TRABAJAR. El personal de guardia se reportará al trabajo de forma puntual al comienzo de cada turno. Los próximos guardias reportarán a sus puestos a tiempo y se prepararán para asumir las obligaciones en sus puestos asignados. 4.3 HONESTIDAD. Los guardias no retirarán ningún elemento de una oficina, salón, residencia o instalación, excepto bajo la dirección de su supervisor y de la organización de UNSMS. 4.4 USO ADECUADO DEL TIEMPO OFICIAL. Los guardias permanecerán pendientes y vigilantes en todo momento. No tomarán siestas ni dormirán, ni participarán en conversaciones privadas en persona o por teléfono, no leerán periódicos, ni mirarán televisión, ni escucharán la radio o atenderán cualquier otro negocio personal durante las horas de servicio mientras se encuentren en el puesto de trabajo. La participación en cualquiera de estas actividades podrá ocasionar el despido inmediato. 4.5 RESPONSABILIDAD SOBRE LOS UNIFORMES Y EQUIPOS ASIGNADOS. Los guardias son responsables de los uniformes y equipos asignados a ellos y de la propiedad bajo su custodia. Los guardias usarán uniformes limpios, ordenados y completos mientras estén en servicio. Cualquier discrepancia estará sujeta a acciones correctivas por parte de la organización de UNSMS. 4.6 APOYAR LAS RELACIONES DE LA ORGANIZACIÓN DE UNSMS Y EL GOBIERNO ANFITRIÓN. Los guardias no se involucrarán en actividades que puedan ocasionar el escrutinio público o causar desacreditación o interferencia en las relaciones entre la organización de UNSMS y el gobierno anfitrión. 79

80 4.7 ACTIVIDADES PERSONALES EN EL PUESTO DE TRABAJO. Los guardias no se involucrarán en ningún asunto no oficial en el puesto de trabajo (como ventas, proselitismo, ventas puerta a puerta, promoción de artículos comerciales o préstamos de dinero a intereses, etc.). Cualquier discrepancia estará sujeta a acciones correctivas por parte de la organización de UNSMS y causará el despido inmediato. 4.8 ACOSO SEXUAL El personal de guardia no participará en ninguna conversación ni actividad que pueda ser interpretada como acoso sexual contra personas del otro o del mismo sexo. 4.9 TAREA DE CONTRAORDEN Cualquier tarea de contraorden por otra persona distinta en la organización de UNSMS o de sus representantes designados, debe ser reportada al Supervisor de la organización de UNSMS 4.10 REGISTROS DE PUESTO DE GUARDIA Los guardias mantendrán el registro del puesto desde que asumen su función durante el tiempo asignado y en el momento del relevo como lo prescriben las Órdenes Generales INFORMES DE INCIDENTES Los guardias prepararán de inmediato un informe de incidentes tras observar un incidente de seguridad y enviarán el informe a la organización de UNSMS. El informe de incidentes se presentará al Supervisor durante la inspección del puesto. Informe cualquier posible incidente de seguridad y todo lo que solicite de la organización de UNSMS INFORME AL OFICIAL SEGURIDAD Los guardias informarán de inmediato a la organización de UNSMS, cualquier intento de recabar información relacionada con la organización de UNSMS o su personal DETECCIÓN DE VIGILANCIA Los guardias estarán atentos a cualquier tentativa de ejercer vigilancia sobre las instalaciones y el personal de la organización de UNSMS. La información acerca de vigilancia se ingresará en la bitácora y se elaborará un informe de incidentes. Se notificará de inmediato a la organización de UNSMS. 5. BEBIDAS ALCOHÓLICAS, NARCÓTICOS Y DROGAS NOCIVAS: 5.1 Se prohíbe la ingesta de bebidas embriagantes al personal de guardia mientras se encuentren en el puesto de trabajo o durante las ocho horas previas a su ingreso. Cualquier guardia que se encuentre incapacitado o que haya consumido bebidas alcohólicas durante tal periodo no podrá asumir su puesto. Los guardias no tomarán bebidas alcohólicas mientras se encuentren en el puesto de trabajo, por fuera de servicio llevando uniforme ni en los alrededores de las instalaciones de la organización de UNSMS. 5.2 Se prohíbe que una persona embriagada efectúe un relevo. Los guardias mismos no permitirán que se les releve y notificarán de inmediato a su supervisor si tienen un motivo para creer que su relevo está embriagado. 5.3 El uso de sustancias sometidas a control tales como narcóticos o drogas nocivas (p. ej., marihuana, hachís, etc.), en cualquier momento por parte de los miembros de la fuerza de guardia está estrictamente prohibido. Cualquier guardia que se observe utilizando o que se encuentre en posesión de cualquier sustancia sometida a control será retirado inmediatamente del contrato de la organización de UNSMS. 5.4 Cuando un guardia requiera medicación por orden médica, el supervisor de guardia deberá ser 80

81 notificado. Si se determina que dicha prescripción puede afectar adversamente la capacidad del guardia para cumplir con sus funciones, se prohibirá que se asigne el guardia a un puesto. 6. CAPACITACIÓN TRAS EL LLAMADO A LISTA: 6.1 La capacitación tras el llamado a lista se realizará en minutos cuando los guardias se incorporen al servicio. La capacitación hará énfasis en la recordación de las destrezas aprendidas y transmitirá la información pertinente para el desempeño de funciones en ese día determinado. El proveedor de UPSS tiene la responsabilidad de garantizar que se ofrezca tal capacitación. 7. BITÁCORAS DE PUESTO: 7.1 Cada puesto de guardia tiene una bitácora de puesto proporcionada por el proveedor de UPSS. Las bitácoras de puesto proporcionan instrucciones específicas relacionadas con el servicio de guardia que será proporcionado en el puesto de guardia. Cada guardia asignado tiene la responsabilidad de mantener la bitácora del puesto de la siguiente manera Tras incorporarse al puesto, el guardia debe registrar la hora, la fecha y su nombre Después de asumir las obligaciones de un puesto, el guardia de relevo inspeccionará el puesto para asegurarse de que todo el equipo y los suministros de guardia estén presentes y que todo el equipo de seguridad y guardia se encuentre en buenas condiciones de funcionamiento. Tal equipo puede incluir teléfonos, radios, linternas, espejos para inspección de vehículos, detectores portátiles de metales (HHMD), arcos detectores de metales (WTMD), monitores de circuitos cerrados de TV y barreras antialunizaje. Cualquier fallo o daño en un equipo de seguridad será registrado en la bitácora del puesto y reportado al supervisor de inmediato y se elaborará un informe de incidentes Durante la permanencia en el puesto, el guardia debe anotar la hora y registrar cualquier situación que se considere un evento de seguridad. Por ejemplo: la tentativa de ingreso a las instalaciones o de destrucción de propiedades de la organización de UNSMS o ataques directos por la fuerza al puesto o al personal de guardia Cuando ocurra un evento de seguridad, los guardias deberán: a. Notificar al Supervisor y a otros según se indica en las Órdenes del Puesto: b. Tomar medidas de emergencia o reactivas apropiadas; c. Realizar el registro adecuado en la bitácora del puesto; d. Preparar un informe de incidentes; y e. Reportar verbalmente al Supervisor al momento de la siguiente inspección del puesto y proporcionarle un informe de incidentes Durante el tiempo asignado al puesto, cuando el Supervisor proporcione las instrucciones específicas al guardia, tales instrucciones serán registradas en la bitácora indicando la hora en que se recibieron las órdenes Si, en cualquier momento, se releva a un guardia de su puesto por cualquier motivo, el guardia asignado como relevo debe ingresar la hora, nombre y motivo de relevo. 81

