PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE DE UN STAND DENTRO ESPACIOS FERIALES

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL DISEÑO, CONSTRUCCIÓN Y MONTAJE DE UN STAND DENTRO ESPACIOS FERIALES Ref. PL/Universidad.es/2009/01 19/08/2009

2 PREVIO Este contrato está abierto a todas aquellas empresas que presten de manera habitual los servicios solicitados y que disponga de medios técnicos y recursos humanos apropiados para el cumplimiento del objeto del contrato regulado por este Pliego de Prescripciones Técnicas. 1. OBJETO Y DURACIÓN 1.1. OBJETO El objeto del presente procedimiento convocado por la Fundación Universidad.es es seleccionar la empresa que desarrollará los servicios definidos en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas, de acuerdo con los términos contemplados en el Pliego de Cláusulas Administrativas, para ello se requerirá en primer lugar la dirección y supervisión general de la participación de la Fundación en ferias internacionales incluyendo: coordinación de partners y proveedores, supervisión y asesoría técnica y soporte técnico permanente durante la totalidad del contrato. Así mismo, se contemplan además las siguientes tareas: a. Diseño de la estructura e imagen, producción de materiales, mobiliario, montaje, desmontaje y logística de envío de materiales, incluyendo desplazamiento de montador, de un stand de 20 m 2 en Beijing, China, octubre de b. Diseño de la estructura de imagen, realización de planos técnicos, adaptación de diseño y personalización y dirección de montaje incluyendo desplazamiento de montador de un stand conjunto con las universidades españolas de aproximadamente 300 m 2, en Texas, Estados Unidos, mayo de c. Adaptaciones de diseño de estructura e imagen, producción de materiales, mobiliario, montaje, desmontaje y logística de envío de materiales, incluyendo desplazamiento de montador si fuere necesario, de los siguientes stands individuales (20 m 2 aprox.): México D.F., noviembre

3 Bogotá, Colombia, noviembre 2009 Riad, Arabia Saudí, enero 2010 Atenas, Grecia, marzo 2010 Casablanca, Marruecos, abril 2010 Turquía, Estambul, octubre 2010 China, octubre 2010 Adaptación de diseño de estructura e imagen y dirección de montaje de un stand conjunto con las universidades españolas de aproximadamente 300 m 2 en Nantes, Francia, septiembre de 2010 El contratista, deberá aportar todos los medios técnicos que se relacionan más adelante y la infraestructura técnica necesaria para la realización del presente Proyecto DURACIÓN El ritmo de los trabajos deberá adaptarse a las fechas en las que se celebrarán las Ferias detalladas anteriormente. El inicio de la ejecución del contrato tendrá lugar el día de formalización del mismo y concluirá el 31 de diciembre de La fecha de comienzo de los trabajos, será confirmada al contratista con la antelación suficiente para: realizar la fabricación de la estructura del stand y los diferentes elementos ornamentales que la acompañen, realizar el primer montaje del stand en la primera Feria. realizar las gestiones oportunas en las Ferias para llevar a cabo la parte logística del Proyecto. 2. CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS 3

4 2.1. DESCRIPCIÓN DE LOS TRABAJOS REQUERIDOS El contratista deberá detallar de forma clara la metodología que seguirá durante el desarrollo de los trabajos, cumpliendo en todo momento con las especificaciones definidas en el Pliego de Clausulas Administrativas. Así, el contratista deberá concretar los siguientes servicios: A. Definición del concepto de stand. El contratista deberá desarrollar los siguientes puntos: Establecimiento del concepto de diseño esencial de la Fundación Universidad.es para su stand, uniforme para todas las ferias a las que se asista, que constituya una imagen reconocible en todas ellas. La imagen deberá ir siempre vinculada a la especificada por la Fundación Universidad.es en los diferentes países, siendo de aplicación el proyecto a ferias internacionales con el fin de presentar los servicios prestados por la Fundación Universidad.es. La imagen del stand debe transmitir y considerar siempre que es una acción de la Fundación Universidad.es y el Ministerio de Educación. B. Diseño del espacio a ocupar por el stand, puesta en escena, estructura e imagen. Se deberá presentar una propuesta tipo de stand, que cumpla con una serie de condiciones: Características, diseño de detalle y elementos organizativos del stand. Propuestas de diseño que dote al espacio de creatividad, singularidad y originalidad, orientadas a la motivación de crear interés en relación a la Fundación Universidad.es. Búsqueda de la interacción entre el público asistente y los representantes de la Fundación que permita un fácil contacto personal. 4

5 Rotulación de los diferentes elementos con los logotipos que disponga la Fundación Universidad.es, en función de si existe o no colaboración con otras entidades. El stand deberá diseñarse teniendo en cuenta que deberá adaptarse al espacio reservado para la Fundación Universidad.es en las diferentes Ferias. La superficie inicial que ocupará el stand será, aproximadamente, de entre 15 y 20 m 2, existiendo la necesidad de que el diseño deberá ser lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades de cada feria, donde se pueden producir variaciones en cuanto a superficie disponible, existencia de columnas, etc. C. Montaje y gira. El contratista deberá detallar en su propuesta: La gestión del transporte, montaje y desmontaje de los elementos del espacio en las diferentes ferias, que serán indicadas con antelación suficiente por la Fundación Universidad.es. Las garantías técnicas que aseguren tanto al personal participante como a los componentes materiales del stand en las tareas de montaje/desmontaje del mismo. Indicación de las características de los materiales a utilizar. La operativa para la realización de oportunas modificaciones para la adaptación del stand al espacio disponible y a las características del espacio asignado (existencia de columnas, tomas de agua, etc) Modo en qué se realizará el transporte del material promocional que vaya a ser distribuido por Universidad.es en el stand 5

