PROCEDIMIENTO ESPECÍFICO

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2 Índice 1. TABLA RESUMEN OBJETO ALCANCE RESPONSABILIDADES ENTRADAS SALIDAS PROCESOS RELACIONADOS DIAGRAMA DE FLUJO DESARROLLO PERÍODOS DE PREINGRESO E INGRESO PERÍODO DE ACOGIDA Y ADAPTACIÓN CAMBIOS DE HABITACIÓN Y/O MODALIDAD ASISTENCIAL BAJA DE CLIENTES / USUARIOS ARCHIVO DEFINICIONES FORMATOS Y REFERENCIAS... 8 FECHA DE ENTRADA EN VIGOR: Realizado: Revisado y aprobado: 1

3 1. TABLA RESUMEN SECTORES SUBSECTOR/ES ACTIVIDAD/ES GUÍA/S ACTIVIDAD/ES TIPOLOGÍA DEL PROCESO PROCESO RESPONSABLE PROCESO PROCESOS RELACIONADOS ENTRADAS: GESTIÓN DEL PROCESO DE ALTA, INGRESO, ACOGIDA Y BAIJA DE LOS USUARIOS SERVICIOS DE LIMPIEZA, ATENCIÓN DOMÉSTICA, TERCERA EDAD Y NIÑOS TERCERA EDAD RESIDENCIAS Y ALOJAMIENTO, CENTRO DE DÍA Y SIMILARES VIVIENDAS COMUNITARIAS, RESIDENCIAS DE LA TERCERA EDAD, CENTROS DE DÍA ESPECÍFICO ALTA, BAJA, INGRESO, ACOGIDA GERENTE LIMPIEZA DE INSTALACIONES, ELABORACIÓN DE MENÚS, CUIDADOS INDIVIDUALIZADOS, ATENCIÓN AL MAYOR RESPONSABLE: DEPARTAMENTO DE ADMISIÓN Y TRABAJO SOCIAL SALIDAS: DOCUMENTACIÓN RESPONSABLE:D IRECTOR GERENTE NECESARIA CUBIERTA Y PREPARADA 2. OBJETO El objeto del presente procedimiento es el de establecer una sistemática en todo el proceso de alta, ingreso, acogida y baja de los usuarios/clientes. Además, se pretende indicar los pasos a seguir en las actividades relacionadas con los cambios de habitación y/o modalidad asistencial (ya sea temporal o definitiva), así como en las de revisión y aceptación de pedidos de los clientes de modo que, en el momento de la aceptación de los mismos, todos los requisitos estén claramente documentados y se garantice que el centro posee capacidad suficiente para satisfacerlos. 2

4 3. ALCANCE Este procedimiento es de aplicación a todas las actividades desde la recepción de los residentes hasta la baja de los mismos, así como a todos los pedidos de clientes que reciba el centro. Actividades a las que afecta este proceso: Viviendas comunitarias. Residencias de la tercera edad. Centros de día. 4. RESPONSABILIDADES Director Gerente: - Revisar y aprobar la tarifa de precios elaborada. - Aprobar el Reglamento de régimen interno. Departamentos de admisión y trabajo social: - Información y recepción de clientes. - Cumplimentar la Documentación y los Formatos. - Informar a los clientes del Reglamento de Régimen Interno. - Comprobar la Documentación de Formalización de Ingreso. Departamentos de medicina y enfermería: Revisión de informes clínicos previos. 5. ENTRADAS Gestión del proceso de alta, ingreso, acogida y baja de los usuarios del centro. 6. SALIDAS Definición de toda la documentación necesaria para cursar altas, ingresos, acogidas o bajas en el centro y definición del proceso a seguir. 3

5 7. PROCESOS RELACIONADOS Limpieza de instalaciones. Elaboración de menús. Cuidados individualizados. Atención al mayor. 8. DIAGRAMA DE FLUJO NOTA: El número que aparece en cada etapa indica el punto del apartado 9 del procedimiento DESARROLLO, al que pertenece. 4