82 7.1.7 Al final de los recorridos durante las horas de trabajo, los guardias deben poner su rúbrica en la bitácora garantizando que todos los registros se hayan realizado de manera adecuada durante su periodo de asignación Los guardias no falsificarán ni ocultarán, eliminarán, mutilarán ni destruirán de forma ilegal ningún documento oficial como bitácoras del puesto o reportes de incidentes. Cualquier discrepancia estará sujeta a acciones correctivas por parte de la organización de UNSMS y causará su retiro inmediato del contrato. 8. RESPONSABILIDADES DEL SUPERVISOR DE TURNO: 8.1 El Supervisor o Supervisor de Turno tiene la responsabilidad de garantizar que las bitácoras de puesto se mantengan de la manera adecuada y que todos los registros pertinentes se efectúen según las instrucciones mencionadas. Cuando el Supervisor o Supervisor de Turno visite un guardia, se deben seguir los siguientes pasos: a. Inspeccionar el puesto de guardia; b. Examinar la bitácora del puesto; c. Registrar la hora; y d. Firmar la bitácora a fin de testificar que la inspección fue realizada y registrar cualquier deficiencia y medida correctiva por tomar. 9. INFORME OFICIAL DE INCIDENTES: 9.1 Se preparará un informe de incidentes en todos los casos en que se presente un incidente que no sea de naturaleza rutinaria. El informe estará disponible para la organización de UNSMS en un periodo de 24 horas o en la mañana del siguiente día hábil, lo que ocurra primero, después del incidente. 9.2 Un informe de incidentes será preparado como informe complementario a los registros exigidos en la bitácora del puesto. En ningún caso serán utilizados en lugar de un registro en la bitácora de puesto. 9.3 Es importante que se registre toda la información disponible. Con frecuencia, esta es la única fuente de información que puede servir de base para una investigación más completa. La precisión es de suma importancia en todos los casos. Siempre que sea posible, el personal de guardia obtendrá y registrará el nombre completo, la fecha de nacimiento completa y la información de contacto del personal mencionado en un informe de incidente (salvo en el caso de personal de la organización de UNSMS, empresa de guardia o policía). 9.4 Si es evidente que se requiere acción inmediata respecto a un incidente, el supervisor de guardia, el guardia en asignación y la organización de UNSMS serán notificados sin demora. 10. IDENTIFICACIÓN DE LAS PERSONAS: 10.1 Todo el personal de la organización de UNSMS debe presentar identificación o autorización adecuada antes de poder ingresar en las instalaciones o en el entorno perimetral de la organización de UNSMS Todos los visitantes deben tener acceso autorizado al complejo de la organización de UNSMS y obtener un carné de visitante, lo cual será autorizado por la organización de UNSMS. Se requiere la identificación adecuada del visitante para recibir un carné de identificación de visitante de la 82

83 organización de UNSMS El procesó seguirá los procedimientos especificados por la organización de UNSMS para las instalaciones. 11. COMUNICACIÓN TELEFÓNICA Y POR RADIO: 11.1 Cualquier guardia que se encuentre en horas de servicio y que atienda llamadas telefónicas o solicitudes oficiales será amable y cortés y ayudará a quien realice la llamada, de ser posible. Todas las llamadas oficiales de solicitud de información y consultas serán transmitidas a la organización de UNSMS Las solicitudes de las agencias de orden público del gobierno anfitrión respecto al personal serán transmitidas a la organización de UNSMS. El personal de UPSS no podrá divulgar ninguna información sobre el personal de UNSMS Si una persona distinta a un empleado de la organización de UNSMS solicita números telefónicos, el guardia tomará nota de la persona que realiza la llamada y el número telefónico y le indicará que el empleado devolverá su llamada (esto es, al número telefónico de la oficina o de la residencia de la persona que llama). Si solicita información adicional, se transmitirá la llamada a la persona designada en la organización de UNSMS 11.4 Los teléfonos ubicados en los puestos de guardia y los radios suministrados a los guardias o a los puestos de guardia serán utilizados únicamente para propósitos oficiales. 12. RETIRO DE PROPIEDAD DE LA ORGANIZACIÓN DE UNSMS: 12.1 Los guardias vigilarán a los empleados o visitantes que salgan de la organización de UNSMS a fin de prevenir el retiro no autorizado de cualquier propiedad de la organización de UNSMS. Los guardias investigarán el retiro de la propiedad de las instalaciones de manera estricta conforme a los procedimientos establecidos para tales instalaciones. 13. SALVAGUARDA DE INFORMACIÓN, REGISTROS Y DOCUMENTOS OFICIALES: 13.1 Los guardias no revelarán información, registros y documentos oficiales a personal no autorizado. Los guardias no discutirán la naturaleza de sus obligaciones ni repetirán a los demás lo que han visto o escuchado mientras se encuentran en sus horas de trabajo salvo lo indispensable para la realización de sus funciones. Los guardias ofrecerán información y documentos correctos y válidos adquiridos en relación con sus funciones solo a sus supervisores inmediatos o la organización de UNSMS. Si un miembro no autorizado del personal cuestiona a los guardias sobre sus funciones, el guardia informará de inmediato al Oficial de Contratación o su delegado a través del Supervisor inmediato del Guardia. 14. USO DE LA FUERZA: 14.1 El uso de la fuerza se define como la aplicación física de la violencia sobre o contra una persona, de cualquier forma, posible Solo se autoriza el uso mínimo necesario de fuerza para restaurar el orden Refiérase a la Política de Uso de la Fuerza de las Naciones Unidas, en el apéndice D. 83

84 15. DETENCIÓN DE INDIVIDUOS 15.1 Los guardias no tomarán ni retendrán a ninguna persona excepto cuando se realice la detención en defensa propia o de otros frente a una amenaza inminente de violencia o tras un ataque o delito cometido por dichas personas contra personal, visitantes o propiedad bajo protección de UNSMS, pendiente de la entrega de la persona detenida a la autoridad competente, a la mayor brevedad posible. Cualquier detención se realizará conforme a las leyes nacionales o internacionales vigentes y será reportado a la organización de UNSMS sin demora Los guardias tratarán a todas las personas detenidas humanamente y de acuerdo con su estatus y protecciones conforme al derecho humanitario internacional o derechos humanos aplicables, lo que incluye, de manera específica, la prohibición de tortura o de cualquier otro tratamiento o castigo inhumano o degradante. 16. PREVENCIÓN Y REPORTE DE INCENDIOS: 16.1 Los guardias revisarán con frecuencia las Órdenes del Puesto Generales y Específicas del Sitio, en caso de emergencia. Es importante seguir únicamente los procedimientos correctos, indicados a fin de minimizar la emergencia. Las Órdenes del Puesto contienen instrucciones más específicas relacionadas con cada puesto de guardia General. Los objetivos de la prevención y del reporte de incendios son los siguientes, en orden de importancia: a. Reportarlo de inmediato y solicitar apoyo o activar la alarma de incendio antes de intentar extinguir el fuego; b. Informar a los individuos del vecindario sobre el incendio y ordenar la evacuación inmediata del área; c. Prevenir pérdidas de vidas y propiedades en caso de que el incendio se propague; d. Confinar el incendio al lugar de origen; y/o e. Asegurar todos los ascensores, regresar al primer piso y accionar los interruptores de «Parada de emergencia» en los ascensores Medidas preventivas: a. Las medidas adecuadas de prevención de incendios junto con el sentido común ayudarán a evitar que se produzcan incendios. Es absolutamente necesario que los guardias estén siempre atentos a las amenazas de incendio, especialmente en los recipientes de la basura y los equipos eléctricos. La sobrecarga en los tomacorrientes es una de las principales causas de incendio. Si se identifica un riesgo de incendio este será reportado de inmediato. Se realizará el registro adecuado en la bitácora del puesto y se elaborará un informe de incidentes. b. Los guardias deben saber dónde se encuentran los distintos tipos de extinguidores de incendios, especialmente los más cercanos al puesto designado de guardia y los apropiados para el tipo de incendio combatido Saber a quién llamar. Los siguientes contactos estarán disponibles en caso de incendio: a. Departamento de Bomberos (dentro de las Naciones Unidas y/o a nivel 84

