Introducción a Outlook 2010

Transcripción

1 1. QUÉ ES OUTLOOK L as aplicaciones pertenecientes a Office 2010 se adaptan perfectamente al trabajo cotidiano en una oficina o empresa. Sin embargo, en una oficina se genera y se debe manejar un gran conjunto de información, que debería ser almacenada en algún lugar para poder disponer de ella cuando queramos de una forma lo más sencilla y cómoda posible. Pues bien: Outlook entra dentro de las aplicaciones llamadas "organizadores personales", cuyo principal cometido es el de manejar la información personal y profesional que utilices a diario. Outlook permite organizar los siguientes tipos de información: Outlook para hoy reúne el correo electrónico, las reuniones programadas y la lista de tareas para ver, al mismo tiempo, todo lo que hoy es importante tener presente. Calendario para programar citas y reuniones diarias, semanales o a más largo plazo. Programación y seguimiento de las tareas que debes llevar a cabo. Información sobre los contactos personales y profesionales que tengas: clientes, proveedores, profesionales de distintos sectores, amigos, etc. Correo electrónico, ya sea el que surge a través de la red de tu empresa o el correo proveniente de una conexión a Internet. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 1

2 Entradas de diario, donde se reflejará todo aquello que debas guardar sobre tu trabajo diario: quién ha llamado, dónde has estado, con quién te has reunido, etc. Notas al estilo de las post-it, donde podrás apuntar todo lo que se te ocurra en un momento dado y no sepas dónde guardarlo. Como puedes ver y como comprobaremos, Outlook es mucho más que una agenda o un simple programa de administración del correo electrónico. Outlook 2010 es una versión mejorada de las versiones anteriores (Outlook 2003 y Outlook 2007, por ejemplo), por lo que, si ya has trabajado con alguna versión anterior, podrás ver que muchas cosas son similares y te familiarizarás rápidamente con esta versión. Si utilizas mucho Outlook, puede ser útil el crear un acceso directo a este programa en el escritorio de Windows, para poder acceder rápidamente al mismo haciendo doble clic en dicho acceso directo. 2. INICIAR Y CONFIGURAR P ara poner en funcionamiento Outlook 2010, haremos lo mismo que en cualquier otro programa: seleccionar su opción correspondiente en el menú Inicio de Windows. Recuerda que en el menú Inicio están los programas que tienes en el ordenador y que puedes ejecutar o poner en marcha. La primera vez que se inicia Outlook, hay que establecer su configuración. Para ello aparece un asistente, que nos guiará por los distintos pasos. 2 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

3 Al ejecutar Outlook, se crea automáticamente un perfil en el sistema. Un perfil reúne la información necesaria sobre el usuario de Outlook (archivos de datos y cuentas de correo electrónico). Para gestionar los perfiles de usuario, accede al elemento Correo del Panel de control de Windows (en Windows Vista y Windows 7, este elemento se encuentra dentro de la sección Cuentas de usuario y protección infantil del Panel de control; si no lo encuentras, puedes escribir el texto Correo en el campo de búsqueda del Panel de control para localizarlo). Si accedes a este elemento Correo, se abrirá una ventana desde la que puedes añadir y configurar las cuentas de correo electrónico y los archivos de datos de Outlook, además de los perfiles de usuario. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 3

4 Por ejemplo, podrías crear distintos perfiles si el equipo fuera utilizado por más de una persona. Cada una tendría su propio perfil, con la configuración, direcciones, cuentas de correo electrónico, etc., propias de cada una. En la lista de la parte inferior de la ventana puedes indicar el perfil que se usará en Outlook. Si activas la casilla Solicitar un perfil, cada vez que arranques Outlook, se mostrará un mensaje que te preguntará el perfil que se debe utilizar. Si en tu equipo existe más de un perfil (de ti mismo o de otros usuarios), deberías activar esta casilla para que, cada vez que se inicie Outlook, puedas indicar el perfil que vas a utilizar en la sesión de trabajo. El asistente te permite configurar la cuenta de correo electrónico que utilizarás en Outlook: servidores, nombre de usuario, contraseña, etc. De todas formas, en cualquier momento puedes añadir y configurar una cuenta de correo electrónico, por lo que dejaremos este punto para más adelante, cuando tratemos este tema. De esta forma, podrás utilizar Outlook como una agenda, sin gestionar mensajes de correo electrónico. Después de indicar esta configuración inicial, aparece Outlook, dispuesto para comenzar a trabajar con él. Las próximas veces que accedas a Outlook se ejecutará directamente, sin que tengas que especificar las opciones de configuración. 4 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

