PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE

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1 ANEXO I PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE HA DE REGIR LA CONTRATACIÓN MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA (PROCEDIMIENTO ABIERTO) Nº 0171/2012, PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE UNA AGENCIA DE VIAJES PARA MUTUA UNIVERSAL, MUGENAT, MUTUA DE ACCIDENTES DE TRABAJO Y ENFERMEDADES PROFESIONALES DE LA SEGURIDAD SOCIAL, Nº /2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 1 de 6

2 1. OBJETO El objeto del contrato es la prestación del servicio de agencia de viajes, en régimen in-plant, para las gestiones de reserva, emisión y entrega de billetes o pasajes en cualquier medio de transporte, así como modificación y anulación de los mismos, y para la gestión de todo lo concerniente a reservas de hotel y alquiler de automóviles en viajes que se realicen para empleados de Mutua Universal. Así como el asesoramiento y gestión de conferencias y eventos que se realicen por parte de Mutua Universal. 2. REQUERIMIENTOS 2.1. Equipos de trabajo Tras la formalización del contrato la empresa adjudicataria pondrá al frente del servicio, en las oficinas de Mutua Universal, el personal ofertado en la licitación que deberá tener la cualificación técnica y la experiencia requerida en los aspectos de solvencia del pliego de condiciones particulares. La empresa adjudicataria cubrirá con personal de las mismas características profesionales las bajas por enfermedad, permisos, vacaciones así como cursos de formación. La autorización de cambios puntuales en la composición de dicho personal se atendrá a los siguientes condicionamientos: Justificación escrita, detallada y suficiente, explicando el motivo que suscita el cambio. Presentación de posibles candidatos con un perfil de cualificación técnica igual o superior al de la persona que se pretende sustituir. Aceptación del sustituto/a por parte del responsable del servicio de Mutua Universal. Los posibles inconvenientes de adaptación al entorno de trabajo y al servicio debidos a las sustituciones de personal, deberán subsanarse mediante periodos de solapamiento durante el tiempo necesario sin coste adicional. Mutua Universal se reserva el derecho de evaluar, en cualquier momento, tanto la experiencia como los conocimientos, pudiendo rechazar a dicho personal en el caso de que, a su juicio, esta evaluación no fuese satisfactoria. Asimismo durante la realización del servicio, Mutua Universal, podrá exigir a través del gestor del contrato, la sustitución del personal asignado cuando se aprecie que las tareas no se realizan correctamente. Esta sustitución deberá realizarse de forma inmediata, y en todo caso, en el plazo máximo de 48 horas desde que Mutua Universal lo solicite Gestión de Billetes y reservas La empresa adjudicataria tramitará todos los billetes y reservas de avión, plazas hoteleras, de ferrocarril, alquiler de coches, etc, que Mutua Universal solicite, tanto para viajes nacionales como internacionales y gestionará igualmente los cambios y anulaciones que sean precisos de dichos billetes y reservas hoteleras, en función de la política interna de Mutua Universal. 0171/2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 2 de 6

3 Asimismo informará al solicitante sobre horarios, clases, categorías, rutas más idóneas y disponibilidad de plazas solicitadas. La empresa adjudicataria ofrecerá en todos los casos la tarifa más ventajosa que se pueda obtener adecuada a las necesidades fechas, horarios, cambio de billete u otras que le sean requeridas, asesorando al usuario en todas estas cuestiones. El adjudicatario se compromete a asumir la emisión de billetes o pasajes aplicando a los precios los descuentos o mejoras que se deriven de los acuerdos que Mutua Universal haya suscrito o pueda suscribir con empresas, compañías o entidades de transporte. La Agencia de Viajes adjudicataria no podrá ofertar tarifas superiores, en billetes, hoteles u otros servicios, a las que Mutua Universal pueda conseguir directamente con la compañía prestataria de los servicios de transporte, alquiler de coches, hoteles y demás servicios objeto del contrato, cualquiera que sea el canal de venta utilizado. Si existiesen tarifas inferiores con especiales condiciones de venta estas deberán estar a disposición de Mutua Universal con obligación de la empresa adjudicataria de gestionar los servicios que en su caso se les encomendara. En caso de que Mutua Universal acreditara la existencia de tarifas inferiores, será de aplicación lo dispuesto en el apartado de penalizaciones Otros servicios La empresa adjudicataria prestará cualquier otro servicio propio de una agencia de viajes, especialmente el alquiler de coches Otras condiciones En el caso de que Mutua Universal así lo estimase para ocasiones determinadas, podrá adquirir los billetes o pasajes, realizar reservas de alojamiento o alquilar vehículos directamente en el mercado nacional o internacional. 3. CONDICIONES DE EJECUCIÓN 3.1. Gestión de los servicios La prestación de los servicios será realizada en las oficinas de Mutua Universal, sitas en Avda. Tibidabo, 17 en la siguiente franja horaria: de lunes a viernes de 9h a 14h y de 15h a 18h. Se valorará que fuera de la franja horaria establecida por Mutua Universal, la empresa adjudicataria habilite un teléfono de contacto para la prestación de los servicios de urgencia. La prestación del servicio se ajustará, en todo caso, a las necesidades de Mutua Universal, quién podrá modificar el horario de presencia del personal en el in-plant. La agencia adjudicataria será la encargada y responsable de los trámites de entrega de los billetes al peticionario, en los centros de Mutua Universal y en el plazo óptimo en razón de la fecha del viaje. 0171/2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 3 de 6

