CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BARILLAS, DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cándido Manuel López Manuel Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cándido Manuel López Manuel Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cándido Manuel López Manuel Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BARILLAS, DEL DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

7 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor Cándido Manuel López Manuel Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 31 de octubre 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de Santa Cruz Barillas, del Departamento de Huehuetenango con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Deficiencia en operación, registro y control de combustible Deficiencia en registros contables Falta de Control Interno HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y

9 REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas Falta de depuración de la cuenta construcciones en proceso La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Victor Arturo Lorenzo Say (Coordinador) y Lic. Luis Aman Najarro Valenzuela (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. VICTOR ARTURO LORENZO SAY Coordinador Gubernamental Lic. LUIS AMAN NAJARRO VALENZUELA Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 31 de octubre OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Santa Cruz Barillas, del Departamento de Huehuetenango, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Anticipos, Maquinaria y Equipo, Construcciones en Proceso, Bienes de uso Común y Activo Intangible Bruto. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios, Transferencias Corrientes del Sector Público y del área de gastos, las cuentas Remuneraciones. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público de la Administración Central. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01, Actividades Centrales; 11 Servicios Públicos Municipales; 13 Red Vial, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 0, Servicios Personales; 1 Servicios no Personales; 2 Materiales y Suministros, mediante la aplicación de pruebas selectivas.

13 4 Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.4,495, integrado por las cuentas bancarias que se resume a continuación: Cuenta única del Tesoro (Pagadora) y siete cuentas mas de proyectos. El saldo individual de cada una las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fue conciliado con los estados de cuenta emitidos por el banco al 31 de diciembre de Anticipos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta Anticipos, presenta en el Balance General el saldo de Q.2,483, correspondientes a anticipos a contratistas para la ejecución de obras, los cuales no se amortizaron al cierre del ejercicio fiscal, siendo los siguientes: No. Nombre de la obra Valor 1 Anticipo del 20% del Proyecto Mejoramiento de Calle (Pavimento Drenaje) 5ta. Av. Entre 2da. Calle zona 6 y puente la Libertad zona 6, según contrato numero de fecha Anticipo del 20% a Proyectos ampliación de escuela Santa Rosa Barillas,Contrato ,542, , Pago del 30% Avance Fisico del proyecto construcción de salon comunal aldea el Quetzal Barillas, Huehuetenango Contrato Pago del 30% Avance Fisico del proyecto Ampliaciones de escuela primaria aldea Centinela Grande Barillas, Huehuetenango. 104, ,578.33

14 5 5 Pago 30% Anticipo proyecto Mejoramiento de Cancha Polideportiva caserio la capillas, San Ramon Barillas Contrato % Anticipo sobre proyecto Construcción de salon Comunal cuatro caminos Jolomitaj, Contrato numero Pago de 30% Avance Fisico del Proyecto Mejoriento de Cancha Polideportiva Caserio las Victorias, Aldea Chancolin, Barillas. 8 Pago 20% Anticipo al Proyecto Construcciones Puente Vehicular Aldea Loma Linda la frontera Barillas, Huehuetenango Contrato Numero % Anticipo proyecto ampliacion de Escuela Primaria Piedras Blancas Barillas,huehuetenango contrato Pago Anticipo del 20% Construcción de salon comunidad de aldea Yulmacap Barillas, Contrato numero , , , , , , TOTAL 2,243, Propiedad, Planta y Equipo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de Q96,989,047.93, integrado por las siguientes cuentas: Propiedad y planta en operación Q18,632,455.01, Maquinaria y equipo Q15,384,445.57, Tierras y Terrenos Q683,529.68, Construcciones en proceso Q47,370,339.77, Otros Activos fijos Q.52, y Bienes de uso común Q14,866,169.90, los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha. Activo Intangible Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 1240 Activo Intangible, presentan un saldo de Q4,020, Transferencias y Contribuciones de Capital recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas, presentan un saldo acumulado de Q119,993, Estado de Resultados De acuerdo con el alcance de auditoría, se evaluaron cuentas del Estado de Resultados que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Ingresos y Gastos Ingresos