85 local) b. El Supervisor de Guardias y la persona designada en la organización de UNSMS Activación de la alarma. La primera cosa que los guardias deben hacer es activar la alarma de incendios si se identifica un incendio. Se puede instruir a cualquier persona disponible para que active la alarma mientras los guardias llevan a cabo las instrucciones establecidas en los párrafos precedentes TODOS LOS GUARDIAS LEERÁN Y CONOCERÁN PLENAMENTE EL PLAN CONTRA INCENDIOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UNSMS. 17. BOMBAS, DISPOSITIVOS INCENDIARIOS Y ARMAS DE FUEGO: 17.1 Si se descubre una bomba o dispositivo incendiario o que se sospeche pueda ser una bomba o dispositivo incendiario, los guardias evacuarán el área de inmediato (esto es, acordonarán el área) y notificarán al Supervisor de Guardias de la organización de UNSMS. Use una línea telefónica fija o un mensajero para notificar al supervisor, no utilice la radio ni el teléfono celular Bajo ninguna circunstancia los guardias tocarán ni alterarán de ningún modo los artículos o paquetes sospechosos. NO TOQUE ni mueva ningún elemento sobre el cual exista sospecha de tratarse de una bomba o de un dispositivo incendiario. Los guardias permanecerán de pie (a una distancia prudente del objeto) a fin de impedir que otras personas lo toquen o alteren. Los empleados que trabajan en el área donde se encuentra el objeto o paquete sospechoso serán evacuados hasta que se retire la causa del peligro. La regla general a seguir es evacuar el área de inmediato y llamar a las autoridades adecuadas Se puede obtener apoyo para la eliminación de artefactos explosivos mediante una llamada a la organización de UNSMS Si un guardia recibe una amenaza de bomba este intentará establecer la ubicación de la bomba, a qué hora está programada su detonación, cuál es su aspecto, quién puso la bomba y por qué la puso. La información más importante es la hora de detonación y la ubicación de la bomba. Los guardias deben usar el formato de informe de amenaza de bomba como guía. Es importante que el guardia determine otro tipo de información como la descripción de la voz y el ruido de fondo. Esta información será reportada en la bitácora del puesto y se elaborará un informe de incidentes. Después de que el guardia obtenga toda la información posible sobre la amenaza, este contactará al Supervisor de Guardias de inmediato y a la organización de UNSMS Si explota una bomba cerca del puesto de guardia, mantenga a la gente alejada del lugar. RECUERDE, DURANTE LA CONFUSIÓN GENERADA POR LA EXPLOSIÓN DE UNA BOMBA, LOS GUARDIAS DEBEN SEGUIR PROPORCIONANDO SEGURIDAD PARA LAS INSTALACIONES Y LOS EMPLEADOS DE LA ORGANIZACIÓN DE UNSMS O PARA EL RESTO DE LA GENTE EN EL LUGAR Los guardias no permitirán ningún ingreso en las instalaciones oficiales de la organización de UNSMS de personas con armas de fuego, armas blancas, explosivos o cualquier tipo de arma en su posesión 85

86 excepto por personal autorizado de la organización de UNSMS. Los guardias vigilarán especialmente las tentativas de ingreso de armas de fuego o explosivos ocultos. Si se detecta uno de estos dispositivos, el guardia informará de inmediato al Supervisor en horas de servicio y a la organización de UNSMS. 18. CONOCIMIENTO SOBRE ATAQUES QUÍMICOS O BIOLÓGICOS Y CONTRAMEDIDAS: 18.1 Todo el personal de guardia estará alerta a los indicios de ataques o agentes químicos y biológicos que pueden incluir los siguientes: a. Animales muertos o agonizantes en el área, de modo inexplicable; b. Líquidos de aerosol o vapores inusuales o dispositivos sospechosos; c. Gotas o películas oleosas inexplicables en las superficies; d. Olores o nubes flotantes inexplicables, no asociadas al clima, algunas de las cuales pueden tener un aroma similar a almendras amargas, semillas de melocotón, heno o césped recién cortado; e. Una cantidad grande de insectos extraños o una plaga inusual para la hora del día o la época del año; f. Las personas que presenten síntomas de náusea, dificultades para respirar, convulsiones, desorientación o patrones de enfermedad incompatible con enfermedades naturales, heridas o erupciones inexplicables o dificultades repentinas en la visión, en particular la disminución de la visión en plena luz del día y/o g. Muertes inexplicables Si se identifica cualquiera de las condiciones antes descritas, los guardias evacuarán el área de inmediato y notificarán al Supervisor de Guardia y a la organización de UNSMS. 19. PREGUNTAS 19.1 Remita cualquier pregunta acerca de las Órdenes Generales o de las Órdenes del Puesto Específicas del Sitio al Supervisor de Turno. Puede obtener aclaración adicional del Oficial de Contratación. 86

87 APÉNDICE B A continuación, se presentan las Órdenes y Funciones Específicas de Puesto, aplicables al personal de seguridad con funciones específicas que podría ser necesitado posteriormente en adición al personal inicial ya identificado en los TdR. SUPERVISOR DEL SITIO 1. FUNCIÓN. Responsable en términos de la operación, del funcionamiento adecuado de la empresa de fuerza de guardia, incluidos todos los puestos de guardia. 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. El Supervisor del Sitio seguirá las siguientes instrucciones: a. Supervisar todo el personal de fuerza de guardia asignado al contrato. b. Garantizar el cumplimiento de todas las Órdenes Generales y de Puesto, incluidas las modificaciones. c. Revisar y enviar al representante del Oficial de Contratación de manera oportuna, todos los informes de incidentes y garantizar que se lleven a cabo las acciones correctivas o de seguimiento, según corresponda. d. Asegurar que la inspección y el sistema de control del Supervisor de Turno funcione adecuadamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana. e. Realizar inspecciones personalmente de todos los puestos de guardia. f. Informar sin demora al Oficial de Contratación sobre cualquier incidente de seguridad que ocurra al interior de o que afecte las instalaciones de la organización de UNSMS. g. Preparar y actualizar la programación de funciones de la fuerza de guardia mensualmente y SUPERVISOR DE PATRULLA MÓVIL Y TURNO 1. FUNCIÓN. Responsable operativo de la patrulla móvil de las instalaciones y del perímetro, suministrando relevo a los puestos de modalidad fija, aumentando los puestos de modalidad fija en horas punta y la supervisión durante los turnos de noche y fin de semana. 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. El Supervisor de Patrulla Móvil y Turnos de noche/fines de semana cumplirá las siguientes instrucciones: a. Entender plenamente todos los aspectos del programa operativo de guardia, incluidas las Órdenes Generales y del Puesto y conocer las características de cada puesto. b. Preguntar al personal sénior del turno anterior sobre incidentes o eventos inusuales que hayan ocurrido en el turno anterior. c. Realizar una asamblea de guardia de minutos de duración con el turno que se aproxima con el fin de realizar capacitación adicional previa al turno e informar sobre eventos y requerimientos. d. Patrullar el perímetro de las premisas de las Naciones Unidas, establece la integridad del perímetro e informa sobre cualquier deficiencia al Centro de Fuerza de Guardia o Centro de Control de Seguridad. Asegurar que no se encuentren personas o elementos no autorizados cerca al muro perimetral. e. Inspeccionar las puertas internas y externas de las instalaciones de las Naciones Unidas para asegurar que cada una de ellas se pueda cerrar y bloquear correctamente y 87

88 las hojas de trabajo por horas correspondientes para garantizar la cobertura de guardia adecuada y la presentación oportuna de facturas. h. Bajo la orientación de un Oficial de Contratación planificar y ejecutar una cobertura de guardia adecuada para todas las recepciones, visitas VIP y otros eventos especiales que requieran cobertura de guardia adicional. i. Planificar e implementar el movimiento de los guardias individuales para asegurar la cobertura adecuada de todas las funciones y puestos de guardia en cuanto a funciones regulares, requisitos adicionales o de emergencia, programación de vacaciones y días de licencia. j. Asegurar que todos los guardias reciban la capacitación adecuada antes de asumir sus funciones y que realicen capacitación para volver a certificarse, según corresponda. k. Asegurar que todo el equipo de control de ingreso, seguridad y detección y el material relacionado utilizado por la fuerza de guardia esté adecuadamente inventariado y funcione correctamente. Reportar discrepancias o deficiencias al Oficial de Contratación. l. Mantener una lista activa de individuos capaces de desempeñarse como guardias temporales de la fuerza de guardia en caso de servicios adicionales o de emergencia. m. Aconsejar al personal de la fuerza de guardia según corresponda con relación al desempeño de sus funciones. n. Recomendar medidas disciplinarias contra el personal de la fuerza de guardia adecuadamente y asegurar que las que no se haya forzado ninguna de ellas para permitir acceso no autorizado a un piso. f. Inspeccionar al azar todo el personal del turno y garantiza que reporten a su puesto de manera oportuna y que los problemas que requieran solución sean corregidos y que todo el personal de guardia desempeñe sus tareas asignadas. g. Asumir puestos en cada turno para facilitar los recesos asignados de descanso y alimentación. h. Garantizar que los informes de incidentes se escriban y divulguen adecuadamente y garantizar que todos los informes que se deban presentar a la oficina profesional de seguridad de mayor rango sean completados de manera oportuna. i. Informar todas las infracciones de las Órdenes Generales o de Puesto al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas a través del Centro de Fuerza de Guardia. j. Cualquier persona que solicite hablar con un funcionario de las Naciones Unidas en cualquier momento será remitida al Asesor de Seguridad de Naciones Unidas a través del Representante del Oficial de Contratación. 3. EMERGENCIAS. Durante una situación de emergencia la patrulla móvil prestará apoyo al Supervisor de Sitio, al Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad o el Asesor de Seguridad, según sea necesario. 4. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. La patrulla móvil permanecerá en alerta constante ante operativos de vigilancia criminal o terrorista en contra de las instalaciones, residencias o personal de las Naciones Unidas y garantizará que todos los guardias hayan sido entrenados adecuadamente para detectar tales operativos de vigilancia. 88

