CONGRESS ORGANIZATION: How to Interact & Practical Cases IFPMA CODE WORKSHOP Hands on Compliance Training July 28 th 2014, Mexico City, Mexico

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Ignacio Crespo Acosta
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1 CONGRESS ORGANIZATION: How to Interact & Practical Cases IFPMA CODE WORKSHOP Hands on Compliance Training July 28 th 2014, Mexico City, Mexico Mr. José Zamarriego Spanish Code of Practice Surveillance Unit Director, Farmaindustria 1

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3 7.1.1 Objetivos científicos y educativos El objetivo y el enfoque de todos los simposios, congresos y otros encuentros promocionales, científicos o profesionales ( eventos ) dirigidos a profesionales sanitarios organizados o patrocinados por una empresa, debe ser brindar información científica o educativa y/o informar a los profesionales sanitarios sobre los productos. Enfoque / Objetivo Científico? grid/ 03/06/2014, 16:47h 3

patrocinados por una empresa, debe ser brindar información científica o educativa y/o informar a los profesionales

4 7.1.1 Objetivos científicos y educativos El objetivo y el enfoque de todos los simposios, congresos y otros encuentros promocionales, científicos o profesionales ( eventos ) dirigidos a profesionales sanitarios organizados o patrocinados por una empresa, debe ser brindar información científica o educativa y/o informar a los profesionales sanitarios sobre los productos. Enfoque / Objetivo Científico? 03/06/2014, 17:08h 4

por una empresa, debe ser brindar información científica o educativa y/o informar a los profesionales sanitarios sobre

5 7.1.2 Eventos que implican viajes al exterior Ninguna empresa puede organizar o patrocinar un evento para profesionales sanitarios (incluido el patrocinio individual a profesionales para asistir a tal evento, según se describe en el Apartado 7.2) que se celebre fuera de su país, salvo que hacerlo sea adecuado y esté justificado desde un punto de vista logístico o de seguridad. Por lo tanto, los congresos y simposios científicos internacionales que atraigan a participantes de muchos países están justificados y permitidos. Viaje al extranjero justificado? 5

2) que se celebre fuera de su país, salvo que hacerlo sea adecuado y esté justificado desde un punto de vista logístico o de seguridad.

6 7.1.4 Lugar de celebración adecuado Todo evento debe celebrarse en un lugar adecuado para los objetivos científicos o educativos y para la finalidad del evento o del encuentro. Las empresas deben evitar el uso de instalaciones famosas o excesivamente lujosas. También se aplicarán los requisitos adicionales establecidos en el Artículo 7 del presente Código. The Best of ESHRE and ASRM 2013 Sede adecuada? 6

Las empresas deben evitar el uso de instalaciones famosas o excesivamente lujosas.

7 7.1.4 Lugar de celebración adecuado Todo evento debe celebrarse en un lugar adecuado para los objetivos científicos o educativos y para la finalidad del evento o del encuentro. Las empresas deben evitar el uso de instalaciones famosas o excesivamente lujosas. También se aplicarán los requisitos adicionales establecidos en el Artículo 7 del presente Código. 03/06/2014, 17:35h 7

8 7 Interacciones con los profesionales sanitarios 7.1 Eventos y encuentros Lugar de celebración adecuado Todo evento debe celebrarse en un lugar adecuado para los objetivos científicos o educativos y para la finalidad del evento o del encuentro. Las empresas deben evitar el uso de instalaciones famosas o excesivamente lujosas. También se aplicarán los requisitos adicionales establecidos en el Artículo 7 del presente Código. informaciones utiles 10/06/2014, 11:02h 8 How to Interact & Practical Cases: IFPMA CODE OF PRACTICE Mr. José Zamarriego, Spanish Code of Practice Surveillance Unit Director, Farmaindustria

4 Lugar de celebración adecuado Todo evento debe celebrarse en un lugar adecuado para los objetivos científicos o educativos y para la finalidad del evento o del

9 7.1.5 Límites Refrigerios y/o comidas accesorias al objetivo principal del evento pueden proporcionarse solamente: en forma exclusiva a los participantes en el evento; y si son moderados y razonables según los criterios locales. 9

solamente: en forma exclusiva a los participantes en el

10 7.1.6 Entretenimiento 03/06/2014, 17:15h 10

11 7.1.6 Entretenimiento events a tours/pre and post tours 03/06/2014, 17:17h 11

12 7.1.6 Entretenimiento 03/06/2014, 17:20h 12

13 7.1.6 Entretenimiento 13

14 7.3 Invitados 03/06/2014, 16:36h 14

15 7.3 Invitados Las empresas no deben pagar costo alguno relacionado con personas que acompañen a los profesionales sanitarios invitados. 15