15 6 Impuestos Indirectos Los Impuestos Indirectos recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5112, ascienden a la cantidad de Q420, Venta de Servicios. La cuenta Venta de Servicios recibidos por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No. 5142, ascienden a la cantidad de Q402, Transferencias Corrientes Recibidas Las Transferencias Corrientes del Sector público Recibidas por la municipalidad en el ejercicio fiscal 2012, y registradas en la Cuenta No Transferencias Corrientes del Sector Público ascienden a la cantidad de Q4,671, Gastos Remuneraciones Los Gastos de consumo se integran por remuneraciones y bienes y servicios. Las remuneraciones registradas en la Cuenta 6111 en el ejercicio fiscal 2012, ascendieron a la cantidad de Q5,072, Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Aprobación del presupuesto y liquidación: El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 13 de diciembre de 2011, mediante Acta No La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 12 marzo de 2013, mediante Acta No

16 7 Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q16,950,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q16,617,671.17, para un presupuesto vigente de Q33,567,671.17, ejecutándose la cantidad de Q30,949, (92%), en las diferentes clases de ingresos específicas siguientes: Ingresos Tributarios Q420,534.43, Ingresos no Tributarios Q862,176.31, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q111,053.15, Ingresos de Operación Q319,622.05, Rentas de la Propiedad Q179,798.46, Transferencias Corrientes Q4,671,910.07, y Transferencias de Capital Q24,383,998.94, este último rubro representa un 78% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q16,950,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q16,617,671.17, para un presupuesto vigente de Q33,567,671.17, ejecutándose la cantidad de Q26,334, (78%) a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad de Q7,075,671.55; en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad de Q5,417,928.54; en el Programa 12 Gestión de Educación, la cantidad de Q1,946,398.76; en el Programa 13 Red Vial, la cantidad de Q10,163,691.83; en el Programa 14 Desarrollo Comunitario, la cantidad de Q1,253,551.94, y en el Programa 15 Fomento al Deporte, la cantidad de Q476,948.43, de los cuales el programa 13 es el más importante con respecto a la ejecución y represente un 39% de los mismos. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó Ampliaciones y Transferencias presupuestarias por un valor de Q16,617,671.17, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en el Módulo de Presupuesto del Sistema Contable. 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de cuentas, en el plazo establecido para el efecto.

17 Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene convenios vigentes Donaciones La Municipalidad reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió ninguna donación Préstamos La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2012, no tiene préstamos vigentes Transferencias La Municipalidad reportó que al 31 de diciembre 2012, no realizo transferencias o traslados de fondos a otras entidades u organismos Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema de Contabilidad Integrada La Municipalidad utiliza el Sistema de Contabilidad Integrada, SICOIN GL. Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones. Se verificó que la municipalidad publicó y gestionó en el Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, denominado GUATECOMPRAS, en el cual se reflejan los concursos siguientes: adjudicados 11, finalizados anulados 0 y finalizados desiertos 0, según reporte de Guatecompras generado de fecha 18 de abril 2013.

18 9 Sistema Nacional de Inversión Pública La municipalidad cumplió en su totalidad con registrar mensualmente, en el Módulo de Seguimiento Físico y Financiero del Sistema nacional de Inversión Pública (SNIP), el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo.

19 10 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

20 Estado de Resultados

21 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

22 Notas a los Estados Financieros

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30 21 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Hallazgo No. 1 Deficiencia en operación, registro y control de combustible Condición Se efectuó revisión a documentos de egresos de lo cual se constató que los vales que amparan el gasto del combustible no cuentan con información necesaria, pues no detalla placas del vehículo, tipo de vehículo, responsable; ni libro del registro de los mismos para llevar un orden por fecha y secuencia numérica lo cual no permite el control necesario y oportuno. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales del Control Interno Gubernamental, norma 1.6 establece: que es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con los sistemas administrativos y financieros. Causa Inexistencia de un sistema de control interno adecuado y de registros idóneos que especifiquen la forma y quien consumió el combustible y si corresponden a comisiones oficiales u eventos programados. Efecto No permite tener información oportuna, precisa y puntual, que determine cuanto se gasta en combustible en los vehículos propiedad de la municipalidad, con qué finalidad y a cargo de que personas están asignadas las unidades. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal para que implemente un sistema de control interno para la persona delegada en llevar el control del consumo de combustible de cada uno de los vehículos municipales y/o destino, si fuese para mantenimiento red vial. Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y