5 Al abrir Outlook, también se comprueba cuál es el programa de correo electrónico y de contactos predeterminado en el ordenador. En caso de que no sea Outlook, puedes establecerlo en ese momento. Recuerda que puedes minimizar la Cinta de opciones desde el botón Minimiza la cinta de opciones o haciendo doble clic en la ficha activa, así como pulsar la tecla para utilizar las sugerencias de teclas a la hora de acceder a los distintos comandos. 3. COMPONENTES DE OUTLOOK A l entrar a Outlook 2010 puedes ver que tiene varios elementos típicos de las aplicaciones de Office: Cinta de opciones, ficha Archivo, barra de estado, zona de trabajo, etc. El funcionamiento de la Cinta de opciones es idéntico al resto de programas de Office (Word, Excel...): existen distintas fichas o pestañas, que contienen botones y controles organizados por grupos (el nombre de cada grupo aparece en la parte inferior del mismo, indicando para qué se utilizan los comandos de dicho grupo). Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 5

6 A la izquierda de la ventana aparece el panel de navegación. A través de los botones y opciones de este panel accederás a cada uno de los componentes de la aplicación. Fíjate en los distintos elementos o componentes de Outlook: correo, calendario, contactos, etc. Para acceder a un determinado componente, solo tendrás que pulsar en él, en el panel de navegación. A continuación describiremos brevemente los distintos componentes de Outlook: Correo : en este componente puedes ver varias carpetas que permiten trabajar con el correo electrónico: bandeja de entrada, en la que se guardan los mensajes recibidos; bandeja de salida, que almacena los mensajes a enviar; elementos enviados, que son los mensajes enviados; borrador, que son los mensajes inacabados, para que puedas completarlos más adelante, etc. Calendario : aquí podrás introducir las citas y reuniones que tengas que recordar. Podrás acceder a un mes y a una fecha en concreto para crear las citas en el día adecuado. Contactos : podrás incluir la información referente a los contactos que mantengas. Podrás incluir el nombre, teléfono, dirección y toda aquella información que quieras guardar. Tareas : en este componente se introducen las tareas o trabajos que tienes que realizar. Podrás indicar cuándo empiezan, cuándo deberían estar terminados, etc. Notas : aquí se almacenan notas, como si fueran post-it. Si quieres guardar alguna cosa para recordarla más tarde, alguna frase, dirección, número de teléfono, número de serie, etc., simplemente crea una nota en esta carpeta. Diario : componente donde podrás guardar cualquier información que necesites recordar sobre tu trabajo diario: llamadas de teléfono, reuniones, documentos que utilizas, etc. Cada uno de los componentes es en realidad una carpeta, en el sentido de que es el lugar donde se guardan los elementos que crees en Outlook. Si pulsas en el botón Lista de carpetas, que está en la parte inferior del panel de navegación, podrás ver en este panel de navegación todas las carpetas disponibles en Outlook. Como puedes ver, las distintas carpetas (Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Calendario, Contactos, etc.), son subcarpetas de Archivo de datos de Outlook. 6 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

7 Por ejemplo, la Bandeja de entrada no es más que una carpeta donde se almacenarán los mensajes de correo electrónico que recibas. En este caso, dichos mensajes son elementos de esta carpeta. De la misma forma, la carpeta (o componente) Calendario es el lugar donde incorporarás tus citas y reuniones. Por lo tanto, otra forma de acceder a un determinado componente de Outlook es seleccionarlo en esta lista de carpetas. En cualquiera de las carpetas, la información que contiene puede verse de distintas formas o vistas. Por ejemplo, en la carpeta Calendario podrás ver la lista de citas por día, por semana, por semana laboral, etc. En la carpeta Contactos, podrás ver la lista de contactos en forma de tarjetas de visita, como lista de teléfonos, etc. Puedes elegir el tipo de vista desde los controles adecuados de la Cinta de opciones. Ten en cuenta que cada componente de Outlook tiene sus propias vistas (recuerda que es lo mismo hablar de componente que de carpeta). En la ficha Vista de la Cinta de opciones dispones de más opciones en cuanto a cómo quieres mostrar la información de la carpeta actual. Tienes varias opciones de personalización de la vista, mostrar o no distintos paneles, establecer distintas configuraciones, etc. De esta forma puedes mostrar la vista de la forma que más te guste, te sea más cómoda o crear más vistas. Con en el botón Configurar botones, que está en la parte inferior del panel de navegación tendrás acceso a un menú con el que podrás cambiar la apariencia de este panel. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 7

