En este tema conocerás el entorno de trabajo de PowerPoint 2007 que presenta significativos cambios respecto de versiones anteriores.

Transcripción

1 2.- ENTORNO DE POWERPOINT Como hemos dicho, PowerPoint es la herramienta que inclue la suite de Microsoft Office para realizar presentaciones. Las presentaciones son un elemento muy importante como apoyo para describir, desarrollar y comunicar ideas. La utilidad de las presentaciones abarca un amplio sector, desde la impartición de contenidos docentes hasta reuniones de empresa, congresos, presentación de productos, etc. PowerPoint 2007 auna sencillez y rapidez de uso con una alta calidad de diseño y control de contenido expuesto. Además de incluir textos en las diapositivas, podremos insertar imágenes, sonido, vídeos, efectos de animación, transiciones, textos con WordArt, etc. En este tema conocerás el entorno de trabajo de PowerPoint 2007 que presenta significativos cambios respecto de versiones anteriores. El nuevo diseño de los menús de PowerPoint 2007 (compartido por todas las aplicaciones de la suite Office 2007) tiene como objetivo la agrupación de los botones más comúnmente usados ocupando el mínimo espacio de la ventana de la aplicación, pero sin renunciar a una rápida disponibilidad de cualquiera de ellos cuando realices acciones para las que existan opciones específicas. El diseño de pestañas o fichas temáticas de la Cinta de Opciones facilita estos objetivos y las funciones comunes a cualquier aplicación Office se encuentran unificadas en el Botón Office, que sustituye al tradicional menú Archivo. Es muy importante familiarizarnos con el entornos de trabajo de PowerPoint para sacar el máximo rendimiento a las opciones que ofrece y trabajar con mayor rapidez al utilizar las distintas herramientas que ofrece Botón Office Botón de Office El Botón Office incluye el contenido del tradicional menú Archivo, es decir, accesos directos a los documentos abiertos recientemente, el botón de acceso a las opciones de configuración de PowerPoint 2007 y el de salida de la aplicación. 2.1

2 Algunas de las opciones incorporadas en el menú del Botón Office solo estarán activas cuando estés trabajando con una presentación y las que tienen una flecha a su derecha, al situar encima el puntero del ratón, despliegan un submenú con sus opciones de uso más habitual. La opción Nuevo te servirá para crear un nuevo documento, ya sea en blanco, a partir de las plantillas instaladas en tu Pc o de las descargadas de Microsoft Office Online. La opción Abrir te permitirá abrir documentos de PowerPoint existentes en el disco duro o en otros soportes. La opción Guardar te permitirá guardar las presentaciones en el disco duro o en otros soportes. Si es la primera vez que guardas 2.2

3 la presentación aparecerá la ventana Guardar como para que selecciones el nombre, tipo y destino del archivo. La opción Guardar como te será útil cuando quieras guardar la presentación con un nombre o destino diferentes, al igual que para guardarla en otro tipo de archivo distinto del predeterminado. Desde la opción Imprimir podrás obtener una copia impresa de la presentación o bien una Vista preliminar por pantalla para comprobar previamente el aspecto final de la impresión. Desde la opción Preparar podrás editar ciertas propiedades de la presentación, acceder a configuraciones de seguridad y cifrado con contraseña, así como a utilidades avanzadas. La opción Enviar te servirá para adjuntar directamente la presentación a un correo electrónico usando Outlook 2007 como gestor de correo electrónico. La opción Publicar contiene opciones avanzadas de almacenamiento de la presentación como el empaquetado en un Cd o su publicación en servidores. Cuando quieras Cerrar la presentación pero dejando PowerPoint abierto tendrás que usar esta opción. Si en la presentación tienes cambios no guardados te avisará para que puedas hacerlo. El botón Opciones de PowerPoint te dará acceso a la ventana de configuración de las opciones por defecto de la aplicación como, por ejemplo, el tipo de archivo predeterminado para guardar las presentaciones o los iconos incluidos en la Barra de herramientas de acceso rápido. El botón Salir de PowerPoint te servirá para terminar la ejecución de PowerPoint, avisándote si tienes cambios pendientes de guardar en las 2.3