31 22 Director de AFIM indican: Con relación a lo indicado en esta condición, manifestamos que los vales de combustible se dan única y exclusivamente para comisiones relacionadas a las gestiones y acciones de la Municipalidad, identificando la comisión y unidad responsable, los cuales están debidamente autorizados por los funcionarios indicados y autorizados para el efecto. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que en el comentario de los responsables no desvanece el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 5, DIRECTOR AFIM CARLOS ANDRINO TUBAC COS 5, Total Q. 10, Hallazgo No. 2 Deficiencia en registros contables Condición En la revisión de los Estados Financieros de la Municipalidad de Santa Cruz Barillas, Huehuetenango, aparece la Cuenta Contable 1241 de Activo Intangible Bruto con un valor total de Q. 6,644,737.29, el cual incluye gastos ocasionados por pago de Honorarios 029, compra de Material de Balastro, Compra de Arena, Compra de Cemento, pago de 7 docenas de tablas 14 horcones 21 docenas de reglas de madera, Compra de 3 rollos de malla 12 tubos galvanizados, 3 quintales de hierro, compra de laminas, compra de batería para carro, Compra de llantas. Criterio El Acuerdo Interno 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en su Norma No Registro de las Operaciones Contables, indica que: El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Dirección de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir políticas y procedimientos para el adecuado y oportuno registro de las operaciones contables. La Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridades superiores de cada entidad, deben velar porque en el proceso de registro de las operaciones de ingresos, egresos y gastos en las diferentes etapas y en sus respectivos sistemas, corresponda únicamente a aquellas operaciones que previa verificación de las fases anteriores, hayan cumplido satisfactoriamente con todas las condiciones y dispongan de la

32 23 documentación de soporte necesario, para garantizar la generación de información contable, presupuestaria (física y financiera) y de tesorería, confiable, veraz y oportuna. Todo registro contable que se realice y la documentación de soporte, deben permitir aplicar pruebas de cumplimiento y sustantivas en el proceso de auditoría, y en general el seguimiento y evaluación interna de la calidad de los registros contables. Causa Inobservancia a la normativa legal vigente por parte de las autoridades municipales correspondientes, relacionada con la aplicación correcta de los clasificadores presupuestarios. Efecto Incremento indebidamente del Saldo de la Cuenta Contable de Activo Intangible Bruto. Asimismo, falta de información oportuna y contable, para la correcta toma de decisiones por parte de las autoridades municipales correspondientes. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar sus instrucciones al Director de Administración Financiera Integrada Municipal para que se realice la readecuación de los gastos de la Cuenta Contable Activo Intangible Bruto, para que la misma sea integrada únicamente por Gastos de Inversión Social. Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y Director de AFIM indican: Con relación a este hallazgo es importante mencionar que los proyectos de inversión social abarcan varios materiales y/o servicios dependiendo su uso o para quien se adquieren, los cuales se consideran como ayudas a necesidades de la población. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que el comentario y medios de prueba presentados por los responsables no desvanece el mismo, no obstante haber reclasificado la cuenta en el primer trimestre 2013 no presentaron la documentación de soporte que compruebe dicha reclasificacón y depuración de la cuenta. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales

33 24 ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 5, DIRECTOR AFIM CARLOS ANDRINO TUBAC COS 5, Total Q. 10, Hallazgo No. 3 Falta de Control Interno Condición De acuerdo a revisión efectuada se detectó que los cheques Boucher no tienen las firmas de hecho por, revisado y autorizado y la frase NO NEGOCIABLE como lo establece los controles internos, en todo el año Criterio El Acuerdo No , emitido por la Contraloría General de Cuentas, que contiene las Normas Generales de Control Interno Gubernamental, la norma 1.2 Estructura de Control Interno, establece que es responsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, diseñar e implantar una estructura efectiva de control interno, que promueva un ambiente óptimo de trabajo para alcanzar los objetivos institucionales. Una efectiva estructura de control interno debe incluir criterios específicos relacionados con: a) controles generales; b) controles específicos; c) controles preventivos; d) controles de detección; e) controles prácticos; f) controles funcionales; g) controles de legalidad; y, h) controles de oportunidad, aplicados en cada etapa del proceso administrativo de tal manera que se alcance la simplificación administrativa y operativa eliminando o agregando controles, sin que se lesione la calidad del servicio. Causa Las autoridades municipales no han puesto en práctica los controles necesarios, según la normativa de control Interno establecida, relacionada con el establecimiento de una efectiva estructura de control interno, que permita saber el gasto que se está autorizando, quien lo autoriza y los bienes o servicios que se están recibiendo. Efecto Riesgo que los bienes o servicios adquiridos no lleguen completamente a su destino inicialmente programado o bien se puedan desviar hacia otros que no estaban previstos. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Directo de AFIM, para que establezca la estructura de control Interno necesario, que permita darle certeza a los procesos de pago, con las firmas de autorizado correspondientes.