8 En la ficha Vista de la Cinta de opciones existe un botón denominado Panel de navegación, cuyo menú permite minimizar, ocultar o mostrar el panel de navegación, así como también acceder a sus opciones. Con las opciones Mostrar más botones y Mostrar menos botones podrás poner los botones con su icono y su nombre en el panel de navegación o ponerlos simplemente con su icono en la parte inferior del mismo (como aparece el botón de las Notas, por ejemplo). También podrás añadir o quitar botones al panel de navegación o cambiar el orden en que aparecen, desde Opciones del panel de navegación. Con la opción Accesos directos del panel de navegación se muestran accesos directos a elementos de Outlook, para poder acceder a ellos. Puedes incluir las carpetas a las que accedas con frecuencia, para mostrarlas desde aquí. 4. OUTLOOK PARA HOY C eficacia. omo hemos dicho, una misma información puede mostrarse de formas o en vistas distintas para obtener de ella una mayor La página Outlook para hoy muestra una vista previa del día. Aquí se reúne en una misma vista tres elementos importantes de información situados en tres apartados: Calendario: lista de citas, reuniones, eventos, etc., programadas para una fecha y hora determinadas. Tareas: lista de tareas o cosas por hacer. Mensajes: carpetas donde se guardan los mensajes de tu correo electrónico. En el Calendario podemos incluir y ver todos los eventos que tengamos programados, mientras que en Outlook para hoy solo se mostrarán los elementos que hoy te interese tener presentes. 8 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

9 Para acceder a las carpetas, además de utilizar el panel de navegación, también puedes pulsar en alguno de los enlaces que aparecen en la zona de trabajo principal de Outlook, en la página Outlook para hoy. Si pulsas el botón Personalizar Outlook para hoy (que está en la parte superior derecha de esta página) se mostrará una ventana desde la que puedes reorganizar y configurar el contenido y la forma de mostrar la información en la página de Outlook para hoy, para que se muestre de la forma que indiques. Aunque por defecto solo se muestran tres carpetas en el apartado Mensajes de Outlook para hoy, pulsando el botón Elegir carpetas puedes seleccionar las carpetas que quieras ver. Si activas la casilla Al iniciar, ir directamente a Outlook para hoy, cada vez que ejecutes Outlook, la primera página que se mostrará será ésta. Si quieres que se muestren no solo los eventos de hoy, sino también de varios días siguientes, indica el número de días en el campo Mostrar este número de días en mi calendario. Por ejemplo, si indicas el valor 5 en este campo, se mostrarían los eventos que estén programados dentro de los cinco días siguientes. Para el apartado de Tareas, podemos indicar que se muestren Todas las tareas o Las tareas para hoy, y hacer que aparezcan ordenadas según el campo que especifiquemos. Finalmente, en la parte inferior puedes seleccionar distintos estilos o formas de mostrar toda la información de los tres apartados que aparecen en Outlook para hoy. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 9

10 Una vez hayas configurado todos estos parámetros para adecuar o personalizar Outlook para hoy a tu gusto, pulsa Guardar cambios para hacerlos efectivos o Cancelar para no tener en cuenta los cambios. Ya veremos más adelante cómo organizar la información en cada uno de los componentes. 5. ARCHIVAR Y SALIR DE OUTLOOK L a información que maneja Outlook solo tiene sentido, en la mayoría de ocasiones, durante un determinado período de tiempo. La programación de citas, reuniones, tareas, etc., es útil mientras aún pueda llevarse a cabo. Si no has acudido a una cita que estaba programada para un tiempo que ya ha pasado, "difícilmente" podrás acudir. La vista Backstage sustituye al Botón de Office de la anterior versión de Office (2007) y al menú Archivo que se utilizaba en versiones más antiguas. Por ello, Outlook permite archivar los datos que tengan una determinada antigüedad, que ya no son útiles, pero que quieres guardar a efectos de fichero histórico o de registro. Al archivar estos datos, se descargan del archivo de datos de Outlook, creando uno con dicha información histórica. Desde la ficha Archivo de la Cinta de opciones puedes acceder a la vista Backstage, desde la que dispones de opciones de configuración, operaciones con archivos (abrir, almacenar...), impresión y otros comandos. Si pulsas el botón Herramientas de limpieza se mostrará un menú, en el que se encuentra la opción Archivar. Si seleccionas esta opción se abrirá un cuadro desde el que puedes indicar qué carpeta quieres guardar y, por lo tanto, en la que los elementos antiguos serán eliminados. 10 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO

