Configuración de Gmail para administradores

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1 Configuración de Gmail para administradores En esta guía 1. Activa funciones de la Consola de Administración 2. Importa tu correo electrónico anterior 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade tu firma 5. Usa Gmail con una dirección secundaria 6. Forma a tu equipo Qué necesitas Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

2 Descubre las posibilidades de Gmail para el trabajo Quizás estés familiarizado con Gmail como solución para mantenerte en contacto con familiares y amigos. Pero, sabías que Gmail también cuenta con eficaces funciones empresariales? Con tu cuenta de G Suite, puedes utilizar Gmail para organizar y localizar los mensajes importantes rápidamente. Los jefes pueden delegar sus buzones de correo en otro miembro del equipo. Puedes programar reuniones de Hangouts desde la bandeja de entrada. Todo eso y mucho más! A continuación, te recomendamos cómo empezar...

3 1. 2. Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Localiza Gmail en la Consola de Administración de Google Haz clic en un paso para consultarlo. Para empezar a configurar Gmail para tu equipo, ve a la página de Gmail en la Consola de Administración y, a continuación, activa algunas funciones empresariales clave. 1. Inicia sesión en la Consola de Administración de Google con tu contraseña y tu dirección de correo electrónico completa de G Suite. 2. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones. 3. Haz clic en G Suite. 4. Desplázate hacia abajo y haz clic en Gmail en la lista de servicios.

4 1. 2. Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Abre tu configuración de Gmail En la página de Gmail de la Consola de Administración, puedes seleccionar opciones relacionadas con la forma en que los miembros del equipo pueden enviar y administrar el correo. Te recomendamos que configures el ajuste para que puedan importar los mensajes de su programa de correo electrónico anterior, recibir confirmaciones de lectura de correo electrónico y delegar sus buzones de correo en otro miembro del equipo. Para empezar, haz clic en Configuración de usuario para abrir la página Configuración avanzada.

5 1. 2. Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Activa la configuración recomendada para tu equipo En la página Configuración avanzada de Gmail, localiza estas secciones para activar las funciones recomendadas. También puedes revisar otros ajustes. No olvides hacer clic en Guardar una vez que hayas terminado.

6 2. Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Importa tu correo anterior a G Suite Si guardas toda una vida en la bandeja de entrada, es probable que quieras importar tu correo electrónico a la nueva cuenta de G Suite. Para obtener instrucciones sobre cómo importar el correo anterior, consulta los enlaces siguientes y haz clic en el que mejor se ajuste al programa de correo electrónico que utilizabas. Verás los pasos donde se indica cómo importar el correo fuera de esta guía. Cuando termines, vuelve aquí para completar esta guía. Dónde está tu correo ahora? Microsoft Outlook Programa de Mac como Apple Mail o Thunderbird Host de correo web como Yahoo, Hotmail o AOL Una cuenta personal de Gmail Más información: Todas las opciones de importación

7 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Ve a tu bandeja de entrada de Gmail Ahora que ya has activado las funciones clave de Gmail y has importado tu correo anterior, preparemos la bandeja de entrada de Gmail para el trabajo. Tú y tu equipo podéis abrir Gmail: 1. Desde la barra de dirección del navegador, escribiendo mail.google.com/a/tudominio.com (o mail.tudominio.com, si has personalizado tu dirección de servicio de Gmail). 2. Desde otro servicio de G Suite en el que hayas iniciado sesión, como Calendar o Drive, haciendo clic en Menú de aplicaciones en la parte superior de la página y, a continuación, en Correo. (Como administrador, puedes abrir Gmail directamente desde la Consola de Administración y volver a la aplicación más tarde mediante el Menú de aplicaciones).

8 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Organiza los mensajes con etiquetas Probablemente quieras organizar los mensajes para fines laborales. En tu programa de correo anterior, quizás hayas guardado en carpetas los mensajes que te interesaba conservar. En Gmail no se utilizan carpetas, sino etiquetas. Un correo electrónico puede tener varias etiquetas asignadas, lo que permite encontrar más fácilmente aquello que se busca. Por ejemplo, podrías asignar a un mensaje de un cliente las etiquetas Clients y Projects. Solo habrá una copia del mensaje, pero este se mostrará cuando hagas clic en cualquiera de las dos etiquetas.

9 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Etiqueta los mensajes que quieras Crea una etiqueta y asígnala a un mensaje siguiendo estos pasos: 1. En la parte superior de un mensaje de correo electrónico, haz clic en. 2. Selecciona Crear nueva etiqueta, introduce el nombre de la nueva etiqueta y haz clic en Crear. 3. La etiqueta se aplica automáticamente al mensaje. Y ahora viene lo bueno. Puedes asignar tantas etiquetas como quieras a un mensaje y buscarlo luego por cualquiera de ellas. Para etiquetar más mensajes: En la bandeja de entrada, marca las casillas de los mensajes para seleccionarlos, haz clic en Etiquetas y, a continuación, marca las casillas de las etiquetas que quieras añadir a los mensajes

10 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Encuentra los mensajes etiquetados Para mostrar todos los mensajes que tengan asignada una etiqueta concreta, realiza una de estas acciones: En la parte izquierda, debajo de REDACTAR, haz clic en la etiqueta en la barra lateral. O bien, en el cuadro de búsqueda, escribe in:nombredeetiqueta (donde nombredeetiqueta es el nombre de la etiqueta). A continuación, vamos a ver otras formas de utilizar el cuadro de búsqueda de Gmail... Más información sobre cómo crear etiquetas

11 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Busca correos electrónicos por palabra clave Acabamos de ver cómo utilizar el cuadro de búsqueda de Gmail para localizar mensajes con una determinada etiqueta. Pero la función de búsqueda también se puede usar de otras formas. En primer lugar, puedes buscar una o varias palabras clave que aparezcan en cualquier parte del mensaje (en el asunto, el cuerpo o el nombre del remitente). En los resultados se mostrarán los mensajes que contengan todas las palabras clave.