6 9. DESARROLLO 9.1. PERÍODOS DE PREINGRESO E INGRESO Los períodos de preingreso son la fase previa al ingreso, es decir, incluye los momentos en que el usuario / cliente se pone en contacto con el centro para solicitar información, facilita los informes clínicos para su valoración previa (por el responsable del equipo interdisciplinar del centro) y cumplimenta los formularios, hasta el momento inmediatamente anterior a la institucionalización. En el primer contacto con el posible cliente, el Departamento de Admisión del Centro, a través de su responsable, deberá abrir una ficha de toma de datos (que puede ser la propia hoja de solicitud de ingreso) y, a continuación, le presentará la información relativa al catálogo de productos y servicios que ofrece el centro, así como la tarifa de precios establecida. Tanto el Catálogo de Productos y Servicios como la Tarifa de Precios deberán estar firmados por el Director Gerente. De concretarse el interés del cliente por la plaza del equipamiento, se procederá a la cumplimentación de la Solicitud de Ingreso. Previamente a la notificación al interesado de la adjudicación de la plaza, la Dirección Asistencial o el responsable de área de admisión deberán valorar los informes clínicos del candidato. Si el resultado de valoración de la dependencia y el nivel asistencial son aceptados, deberá presentarse al cliente el documento del contrato asistencial, donde se especificará el tipo de productos y servicios que se le van a suministrar. Asimismo, antes de la presentación y aceptación del contrato, deberá presentarse al futuro cliente el Reglamento de Régimen Interno, donde se indican las directrices generales de ingreso, con sus derechos y obligaciones, y quedará evidencia de la aceptación del cliente de las mismas. Una vez confirmado el ingreso, deberá trasladarse la información necesaria para la planificación de la atención a los departamentos implicados y al equipo interdisciplinar, según lo establecido en el procedimiento de Cuidados Individualizados. 5

7 9.2. PERÍODO DE ACOGIDA Y ADAPTACIÓN El Período de acogida y adaptación comprende desde la llegada del cliente al centro hasta el momento en que, transcurridos veinte días, se informa sobre su aptitud para permanecer en el centro con carácter permanente, de forma que el contrato asistencial adquiere pleno valor. Los departamentos de Trabajo Social y Admisión le darán la bienvenida al centro (siguiendo las instrucciones pertinentes para la correcta ubicación del cliente), procediéndose a la realización del inventario de pertenencias y registrándose su entrada en el Libro de Registro de Clientes/Usuarios. A continuación, se inicia el proceso de valoración interdisciplinar según el Procedimiento de Cuidados Individualizados, así como la valoración de la aptitud del residente según las características del centro. Una vez transcurrido el período de adaptación, el equipo interdisciplinar que conforma la Comisión Técnica Interdisciplinar emitirá el Acta de Valoración. De resultar no apto para su incorporación definitiva al Centro, se comunicará por escrito tal circunstancia al interesado CAMBIOS DE HABITACIÓN Y/O MODALIDAD ASISTENCIAL Los cambios de habitación y/o modalidad asistencial incluyen los cambios que el cliente / usuario solicita, bien a petición propia o de sus responsables, además de los derivados de las necesidades de cuidados que su evolución aconseje (ya sea temporal o definitiva) y que ocasionen un cambio de habitación fundamentado por persona competente o un cambio en la necesidad asistencial. El cliente que desee un cambio de ubicación o asistencia deberá solicitarlo por escrito y la Comisión Técnica Interdisciplinar será la encargada de valorar estas solicitudes y publicar el resultado de la adjudicación en el tablón de anuncios. De producirse una baja en alguna de las habitaciones/servicios solicitados, se comunicará tal circunstancia al primer usuario en lista de espera, una vez resueltos los aspectos relacionados al procedimiento de baja de usuarios. La situación de cambio en las necesidades asistenciales, desde niveles de dependencia moderada a dependencia severa, podrá ser demandada por los responsables del cliente o determinada por el equipo interdisciplinar en las reuniones periódicas. Esta circunstancia será comunicada a los diferentes departamentos implicados. En el caso de que las modificaciones producidas en el servicio sean debidas al propio centro, deberán ser comunicadas al usuario, explicitando las causas de la modificación efectuada. 6

