Configuración de Office 365 en un iphone o ipad

Transcripción

1 Configuración de Office 365 en un iphone o ipad Guía de inicio rápido Consultar el correo Configure su iphone o ipad para enviar y recibir correos electrónicos desde su cuenta de Office 365. Consultar el calendario esté donde esté Sincronice los elementos de su calendario de Office 365 en su iphone o ipad para conocer en todo momento donde tiene que estar. Sincronizar los contactos Guarde sus contactos de O365 en su iphone o ipad para que le resulte más fácil compartir documentos, enviar correos electrónicos o programar reuniones con otros usuarios. Obtener acceso al bloc de notas de OneNote de su grupo Obtenga acceso fácilmente a cualquier bloc de notas de OneNote almacenado en un sitio de grupo de SharePoint o en su sitio de OneDrive para la Empresa con la aplicación de OneNote para iphone o ipad. Ver y editar documentos desde cualquier lugar Use la aplicación Office Mobile para suscriptores de Office 365 para ver y editar documentos directamente desde su iphone. Colaborar con su equipo Obtenga acceso a los sitios de su grupo y comparta o edite archivos almacenados en estos. Trabajar con los documentos Use la aplicación de OneDrive para la Empresa para trabajar o compartir cualquier documento de su sitio de OneDrive para la Empresa. Unirse a una reunión cara a cara Use la aplicación Lync 2013 para unirse a reuniones, enviar mensajes instantáneos o realizar videollamadas con otros usuarios y estar siempre conectado, incluso cuando no esté en la oficina.

2 Instalar la aplicación Office Mobile Instale la aplicación Office Mobile para iphone (disponible en itunes) en su iphone para poder editar documentos. La aplicación Office Mobile permite ver y editar documentos de Word, Excel y PowerPoint. Está optimizada para el tamaño de pantalla de un iphone. Antes de instalar Office Mobile, compruebe los requisitos del sistema para asegurarse de que se puede ejecutar en su teléfono. A continuación: 1. Seleccione App Store en su iphone y busque Office Mobile para suscriptores de Office Cuando se complete la instalación, inicie sesión en la aplicación con su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Una vez instalada, podrá crear nuevos documentos o ver los ya existentes en OneDrive para la Empresa o en los sitios de grupos de SharePoint. Instalar y configurar la aplicación OneNote Microsoft OneNote para iphone o ipad permite obtener acceso al instante a los blocs de notas en OneDrive y en sitios de grupos de SharePoint. Para empezar, tan solo necesita una cuenta de Microsoft. 1. Si va a instalar OneNote por primera vez en su iphone o ipad, vaya a App Store y busque OneNote para iphone o bien OneNote para ipad. 2. Seleccione el botón Gratis en la aplicación y, a continuación, seleccione Instalar. 3. Escriba su id. y contraseña de la App Store de Apple. Cuando se complete la instalación, el icono de la aplicación aparecerá en la pantalla principal. 4. Para iniciar sesión en la aplicación, use su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Para sincronizar sus blocs de notas Si ya tiene instalado OneNote con una cuenta personal de Microsoft (como una cuenta de Hotmail o de Outlook.com), puede agregar su cuenta de Office 365 relacionada con el trabajo para obtener acceso a cualquiera de sus blocs de notas de Office Abra la aplicación de OneNote en su iphone o ipad. 2. Seleccione Blocs de notas. 3. Seleccione el icono Configuración. 4. Seleccione Cuentas > Agregar un servicio > Office 365 SharePoint. 5. Escriba su dirección de correo electrónico y contraseña, y seleccione Iniciar sesión para agregar la cuenta. 6. Cierre Configuración de OneNote. 7. Seleccione Más blocs de notas. Sus blocs de notas aparecen en Recientes.