89 medidas disciplinarias se implementen de manera oportuna. o. Monitorear de manera regular la calibración diaria y el mantenimiento preventivo diario, semanal y mensual de los arcos detectores de metales y las máquinas de rayos X para paquetes. Monitorear de manera regular el funcionamiento adecuado de los arcos detectores de metales, los detectores portátiles de metales, máquinas de rayos X, alarmas y circuitos cerrados de TV. Notificar de inmediato al Representante del Oficial de Contratación sobre los problemas con el equipo. 5. SUPERVISIÓN. El personal del contrato es supervisado por los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. 6. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS. (Serán suministrados después de la adjudicación del contrato). 3. OBLIGACIONES ADMINISTRATIVAS. a. Actualizar los archivos de trabajo computarizados con los calendarios de planificación mensual, las hojas de trabajo por hora, las visitas médicas, calendarios de vacaciones y órdenes de traslados. b. Mantener las listas computarizadas de las instrucciones de puestos y las modificaciones, los memorandos operativos y los inventarios de equipos y uniformes. 4. EMERGENCIAS. En situaciones de emergencia, el Supervisor de Sitio se hará cargo del personal de la fuerza de guardia, emitiendo las órdenes correspondientes a los subordinados para eliminar el problema o ejecutar las órdenes recibidas por parte del Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas, el Representante del Oficial de Contratación u otros superiores debidamente autorizados. 5. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. El Supervisor de Sitio advertirá a sus 89

90 supervisores y a los Guardias Sénior sobre la necesidad de que todos los guardias estén atentos permanentemente a cualquier operativo de vigilancia criminal o terrorista dirigido contra las instalaciones, las residencias o el personal de las Naciones Unidas y garantizará que todos los guardias hayan sido adecuadamente capacitados para reconocer operativos de vigilancia en su contra. 6. SUPERVISIÓN. El Supervisor de Sitio es supervisado por el Gerente de Proyectos del proveedor de UPSS en las áreas en las que tienen responsabilidad directa. El personal del contrato es supervisado por los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. 7. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS. MONITOR DEL CENTRO DE OPERACIONES DE SEGURIDAD 1. FUNCIÓN. Monitorear el circuito cerrado de TV, el control de acceso y los sistemas de alarmas de incendio. Controlar las puestas de acceso y observa permanentemente las instalaciones de las Naciones Unidas para detectar ingresos no autorizados. Atender las llamadas telefónicas del personal de UNSMS bajo coacción. De ser apropiado, contactar y despachar servicios de emergencia pertinentes (p. ej., policía, departamento de bomberos, servicios de ambulancia) 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. El Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad seguirá las siguientes instrucciones: a. Conocer las funciones y GUARDIA SÉNIOR DE CONTROL DE INGRESO 1. FUNCIÓN. Controlar el ingreso a las instalaciones realizando la inspección del personal y de los visitantes que deseen acceder a las instalaciones de las Naciones Unidas. 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. El Guardia Sénior de Control de Acceso seguirá las siguientes instrucciones: a. Entender plenamente todos los aspectos del programa de control de acceso vehicular y de peatones, incluidas las Órdenes Generales y del Puesto y conocer las características de cada puesto. Garantizar que se registren los ingresos de manera apropiada en 90

91 procedimientos de la operación de todo el equipo en el puesto. Familiarizarse con el circuito cerrado de TV y sus zonas de visibilidad. Entender y conocer todas las alarmas de la zona y las alarmas relacionadas de los puntos de control de acceso. b. Mantener la observación constante del complejo a través de las cámaras del circuito cerrado de TV y las alarmas y estar atento a los problemas o disturbios. c. Referirse al sistema de alarmas del edificio cuando se active una alarma a fin de definir la ubicación de la activación. Contactar la sección de la activación por vía telefónica para preguntar por la alarma y enviar la guardia móvil para evaluar la situación. d. Si se descubre una actividad sospechosa, aislarla mediante la cámara para garantizar un registro suficiente y notificar al Oficial de Contratación a través del Supervisor de Turno. e. En caso de disturbio, por instrucción del Oficial de Contratación o de su delegado, bloquear de inmediato todas las puertas y dar instrucciones a través del sistema de alto parlante mientras activa la alarma adecuada de alerta del edificio. f. En caso de que el arma u objeto sospechoso sea descubierto en los puntos de control de acceso peatonal o vehicular o por la patrulla móvil, cerrar las puertas de acceso y notificar de inmediato al Oficial de Contratación. Si el Oficial de Contratación o su representante así lo ordena, emitir instrucciones a través del sistema de Alto Parlante. g. Monitorear los puntos de acceso peatonal y vehicular y autorizar acceso según sea apropiado si la bitácora del puesto de acuerdo con las Órdenes Generales y del Puesto. b. Conocer las funciones y procedimientos de la operación de todo el equipo de los puestos. Familiarizarse con el circuito cerrado de TV y sus zonas de visibilidad. Entender y conocer todas las alarmas de la zona y las alarmas relacionadas de los puntos de control de acceso. c. Al comenzar un turno, inventariar todos los carnés para asegurar el rendimiento de cuentas. Los carnés extraviados deben reportarse de inmediato al Representante del Oficial de Contratación a través del Supervisor. Inspeccionar física y visualmente todas las puertas y alarmas en el Punto de Control de Acceso Peatonal y reportar problemas de mantenimiento relacionados con el equipo electrónico en el Centro de Operaciones de Seguridad. d. Asegurar que las puertas permanezcan cerradas con llave excepto en el momento de ingreso o salida de personal de las instalaciones. e. Asegurar que el personal de UNSMS presente un documento válido de identificación (p. ej., un documento de identificación emitido por el país de la organización de UNSMS pase válido de las Naciones Unidas). Inspeccionar visualmente la identificación para garantizar que la persona que presenta el documento sea la persona en la foto del documento y que el documento esté vigente. f. El personal con identificación válida de las Naciones Unidas o eximidos por escrito por el Asesor de Seguridad de las Naciones 91

92 existe algún vacío de cobertura en esos puntos. h. Garantizar que las cámaras de grabación del circuito cerrado de TV estén en funcionamiento y reportar fallos al Asistente de Seguridad de las instalaciones de las Naciones Unidas a través del Supervisor de Turno. i. De manera mensual, y en coordinación con el Asistente de Seguridad de las instalaciones de las Naciones Unidas, probar la funcionalidad de cada alarma de punto de control de acceso, cámara de movimiento horizontal y vertical, alarma contra incendio y sistema de Alto Parlante y reportar cualquier fallo. j. Comprender el sistema de mapeo residencial y conocer las operaciones de las instalaciones en Google Mapping. Atender las llamadas telefónicas del personal de UNSMS bajo coacción y despachar servicios de emergencia a las residencias del personal de UNSMS u otras instalaciones de UNSMS. k. Garantizar que se registren los ingresos de manera apropiada en la bitácora del puesto de acuerdo con las Órdenes Generales. 3. EMERGENCIAS. Durante una emergencia, el Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad funcionará como un eje de comunicación para las declaraciones y la información de seguridad entrante. El Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad transmitirá las instrucciones de los supervisores a la fuerza de guardia y a otros según se le indique. 4. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. El Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad advertirá al personal de la fuerza de guardia en turno sobre la necesidad de Unidas, no necesitan ser inspeccionados antes de ingresar en las instalaciones. g. Dé la bienvenida inicial a los visitantes e identifique si estos se encuentran en la lista de acceso aprobado del Asesor de Seguridad con las reuniones vigentes programadas por el personal de UNSMS. Notifique al personal pertinente de UNSMS que el individuo es visitante y recomiende acudir a recibir al visitante el Punto de Control de Acceso Peatonal. h. Los visitantes esperarán en el área designada hasta que la recepcionista pueda contactar al empleado de las Naciones Unidas que recibe la visita y determinar que el empleado va rumbo a recibir al visitante. Una vez que el empleado esté en camino, el guardia empezará el proceso de inspección. i. Inspeccione visualmente todos los paquetes del visitante por medio de una máquina de rayos X y, de ser necesario, haga una segunda inspección física. (1) Los paquetes y bolsas, distintas de las carteras y maletines, no están permitidas en el interior del edificio y deben retenerse en el Punto de Control de Acceso Peatonal para ser devueltas a la salida del visitante. (2) Las armas, explosivos y elementos inflamables y combustibles no están permitidos en las instalaciones de Naciones Unidas sin la aprobación expresa del Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. (3) Los teléfonos móviles, portátiles y tabletas están permitidas después de la inspección 92