12 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Define mejor la búsqueda Para restringir aún más la búsqueda y ver otras opciones, haz clic en la flecha Mostrar opciones de búsqueda en la barra de búsqueda de Gmail. Aquí puedes introducir criterios específicos, como la fecha de un correo electrónico y si contiene o no archivos adjuntos. Por ejemplo, quizás quieras encontrar un mensaje de Alice que tenga un archivo adjunto y que se haya enviado en un periodo de tiempo determinado. Y si quieres buscar con más rapidez...

13 Importa el correo 3. Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Utiliza accesos directos de búsqueda Puedes introducir los criterios directamente en la barra de búsqueda sin tener que abrir las opciones de búsqueda. Por ejemplo, introduce from:alice en la barra de búsqueda para localizar mensajes de Alice. Añade has:attachment para definir mejor la búsqueda y encontrar solo los mensajes de Alice que tengan un archivo adjunto. No te olvides de incluir un espacio entre los criterios de búsqueda. Te sorprenderá la rapidez con la que encontrarás un determinado mensaje, sin importar el tamaño de tu bandeja de entrada. Más información sobre la función de búsqueda en Gmail

14 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Crea tu firma de correo electrónico profesional Puedes añadir automáticamente una firma a los mensajes que envíes. Tu firma podría incluir tu nombre y cargo, e información de contacto de la empresa. 1. En la parte superior de la página de Gmail, haz clic en y selecciona Configuración. 2. En la pestaña General, desplázate hasta la sección Firma para redactarla. Utiliza la barra de formato para añadir colores de texto, estilos, enlaces e incluso una imagen. Pero antes de guardar ese cambio...

15 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda 4. Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Muestra tu firma en las respuestas Tu firma aparecerá al final de todos los mensajes que envíes. Sin embargo, a menos que especifiques lo contrario, no se mostrará en las respuestas a tus mensajes. Si quieres que tu firma esté siempre visible, incluso en las respuestas, marca la casilla Insertar esta firma antes del texto citado... Cuando hayas terminado, haz clic en Guardar cambios.

16 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Usa un alias para enviar correo Si quieres tener una dirección de correo electrónico secundaria, añade un alias de correo y envía y recibe mensajes de tus dos direcciones desde la misma bandeja de entrada de Gmail. Por ejemplo, podrías utilizar [email protected] y [email protected]. Añadir un alias no afecta al límite en el número de usuarios. Los alias también permiten enviar mensajes con la dirección principal o la alternativa desde la misma bandeja de entrada de Gmail. Después de configurar el alias, haz clic en tu dirección en el campo De de un mensaje nuevo y selecciona la que quieras que vea el destinatario. Más información: Enviar correo con un alias

17 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma 5. Usa un alias 6. Forma a tu equipo Configura tu alias en Gmail 1. Inicia sesión en G Suite y abra Gmail. 2. En la esquina superior, haga clic en y selecciona Configuración. 3. Haz clic en Añadir otra dirección de correo tuya en la sección Enviar mensaje como de la pestaña Cuentas. 4. Introduce la dirección alternativa (y opcionalmente otro nombre), deje marcada la casilla Tratarlo como un alias (opción predeterminada y haz clic en Siguiente paso >>. 5. Haga clic en Enviar verificación. 6. Para verificar el nuevo alias, realiza una de estas acciones: Inicia sesión en tu correo electrónico alternativo y haz clic en el enlace en el mensaje de verificación. O bien, introduce el código de confirmación en la sección Cuentas de tu configuración de correo de G Suite. Nota: Si no recibes el correo electrónico de verificación, ponte en contacto con el administrador de G Suite para confirmar si está configurada la opción de alias de dominio o de correo electrónico. Más información sobre la gestión de alias de correo electrónico

18 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma Usa un alias 6. Forma a tu equipo Lista de tareas pendientes de Gmail para tu equipo Ahora que ya has empezado a utilizar algunas de las funciones empresariales de Gmail, es momento de ayudar a tu equipo a familiarizarse con Gmail. Aquí tienes nuestras sugerencias sobre lo que debe hacer cada uno de sus miembros en primer lugar. Cada miembro debe: 1. Importar su correo electrónico anterior a G Suite 2. Aprender los principios básicos del envío de correo 3. Crear una firma, etiquetas y filtros

19 Importa el correo Utiliza etiquetas y la función de búsqueda Añade una firma Usa un alias 6. Forma a tu equipo Consigue más formación para tu equipo Qué debemos hacer a continuación? Os recomendamos que visitéis el Centro de Aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center para obtener información y formación adicionales sobre Gmail. Visitar el Centro de aprendizaje Allí encontrarás: Vídeos y guías de formación de Gmail Preguntas frecuentes de usuarios empresariales Más funciones empresariales de Gmail

20 Enhorabuena. Has configurado Gmail para tu equipo. Ahora ya sabes cómo: Personalizar la configuración de Gmail en la Consola de Administración Importar tu correo electrónico a G Suite Organizar y localizar los mensajes mediante etiquetas Buscar mensajes de Gmail. Crear tu firma profesional. Añadir una dirección de correo electrónico alternativa (alias) Formar a tu equipo para que utilice Gmail Te ha resultado útil esta guía? Enviar comentarios