3 Configurar correo electrónico, calendario y contactos Puede conectarse a su correo electrónico de Office 365 u otro correo basado en Exchange desde un iphone o ipad. Al configurar una cuenta de Exchange en su teléfono o tableta, podrá obtener acceso a su correo, su calendario y sus contactos, y sincronizarlos. 1. Si esta es la primera cuenta de correo electrónico que configura en su iphone, seleccione Correo. En caso contrario, seleccione Ajustes > Correo, contactos, calend. > Agregar cuenta. 2. Seleccione Microsoft Exchange. 3. Escriba su dirección de correo electrónico (por ejemplo, toni@contoso.com) y su contraseña. En la esquina superior derecha de la pantalla, seleccione Siguiente. El programa de correo buscará la información que necesita para configurar su cuenta. Si el programa de correo encuentra la información necesaria, vaya al paso Si su iphone no encuentra la información que necesita, deberá agregar de forma manual el nombre del servidor. Si va a conectarse a su correo de Outlook 365, en Servidor, escriba outlook.office365.com. 5. Elija el tipo de información que quiere sincronizar entre la cuenta y el dispositivo y, a continuación, seleccione Guardar. De forma predeterminada, se sincroniza la información de correo, contactos y calendario. 6. Si se le solicita que cree un código de acceso, seleccione Continuar y especifique un código de acceso numérico. Si no configura ningún código de acceso, no podrá ver la cuenta de correo electrónico en su iphone. Instalar la aplicación Lync 2013 Con la aplicación Lync 2013 para iphone, puede elegir varias formas de comunicarse con otros usuarios, como mensajes instantáneos, llamadas de teléfono o videoconferencia, ya sea a través de una conexión de solo Wi-Fi o mediante una conexión de datos móviles cuando no esté conectado a una red Wi-Fi. 1. En el teléfono, vaya a App Store y busque Microsoft Lync 2013 para iphone. 2. Seleccione el botón Gratis en la aplicación, seleccione Instalar y escriba su id. y contraseña de la App Store de Apple. Cuando se complete la instalación, el icono de la aplicación aparecerá en la pantalla principal. 3. Para iniciar sesión, use su dirección de inicio de sesión (nombre@dominio.com) y su contraseña. En algunos casos, puede que necesite indicar un nombre de usuario en las Opciones avanzadas. Si no ha usado Lync en el equipo de escritorio y esta es la primera vez que usa Lync, debe tener una cuenta de Lync creada y una dirección de inicio de sesión. Si no conoce estos datos, póngase en contacto con el departamento de soporte técnico de su lugar de trabajo. No puede crear una nueva cuenta de Lync desde la aplicación de Lync para iphone.

4 Usar el correo electrónico Después de configurar su cuenta de correo electrónico de Office 365 en su iphone o ipad, el correo electrónico funcionará como cualquier otra cuenta de correo electrónico en su dispositivo. Esto es lo que puede hacer: Para consultar correos electrónicos: en la pantalla principal, puntee en Correo. Para enviar correos electrónicos: puntee en Editar. Agregue los destinatarios, escriba su mensaje y puntee en Enviar. Para responder a un correo electrónico: puntee en Responder. Cuando haya terminado, puntee en Enviar. Para comprobar otras carpetas: puntee en Carpetas. Seleccione la carpeta que quiera ver. Para ver todas las cuentas de correo del dispositivo: puntee en Correo. (Si se abre su bandeja de entrada, puntee en el nombre de la cuenta en la esquina superior izquierda). Aquí podrá ver todas las cuentas del dispositivo. También puede ver otras carpetas en las diferentes cuentas. En la sección Cuenta, puntee en la cuenta de la carpeta que quiera ver. Administrar el calendario Su calendario le permite crear y realizar un seguimiento de citas y reuniones. Para ver un elemento de calendario Puntee en la aplicación Calendario. Para crear una nueva reunión o evento 1. Puntee en la aplicación Calendario y seleccione la hora y otros detalles de la cita. 2. En la pantalla Agregar evento, puntee en Calendario y seleccione su calendario de Office 365. Cuando haya terminado, puntee en Listo. Administrar los contactos Agregue, edite o elimine contactos de su cuenta de Office 365. Para agregar un contacto 1. En la pantalla principal, puntee en Teléfono > Contactos. 2. Puntee en Nuevo y escriba la información del contacto. Cuando haya terminado, puntee en Listo. Para editar o eliminar un contacto Puntee en la cuenta de Office 365 para ver las otras carpetas de la cuenta. 1. Puntee en el nombre del contacto y seleccione Editar. 2. Modifique la información y puntee en Listo. Si va a eliminar el contacto, deslice rápidamente hacia abajo y puntee en Eliminar contacto.

5 Uso de las aplicaciones para iphone e ipad Instale las aplicaciones para iphone o ipad compatibles con Office 365 para poder colaborar con otros usuarios y trabajar desde cualquier lugar. Para obtener más información sobre cómo iniciar sesión por primera vez en estas aplicaciones, consulte la Guía de inicio rápido: configuración de Office 365 en un iphone o ipad: Lync 2013 para iphone o Lync 2013 para ipad OneDrive para la Empresa para suscriptores de Office 365 OneNote para iphone o bien OneNote para ipad Office Mobile para suscriptores de Office 365 (para usuarios de iphone) Uso de la aplicación Lync 2013 Si en su organización se usa Lync, puede usar la aplicación de Microsoft Lync 2013 en el iphone o ipad para seguir conectado durante sus desplazamientos. Establecer el estado o cerrar sesión Para cambiar su estado, en la pantalla Mi información, puntee en su estado y seleccione el que desee, o bien puntee en Cerrar sesión. Buscar un contacto En la pantalla Contactos, puntee en Buscar. Comience a escribir el nombre de la persona en el cuadro de búsqueda. Los resultados aparecerán debajo del cuadro. Enviar un mensaje instantáneo Cuando encuentre a la persona que estaba buscando, puntee en su nombre y, a continuación, en el icono MI. Escriba su mensaje y puntee en el icono Enviar. Nota Para enviar un mensaje instantáneo mientras está en una videollamada, puntee en el icono de MI, escriba su mensaje y puntee en el icono Enviar. Agregar audio a un mensaje instantáneo Cuando esté en un mensaje instantáneo y desee llamar al contacto, puntee en el icono Teléfono y seleccione el número al que quiera llamar. Unirse a una reunión de Lync Para unirse a una reunión de Lync, en la pestaña Reuniones, seleccione la reunión a la que desea unirse y puntee en Unirse a la reunión.