93 que todos los guardias estén permanentemente atentos a cualquier operativo de vigilancia contra las instalaciones, residencias o personal de las Naciones Unidas y garantizará que todos los guardias hayan sido entrenados adecuadamente para reconocer tales operativos de vigilancia. 5. SUPERVISIÓN. El Monitor del Centro de Operaciones de Seguridad reporta al Supervisor de Turno, en las áreas en las cuales tiene responsabilidad directa. El personal del contrato reporta a los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. 6. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS. adecuada. j. Inspeccione a todos los visitantes, excepto aquellos eximidos por escrito por parte del Asesor de Seguridad, haciéndolos pasar a través del arco detector de metales. Una vez que el visitante pase el arco detector de metales, las carteras y maletines revisadas a través de la máquina de rayos X le serán devueltas y se entregará al visitante un carné de visitante a cambio de un documento con fotografía. k. Los guardias no tocarán físicamente a los visitantes ni solicitarán que se retiren ninguna prenda incluidas correas o zapatos. Si se necesita determinar la causa de la activación de una alarma, el guardia puede solicitar al visitante retirarse el abrigo o la chaqueta. l. En caso de que el visitante active la alarma del arco detector de metales, se le pedirá amablemente retirar cualquier objeto metálico que pueda llevar encima sobre el escritorio y pasar nuevamente por el arco detector de metales. Si la alarma continúa activada se utilizará un detector portátil de metales para ubicar y determinar la causa de la alarma. Si no se puede establecer la causa de la alarma, se pedirá la orientación del Supervisor de Turno en consulta con el Representante del Oficial de Contratación. m. No se otorgará acceso a ningún visitante sin resolver la activación de la alarma del arco detector de metales o del detector portátil de metales. n. No se concederá acceso a ningún visitante más allá del Punto de Control de Acceso Peatonal sin la escolta de personal de UNSMS, con un pase válido. o. En el caso de que se utilice la fuerza para evitar un ingreso no autorizado, un guardia notificará de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad. 93

94 p. En caso de que se identifique un arma u objeto sospechoso, el guardia confiscará el elemento y bloqueará todas las puertas al Punto de Control de Acceso Peatonal y notificará al Centro de Operaciones de Seguridad. q. Todos los visitantes serán registrados en la bitácora de visitantes. r. Cualquier correspondencia a nombre de las Naciones Unidas o de sus empleados será dirigida a este puesto. El guardia en el puesto registrará todos los datos disponibles del remitente en la bitácora de correspondencia. Los elementos serán retenidos hasta que el empleado de Recibo e Inspección los recoja y los inspeccione mediante la máquina de rayos X. El paquete o correspondencia pasará al empleado de Recibo e Inspección para el procesamiento y entrega posterior. s. Los guardias permanecerán en su puesto hasta que sean adecuadamente relevados. 3. EMERGENCIAS. Si ocurre alguno de los eventos mencionados a continuación, un guardia activará el sistema de alerta temprana presionando el botón fijo de alarma y lo registrará en la bitácora del puesto tan pronto la situación se encuentre bajo control. a. En caso de incendio, debe conocer la ubicación del extinguidor de incendios más próximo y cómo operarlo adecuadamente para extinguir el fuego. Notificar de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad, evaluar a las personas del Punto de Control de Acceso Peatonal y luego tratar de eliminar el fuego utilizando los extinguidores disponibles. b. Si se descubre una bomba o un dispositivo incendiario, despeje de inmediato el personal del área, bloquee el Punto de Control de Acceso Peatonal y notifique al Centro de Operaciones de 94

95 Seguridad. Asegure que nadie toque el dispositivo sospechoso. 4. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. Todos los guardias permanecerán en alerta constante ante la posibilidad de operativos de vigilancia criminal o terrorista contra las instalaciones, residencias o personal de las Naciones Unidas. Todos los guardias deberán estar adecuadamente capacitados para reconocer casos de operativos de vigilancia. Cualquier sospecha de operativo de vigilancia será reportada de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad. 5. SUPERVISIÓN. El personal del contrato es supervisado por los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. GUADIA DE CONTROL DE INGRESO 1. FUNCIÓN. Controlar el ingreso mediante la inspección del personal de UNSMS y visitantes que quieran acceder a las instalaciones de las Naciones Unidas. 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. Los Guardia de Control de Acceso seguirán las siguientes instrucciones: a. Entender plenamente todos los aspectos del Programa de Control de Acceso Vehicular y Peatonal, incluidas las Órdenes Generales y del Puesto y conoce las características de cada puesto. Garantizar que se registren los ingresos de manera apropiada en la bitácora del puesto de acuerdo con las Órdenes Generales y del Puesto. 6. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS: (Serán proporcionados en una fecha posterior) GUARDIA DE CONTROL DE INGRESO VEHICULAR 1. FUNCIÓN. Controlar y operar las rejas de acceso vehicular e inspeccionar todos los vehículos autorizados y los documentos de identificación de todos los ocupantes de los vehículos que ingresen en las instalaciones de las Naciones Unidas. 2. FUNCIONES ESPECÍFICAS. El Guardia de Control de Acceso Vehicular seguirá las siguientes instrucciones: a. Entender plenamente todos los aspectos del programa de control de acceso vehicular y de peatones, incluidas las Órdenes Generales y del Puesto y conocer las características de cada puesto. Garantizar que se registren los ingresos de manera apropiada en la bitácora del puesto de acuerdo 95

96 b. Conocer las funciones y procedimientos de la operación de todo el equipo de los puestos. Familiarizarse con el circuito cerrado de TV y sus zonas de visibilidad. Entender y conocer todas las alarmas de la zona y las alarmas relacionadas de los puntos de control de acceso. c. Al comenzar cada turno, inventariar todos los carnés para asegurar el rendimiento de cuentas. Los carnés extraviados deben reportarse de inmediato al Representante del Oficial de Contratación a través del Supervisor. Inspeccionar física y visualmente todas las puertas y alarmas en el Punto de Control de Acceso Peatonal y reportar al Supervisor cualquier problema de mantenimiento relacionado con el equipo electrónico en el Centro de Operaciones de Seguridad. d. Asegurar que las puertas permanezcan cerradas con llave excepto en el momento de ingreso o salida de personal de las instalaciones. e. Asegurar que el personal de UNSMS presente un documento válido de identificación (p. ej., un documento de identificación emitido por el país de la organización de UNSMS o un pase válido de las Naciones Unidas). Inspeccionar visualmente la identificación para garantizar que la persona que presenta el documento sea la persona en la foto del documento y que el documento esté vigente. f. El personal con identificación válida de las Naciones Unidas o eximido por escrito por el Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas, no necesita ser inspeccionado antes de ingresar en las instalaciones. con las Órdenes Generales y del Puesto. b. Conocer las funciones y procedimientos de la operación de todo el equipo de los puestos. Familiarizarse con el circuito cerrado de TV y sus zonas de visibilidad. Entender y conocer todas las alarmas de la zona y las alarmas relacionadas de los puntos de control de acceso. c. Asegurar que las puertas permanezcan cerradas con llave excepto en el momento de ingreso o salida de vehículos de las instalaciones. d. Asegurar que el personal de UNSMS presente un documento válido de identificación (p. ej., un documento de identificación emitido por el país de la organización de UNSMS o un pase válido de las Naciones Unidas). Inspeccionar visualmente la identificación para garantizar que la persona que presenta el documento sea la persona en la foto del documento y que el documento esté vigente. e. Visualmente identificar el vehículo cuyo acceso esté aprobado antes de abrir la reja. f. Abrir la reja interior únicamente después de inspeccionar el vehículo y de cerrar la reja externa. g. Permitir el acceso al complejo únicamente de vehículos aprobados sin realizar una inspección. h. No permitir que nadie ingrese en la caseta de guardia excepto aquellos con una tarea oficial. i. No permitir el acceso peatonal al complejo a través de la entrada vehicular. Indicar la entrada peatonal a todos los peatones. j. En el caso de que se utilice la fuerza para evitar un ingreso no autorizado, notificar de inmediato 96

