Aviso de Prácticas de Privacidad

Transcripción

1 Behavioral Health and Developmental Services County Commissioners Scott Martin, Chairman Dennis P. Stuckey, Vice-Chairman Craig Lehman Executive Director James A. Laughman Aviso de Prácticas de Privacidad ESTE AVISO DESCRIBE COMO SU INFORMACIÓN PERSONAL DE SALUD PUEDE SER USADA O DIVULGADA Y COMO USTED PUEDE TENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELA CUIDADOSAMENTE Entendiendo su Expediente y su Información de Salud Cada vez que usted visite BH/DS o un proveedor afiliado, se hace un registro o una anotación de la visita. También, habrá ocasiones que tendrá una conversación telefónica con nosotros; esto también puede resultar en una anotación en su expediente. Típicamente, su expediente contiene sus síntomas, evaluaciones, resultados de pruebas, diagnósticos, tratamientos y planes para su cuidado futuro o como se coordina su tratamiento. Esta información colectiva, se le refiere como su expediente de BH/DS, lo cual sirve como: Una base para la planificación, para registrar su cuidado y como tratamiento continúo. Medio de comunicación entre los profesionales de salud que contribuyen a su cuidado. Documento legal que describen el cuidado que usted recibe. Medio por lo cual un pagador terciario puede verificar si los servicios cobrados fueron proveídos. Medio para educar profesionales de la salud. Fuente de información para investigación médica. Fuente de información para oficiales de salud publica que rigen la entrega de cuidado de salud en los Estados Unidos Medio para obtener acceso y continuar trabajando en el mejoramiento del cuidado y sus logros Entienda lo que está en su expediente y como se usa su información de salud para su beneficio: Asegure su veracidad, entienda mejor quien, que, cuando, donde y por que otros pueden adquirir su información de salud, para poder hacer decisiones más informadas cuando autoricen a otros la entrega de sus documentos. Nuestras responsabilidades: Nuestra facilidad o nuestra agencia se le requiere: Mantener la privacidad de su información de salud Proveer avisos de nuestros deberes legales y prácticas de privacidad referente a la información que nosotros recolectamos y mantenemos para usted. Obedecer los términos de este aviso. Notificaremos si no estamos de acuerdo con la restricción solicitada. Acomodar solicitudes razonables que usted pueda tener para comunicar información de salud a través de medios alternos o a localidades alternas. Nosotros reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y hacer nuevas provisiones efectivas para toda la información protegida que mantenemos. Si cambiara materialmente o sustancialmente alguna de las prácticas de información, le daremos o le enviaremos un aviso revisado. No usaremos o no divulgaremos su información de salud sin su autorización, con la excepción indicada en este aviso. Como usaremos o distribuiremos su información de salud Administration Suite #610 Phone: (717) Fax: (717) Early Intervention Suite #517 Phone: (717) Fax: (717) Intellectual Disability Suite #515 Phone: (717) Fax: (717) Mental Health 1120 Frances Avenue Lancaster, PA Phone: (717) Fax: (717)

2 1 Declaración General: Cuando se contrata servicios, nosotros podemos divulgar su información de salud a los proveedores asociados con su tratamiento, a los asociados de cobros por los servicios que usted ha recibido y a nuestros asociados de negocios para que ellos puedan llevar a cabo el trabajo que le hemos pedido. BH/DS tratará de divulgar el mínimo de su información, lo que sea necesaria para poder cumplir con el propósito de la divulgación. 2 Tratamiento, Planificación y Coordinación de su tratamiento: La primera vez que usted es visto por BH/DS, se le pedirá que firme un formulario titulado Permiso para Usar/Divulgar Información de Salud Protegida. Usaremos este formulario como un acuerdo continuo para proveer tratamiento, para planificar y coordinar su tratamiento. Este documento firmado estará vigente mientras su expediente esté abierto con BH/DS. La información obtenida de un psicólogo, terapeuta u otro miembro del grupo de cuidado de salud será registrada en su expediente y será usada para determinar el curso del tratamiento que le funcione mejor. Su Profesional del Cuidado de Salud (Director de Caso/coordinador de servicio/clínico) documentará en su expediente las expectativas de los miembros de su grupo de cuidado. Los miembros de su grupo de cuidado anotaran sus acciones y sus observaciones. De esa manera los profesionales previamente indicados sabrán como usted está correspondiendo a su tratamiento. Habrá ciertas ocasiones cuando tendrá que ser referido para tratamiento a un proveedor de servicios afiliado de BH/DS o a otro proveedor de cuidado de salud. En estos casos, nosotros trabajaremos con usted para obtener su permiso. Esto puede incluir proveerle a un Profesional de Cuidado de Salud o a un proveedor de cuidado de salud subsiguiente copias de varios reportes para que le asista en tratarlo inmediatamente después que usted haya salido o ha sido transferido de nuestra agencia. 