4 La agencia adoptará las medidas necesarias para que cualquier modificación o anulación de sus prestaciones se resuelva atendiendo a los requerimientos de Mutua Universal. Los gastos suplementarios debidos a las anulaciones que sean debidas a una negligencia imputable a la agencia correrán a su cargo. En ningún caso la Agencia de Viajes adjudicataria podrá realizar a través de su personal en el in-plant y dentro del horario de prestación del contrato, servicios propios de su actividad de agencia de viajes a terceras personas que no sea el personal de Mutua Universal. La empresa adjudicataria comunicará por escrito y antes de realizar cualquier reserva los gastos y condiciones de anulación de la misma, si existiesen. Sólo llevarán gastos de emisión los billetes de avión, y se aplicará el precio indicado por el adjudicatario en su oferta económica Gestión de incidencias La empresa adjudicataria especificará el sistema de atención de incidencias: medios, organización y procedimiento para resolver posibles incidencias en aeropuertos, estaciones de tren, etc. La Agencia de Viajes adjudicataria, siempre que se le requiera, realizará las gestiones necesarias para solventar quejas, reclamación de daños, compensaciones de seguro y otras a las que tenga derecho Mutua Universal o su personal ante terceros en el marco de ejecución del contrato Informes periódicos El adjudicatario entregará informes trimestrales y anuales de seguimiento del contrato donde se especificarán el volumen de ventas, número de servicios por cada tipo de servicio. También se especificará los aviones y hoteles más utilizados, rutas más utilizadas, etc. Se valorará la disposición por parte del adjudicatario de una web para que Mutua Universal pueda obtener la información por periodos variables Medios materiales La Agencia de Viajes adjudicataria deberá disponer para la prestación del servicio en régimen in-plant, de conexión a los sistemas informáticos de reserva con confirmación inmediata de plazas, junto con un programa integrado que permita elegir la tarifa más conveniente atendiendo a las fechas, clase y condiciones especiales de cada servicio solicitado. El adjudicatario quedará obligado a gestionar el servicio con la máxima rapidez y eficacia, utilizando a tal efecto el personal y medios informáticos, mecánicos y de otra índole que estime precisos y, en particular, para la resolución de las incidencias que surjan durante las comisiones de servicio, en las prestaciones contratadas a través de él. Los medios utilizados por el adjudicatario para la ejecución del servicio serán por cuenta de la empresa adjudicataria Periodo de asimilación 0171/2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 4 de 6

5 Existirá un periodo de asimilación para que la empresa adjudicataria pueda adquirir los conocimientos necesarios de la prestación del servicio objeto del presente contrato. El periodo de asimilación deberá ser indicado por cada empresa en su oferta, siendo como máximo de 15 días hábiles. 4. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA El contratista deberá contratar el personal preciso para atender a sus obligaciones. Dicho personal dependerá exclusivamente del adjudicatario, por cuanto éste tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de patrono y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y de seguridad e higiene en el trabajo, referidas al propio personal a su cargo, sin que en ningún caso pueda alegarse derecho alguno de dicho personal en relación Mutua Universal, ni exigirse a ésta responsabilidades de cualquier clase, como consecuencia de las obligaciones existentes entre el adjudicatario y sus empleados, aún en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o resolución del contrato. 5. ESTIMACIÓN COSTE Como orientación para que los licitadores puedan configurar la proposición económica, sin que esta información sea vinculante, se indica el volumen estimado del gasto anual. El importe total del gasto que se derive del servicio objeto de este contrato dependerá de las necesidades de Mutua Universal durante el periodo de vigencia, razón por la que no se puede concretar con exactitud dicho importe. Tipo gasto Unidades* Importe anual* (sin IVA) Billetes avión ,00 Hoteles ,00 Ferrocarril ,00 Coche alquiler ,00 Varios ,00 Total ,00 * Valores estimados. En Barcelona, 15 de mayo de 2012 Román Pérez Medina El Director de Compras e Inmuebles 0171/2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 5 de 6

6 APROBACIÓN Visto el presente Pliego de Prescripciones Técnicas Particulares, el órgano de contratación de Mutua Universal Mugenat, Mutua de Accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales de la Seguridad social nº 10, conforme a lo establecido en el artículo del Texto Refundido de la Ley de Contratos de Sector Público, ha tenido a bien dar su aprobación. En Barcelona, 17 de mayo de 2012 Juan Jesús Bou Márquez El Director de Operaciones 0171/2012 Avda. Tibidabo, nº (08022) Barcelona 6 de 6