INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL

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1 INFORME FINAL DE AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DEL CAUCA VIGENCIA 2013 CONTRALORÍA GENERAL DEL CAUCA Popayán, Mayo de 2014

2 INSTITUCION UNIVERSITARIA COLEGIO MAYOR DEL CAUCA Contralor Territorial: DUMER CIFUENTES PIAMBA Director Técnico: MILGEN AMPARO TRUJILLO RIVERA Profesional: LINE ELVIRA VALENCIA LOZANO Profesional Especializada INFORME DE AUDITORÍA A LOS ESTADOS FINANCIEROS MODALIDAD ESPECIAL

3 TABLA DE CONTENIDO 1 CARTA DE CONCLUSIONES 3 Página 2 RESULTADO DE AUDITORIA 7 3 MATRIZ DE CONTRADICCIÓN 10

4 Ciudad, Señora MARIA CECILIA VIVAS DE VELASCO Rectora Institución Universitario Colegio Mayor del Cauca. Ciudad. Asunto: Carta de Conclusiones D E CONCLUSIONES La Contraloría General del Cauca, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Especial a Estados Financieros de la Institución Educativa Colegio Mayor del Cauca Es responsabilidad de la administración de la Institución Educativa el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General del Cauca. La responsabilidad de la Contraloría consiste en opinar sobre la razonabilidad de los Estados Financieros, el cumplimiento de las disposiciones legales y la calidad del Sistema de Control Interno Contable. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría gubernamental Colombianas y con políticas y procedimientos de auditoría gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contraloría. La auditoría a que se refiere el presente informe tuvo el siguiente alcance: El informe se basa en la revisión de la información que la Administración remite a la Contraloría General del Cauca en los formatos prescritos en la Resolución 031 de fecha febrero 6 de 2014 emitida por la Contraloría General del Cauca, como cuenta fiscal rendida en el Sistema Integral de Auditorias SIA, y a la información solicitada mediante requerimientos Nº 047 de marzo 7 de 2014, el programa de auditoría aplicado en la revisión, análisis a los Estados Financieros, los cuales proporcionan una base razonable para expresar la opinión, en el cual se solicitaron los siguientes documentos:

5 1. Balance general comparativo a diciembre 31 de las vigencias 2012 y 2013 a sexto nivel. (La información debe venir impresa y en medio magnético formato Excel). 2. Balances de prueba con corte a diciembre 31 de las vigencias Copia del Arqueo de Caja, si a diciembre 31 de 2013 existían recursos en efectivo indique en que cuentas bancarias se depositaron estos recursos. 4. Certifique si las inversiones e instrumentos derivados representan el valor consignado en el balance a diciembre 31 de 2013, o en caso contrario exprese el valor que debe ser objeto de depuración. 5. Certifique si se encuentra actualizada la cuenta Deudores o en caso contrario exprese el valor que debe ser objeto de depuración. 6. Certificación y copia del último inventario realizado a Propiedades Planta y Equipo, debidamente firmado por el funcionario responsable y Representante Legal (No envié copia de los libros contables). Lo anterior debe ser enviada de la siguiente manera incluyendo todas las cuentas que conforman el grupo. 7. Certifique si el valor registrado por concepto de Cuentas por Pagar representa el valor consignado en el balance o en caso contrario exprese el valor que debe ser objeto de depuración. 8. Certifique si el valor registrado por concepto de Obligaciones Labores y de Seguridad Social Integral, representa el valor consignado en el balance o en caso contrario exprese el valor que debe ser objeto de depuración. 9. Certificación firmada por el Representante legal y el Jefe de Control Interno sobre las auditorías realizadas al área financiera y copia de los resultados obtenidos durante la vigencia Ordenar e al Jefe de Control Interno de la Entidad o quien haga sus veces el diligenciamiento del Formato Evaluación de Control Interno Contable

6 CONCEPTO SOBRE EL ANÁLISIS EFECTUADO La Contraloría General del Cauca como resultado de la auditoría adelantada, conceptúa que la información financiera presenta mínimas inconsistencia, lo cual permite dar una opinión sin salvedades o limpia, por cuanto los estados financieros en su conjunto expresan, en todo aspecto significativo, la situación financiera, así como los resultados de sus operaciones y de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la información necesaria y suficientes para su interpretación y comprensión adecuada, de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Así mismo, en cuanto a control interno contable se detectó que los Controles aplicados al área financiera deben fortalecerse para minimizar los riesgos que se pueden generar de dicha información. PLAN DE MEJORAMIENTO La Institución Educativa Colegio Mayor del Cauca, debe elaborar un plan de mejoramiento, con acciones y actividades que permitan subsanar y corregir cada una de las observaciones formuladas y comunicadas durante el proceso auditor y que se describen en el informe. El plan de mejoramiento debe ser presentado a la Contraloría, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo con la resolución 031 de febrero 6 de 2014, emanada de la Contraloría General del Cauca (presentar copia física y medio magnético). Popayán Cauca, Mayo de 2014 Atentamente, DUMER CIFUENTES PIAMBA Contralor General del Cauca.