3 Pagos: Nosotros usaremos su información de salud de un tercer pagador lo cual ha designado sin obtener su permiso, incluyendo Medicare, Medicaid y su Compañía de Seguro. La razón de esto es para poder obtener pagos o información de pagos. La información que acompaña la factura será limitada a la información necesaria para establecer los reclamos por lo cual se busca el reembolso. Por ejemplo, la factura puede incluir la información de la fecha, el tipo de terapia o servicio incluyendo el costo y una descripción general de cada sesión. 4 Operativos del Cuidado de Salud: Usaremos su información de cuidado de salud sin su permiso para los operativos de salud normales. Por ejemplo, los miembros del personal, el gerente de riesgo o de calidad, los miembros del equipo de mejoramiento de calidad pueden usar la información en su expediente de salud para evaluar el cuidado y los resultados en su caso u otros tales como este. Entonces esta información será usada en el esfuerzo de mejorar continuamente la calidad, la efectividad del cuidado y el servicio de salud que proveemos. 5 Híbridos del Condado: Hay múltiples agencias que operan como una sola unidad referente a las operaciones HIPAA del Condado de Lancaster. Las agencias incluyen: BH/DS Children & Youth Youth Intervention Center Drug & Alcohol Juvenile Parole & Probation Human Resources Office of Aging Adult Parole & Probation Information & Technology Coroner s Office County Prison La Información de Salud Protegida (es compartida para la coordinación de servicios, las necesidades del su cuidado y/o miembros de su familia) puede ser comunicada entre BH/DS y las agencias sin la necesidad de un formulario de Permiso o un formulario de Autorización. 6 Asociados de Negocios Externos: Algunos servicios son proveídos en y a través de nuestra organización lo cual requiere que tengamos comunicación con otros para proveerle apoyo a sus necesidades del cuidado. Estos contactos son referidos como Asociados de Negocios Externos. Algunos ejemplos pueden incluir: Contables, Consultores, Abogados, Proveedores de Servicios de Procesamiento de Data y otros que proveen servicios a las operaciones de BH/DS. Cuando se contrata servicios, podemos divulgar su información de salud a nuestros asociados de negocios para que ellos puedan desempeñar el trabajo que le hemos pedido. Estos ejemplos van a requerir un Acuerdo de los Asociado de Negocio. Para proteger su información de salud les requerimos a los asociados de negocios salvaguardar su información apropiadamente. 7 Notificación y Comunicación con la Familia: Usando nuestro juicio profesional, podríamos usar y divulgar información para notificar o asistir en notificación a los miembros de su familia, representante personal u otra persona responsable de Lancaster County Behavioral Health and Developmental Services Page 2 of 5

3 su cuidado de su localidad o su condición general. Si nosotros no podemos conseguir a un miembro de su familia o su representante personal, entonces tenemos que dejarle un mensaje a través del teléfono al número que usted nos ha proveído. Dicha notificación será de acuerdo a la autorización escrita previamente determinada; con la excepción que su seguridad personal esté en riesgo. 8 Investigación: Habrán ciertas ocasiones cuando se revise las estadísticas de BH/DS para ayudar en un proyecto de investigación. En estos casos, la información será divulgada solamente cuando se haya tomado las medidas para no divulgar información de identificación para así poder asegurar la privacidad de su información de salud. 9 El Administrador del Condado/Personal de Gerencia/Personal de Apoyo: Se nos permite compartir ciertas porciones de su Información de Salud Protegida o PHI sin su permiso del Administrador del Condado, del Personal de Gerencia y/o del Personal de Apoyo los cuales son responsables de supervisar las facilidades / agencias donde usted recibe su cuidado. Esta información será usada solamente de acuerdo a las necesidades operacionales, según es requerido en ciertas circunstancias y de acuerdo a como la ley lo permita. 