34 25 Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y Director de AFIM indican: no se manifestaron de ninguna manera por el dicho hallazgo. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que los responsables no se manifestaron al respecto. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 20, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 5, DIRECTOR AFIM CARLOS ANDRINO TUBAC COS 5, Total Q. 10, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Condición Se solicitó a las autoridades Municipales que presentaran la constancia de haber remitido a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal 2012, pero la misma no fue puesta a la vista de la comisión de Auditoria. Criterio El Acuerdo Gubernativo , del Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 23 de diciembre de Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, Artículo 41.Atribuciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y

35 26 Adquisiciones del Estado. Numeral 7. Indica: Requerir de todas las entidades del sector publico sus programas de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Causa Incumplimiento de las personas responsables, con el envío de la información respectiva. Efecto La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas no cuenta con información oportuna de la programación de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Las adquisiciones no se realizan dentro de un marco de transparencia. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Director AFIM para que de inmediato cumpla con remitir a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal correspondiente, de forma oportuna, y sin atrasos. Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y Director de AFIM indican: Le manifestamos que NO ESTAMOS DE ACUERDO QUE ESTA CONDICIÓN recaiga en la actual administración, debido a que, para presentar la programación anual de compras que establece el acuerdo gubernativo es necesario contar con el presupuesto debidamente aprobado y elaborado, por lo tanto aunque la norma no sea específica en indicar la fecha a entregar se ha considerado la entrega a más tardar el 15 de enero de cada año, por lo que como de usted es sabido nosotros tomamos posesión el día 15 de enero de 2012, empezando labores administrativas el día 16 de enero de 2013, habiendo sido responsables de presentar la programación anual de compras para el año 2012, la administración Municipal que entregó el cargo el día 15 de enero. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo debido que el Alcalde Municipal y Director AFIM indican que no tuvieron tiempo para presentar la programación de compras de dicha municipalidad, pero el Ministerio de Finanzas Publicas por medio de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado prorrogó la fecha de

36 27 vencimiento según Oficio Ref.SNTCyA-DACE de fecha 10 de julio 2012 al 31 de julio 2012 por lo que no tiene razón de decir que no tuvieron el tiempo necesario para cumplir con dicha obligación. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 5, DIRECTOR AFIM CARLOS ANDRINO TUBAC COS 5, Total Q. 10, Hallazgo No. 2 Falta de envío de copias de contratos al registro de la Contraloría General de Cuentas Condición En la revisión efectuada se detectó que los Contratos Administrativos suscritos con cargo al rengón presupuestario 029, durante los meses de Enero a Diciembre del año 2012, por parte de la Municipalidad de La Santa Cruz Barillas, Huehuetenango, no se enviaron oportunamente a la Contraloria General de Cuentas, conforme lo estabalece la normativa vigente. El valor sin iva de dichos contrato, Asciende a Q310, Criterio El De Decreto No del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado, en su Artículo 74 Registro de Contratos, establece lo siguiente: Se crea el registro de los contratos que funcionara adscrito a la Contraloría General de Cuentas, para facilitar la fiscalización de las contrataciones que se deriven de la aplicación de la presente ley y centralizar la información y en su Artículo 75 Fines de Registro de Contratos se establece que: De todo contrato, de su incumplimiento, resolución, rescisión o nulidad, la entidad contratante deberá remitir dentro del plazo de treinta días (30) contados a partir de su aprobación, a de la respectiva decisión, una copia a la Contraloría General de Cuentas, para efectos de registro, control y fiscalización. Causa Falta de controles adecuados para cumplir con la normativa establecida en la Ley de Contrataciones del Estado.