6 Uso de la aplicación OneNote Sincronización de blocs de notas de Office 365 Si tiene blocs de notas que utiliza habitualmente en sitios de SharePoint de Office 365, puede sincronizarlos con su iphone o ipad; para ello, agregue su cuenta de Office 365 después de iniciar sesión con una cuenta de Microsoft. Asegúrese de que los blocs de notas que desea abrir son los que ha visto recientemente desde el equipo u otro dispositivo. Los blocs de notas a los que no haya tenido acceso durante mucho tiempo no se sincronizarán al iniciar sesión. 1. Si tiene un bloc de notas abierto, puntee en Blocs de notas. 2. Puntee en Configuración 3. Puntee en Cuentas > Agregar un servicio > Office 365 SharePoint. 4. Escriba su dirección de correo electrónico y contraseña, y puntee en Iniciar sesión para agregar su cuenta de Office Cierre Configuración de OneNote. 6. En la pantalla Blocs de notas, puntee en Más blocs de notas. Sus blocs de notas aparecerán en Recientes. Trabajar sin conexión Primero sincronice su bloc de notas con OneDrive para la Empresa y, a continuación, OneNote sincronizará automáticamente los cambios que realice. Si en algún momento pierde la conexión a internet o la desactiva, los cambios pendientes se sincronizarán cuando vuelva a estar en línea. Compartir notas Puede enviar por correo electrónico páginas individuales o compartir un bloc de notas. Para enviar una página por correo electrónico 1. Abra la página que quiera enviar y puntee en la flecha de la esquina superior derecha 2. Puntee Página por correo electrónico. Para enviar un vínculo a un bloc de notas 1. Puntee en Blocs de notas. 2. Puntee en la flecha de la parte superior 3. En el bloc de notas que quiera compartir, puntee en la flecha derecha 4. Elija si el destinatario puede verlo o editarlo. Se abrirá un mensaje de correo electrónico con un vínculo al bloc de notas. 5. Escriba la dirección de correo electrónico y envíe el mensaje.

7 Uso de la aplicación Office Mobile Obtener documentos en su iphone La mejor forma de descargar sus documentos de Office 365 en su iphone es guardarlos en línea desde OneDrive para la Empresa o desde sitios de grupos de SharePoint. Podrá verlos posteriormente desde su iphone. 1. Si aún no se ha conectado a sus documentos de Office 365 y desea conectarse a OneDrive para la Empresa o SharePoint, puntee en la carpeta Abrir. 2. En la pantalla Sitios, puntee en Agregar un sitio e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña de Office 365. Nota: Si está en una subcarpeta, puntee en el botón Atrás y vaya a la pantalla Agregar un sitio. 3. Puntee en el servicio donde guardó el documento y, a continuación, en el documento para abrirlo. Compartir documentos Puede compartir documentos si los envía como datos adjuntos por correo electrónico. 1. Abra el documento que quiera compartir. 2. Puntee en Archivo 3. Puntee en Compartir. 4. Escriba su mensaje y puntee en Enviar. Trabajar sin conexión Puede seguir trabajando en su documento de Office cuando esté sin conexión. Cuando esté listo para guardar los cambios en el servidor, asegúrese de que está conectado a internet y, a continuación, puntee en Archivo > Guardar. Lo que puede hacer en Word Abrir estos tipos de archivo:.doc,.docx,.dot,.dotx,.dotm,.docm Editar estos tipos de archivo:.docx y.dotx Agregar, eliminar y mostrar comentarios Lo que puede hacer en Excel Abrir estos tipos de archivo:.xls,.xlsx,.xlt,.xltx,.xlsm,.xltm Editar estos tipos de archivo:.xlsx y.xltx Navegar por las distintas hojas en la vista Esquema Aplicar un filtro Ver la suma, la media, etc. de un rango con Autosuma Agregar, eliminar y mostrar comentarios Lo que puede hacer en PowerPoint Abrir estos tipos de archivo:.ppt,.pptx,.pps,.ppsx,.pptm,.ppsm Editar estos tipos de archivo:.pptx y.pptm Agregar y editar notas de diapositivas Compartir archivos mediante correo electrónico Buscar texto Dar formato al texto Buscar texto dentro de un libro Ordenar datos seleccionados Dar formato a celdas Borrar celdas Deshacer/rehacer Compartir archivos mediante correo electrónico Navegar por las diapositivas en la vista Miniaturas Compartir la presentación por correo electrónico