10 Procedimiento de Internar: Durante el transcurso del procedimiento de Internación involuntario la corte puede indicar que ésta o un oficial de revisión de salud mental, según es permitido por la Ley de Procedimientos de Salud Mental, tenga acceso a su PHI con el propósito de llevar a cabo la vista con o sin su permiso. También, se le divulgará información a los abogados asignados para su representación si usted está sujeto a un procedimiento de internado involuntario; esto también puede ser sin permiso. 11 Administración de Drogas y Alimentos o FDA: Nosotros podemos divulgar información de salud al FDA relacionado a eventos adversos referente a alimentos, suplementos, productos y defectos en los productos o información de vigilancia de mercadeo para permitir el retiro del mercado, reparaciones o reemplazos. 12 Salud Pública: Según requerido por ley, podemos divulgar su información de salud sin su permiso a autoridades de salud pública o autoridades de la ley a cargo de la prevención o el control de enfermedades, lesiones o incapacidad. 13 Institución de Correcciones: Si usted es un confinado o está en una institución de corrección, nosotros podemos divulgar a profesionales del cuidado de salud, sin su permiso, la información de salud necesaria para su tratamiento de salud. 14 Seguro de Compensación de Salud / Seguro General: Nosotros podemos divulgar información de salud al punto autorizado por y al punto necesario para cumplir con las leyes referentes al seguro basado en los confines establecido por ley. 15 Directores Funerales: Nosotros podemos divulgar su PHI a directores funerales y a médicos forense para desempeñar sus deberes del trabajo consistente con las leyes establecidas. 16 Comunicación General / Mercadeo: Nosotros podemos comunicarnos con usted para proveer recordatorios de citas, para información de tratamientos alternos o para beneficios relacionados a su salud y servicios que puede ser de su interés. 17 Cumplimiento de la Ley: Nosotros podemos divulgar información de salud para el propósito del cumplimiento de la ley según es requerido o en contestación a una orden de comparecencia válida y/o orden de corte. 18 Reportes: La Ley Federal tiene provisiones para que se divulgue su información médica a una agencia que rige el cuidado de salud, a autoridades de salud pública o abogados, siempre que un miembro de la fuerza laboral o un asociado de negocio de buena fe crea que hemos entrado en una conducta ilegal, que hemos violado uno de los estándares profesionales y estándares clínicos lo cual pone en peligro potencialmente uno o más consumidores, empleados y el público. Para consumidores con el Virus de Inmunodeficiencia Humano (VIH) y el Programa de Intervención Temprana (E.I). o están envueltos con Drogas y Alcohol, estamos más restringidos en la divulgación de nuestra información Sus Derechos de Información de Salud: Aunque su expediente de salud es físicamente propiedad de la agencia de BH/DS del Condado de Lancaster, a usted le pertenece la información en su expediente de salud. Usted tiene los siguientes derechos: Lancaster County Behavioral Health and Developmental Services Page 3 of 5

4 En coordinación con el Profesional de Salud asignado, puede solicitar su información de salud protegida para una razón en particular de su tratamiento, para pagos o las operaciones generales de su cuidado de salud, para un representante personal o un Encargado. En estos casos, nosotros le requerimos que firme un formulario de BH/DS que titula Autorización para Uso o Divulgación del PHI. Si usted no está satisfecho en donde o el lugar que usted recibe comunicaciones de nosotros referente a su información de salud, puede solicitar que le proveamos dicha información a un medio o lugar alterno. Dicha solicitud debe ser por escrito ha su Director de Caso/Coordinador de Servicio. Nosotros intentaremos acomodar todas las solicitudes. Usted puede pedir inspeccionar y/u obtener copias de su información de salud, lo cual se le proveerá de acuerdo al periodo de tiempo establecido por ley. Si usted solicita copias le cobraremos unos costos razonables. Usted tiene derecho a inspeccionar o recibir copias de Psicoterapia o Notas Psiquiátricas. Usted tiene el derecho de inspeccionar o recibir información que hemos recibido por medio