MACROPROCESO INTERNACIONALIZACIÓN PROCESO FORMULACIÓN DE LAS INICIATIVAS DE INTERNACIONALIZACIÓN CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA

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1 MACROPROCESO INTERNACIONALIZACIÓN PROCESO FORMULACIÓN DE LAS INICIATIVAS DE INTERNACIONALIZACIÓN PROCEDIMIENTO CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA REVISADO POR APROBADO POR Coordinador de Cooperación Internacional Asistente Administrativa de la Secretaría de Asuntos Internacionales Secretario General Secretario de Asuntos Internacionales Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la Oficina de Organización y Métodos de la Pontificia Universidad Javeriana.

2 1. OBJETIVO Facilitar el desarrollo de los procesos de movilidad en la Universidad mediante la realización de la carta de presentación para la solicitud de Visa, dando cumplimiento a los requisitos de ley exigidos. 2. ALCANCE Inicia con la solitud de la carta de presentación (invitación) por parte de la interesada a la Secretaria de Asuntos Internacionales y finaliza con la entrega de la misma por parte de la SAI a la unidad solicitante. SAI: Secretaría de Asuntos Internacionales. 3. DEFINICIONES 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. CARTA DE PRESENTACION PARA SOLICITUD DE VISA DE CORTESÍA DE ACADÉMICOS De conformidad con el numeral del Art. 5 del Decreto 2622 de 2009, los académicos extranjeros invitados a la Universidad en su calidad de: Conferencistas; Jurados internacionales de tesis de Maestría o Doctorado; Especialistas para el fortalecimiento académico (Asesor Académico); Investigadores para hacer parte de procesos y/o actividades de fortalecimiento en investigación; podrán ingresar al país mediante una Visa de Cortesía, de múltiples entradas y por un término máximo de seis (6) meses, si la solicitud se encuentra debidamente justificada, siempre y cuando no exista vínculo laboral. El extranjero que ingrese al país con una Visa de Cortesía podrá recibir una remuneración (honorarios) por los servicios prestados, siempre y cuando éste suscriba con la Universidad un contrato civil de prestación de servicios. La Visa de Cortesía no tiene ningún costo. La Visa de Trabajo será requerida en el caso que exista un vínculo o relación laboral del extranjero con la Universidad, y por lo tanto, un contrato de trabajo. En estos casos, la deberá contactar a la Dirección de Recursos Humanos. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 2 de 18

3 Los académicos extranjeros que sean invitados por la Universidad para dictar una asignatura deben ser contratados por la Universidad mediante un Contrato Laboral, y por lo tanto, deben solicitar la Visa de Trabajo correspondiente. El extranjero que es invitado por la Universidad deberá hacer la solicitud de Visa de Cortesía personalmente ante alguno de los sesenta y cinco (65) Consulados colombianos acreditados en el exterior (Ver Directorio Misiones). La Visa de Cortesía no puede ser solicitada en Colombia, sino exclusivamente ante las Oficinas Consulares de la República. El extranjero deberá presentar ante el Cónsul de Colombia en el exterior: Carta de presentación (invitación de la Universidad); Hoja de vida; Pasaporte con mínimo dos (2) hojas en blanco; Copia de la página principal del pasaporte vigente donde aparecen registrados los datos personales del titular, así como de la página que contenga la última visa colombiana si la tuviere y la del último sello de ingreso o salida de Colombia, según el caso; Formulario de Solicitud de Visa firmado por él, correctamente diligenciado. El formulario no tiene costo. Dos (2) fotografías 3x3 cms, recientes, de frente, a color, fondo blanco. Si la estadía del extranjero en nuestro país es por un término menor a noventa (90) días, el Cónsul cuenta hasta con tres (3) días hábiles para dar respuesta a la solicitud. Si la estadía del extranjero en nuestro país es por más de noventa días, sin que ésta supere los seis (6) meses, el Cónsul de Colombia está obligado por Ley a solicitar concepto previo y autorización al Ministerio de Relaciones Exteriores en Bogotá para expedir la Visa de Cortesía. Por lo cual, después de recibir el concepto de la Cancillería, el Cónsul tendrá hasta tres (3) días hábiles para dar respuesta a la solicitud. Es facultad discrecional de cada Cónsul conceder o no la Visa de Cortesía, por lo cual la Universidad no podrá garantizar su obtención, pero sí justificar las razones por las cuales se invita al extranjero a la Universidad. La Carta de Presentación del extranjero invitado deberá solicitarse ante la SAI: Con máximo tres (3) meses de antelación a la llegada del extranjero al país. Con mínimo veinte (20) días calendario de antelación a la fecha de llegada del extranjero al país cuando se prevea que éste vaya a permanecer por un término menor a noventa (90) días en Colombia. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 3 de 18