16 Haciendo las cosas bien 03/06/2014, 17:46h 16

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18 DEBATE: CASO CAROLINA CAROLINA HA SIDO RECIENTEMENTE CONTRATADA COMO PRODUCT MANAGER EN LA COMPAÑÍA. ES LA RESPONSIBLE DE COORDINAR LA PARTICIPACIÓN DEL LABORATORIO EN EL CONGRESO INTERNACIONAL DE CARDIOLOGÍA, EL CUÁL TENDRÁ LUGAR PRÓXIMAMENTE EN MÉXICO. CONSIDERE LOS DIFERENTES ESCENARIOS QUE SE PROPONEN, E INDIQUE CÚAL SERÍA LA RESPUESTA ACERTADA PARA CADA CASO

ES LA RESPONSIBLE DE COORDINAR LA PARTICIPACIÓN DEL LABORATORIO EN EL CONGRESO INTERNACIONAL

19 DEBATE: CASO CAROLINA Carolina recibe una llamada de un cardiólogo que ha sido invitado a asistir al Congreso por parte su compañía. Solicita que le faciliten los datos de contacto de la agencia de viajes con la que se está gestionando la asistencia a la reunión. El Doctor indica que le gustaría que su mujer también pudiera asistir, y que él personalmente se haría cargo de los gastos. Así mismo indica que su mujer es ginecóloga. En qué medida podría ayudarse al doctor? Cuáles son los riesgos? Qué sería lo apropiado en este escenario? Qué sucedería si el Doctor indicara que tiene un determinado grado de minusvalía que le impide valerse por sí mismo, y que necesita la ayuda de su esposa para poder participar en la reunión? 19 19

El Doctor indica que le gustaría que su mujer también pudiera asistir, y que él personalmente se haría cargo de los gastos. Así mismo indica que su mujer es ginecóloga.

20 DEBATE: CASO CAROLINA En el programa final del Congreso aparecen varias noches libres. Carolina tiene que organizar las cenas para el grupo de médicos que han sido invitados por su compañía. La agencia de viajes le ofrece las siguientes posibilidades: a) Cena en un restaurante con espectáculo de mariachis b) Un cóctel en la Casa Azul de Frida Kahlo, seguido de una visita guiada c) Un buffet moderado durante el partido de fútbol América Chivas d) Cenar en un restaurante con vistas de la ciudad Cuáles de las opciones propuestas serían apropiadas? 20 20

La agencia de viajes le ofrece las siguientes posibilidades: a) Cena en un restaurante con espectáculo de mariachis b) Un cóctel en la

21 DEBATE: CASO CAROLINA Carolina tiene que supervisar la documentación que se va a entregar a los cardiólogos invitados. Se han incluido los siguientes materiales en una carpeta corporativa que se va a dejar en las habitaciones del hotel: a) El programa final de la reunión b) El horario que seguirá el grupo invitado incluyendo vuelos, desplazamientos, asistencia al Congreso, cenas, etc. c) Las excursiones y tours que tendrán lugar tras el congreso y que pueden contratarse en la recepción del hotel. d) Un mapa de la ciudad e) Una botella de mezcal, como regalo de bienvenida f) Un descuento para comprar un huipil g) Un cuaderno y bolígrafo con la marca del anticoagulante que acaba de lanzar al mercado nuestra compañía Qué materiales podrían incluirse? 21 21

22 DEBATE: CASO CAROLINA Carolina está organizando un simposio satélite que tendrá lugar en el marco del Congreso. Al simposio le seguirá una cena en un restaurante cercano. En el programa oficial del Congreso se anuncia para esa misma noche la cena oficial de la Sociedad Científica organizadora. Qué debería tener en cuenta Carolina para la organización del simposio? Cuáles son los riesgos? Considerando que entre el simposio y la cena quedan casi dos horas libres, podría utilizarse el autobús que se ha contratado para desplazar a los participantes hasta el restaurante para hacer una visita guiada de la ciudad, con paradas en la Catedral Metropolitana y el Palacio Nacional? 22 22

23 DEBATE: CASO CAROLINA Durante la cena que ha seguido al Simposio Satélite que ha organizado exclusivamente el laboratorio, algunos cardiólogos insisten en ir a cenar a Café Tacuba y a bailar a la Bodeguita de en Medio. Qué sería lo más apropiado en este caso para Carolina? Considerando que la mañana siguiente no hay ninguna sesión científica programada, los doctores preguntan si sería posible ir a Teotihuacan utilizando el autobús que se ha contratado para los desplazamientos. Qué sería lo más apropiado en este caso para Carolina? 23 23

24 DEBATE: CASO CAROLINA Los visitadores médicos del laboratorio quieren informar a los cardiólogos en relación con unas indicaciones de nuestro producto que están aún pendientes de autorización. Debería llevarse a cabo este tipo de actividades? Cuáles serían los riesgos? 24 24

25 UNIDAD DE SUPERVISIÓN DEONTOLÓGICA María de Molina, 54 7ª / Madrid T / F usd@codigo.farmaindustria.es 25

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