4 presentaciones que tengas abiertas en ese momento. El panel de Documentos recientes te servirá para abrir con un solo clic las presentaciones con las que hayas trabajado recientemente. Si dejas el puntero del ratón sobre una de ellas verás su ruta de ubicación en el disco duro Barra de acceso rápido Barra de Acceso Rápido La Barra de acceso rápido incluye accesos directos a las operaciones más utilizadas, para tenerlas todas fácilmente accesibles desde un único lugar. Por defecto está situada junto al Botón Office e incorpora botones para los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir, pero puedes personalizarla con aquellos comandos que vayas a usar más frecuentemente o elegir otra posición para ella. A la derecha de la zona de comandos tiene un botón para acceder al menú desplegable de personalización. 2.4

5 El menú de personalización incluye las opciones de uso más habitual para incluirlas en la Barra de acceso rápido con un simple clic, estando señaladas las ya incluidas. Por ejemplo, haciendo clic en la opción Nuevo, automáticamente el icono Nuevo se incorporará a la Barra de acceso rápido Si quieres incluir otros comandos usa la opción Más comandos... para seleccionar los que desees incluir. Nos aparecerá una ventana en la que podremos elegir los comandos que deseamos incluir en nuestra Barra de acceso rápido. 2.5

6 También puedes cambiar la posición de la Barra de herramientas de acceso rápido, pudiendo elegir entre ubicarla encima o debajo de la Cinta de Opciones. 2.6

7 Incluso desde este menú podrás minimizar la Cinta de opciones para aumentar el espacio disponible para visualizar las diapositivas. 2.7

8 2.3. Cinta de opciones Cinta de Opciones La Cinta de opciones es una nueva forma de unificar en un solo elemento los tradicionales contenidos de menús y barras de herramientas, ocupando un mismo espacio para todas las opciones disponibles en PowerPoint La Cinta de Opciones contiene los comandos disponibles en PowerPoint 2007, organizados en un formato de pestañas temáticas, algunas de ellas siempre disponibles y las de uso menos frecuente aparecerán automáticamente cuando trabajes con algún objeto relacionado con ellas. Su tamaño y la disposición de sus comandos se adapta al tamaño de la ventana de PowerPoint, al igual que los comandos mostrados se ajustan al objeto que estés editando, es decir, tendrás disponibles aquellos comandos que necesites en cada momento. Presenta un considerable ahorro de espacio ocupado frente a versiones anteriores en las que cada barra de herramientas se ubicaba en un espacio diferente y todas ellas mostradas simultáneamente ocupaban gran parte de la ventana de PowerPoint, con la consiguiente reducción del espacio disponible para la edición de las diapositivas. Barra de acceso rápido Fichas Barra de Título GRUPOS 2.8

9 Fichas La información que podemos encontrar en la Cinta de opciones aparece organizada mediante fichas. Al hacer clic en cada una de ellas, se mostrarán todas las herramientas que podemos utilizar en cada ficha. Las fichas de que dispone PowerPoint 2007 son: Inicio, Insertar, Diseño, Animaciones, Presentación con diapositivas, Revisar y Vista. Cuando en una diapositiva introducimos algún elemento, sea texto, tabla, gráfico, nos aparecerá una nueva ficha dependiendo del objeto que tengamos seleccionado. 2.9

10 2.4. Menús contextuales Un menú contextual es la ventana de opciones que se abre cuando haces clic con el botón secundario del ratón (normalmente el derecho) sobre algún elemento o área de la ventana. Su contenido es variable en función del objeto o zona sobre la que se hayas cliqueado, adaptándose las opciones y comandos que contiene a los más usados respecto del objeto o zona correspondiente. Se despliega desde el punto donde hiciste clic, generalmente situando ahí su esquina superior izquierda excepto si no cabe en la ventana de la aplicación en cuyo caso se despliega hacia la izquierda. Si haces clic con botón derecho sobre el Botón Office o sobre la Barra de acceso rápido, aparecerá el Menú contextual de personalización de la misma. Si haces clic con botón derecho sobre la vista previa de diapositivas aparecerá el Menú contextual con comandos relativos a las diapositivas, como Copiar, Pegar, Nueva diapositiva, diseño, etc. Al hacer clic con el botón derecho en una imagen insertada en una diapositiva, accederemos a las siguientes opciones: 2.10