7 2- RESULTADOS DEL PROCESO AUDITOR Criterios Ley 298 de 2006, adopta el sistema de Contabilidad Pública; Ley 42 de 1993, organización del control fiscal financiero; Resolución 5544 de 2003 de la Contraloría General de la República, Resolución 357 de 2008 por la cual se adopta el procedimiento de Control Interno Contable. La información contable, que conllevan a una opinión sobre los Estados Financieros, de tipo sin salvedades o limpia. A 31 de diciembre de 2013 la información contable, acorde a la muestra tomada presenta lo siguiente: Efectivo A diciembre 31 de 2013, registra un saldo por valor de $ Millones en cuentas corrientes y ahorros el valor de $1.502 millones, y certificado a término fijo por valor de $ millones. Al comparar el saldo reflejado en el Formato F01 Catalogo de Cuentas con el saldo registrado en el Formato F-03 Cuentas Bancarias, se observa una diferencia de $ ; Generando SOBREESTIMACIÓN. Deudores El Balance a 31 de diciembre de 2013, registra un valor de $89. Millones, correspondientes a Servicios Educativos, otros intereses, arrendamientos, otros deudores entre otros; Se tiene registro e identificación a nivel auxiliar en el sistema contable. Propiedades, planta y equipo. A diciembre 31 de 2013, registra un valor de $ Millones, que corresponden Terrenos, Edificaciones, Muebles y Enseres, Equipos de Computación y computación, entre otros, los cuales se encuentran identificados plenamente a nivel de auxiliar en el sistema contable. La depreciación se calcula mensualmente de forma individual para cada uno de los bienes muebles e inmuebles. Litigios Y demandas

8 COD CONCEPTOS BALANCE GENERAL FORMATO F-015ª DIFERENCIA 91 Litigios y Demandas $ $ $ Se observa que el Formato F-015 A Controversias Judiciales no se totalizó por parte de la administración de la Institución Educativa Colegio Mayor del Cauca, por lo que se procedió a sumar las cuantías iniciales correspondientes a los litigios o demandas, arrojando un valor de $ 21millones; que al compararse con el saldo del balance, se presenta una diferencia de $125millones, generando una SOBREESTIMACION. Además se evidencia que el valor registrado en el balance difiere con el valor registrado en el F-01 Catalogo de Cuentas. Afectación Patrimonial TIPO DE OPINIÓN RANGO DE ERRORES, INCONSISTENCIAS E INCERTIDUMBRES Sin salvedad Valores hasta del 2% Con salvedad Superiores al 2% y hasta el 10% Adversa Negativa Superiores al 10% Con salvedades Entrega de información incompleta o entrega inoportuna FUENTE: Guía de Auditoria. COD DETALLE INCONSISTENCIAS, ERRORES, INCERTIDUMBRES DE SUB- ESTIMACIÓN SOBRE- ESTIMACIÓN INCERTIDUM Depósitos en instituciones financieras 2 91 Litigios y Demandas 125

9 TOTAL DE LAS AFECTACIONES $ 128 TOTAL DEL ACTIVO $ % DE AFECTACION 0% Lo anterior indica que las inconsistencias encontradas afectan en un 0% la razonabilidad de los estados financieros. Control Interno Contable Se evaluó el Control Interno Contable con base en el informe de Control Interno Contable y la información financiera reportada por la entidad en la cuenta fiscal encontrándose: Las conciliaciones bancarias no fueron realizadas oportunamente, razón por la cual varios recaudos por concepto de venta de servicios no quedaron registrados en la contabilidad. La institución adquirió el nuevo software SICOF, que integra contabilidad, presupuesto, inventarios, activos, nómina y tesorería, en el cual se han presentado dificultades en la integración y oportuna generación de la información contable y financiera de la entidad. Los registros contables se realizan en forma manual; igualmente en el módulo de inventarios (bienes de consumo) se presentaron inconvenientes en los cálculos del costo promedio y registro de salida de los bienes de consumo. Se debe digitar nuevamente la información de 2500 estudiantes aproximadamente ya que no se encuentra integrada con el proceso de administración académica No cumple totalmente con su objetivo de evaluación y control de las actividades propias del proceso contable, que garanticen la razonabilidad de la información financiera de la Entidad acorde a las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas para el proceso contable.

10 Opinión sin salvedades o limpia: En nuestra opinión, Los estados financieros de la Institución Educativa Colegio Mayor del Cauca, Balance General y Estado de Actividad Económica, Financiera y Social, presentan razonablemente en sus aspectos más significativos, la situación financiera de la entidad con corte a 31 de diciembre de 2013, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Popayán Cauca, Mayo de 2014 LINE ELVIRA VALENCIA LOZANO T Profesional Especializado. 3. MATRIZ DE CONTRADICIÓN La Institución Educativa Colegio Mayor del Cauca, no dio repuesta al informe preliminar de Auditoria Especial a los Estados Financieros, el cual fue recibido por la institución educativa el día 23 de abril de 2013, perdiendo el derecho a la contradicción.