11 De esta forma podrías archivar los elementos de la Bandeja de entrada o las citas del Calendario. Otra información, como puede ser la lista de Contactos, no suele ser archivada, ya que la mayoría de veces es una información siempre útil. Deberás indicar la ubicación del archivo histórico e introducir su nombre en el campo Nombre del archivo histórico, con la extensión pst. Se archivarán todos los elementos con fecha anterior a la indicada en Archivar elementos anteriores al. Los archivos con extensión pst son de tipo archivos de datos de Outlook, y en versiones anteriores se solían llamar archivos de carpetas personales. Es decir, que toda la información de las carpetas que hay dentro del archivo de datos de Outlook que se está utilizando se almacena en un archivo con extensión pst en el disco duro de tu ordenador. En Outlook puedes crear distintos archivos de datos para organizar los datos en carpetas distintas. Por ejemplo, podrías tener toda la información (mensajes, contactos, etc.) de una empresa en un archivo de datos y la de otra empresa en otro. Esto también te puede servir para compartir la información con otras personas o copiarla en otros ordenadores. Por ejemplo, si creas un archivo de datos (es decir, con extensión pst) del componente Contactos, podrás abrir o importar este archivo de datos en otro equipo, con lo que podrás disponer en él de todos los contactos que hubieras creado. Desde el cuadro de Opciones de Outlook, accesible desde el elemento Opciones (en la parte izquierda de la vista Backstage), puedes personalizar todo el entorno de trabajo de la aplicación, estableciendo una gran cantidad de parámetros. En la sección Avanzado se encuentra el botón Configuración de Autoarchivar, desde el que puedes acceder a la configuración de Autoarchivar. Esta característica permite que Outlook archive periódicamente la información que manejes en la aplicación, según lo indicado en Ejecutar Autoarchivar cada x días. Copyright Computer Aided Elearning, S.A. 11

12 También podrás indicar otras opciones, como si quieres guardar los datos antiguos o simplemente eliminarlos del Outlook, si quieres que te pregunte en el momento en que se vaya a ejecutar el guardado automático, etc. Si accedes a las propiedades de un componente o carpeta (a través de la opción Propiedades de la ficha Carpeta de la Cinta de opciones), en la ficha Autoarchivar del cuadro que se mostrará podrás indicar si los elementos de dicho componente se archivarán según lo indicado en el cuadro anterior o especificar la configuración que se seguirá en ese caso concreto. Ten en cuenta que algunas carpetas, por ejemplo, la de Contactos, no disponen de esta característica, por lo que sus elementos solo pueden ser archivados de forma manual. Esta opción Importar también nos serviría para importar a Outlook datos procedentes de otros programas organizadores personales, Access, Excel, configuración de las cuentas, correo o direcciones de otros programas de correo electrónico, etc. Si quieres hacer una copia de la lista de contactos o de otra carpeta sin que sean eliminados sus elementos, no utilices el comando Archivar, sino el comando Importar (que se encuentra en la sección Abrir de la vista Backstage). De esta forma crearás copias de la información de Outlook sin eliminarla de las carpetas actuales. Tendremos que seguir los pasos de un sencillo asistente que nos guiará por todo el proceso de importación o exportación de los datos. Puedes incluso indicar el formato del archivo que se creará: archivo de datos (con extensión pst), Access o Excel, valores separados por comas o por tabulaciones en un archivo de texto... Finalmente, cuando hayas terminado el trabajo en Outlook, deberás salir de la aplicación. Para ello, dispones de la opción Salir en la vista Backstage. También puedes salir de Outlook cerrando la ventana principal con su menú de control o pulsando el botón Cerrar, de la misma forma que cualquier otra ventana de Windows. 12 SE PERMITE EL USO DE ESTE MANUAL ÚNICAMENTE A LOS ALUMNOS DE ESTE CURSO