8 9.4. BAJA DE CLIENTES / USUARIOS La baja de un cliente / usuario supone el momento previo a la pérdida o suspensión de la condición de cliente y la declaración de plaza vacante. Esta baja deberá ser documentada y comunicada a los departamentos implicados mediante el Parte de Comunicación de Baja, formalizado por el Departamento de Admisión y firmado por el responsable del mismo (el trabajador social o el médico) según se trate de motivos sociales o sanitarios. Si la causa de la baja es la renuncia del interesado o su responsable legal, éste firmará el documento. La baja definitiva del centro (alta a domicilio o a otro centro) se acompañará de un informe de alta del cliente / usuario. Este hecho implicará el cierre del expediente del usuario. El inventario de pertenencias lo realizará el departamento de trabajo social, mientras que el traslado de pertenencias de los mayores asistidos se apoyará en el personal auxiliar de enfermería. 7

9 10. ARCHIVO Las tarifas de precios serán archivadas por el departamento de gestión y de administración en las oficinas del centro. Los formatos al uso serán archivados en el departamento de admisión y en el departamento de trabajo social. 11. DEFINICIONES Contrato asistencial: documento que especifica los términos en que se establece la relación contractual entre el cliente / usuario y el centro, es decir, lo que cada uno se compromete a aportar. Reglamento de régimen interno: documento que recoge la normativa de funcionamiento del centro, los procedimientos de institucionalización, el régimen económico y los sistemas de participación de los usuarios; así como la definición explícita de los derechos y deberes en la relación entre el cliente / usuario y el centro asistencial. 12. FORMATOS Y REFERENCIAS Solicitud de Ingreso. Parte de Comunicación de Baja. 8

10 SOLICITUD DE INGRESO SOLICITUD DE INGRESO Fecha (día/mes/año) D/Dª Producida vacante en este Centro Residencial, se convoca a Vd.D./Doña a realizar el Período de Adaptación y observación en el mismo.dicha incorporación se deberá efectuar el próximo día de de a las horas. En el caso de que no pueda incorporarse en la fecha indicada, por causa justificada, deberá ponerlo en conocimiento del Departamento de Trabajo Social de este Centro, llamando al teléfono Se le advierte de que, en el caso de no incorporarse en la fecha indicada ni justificar, con antelación al día da su incorporación, la imposibilidad de realizarla, se entenderá que renuncia a la plaza concedida. En los preparativos realizados por este Centro cara a su incorporación, se le asigno el siguiente número para reconocer su ropa. Se ruega la observación de las recomendaciones para el ingreso que al dorso se incluyen. EN A DE DE El director Fdo.: 9

11 PARTE DE COMUNICACIÓN DE BAJA PARTE DE COMUNICACIÓN DE BAJA Con Fecha: D./Dña. Con DNI que ocupaba cuarto nº Causa BAJA DEFINITIVA en este centro, por el siguiente motivo No superar el período de adaptación Renuncia voluntaria Traslado a otro centro Fallecimiento Finalización estancia temporal Pérdida de condición de cliente por sanción Fdo.:El/la Trabajador/a Social D./Dña.Fecha: / / En consecuencia,se declara la plaza vacante y con esta misma fecha se procede a reunir toda la información existente en los diferentes departamentos sobre el cliente, para el cierre de su historial en este centro y el archivo en el fichero de pasivos. Así mismo, se le dará traslado al Departamento de Admisión y a la Recepción a efectos de asentar la baija en el libro de registro de clientes. En a de de Fdo.: la Dirección INSTRUCCIONES: Elabora Dpto. de Trabajo Social. COPIA para todos los departamentos. 10