4 Con mínimo treinta (30) días calendario de antelación a la fecha de llegada del extranjero al país cuando este vaya a permanecer por un término mayor a noventa (90) días en Colombia, sin que el mismo supere los seis (6) meses. Una vez la SAI reciba en físico o por correo electrónico el formato Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros (IT-P10-F02) debidamente diligenciado, con el aval del Responsable de la, copia de la primera página del pasaporte y un resumen de la hoja de vida o breve descripción biográfica del extranjero, ésta le asignará un número de radicado. A partir de esta fecha, la SAI contará con dos (2) días hábiles para expedir la carta de presentación. Si la Visa de Cortesía es concedida, antes de la llegada del extranjero al país, la unidad de la Universidad que invita al extranjero debe formalizar el contrato con éste de conformidad con el procedimiento de Solicitud de Prestación de Servicios (BS-P20-PR17) establecido para este fin. En el caso que la Visa de Cortesía no sea concedida al extranjero invitado, la unidad involucrada en el proceso de solicitud debe informar a la SAI del hecho, con el fin de dar a conocer las razones para su negación. Las cartas de presentación para la solicitud de Visa serán firmadas por el Secretario de Asuntos Internacionales y contendrán el sello de la Universidad. En caso de encontrarse ausente, el Secretario General de la Universidad firmará las mismas CARTA DE PRESENTACION PARA SOLICITUD DE VISA VISITANTE TEMPORAL O PERMISO DE INGRESO Y PERMANENCIA DE ACADÉMICOS El Art. 13 del Decreto 2622 de 2009 señala que la Visa Visitante Temporal se otorga al extranjero que pretenda ingresar al país sin el ánimo de establecerse en él, con el propósito de: Participar en actividades académicas; Participar en seminarios, conferencias, simposios o exposiciones; En todo caso la Visa Visitante Temporal se otorga siempre y cuando las actividades a desarrollar por el extranjero no sean remunerados y no exista vínculo laboral. La Visa Visitante Temporal por primera vez será otorgada por las Oficinas Consulares de la República. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 4 de 18