11 Haciendo clic con botón derecho sobre la celda de una tabla accederás al Menú contextual de opciones del contenido de la celda. 2.11

12 Si lo haces sobre una esquina de la tabla accederás a otro diferente con opciones que afectarán a todo el contenido de la tabla. Para los cuadros de texto aparecerán opciones específicas de formato y edición. Fíjate en las opciones que aparecen atenuadas en color gris, significa que no están disponibles en ese momento (p.ej.: Pegar solo aparecerá activado cuando hayas copiado algo previamente). Para la Barra de estado aparecerá su menú de personalización. 2.12

13 2.5. Áreas de Esquema y de Edición En la parte central, ocupando la mayor parte de la ventana de PowerPoint encontrarás el área de trabajo, dividido en dos zonas: el Área de Esquema y Diapositivas en la parte izquierda y el Área de Edición que ocupa el resto del espacio. En ellas podrás editar las diapositivas y su contenido, al igual que gestionarlas añadiendo nuevas, eliminando las que no desees, cambiando su orden en la presentación, etc. El Área de edición es el "taller" de PowerPoint y en esta zona es donde irás añadiendo objetos a cada una de las diapositivas de la presentación. El Área de esquema y diapositivas, cuenta con las pestañas Diapositivas y Esquema, podrás ajustar su anchura o cerrarla si necesitas más espacio en el área de trabajo. En la pestaña Diapositivas verás una vista en miniatura de las diapositivas de la presentación y podrás seleccionar cuál de ellas quieres que aparezca en el área de edición, cambiar el orden de las mismas, añadir nuevas, borrarlas, etc. 2.13

14 En la pestaña Esquema podrás ver y editar directamente el texto incluido en los objetos de las diapositivas. Podrás modificar la anchura del Área de Esquema y Diapositivas usando el control deslizante de su borde derecho, e incluso podrás cerrarla si no la necesitas pudiendo volver a visualizarla cuando desees Barras de Título y de Estado La Barra de título está ubicada en la parte superior de la ventana de todas las aplicaciones Windows, y en PowerPoint muestra el nombre de la presentación abierta en ese momento. Contiene también los botones Minimizar para ocultar la ventana manteniendo la aplicación en ejecución, el botón Maximizar / Restaurar para que la ventana ocupe todo el área de visualización de Windows o para retornar a su tamaño original y el botón Cerrar que cierra esa ventana, y si fuese la única ventana de PowerPoint abierta también cerrará PowerPoint. Minimizar Cerrar Maximizar / Restaurar 2.14

15 La Barra de estado está ubicada en la parte inferior de la ventana de PowerPoint y consta de una parte izquierda de carácter informativo y la parte derecha con opciones relativas a la vista de diapositivas. En su parte izquierda incluye información sobre el número de diapositivas totales de la presentación y el número de orden de la que tengas seleccionada en ese momento, también te informa del Tema de diseño seleccionado y del diccionario activo en ese momento. Incluye también los Botones de vistas para cambiar el modo de visualización de las diapositivas o iniciar la presentación a pantalla completa. Vista Clasificación Vista diapositiva Vista Presentación El área de zoom te permitirá seleccionar el tamaño de visualización de las diapositivas, bien seleccionando el porcentaje de reducción/ampliación, bien con el control deslizante o con los botones + y -. Nivel de Zoom Botón Autoajuste Botón Personalización Aumentar tamaño Disminuir tamaño Control Deslizante Cuenta también con un botón de autoajuste que te permitirá ajustar el tamaño de la diapositiva al del Área de edición. Y en su extremo derecho incorpora el botón de personalización de forma y tamaño de la ventana. Haz clic sobre él y sin soltar el botón mueve el ratón para darle la forma deseada a la ventana. 2.15