97 g. Dé la bienvenida inicial a los visitantes e identifique si se encuentran en la lista de acceso aprobado del Asesor de Seguridad con las reuniones vigentes programadas por el personal de UNSMS. Notifique al personal pertinente de UNSMS que el individuo es visitante y recomiende acudir a recibir al visitante el Punto de Control de Acceso Peatonal. h. Los visitantes esperarán en el área designada hasta que la recepcionista pueda contactar al empleado de las Naciones Unidas que recibe la visita y determinar que el empleado va rumbo a recibir al visitante. Una vez que el empleado esté en camino, el guardia empezará el proceso de inspección. i. Inspeccione visualmente todos los paquetes del visitante por medio de una máquina de rayos X y, de ser necesario, haga una segunda inspección física. (1) Los paquetes y bolsas, distintas de las carteras y maletines, no están permitidas en el interior del edificio y deben retenerse en el Punto de Control de Acceso Peatonal para ser devueltas a la salida del visitante. (2) Las armas, explosivos y elementos inflamables y combustibles no están permitidos en las instalaciones de Naciones Unidas sin la aprobación expresa del Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. (3) Los teléfonos móviles, portátiles y tabletas están permitidos después de la inspección adecuada. j. Inspeccione a todos los visitantes, al Centro de Operaciones de Seguridad. k. Permanecer en el puesto hasta ser adecuadamente relevados. 3. EMERGENCIAS. Si ocurre alguno de los eventos mencionados a continuación, un guardia activará el sistema de alerta temprana presionando el botón fijo de alarma y lo registrará en la bitácora del puesto tan pronto la situación se encuentre bajo control. a. En caso de incendio, debe conocer la ubicación del extinguidor de incendios más próximo y cómo operarlo adecuadamente para extinguir el fuego. Notificar de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad, evaluar a las personas del Punto de Control de Acceso Peatonal y luego tratar de eliminar el fuego utilizando los extinguidores disponibles. b. Si se descubre una bomba o un dispositivo incendiario, despeje de inmediato el personal del área, bloquee el Punto de Control de Acceso Peatonal y notifique al Centro de Operaciones de Seguridad. Asegure que nadie toque el dispositivo sospechoso. 4. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. Todos los guardias permanecerán en alerta constante ante la posibilidad de operativos de vigilancia criminal o terrorista contra las instalaciones, residencias o personal de las Naciones Unidas. Todos los guardias deberán estar adecuadamente capacitados para reconocer casos de operativos de vigilancia. Cualquier sospecha de operativo de vigilancia será reportada de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad. 5. SUPERVISIÓN. El personal del contrato es supervisado por los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la 97

98 excepto aquellos eximidos por escrito por parte del Asesor de Seguridad, haciéndolos pasar a través del arco detector de metales. Una vez que el visitante pase el arco detector de metales, las carteras y maletines revisadas a través de la máquina de rayos X le serán devueltas y se entregará al visitante un carné de visitante a cambio de un documento con fotografía. k. Los guardias no tocarán físicamente a los visitantes ni solicitarán que se retiren ninguna prenda, incluidas correas o zapatos. Si se necesita determinar la causa de la activación de una alarma, el guardia puede solicitar al visitante retirarse el abrigo o la chaqueta. l. En caso de que un visitante active la alarma del arco detector de metales, se le pedirá amablemente dejar sobre el escritorio cualquier objeto metálico que pueda llevar encima y pasar nuevamente por el arco detector de metales. Si la alarma continúa activada se utilizará un detector portátil de metales para ubicar y determinar la causa de la alarma. Si no se puede establecer la causa de la alarma, se pedirá la orientación del Supervisor de Turno en consulta con el Representante del Oficial de Contratación. m. No se otorgará acceso a ningún visitante sin resolver la activación de la alarma del arco detector de metales o del detector portátil de metales. n. No se concederá acceso a ningún visitante más allá del Punto de Control de Acceso Peatonal sin la escolta de personal de UNSMS, con un pase válido. o. En el caso de que se utilice la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. 6. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS 98

99 fuerza para evitar un ingreso no autorizado, un guardia notificará de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad. p. En caso de que se identifique un arma u objeto sospechoso, el guardia confiscará el elemento y bloqueará todas las puertas al Punto de Control de Acceso Peatonal y notificará al Centro de Operaciones de Seguridad. q. Todos los visitantes serán registrados en la bitácora de visitantes. r. Cualquier correspondencia a nombre de las Naciones Unidas o de sus empleados será dirigida a este puesto. El guardia en el puesto registrará todos los datos disponibles del remitente en la bitácora de correspondencia. Los elementos serán retenidos hasta que el empleado de Recibo e Inspección los recoja y los inspeccione mediante la máquina de rayos X. El paquete o correspondencia pasará al empleado de Recibo e Inspección para el procesamiento y entrega posterior. s. Los guardias permanecerán en su puesto hasta que sean adecuadamente relevados. 3. EMERGENCIAS. Si ocurre alguno de los eventos mencionados a continuación, un guardia activará el sistema de alerta temprana presionando el botón fijo de alarma y lo registrará en la bitácora del puesto tan pronto la situación se encuentre bajo control. a. En caso de incendio, debe conocer la ubicación del extinguidor de incendios más próximo y cómo operarlo adecuadamente para extinguir el fuego. Notificar de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad, evaluar 99

100 a las personas del Punto de Control de Acceso Peatonal y luego tratar de eliminar el fuego utilizando los extinguidores disponibles. b. Si se descubre una bomba o un dispositivo incendiario, despeje de inmediato el personal del área, bloquee el Punto de Control de Acceso Peatonal y notifique al Centro de Operaciones de Seguridad. Asegure que nadie toque el dispositivo sospechoso. 4. OPERATIVOS DE VIGILANCIA. Todos los guardias permanecerán en alerta constante ante la posibilidad de operativos de vigilancia criminal o terrorista contra las instalaciones, residencias o personal de las Naciones Unidas. Todos los guardias deberán estar adecuadamente capacitados para reconocer casos de operativos de vigilancia. Cualquier sospecha de operativo de vigilancia será reportada de inmediato al Centro de Operaciones de Seguridad. 5. SUPERVISIÓN. El personal del contrato es supervisado por los Supervisores de Seguridad del proveedor de UPSS. Los guardias no son supervisados por personal de UNSMS. Cualquier empleado de UPSS que reciba una orden contraria a las Órdenes Generales o del Puesto, la rechazará de manera cortés y solicitará que la persona contacte al Asesor de Seguridad de las Naciones Unidas. 6. NÚMEROS TELEFÓNICOS OPERATIVOS 100

101 APENDICE C Mediciones de Gestión y Desempeño del Contrato En consideración a que la organización de UNSMS debe asumir una función activa respecto a la medición y gestión del desempeño del proveedor de UPSS, que no responde a la de los empleados del proveedor de UPSS. A continuación, se presentan dos instrumentos para apoyar a la organización de UNSMS a velar por el cumplimiento de los requerimientos contractuales. 1. Las siguientes cláusulas aplican para los servicios y equipos que deben ser suministrados por el proveedor de UPSS, como se referencian en el anexo E del presente Alcance de Trabajo. a. Niveles aceptables de desempeño. Este contrato es un elemento clave del Programa de Gestión de Riesgos de Seguridad de las Naciones Unidas. La seguridad del personal y la propiedad de UNSMS exige que el proveedor de UPSS cumpla a cabalidad con los términos y condiciones del contrato. Para tal efecto, el UNSMS monitorea el desempeño del proveedor de UPSS. b. Incumplimiento en la prestación de los servicios. Al igual que con cualquier contrato de tiempo y materiales, el proveedor de UPSS solamente facturará las horas trabajadas. En caso de un puesto desatendido, no solamente está prohibido que el proveedor de UPSS facture tales servicios, sino que la organización de UNSMS puede estimar una deducción adicional como se señala en la primera categoría de la matriz que se presenta a continuación, debido a una brecha grave de seguridad ocasionada por el puesto desatendido. c. Cuando el proveedor de UPSS incumpla el suministro de los servicios exigidos por este contrato, la organización de UNSMS deberá estimar una deducción por cada instancia de desempeño inaceptable o incumplimiento de desempeño como se describe en el apéndice C del presente Alcance del Trabajo. El UNSMS deberá deducir los montos del pago de la factura mensual siguiente. d. Deducción por Desempeño Inaceptable. Las deducciones descritas en la matriz siguientes corresponden a servicios facturados no desempeñados de acuerdo con estándares de calidad aceptables, que ocasionen: la degradación en el valor de esos servicios, y la pérdida estimada de tiempo administrativo y costo de manejo de las deficiencias en el desempeño. e. Este contrato también puede contener rubros correspondientes a vehículos y equipos de comunicaciones. Estos rubros se pagan a una tasa mensual fija. La matriz refleja las deducciones por servicios inaceptables bajo estos rubros. Tales deducciones reflejan una deducción prorrateada de la tarifa mensual. f. Cálculo de la tasa de deducción de UNSMS. El valor que se deduce se basa en lo que puede costar al UNSMS ofrecer dicho servicio en ausencia de un empleado contratado, o el tiempo administrativo adicional que el UNSMS emplea. g. El UNSMS se reserva el derecho unilateral de modificar el contrato para efectos de cambiar esta tasa mediante previo aviso de 30 días. Los cambios se realizarán solo para reflejar los cambios en el costo sobre el cual se basan las tarifas. h. Las directrices de calidad y deducción aceptables no implican que el proveedor de UPSS pueda desempeñarse a propósito de una forma defectuosa. El desempeño defectuoso puede hacer que el UNSMS incurra en gastos adicionales en cuanto a los servicios o que el UNSMS retenga los pagos por servicios no desempeñados adecuada o satisfactoriamente. Cuando el Representante del Oficial de Contratación observa un desempeño deficiente, como se identifica en los siguientes puntos, dicho Representante notificará de inmediato al proveedor de UPSS y el UNSMS apelará al valor de la deducción por tal deficiencia. 101