37 28 Efecto Dificultad en la fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas, al no contar con información oportuna, relacionada a los contratos suscritos. Recomendación El Alcalde Municipal debe girar instrucciones al Secretario Municipal, a efecto de cumplir con los plazos que establece la ley, relacionados al envío de la copia de los contratos suscritos a la Contraloría General de Cuentas. Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y Secretario Municipal indican: Con relación a esta condición le manifestamos que la Municipalidad de Barillas es grande estructuralmente por la cantidad de población que debe atender, por lo que de acuerdo a lo que establece el código Municipal se han creado departamentos y personas responsables de realizar ciertas tareas, y el atraso de entrega de los contratos se debió a que la persona responsable tuvo inconvenientes. Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que en el comentario de los responsables confirman el incumplimiento del envío de los contratos en las fechas establecidas de conformidad con la normativa legal. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con Ley de Contrataciones del Estado, Decreto Número 57-92, del Congreso de la República, Artículo 82, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 6, SECRETARIO MUNICIPAL CARLOS ENRIQUE QUIÑONEZ MINERA 6, Total Q. 12, Hallazgo No. 3 Falta de depuración de la cuenta construcciones en proceso Condición Al realizar la revisión del Balance General, se detectó la cuenta: 1234 de Construcciones en Proceso la cual tiene la cantidad de Q. 47,370,339.77, monto del cual no se han rebajado los proyectos ya terminados. Criterio El Acuerdo No de la Contraloría General de Cuentas, Normas de Control

38 29 Interno Gubernamental, norma 5.8 establece: ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN PROCESADA se lee: La máxima autoridad de cada ente público, debe normar que toda la información financiera, sea analizada con criterios técnicos. Las unidades especializadas de cada ente público son las responsables de realizar el análisis financiero oportuno de toda la información procesada, así como la interpretación de los resultados para asegurar que la misma es adecuada y que garantice que los reportes e informes que se generan periódicamente sean confiables, para la toma de decisiones a nivel gerencial. Causa No existen políticas municipales, para coordinar y definir con la Dirección Municipal de Planificación, un procedimiento eficaz para el traslado de los saldos de esa cuenta, a la cuenta 1231 Propiedad y Planta de Operación". Efecto Riesgo de presentar saldos no razonables en el Patrimonio de la Municipalidad y costos que deben ser reclasificados como obras ya terminadas. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal para que conjuntamente con el Director Municipal de Planificación y el Director de AFIM, coordinen las acciones necesarias para establecer los controles que permitan el analisis y depuración de la cuenta mencionada, en forma periodica. Comentario de los Responsables En Oficio sin número de fecha 8 de abril de 2013 el Señor Alcalde Municipal y Director de AFIM indican: Con relación a esta condición le manifestamos que NO ESTAMOS DE ACUERDO Y NO ACEPTAMOS LO INDICADO debido a que, dicha cuenta se ha ido depurando al contar con todos los requisitos que exige el sistema SICOIN GL, es importante mencionar que anteriormente estaba con una cantidad mayor, lo cual se ha realizado de acuerdo a la documentación de soporte, ya que como es sabido, el sistema SICOIN GL tiene sus propias características para poder liquidar y transferir un proyecto de construcciones en proceso a la cuenta que corresponde y como norma de control interno nosotros no podemos reclasificar si no se tiene certeza de que el proyecto ha sido finalizado al 100% tanto física como financieramente, así como los documentos de soporte respectivos. Es importante indicar que la mayoría de proyectos que se encuentran en dicha cuenta vienen de administraciones pasadas ya que los proyectos del año 2012 que se empezaron a ejecutar en nuestra administración y están en la cuenta 1234 (construcciones en proceso), efectivamente estaban en ejecución al 31 de diciembre de Es importante mencionar que hemos asumido el rol de irlos depurando de acuerdo a lo sugerido por la Unidad de Auditoria Interna Municipal y de acuerdo a lo indicado anteriormente, es por ello que a la fecha la cuenta