6 D. Seguimiento, evaluación y medidas correctoras Para un correcto desarrollo del Proyecto, el contratista deberá: Desarrollar acciones para un adecuado servicio técnico de mantenimiento y reparación de los elementos del stand, garantizando su operatividad durante todas las ferias programadas. Generación de informes antes de las Ferias con las acciones a desarrollar con el fin de adaptar el stand a los espacios disponibles Desarrollar un plan de calidad del Proyecto Desarrollar acciones de mejora en la prestación del servicio EQUIPO DE TRABAJO El contratista deberá proponer un equipo de trabajo constituido por un Director de Proyecto y un número de profesionales y personal de apoyo que estime necesario para que el Proyecto se cumpla en objetivos y en tiempos programados. El contratista deberá demostrar que el equipo de trabajo asignado reúne los requisitos mínimos de solvencia técnica exigidos, por lo que deberá aportar la experiencia profesional de cada uno de los profesionales dedicados al proyecto. El equipo de trabajo estará compuesto por las mismas personas durante la duración del contrato, salvo las circunstancias excepcionales que así se determinen y que motiven la sustitución de alguno de sus componentes. Si durante la ejecución del contrato la empresa contratista tuviese necesidad de cambiar alguno de los medios personales propuestos en la oferta, lo podrá hacer previa información a la Fundación Universidad.es y con el acuerdo de éste, sin que ello suponga menoscabo en la calidad de los trabajos o de las fechas comprometidas. 6

7 El personal dedicado al proyecto, dependerá exclusivamente del adjudicatario, por cuanto éste tendrá todos los derechos y deberes inherentes a su calidad de patrono y deberá cumplir las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y de seguridad e higiene en el trabajo, referidas al propio personal a su cargo, sin que en ningún caso pueda alegarse derecho alguno por dicho personal en relación con la Fundación Universidad.es, ni exigirse a ésta responsabilidades de cualquier clase, como consecuencia de las obligaciones existentes entre el adjudicatario y sus empleados, aún en el supuesto de que los despidos o medidas que adopte se basen en el incumplimiento, interpretación o resolución del contrato DOCUMENTACIÓN TÉCNICA La documentación técnica a presentar por el contratista comprenderá, como mínimo, los siguientes elementos: Características del diseño y conceptualización del stand, servicio de mantenimiento, almacenaje y transporte Plan de trabajo, que contendrá la metodología empleada en el desarrollo de las distintas acciones Calendario en el que se concrete cómo se van a llevar a cabo cada una de las acciones a desarrollar Relación de personal, indicando el tipo de dedicación y tareas asignadas En su caso, colaboraciones externas previstas tanto de medios humanos como de medios materiales, para el desarrollo de los trabajos Plan de acciones correctoras y adaptación de stand a los diferentes espacios feriales 3. PRECIO Y VALORACIÓN DE LOS TRABAJOS REALIZADOS 7

8 El importe máximo disponible para la adjudicación del contrato asciende a (Doscientos mil euros), IVA excluido. A todos los efectos se entenderá que en el precio ofertado están incluidos todos los gastos que la empresa deba realizar para el cumplimiento del contrato, como son, los generales, financieros, beneficio, seguros, transporte y desplazamientos, honorarios del personal a su cargo, de comprobación y ensayo, tasas y toda clase de tributos, excepto el Impuesto sobre el Valor Añadido (I.V.A.) que se desglosará de forma independiente. De acuerdo con lo dispuesto en el Pliego de Prescripciones Administrativas, se valorará la oferta más ventajosa; es decir, aquella que haya obtenido la máxima puntuación, incluido el Plan de Trabajo aportado para la ejecución de los mismos y diseño concordante con el pliego de condiciones técnicas; la originalidad y modernidad y adecuación del stand a la imagen corporativa de la Fundación, así como otras mejoras propuestas por los contratistas. 4. CONTROL Y SEGUIMIENTO La Fundación Universidad.es establecerá las instrucciones y orientaciones que estime convenientes para la correcta realización del objeto del Procedimiento. Así mismo, el contratista estará obligado a asistir y colaborar a través del personal que designe, a las reuniones de seguimiento del proyecto definidas por los responsables de la Fundación Universidad.es, quien se compromete a citar con la debida antelación al equipo de trabajo dispuesto por el contratista, a los efectos de poder facilitar su asistencia. 5. CONDICIONES ADICIONALES DE VALORACIÓN El contratista deberá describir en su oferta un Plan de Calidad específico con los mecanismos que usarán para llevar a cabo los servicios mencionados en el segundo apartado. Dicho Plan de calidad debe incluir los mecanismos propuestos de mejora continua, asi como los niveles de mantenimiento a desarrollar. 8

9 Se valorarán todos aquellos compromisos y prestaciones adicionales a las previstas en los pliegos y que supongan una mejora en la calidad de los servicios ofertados. 9