102 Instrumento 1 Indicadores clave de desempeño (KPI) del proveedor de UPSS: Los KPI abordan en categorías amplias que examinen el desempeño general de un proveedor de UPSS a lo largo de un contrato. Se discutirán con el proveedor de UPSS de manera colaborativa para asegurar comprensión y acuerdo. KPI 1 KPI 2 Indicadores clave de desempeño Personal: Todos los puestos especificados en el contrato deben contar con personal todo el tiempo. El proveedor de UPSS debe reportar de inmediato cualquier puesto desatendido Métodos de medición que será reportada en los informes mensuales. Facilitación de verificaciones aleatorias. Desempeño reportado Frecuencia de medición y reportes mensualmente. Clasificación Informes diarios de personal y hojas de tiempo, informes mensuales, reportes Datos de origen de incidentes e inspecciones aleatorias de la organización. Cálculos Número de cargos con personal durante el periodo/ número de cargos x 100 Todos los puestos ocupados por personal deben ser totalmente contratados Definición de elementos de KPI como se establece en el contrato. Reemplazo del personal suministrado por el proveedor de UPSS inmediatamente para los puestos de guardia. Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. El 100% del cumplimiento reportado por ellos mismos Y una desviación de cero respecto a los requerimientos contractuales hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. El 95%-99% del cumplimiento reportado por ellos mismos O desviación del uno al tres respecto a los requerimientos contractuales hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. <95% del cumplimiento reportado por ellos mismos O más de tres desviaciones respecto a los requerimientos contractuales, hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. Personal: Todo el personal es investigado, capacitado, equipado y tiene permisos de trabajo y licencias de acuerdo con los requerimientos de contrato. Métodos de medición El personal cumple fielmente con los requerimientos del contrato. Desempeño reportado Frecuencia de medición y reportes mensualmente. Calificación mensual de KPI 10 2

103 Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Información adicional Registros de personal y capacitación. Los registros de capacitación deben estar disponibles para la inspección 2 horas antes de la solicitud. Miembros del personal que cumplen/ número total de miembros de personal x 100 Personal que cumple con los requerimientos de contrato, incluidos aquellos específicos de la función Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. El 100% del cumplimiento reportado por ellos mismos Y una desviación de cero respecto a los requerimientos contractuales hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. El 95%-99% del cumplimiento reportado por ellos mismos O desviación del uno al tres respecto a los requerimientos contractuales hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. <95% del cumplimiento reportado por ellos mismos O más de tres desviaciones respecto a los requerimientos contractuales, hallados en cualquier inspección realizada durante el mes. Registros de personal y capacitación disponibles para el Oficial de Contratación previa solicitud. KP I 3 KP I 4 Personal: Solicitudes de personal adicional y de emergencia son atendidas de inmediato por la gestión del proveedor de UPSS y adaptadas a los requerimientos del contrato. Frecuencia de medición y reportes Discrepancias reportadas al Oficial de Contratación. Calificación mensual de KPI Datos de origen Discrepancias reportadas Cálculos Número de discrepancias reportadas por el Oficial de Contratación. Definición de elementos de KPI Discrepancias individuales reportadas. Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso por Meta de desempeño - Verde Ninguna discrepancia. Ámbar 1 discrepancia reportada. Rojo 2 o más discrepancias reportadas. Cumplimiento: El desempeño del proveedor de UPSS no se aparta de los requerimientos del contrato y procedimientos establecidos sin la autorización adecuada del(los) Oficial(es) de Contratación. Métodos de medición Frecuencia de medición y reportes Desviaciones no autorizadas de los requerimientos y procedimientos del contrato reportadas. Desviaciones reportadas al Oficial de Contratación. Calificación mensual de KPI 10 3

104 Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Información adicional Desviaciones reportadas Número de desviaciones reportadas por el Oficial de Contratación. Desviaciones individuales reportadas. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Ninguna desviación 1 desviación reportada 2 o más desviaciones reportadas. La autorización adecuada incluye un memorando escrito, enmienda, cambio en un procedimiento operativo estándar local, etc., salvo que se trate de una situación de emergencia. KP I 5 Cumplimiento: Apariencia profesional de los guardias y sus uniformes y equipos; actitud y comportamiento de los guardias. Método de medición Frecuencia de medición y reportes Lapsos en el cumplimiento de la apariencia profesional y los estándares de comportamiento. Discrepancias corregidas y documentadas inmediatamente; informar al Oficial de Contratación de cualquier cosa adicional a una corrección en el mismo lugar. Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Calificación mensual de KPI Documentación de consejería sobre disciplina o desempeño. Informes al Oficial de Contratación. Número de discrepancias reportadas por el Oficial de Contratación. Discrepancias individuales reportadas. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Reclamos sujetos a la razonabilidad y valoradas por el Oficial de Contratación. Ningún incidente. 1 incidente reportado. 2 o más incidentes reportados. KP I 6 Cumplimiento: Reclamos investigados y atendidos de manera oportuna. Método de medición Todos los reclamos recibidos por UPSS son recalcados y reportados inicialmente a la organización dentro de las primeras 24 horas. 10 4

105 KP I 7 Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Operaciones: Control de ingreso Método de medición Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Reporte completo sobre la investigación del reclamo recibido por la organización dentro de un plazo de cinco días hábiles. Calificación mensual de KPI Reporte de reclamos Número de reclamos no investigados y atendidos de manera oportuna. La elaboración del informe debe incluir cualquier hallazgo, acción disciplinaria resultante y medidas preventivas, dentro del cronograma especificado. Ninguna excepción. 100% Todos los reclamos atendidos adecuadamente. 1 reclamo no recalcado al Oficial de Contratación o investigado inadecuadamente dentro de los límites de tiempo especificados. 2 o más reclamos no recalcados al Oficial de Contratación o investigados inadecuadamente dentro de los límites de tiempo especificados. Ningún personal no autorizado será admitido en las propiedades o instalaciones de la Organización. Según cronogramas de Elaboración de Informes de Incidentes Graves Los incidentes deben ser inicialmente reportados dentro de los 30 minutos posteriores al incidente descubierto, con un informe escrito proporcionado dentro de un plazo de 24 horas. Calificación Informes de mensual Incidentes de Graves. KPI K PI Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Número de incidentes reportados. Incidentes totales reportados. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Ningún incidente. N/A 1 o más incidentes. Operaciones: Todas las alarmas de emergencia son atendidas de inmediato de acuerdo con los procedimientos establecidos y los requerimientos del contrato. Método de medición Discrepancias reportadas asociadas a las alarmas de emergencia. 10 5

106 KPI 9 KPI 10 Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Discrepancias reportadas al Oficial de Contratación. Calificación mensual de KPI Discrepancias reportadas Número de discrepancias reportadas por el Oficial de Contratación. Discrepancias individuales reportadas. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Ninguna discrepancia. N/A 1 o más discrepancias reportadas. Operaciones: Los informes de incidentes graves deben ser presentados a la organización de manera oportuna. Método de medición Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo Presentación mediante informes escritos dentro de un plazo de 24 horas. Tras un incidente grave, la organización debe ser inicialmente informada lo más pronto posible, no más de 30 minutos después del evento. Los incidentes graves incluyen aquellos que ocasionan fatalidades, lesiones graves, robo o pérdida de equipos o incidentes que tengan la posibilidad de afectar la reputación o la capacidad operativa de la organización. El resultado de cualquier investigación asociada al Informe de Incidente Grave debe ser presentado a la organización de UNSMS dentro de un plazo de 5 días hábiles. Informes escritos de incidentes. Producción de informes. Los informes deben incluir una descripción completa del incidente. Los informes de investigación deben incluir las causales y cualquier acción correctiva. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Se cumplen todos los cronogramas. N/A Los cronogramas no se cumplen. Capacitación: Todo el personal logra los requerimientos de capacitación como se establece en el contrato. 10 6