39 30 construcciones en proceso ya se encuentra ajustada, considerando que por el cierre del ejercicio 2012, dichos ajustes se debían realizar en el año 2013, (ver anexo 01). Comentario de Auditoría Se confirma el presente hallazgo en virtud que en el comentario de los responsables no desvanece el mismo. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL 5, DIRECTOR AFIM CARLOS ANDRINO TUBAC COS 5, Total Q. 10, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Se dio seguimiento a las recomendaciones de la auditoría anterior correspondientes al ejercicio fiscal 2011, con el objeto de verificar su cumplimiento e implementación por parte de las personas responsables, estableciéndose que se le dio cumplimiento a las mismas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 ENRIQUE ALBERTO MERIDA AVILA ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ GREGORIO LUCIANO NOLASCO MARCELINO ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /01/ RAFAEL FRANCISCO PEDRO FELIX SINDICO I 01/01/ /01/ MARIO LUIS CASTAÑEDA ALVARADO SINDICO SEGUNDO 15/01/ /01/ MIGUEL JUAN MIGUEL GASPAR CONCEJAL I 01/01/ /01/ GELBIN WALTER RIVERA LOPEZ CONCEJAL III 01/01/ /01/ ANIBAL ESCALANTE GONZALES CONCEJAL II 01/01/ /01/ BIENVENIDO ANIBAL PALACIOS MUÑOZ SUB DIRECTOR 01/01/ /01/ LEON FRANCISCO LEON CONCEJAL IV 01/01/ /01/ FRANCISCO JUAN PEDRO CONCEJAL V 01/01/ /01/ DIEGO JUAN GASPAR JUAN CONCEJAL VI 01/01/ /01/ FROEBEL BALDEMAR MOLINA SECRETARIO MUNICIPAL 01/01/ /01/ EDWARD AMED NORIEGA AVILA DIRECTOR DMP 01/01/ /01/ MIGUEL ANGEL COBON CALEL DIRECTOR AFIM 01/01/ /01/ CANDIDO MANUEL LOPEZ MANUEL ALCALDE MUNICIPAL 15/01/ /12/ ANTULIO NERY SAMAYOA Y SAMAYOA CONCEJAL I 15/01/ /12/ JUAN MIGUEL SALVADOR TOLEDO CONCEJAL II 15/01/ /12/ JORGE LUIS HERRERA MENDEZ CONCEJAL III 15/01/ /12/2012

40 31 19 JUAN NICOLAS JUAN DOMINGO CONCEJAL IV 15/01/ /12/ MARCOS SEBASTIAN JUAN CONCEJAL V 15/01/ /12/ FRANCISCO FIDEL GONZALEZ RIVERA CONCEJAL VI 15/01/ /12/ SIMON DIEGO SIMON MATEO CONCEJAL VII 15/01/ /12/ EMILIO RAMON SEBASTIAN SINDICO I 15/01/ /12/ MANUEL ENRIQUE MOLINA LOPEZ SINDICO II 15/01/ /12/ CARLOS ENRIQUE QUIÑONEZ MINERA SECRETARIO MUNICIPAL 15/01/ /12/ CARLOS ANDRINO TUBAC COS DIRECTOR AFIM 15/01/ /12/ BIENVENIDO ANIBAL PALACIOS MUÑOZ DIRECTOR DMP 15/01/ /12/ MAINOR LISANDRO CASTAÑEDA MARTINEZ AUDITOR INTERNO 15/01/ /12/2012

41 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. VICTOR ARTURO LORENZO SAY Coordinador Gubernamental Lic. LUIS AMAN NAJARRO VALENZUELA Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

42 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Generar condiciones que permita facilitar el desarrollo de oportunidades locales como entidad pública integrada con responsabilidad, e integridad, compromiso y transparencia para contribuir a reducir la pobreza y mejorar la calidad de vida de la población Visión (Anexo 2) Ser una Municipalidad que promueva y contribuya el mejoramiento de la calidad de vida de la población, atendida con alto compromiso de proyección social, encaminada a una administración e inversión eficiente que sea sustancial y significativa para generar condiciones para el desarrollo socioeconómico y ambiental de Barillas Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Consejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien se constituye como el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión. El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2.Salud y asistencia Social; 3.Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; 4.Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5.Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6.De finanzas; 7.De probidad; 8.De los derechos humanos y de la paz; 9.De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social.

43 34 El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: 1.Dirección Municipal de planificación. 2.Oficina Municipal de la Mujer. 3.Administración Financiera Integrada Municipal. Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal.

44 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

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46 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

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53 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

54 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)

55 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)