5 El extranjero deberá presentar ante el Cónsul de Colombia en el exterior: Carta de presentación (invitación de la Universidad describiendo las actividades que el extranjero pretende desarrollar en Colombia y señalando si asumirá o no los costos de viaje, hospedaje y alimentación del extranjero); Hoja de vida; Si la Universidad no asumirá los costos de viaje, los documentos que comprueben que su actividad económica es suficiente para la actividad que desarrollará en el país; Fotocopia o información electrónica de los respectivos pasajes de salida del país; Pasaporte con mínimo dos (2) hojas en blanco; Copia de la página principal del pasaporte vigente donde aparecen registrados los datos personales del titular, así como de la página que contenga la última visa colombiana si la tuviere y la del último sello de ingreso o salida de Colombia, según el caso; Formulario de Solicitud de Visa firmado por él, correctamente diligenciado. El formulario no tiene costo. Dos (2) fotografías 3x3 cms, recientes, de frente, a color, fondo blanco. La solicitud de Visa Visitante Temporal tiene un costo, el cual es establecido por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. Cuando las Oficinas Consulares no requieran autorización previa por parte del Ministerio de Relaciones Exteriores para expedir la Visa, tendrán un término de hasta tres (3) días hábiles para dar respuesta a la solicitud de Visa. La Visa Visitante Temporal se podrá expedir hasta por el término máximo de ciento ochenta (180) días calendario y permiten a su titular múltiples entradas. Ningún extranjero en calidad de Visitante Temporal podrá permanecer más de ciento ochenta (180) días continuos o discontinuos dentro del mismo año calendario 1. Los titulares de visa cuya vigencia sea superior a tres (3) meses deberán inscribirse en el registro de extranjeros que se lleva en el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) dentro del plazo de quince (15) días calendario siguientes contados a partir de su ingreso al país. En estos casos el DAS expedirá a los mayores de edad un documento de identidad, denominado Cédula de Extranjería. 1 Para efecto del control migratorio se entenderá por año calendario el periodo comprendido entre el primero (1) de enero y el treinta y uno (31) de diciembre. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 5 de 18

6 Permiso de Ingreso y Permanencia No requieren Visa Visitante Temporal para ingresar al territorio colombiano los nacionales de los países que el Ministerio de Relaciones Exteriores determine mediante Resolución Ministerial o los nacionales de aquellos países con los cuales Colombia ha suscrito convenios sobre exención de visa. En éstos casos los extranjeros podrán ingresar al país con un Permiso de Ingreso y Permanencia otorgado por el DAS en el aeropuerto. Este permiso podrá ser concedido a los nacionales de los países relacionados a continuación: Alemania, Andorra, Antigua y Bermuda, Antillas Neerlandesas (Aruba, Curazao, St. Marteen, Bonaire, Saba, St. Eustatius), Argentina, Australia, Austria, Bahamas, Barbados, Bélgica, Belice, Bolivia, Brasil, Brunei Darussalam, Bután, Canadá, Chile, Chipre, Costa Rica, Croacia, Dinamarca, Dominica, Ecuador, El Salvador, Emiratos Árabes Unidos, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Federación de Rusia, Fiji, Filipinas, Finlandia, Francia, Granada, Grecia, Guatemala, Guyana, Honduras, Hong Kong, Hungría, Indonesia, Irlanda, Islandia, Islas Marshall, Islas Salomón, Israel, Italia, Jamaica, Japón, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malasia, Malta, Méjico, Micronesia, Mónaco, Noruega, Nueva Zelanda, Países Bajos, Palau, Panamá, Papua Nueva Guinea, Paraguay, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido de la Gran Bretaña e Irlanda del Norte, República Checa, República de Corea (Corea del Sur), República Dominicana, Rumania, Saint Kitts y Nevis, Samoa, San Marino, Santa Lucía, Santa Sede, San Vicente y las Granadinas, Singapur, Sudáfrica, Suecia, Suiza, Surinam, Taiwán, Trinidad y Tobago, Turquía, Uruguay y Venezuela. En estos casos, de conformidad con el Art. 56 del Decreto 4000 de 2004, al ingresar el extranjero al país el Departamento Administrativo de Seguridad (DAS) le podrá conceder Permiso de Ingreso y Permanencia, previa presentación del pasaporte vigente, documento de viaje o de identidad y pasaje de salida del país. Adicionalmente, en los casos de actividades académicas, seminarios, conferencias, simposios o exposiciones en las que participe el académico extranjero sin que medie remuneración (honorarios) o vínculo laboral, el Permiso de Ingreso y Permanencia será concedido previa presentación de la carta de invitación, inscripción o aceptación de la correspondiente entidad. En cualquier momento la autoridad migratoria podrá limitar la permanencia autorizada o revocar el permiso de ingreso. La Carta de Presentación (invitación) del extranjero para la solicitud de la Visa Visitante Temporal o Permiso de ingreso y permanencia deberá solicitarse ante la SAI: Con máximo tres (3) meses de antelación a la llegada del extranjero al país. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 6 de 18