107 Método de medición Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Cálculos La implementación inicial previa al contrato y las verificaciones mensuales permanentes para asegurar las cualificaciones de las funciones pertinentes se encuentran actualizadas. Desempeño reportado mensualmente. Calificación mensual de KPI Registros de capacitación. Miembros del personal que cumplen los requerimientos de capacitación/ número total de miembros del personal x 100 Todos los miembros del personal han aprobado las pruebas obligatorias Definición de elementos de KPI como se describe en el contrato, dentro de los cronogramas especificados. Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Meta de desempeño - Verde 100% Ámbar 95%-99% Rojo <95% Información adicional El incumplimiento llevará a una nueva capacitación o posterior eliminación del contrato. KPI 11 Capacitación: Habilidades de comunicación de los guardias Método de medición Frecuencia de medición y reportes Datos de origen Cálculos Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Los guardias se pueden comunicar con el personal de la organización en situaciones rutinarias y de emergencia, según sea adecuado a sus puestos y funciones asignadas. Los guardias cumplen con los requerimientos de idioma establecidos en el contrato. Discrepancias reportadas al Oficial de Contratación. Calificación mensual de KPI Discrepancias reportadas Registros de capacitación. Número de discrepancias reportadas por el Oficial de Contratación. Guardias que cumplen con los estándares contractuales de examen de idioma/ número total de guardias x 100 Discrepancias individuales reportadas y guardias que no cumplen Consideraciones no están bajo el control de UPSS, cada caso se analiza por separado. Reclamos sujetos a la razonabilidad y valoradas por el Oficial de Contratación. Ningún incidente y cumplimiento del 100% con estándares de idioma 10 7

108 Ámbar Rojo Un (1) incidente reportado y cumplimiento del 95%-99% con estándares de idioma según el contrato. Dos (2) o más incidentes reportados y cumplimiento del < 95% con estándares de idioma según el contrato. KPI 12 Equipo crucial considerado de forma regular. Método de medición Devoluciones mensuales de equipos e inspecciones/auditorías al azar de los activos de propiedad de la organización y activos de UPSS asignados al contrato. Verificaciones mensuales de equipos junto con verificaciones de confirmación de radios, dispositivos de rastreo, equipo protector para la Frecuencia de medición y reportes persona, otro equipo operativo identificado con número de serie y equipo registrado por el gobierno o de otro modo confidencial. Calificación mensual de KPI Datos de origen Registros de equipo y verificaciones de contabilidad. Cálculos Elementos en servicio y contabilizados/ lista total de elementos x 100 Definición de elementos de KPI Excepciones a los KPI (datos no incluidos en la medición de los KPI) Meta de desempeño - Verde Ámbar Rojo El robo, la pérdida o daño de activos cruciales de la misión, definidos como: vehículos, equipos de comunicación, sistemas de rastreo y GPS, trajes blindados y cascos, sistemas de armas y municiones, y elementos de alto valor y atracción serán registrados y totalmente investigados. Consideraciones no están bajo el control del proveedor de UPSS, cada caso se analiza por separado. Todo el equipo contabilizado 100% del tiempo. 1% al 5% del equipo no es contabilizado el 95%-99% del tiempo. >5% del equipo no es contabilizado < 95% del tiempo. 10 8

109 Método de cálculo de créditos de desempeño aplicables a la factura mensual: Los KPI de 1 a 12 serán revisados conjuntamente por la organización de la UNSMS y el proveedor de UPSS. Por cada KPI calificado con color ROJO: Deducción del 1% de la factura mensual como crédito de desempeño. Por cada KPI calificado con color ÁMBAR: Deducción del 0,5% de la factura mensual como crédito de desempeño. Deducción máxima: 12% Instrumento 2 Tasas Fijas de Deducción para Incumplimiento de Contratos de proveedores de UPSS: Buscan documentar instancias específicas de incumplimiento cuando se presenten. No necesitarán discusión con el proveedor de UPSS puesto que los puntos listados no están abiertos a interpretación. El proveedor de UPSS debe ser notificado por escrito cuando se presenten infracciones y la factura mensual deberá reflejar las deducciones subsecuentes. a. Cálculo de la tasa de deducción de UNSMS. El valor que se deduce se basa en lo que puede costar al UNSMS ofrecer dicho servicio en ausencia de un empleado contratado, o el tiempo administrativo adicional que el UNSMS tiene que asignar. Si el contratista no cumple con la calidad debida de los contratos, la organización de UNSMS, sin perjuicio de las demás acciones que se deriven del contrato, deducirá del precio de la factura, por liquidación de daños y perjuicios. Ante la reiteración de incumplimientos. El PNUD podrá considerar la anulación del contrato MATRIZ DE DEDUCCIONES POR DESEMPEÑO DEFICIENTE Deficiencia Requerimiento Puesto no dotado de personal Incumplimiento del deber Comportamiento descontrolado Valor de deducción A definir por parte de la organización de la UNSMS de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra Determinación de la deducción El periodo de duración se calcula desde el inicio del turno o desde punto de la última inspección del supervisor hasta que el puesto sea ocupado, sin pasar del final del turno. Mientras que el puesto permanezca desocupado. Por hora, desde el momento de la última inspección del supervisor hasta el momento de la infracción. Tarifa completa de una hora aplicada a cada suceso. Embriaguez A definir por parte de la organización de la Deducción completa por incidente. El guardia es 10 9

110 Narcóticos Deficiencia Requerimiento Medicamentos de prescripción sin permiso o notificación. Inspección del supervisor; no se realiza la inspección completa de todos los puestos Equipo asignado no existe, presenta fallos y/o daños, o problemas con el uniforme Incumplimiento del mantenimiento por parte del usuario de las máquinas de rayos X. Incumplimiento de la notificación de un fallo en la máquina de rayos X. El Operador de Detección (DO) no realiza la inspección completa de vehículos, paquetes u objetos transportados a mano Incumplimiento de la realización de las inspecciones en las patrullas móviles Valor de deducción UNSMS multiplicada (x) 20 - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra Determinación de la deducción retirado de inmediato, de la fuerza de guardia local y su contrato cancelado por el proveedor de UPSS. Deducción completa por incidente. El guardia es retirado de inmediato, de la fuerza de guardia local y su contrato cancelado por el proveedor de UPSS. Deducción completa por incidente. Se suspende al guardia una semana sin remuneración. La deducción se determina con base en la relación de la cantidad de rondas insatisfactorias y el número de rondas por turno necesarias por (x) el valor de la deducción. La deducción es determinada por el Asesor de Seguridad o su representante mediante inspecciones, observaciones, informes y reportes generados por los equipos. La deducción se calcula a partir de la última fecha registrada en la bitácora. La deducción se termina mediante la observación y el mantenimiento del equipo. La deducción es determinada por el Asesor de Seguridad o su representante mediante inspecciones, observaciones, informes y reportes generados por los equipos. La deducción se determina con base en la relación de la cantidad de rondas insatisfactorias y el número de rondas por turno necesarias por (x) el valor de la deducción. 11 0

111 Deficiencia Requerimiento Incumplimiento de los registros en la bitácora del puesto de guardia/ informe de incidentes Falta de vehículos El personal de PSS trabaja demasiadas horas Incumplimiento del mantenimiento de los registros administrativos Valor de deducción A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra A definir por parte de la organización de la UNSMS - de acuerdo a lo establecido en el literal a - supra Determinación de la deducción Deducción por desviación del tiempo real gastado en revisión. Deducción a la tarifa diaria de valor de deducción por cada día o fracción de un día. Deducción completa por evento. Deducción por desviación del tiempo real gastado en revisión. 11 1

112 APENDICE D Política de uso de la fuerza de las Naciones Unidas NOTA: Aunque este contrato se refiere a las empresas de seguridad privadas no armadas (es decir, los guardias no portan armas de fuego), el uso de la fuerza sigue siendo aplicable puesto que es posible que los guardias en servicio necesiten usar la fuerza. La fuerza que el proveedor de UPSS puede usar debe ser la que determine la legislación local o la Política del Uso de la Fuerza de las Naciones Unidas, aquella que sea la más restrictiva. 112

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