de tercera persona que no es de su cuidado de salud y ha sido marcado como confidencial o restringido. Usted tiene derecho a inspeccionar o recibir copias de información recopilada para acción civil, criminal o administrativa. Si usted cree que usted tiene cualquier información médica en su expediente que es incorrecta o si usted cree que le falta información importante, puede solicitar que corrijamos la información existente o que añadamos la información que falta. Dichas solicitudes tienen que ser por escrito y debe proveer una razón para apoyar el cambio. Le pedimos que utilice el formulario proveído por nuestra facilidad/agencia para hacer dichas solicitudes. Para un formulario de solicitud, por favor comuníquese con su Director de Caso o con el Coordinador de Servicios; ellos consultarán con el Oficial de Privacidad según sea necesario. Efectivo el 14 de abril del 2003, usted puede solicitar que le proveamos un desglose de las divulgaciones específicas hechas por nosotros durante el periodo de tiempo que solicite (no puede exceder 6 años). Le pedimos que dicha solicitud sea por escrito en un formulario proveído por nuestra facilidad/agencia; el formulario se titula Solicitud para un Desglose de Divulgación de Información de Salud. Por favor anote que el desglose no aplicará a las siguientes divulgaciones: La divulgación hecha por razón de tratamiento, pago u operaciones de cuidado de salud; las divulgaciones hechas a usted, su representante legal o cualquier otra persona que esté envuelta en su cuidado; divulgación para instituciones correccionales u oficiales de imponer la ley; y divulgaciones para el propósito de seguridad nacional. No se le cobrará por la primera solicitud de un desglose dentro de un período de 12 meses. Sin embargo, para cualquier solicitud que usted haga después, se le cobrará un costo razonable. Es posible que usted o miembros de su familia reciban servicios de una agencia del Condado de Lancaster a parte de BH/DS. Usted tiene la opción de solicitar un desglose de las divulgaciones de esta agencia de su información de salud protegida. Si este es el caso, se le indicará que se comunique directamente con estas otras agencias. Usted tiene el derecho de obtener una copia en papel de cualquiera o todos los procedimientos con respecto al Uso y Divulgación de Información de Salud Protegida. Usted puede revocar una autorización de uso o divulgación de información de salud, con la excepción de que ya se haya tomado una acción. Dicha solicitud debe ser por escrito. Lancaster County Behavioral Health and Developmental Services Page 4 of 5

5 Para Más Información o para Reportar un Problema: Si usted tiene alguna pregunta de sus derechos y desea información adicional, usted debe consultar primero con su Director de Caso / Coordinador de Servicios. Usted se puede comunicar también con el Supervisor del Director de su Caso / Coordinador de Servicios o usted se puede comunicar con el Oficial de Privacidad de BH/DS. Si usted cree que se le ha violado sus derechos, usted puede registrar una querella con nosotros. Estas querellas deben ser registradas por escrito en un formulario proveído por nuestra facilidad. El formulario de querellas puede ser obtenida de su Director de Caso / Coordinador de Servicios o usted puede obtener uno de su Supervisor, el Teniente de MH o el Director de ID/EI o el Oficial de Privacidad de BH/DS. Cuando complete el formulario debe devolverlo al Director de Caso / Coordinador de Servicios asignado o cualquier personas de personal mencionadas anteriormente. Usted puede registrar una querella con el secretario del Departamento federal de Salud y Servicios Humanos. No habrá ninguna acción en contra de usted por registrar una querella. Con mi firma mas adelante, reconozco que he recibido el documento de cuatro páginas de BH/DS de la Notificación de las Prácticas de Privacidad; esta hoja de firma será retenida por BH/DS. Nombre del Consumidor en Letra de Molde DOB SSN Firma del Consumidor, Representante o Encargado Legal Fecha Si es firmado por un representante legal, relación con el Consumidor Firma del provedor de servicio Fecha Para ese individuo incapacitados y no pueden firmar Yo,, soy incapacitado y no puede firmar este documento. Mi entendimiento verbal de este documento es presenciado por dos individuos lo cual sus firmas aparecen mas adelante. Nombre 1 Fecha Nombre 2 Fecha Nombre 1 firma Nombre 2 firma Lancaster County Behavioral Health and Developmental Services Page 5 of 5