7 Con mínimo veinte (20) días calendario de antelación a la fecha de llegada del extranjero al país. Una vez la SAI reciba en físico o por correo electrónico el formato Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros (IT-P10-F02) debidamente diligenciado, con el aval del Responsable de la, copia de la primera página del pasaporte y un resumen de la hoja de vida o breve descripción biográfica del extranjero, ésta le asignará un número de radicado. A partir de esta fecha, la SAI contará con dos (2) días hábiles para expedir la carta de presentación. En el caso que la Visa Visitante Temporal no sea concedida al extranjero invitado, la unidad involucrada en el proceso de solicitud debe informar a la SAI del hecho, con el fin de dar a conocer las razones para su negación. Las cartas de presentación para la solicitud de Visa serán firmadas por el Secretario de Asuntos Internacionales y contendrán el sello de la Universidad. En caso de encontrarse ausente, el Secretario General de la Universidad firmará las mismas CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA DEL PERSONAL VINCULADO LABORALMENTE A LA UNIVERSIDAD QUE VIAJE AL EXTERIOR PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES ACADÉMICAS La carta de presentación para el personal vinculado laboralmente a la Universidad que va a desarrollar actividades académicas en el exterior con el permiso, conocimiento, apoyo o respaldo de la Universidad Javeriana, requerida para solicitar la Visa, es elaborada por la SAI. Este procedimiento no aplica para las personas naturales contratadas por la Universidad mediante contrato de prestación de servicios. Una vez la SAI reciba en físico el formato Solicitud carta de presentación para la Visa del personal vinculado laboralmente a la Universidad (IT-P10-F03) debidamente diligenciado, firmado por el Responsable de la y acompañado del original del certificado laboral y la carta de invitación al evento que asistirá, si la hay, ésta le asignará un número de radicado. A partir de esta fecha, la SAI contará con dos (2) días hábiles para expedir la carta de presentación. El original del certificado laboral que el interesado debe presentar para la elaboración de la carta de presentación no debe haber sido expedido con más de 30 días calendario de anticipación. Este será devuelto al momento de entregar la carta de presentación. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 7 de 18

8 Las cartas de presentación para la solicitud de Visa serán firmadas por el Secretario de Asuntos Internacionales y contendrán el sello de la Universidad. En caso de encontrarse ausente, el Secretario General de la Universidad firmará las mismas. Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 8 de 18

9 5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 5.1. CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA DE CORTESÍA, O VISA VISITANTE TEMPORAL, O PERMISO DE INGRESO Y PERMANENCIA DE ACADÉMICOS. No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO 1 2 Ingresa al enlace: ppd/documentos1.htm#sec_asuntos_internacion ales. Diligencia el formato Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros (IT-P10-F02) según la categoría de Visa que requiera el extranjero: Visa de Cortesía (Cuando reciba remuneración (honorarios)) Visa Visitante Temporal (Cuando NO reciba remuneración (honorarios)) Permiso de Ingreso y Permanencia (Cuando NO reciba remuneración y el extranjero provenga de un país al cual no se le exija Visa para ingresar al país) 3 Avala la solicitud de la. 4 Envía a la SAI el formato completamente diligenciado con el aval del responsable de la (puede ser un correo electrónico), un resumen de la hoja de vida del extranjero invitado y copia de la primera hoja de su pasaporte. Los documentos pueden ser remitidos en físico o por correo electrónico a la cuenta de correo: international.relations@javeriana.edu.co (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Responsable de la Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 9 de 18

10 No. DESCRIPCIÓN Recibe la solicitud y verifica los documentos UNIDAD RESPONSABLES CARGO 5 Si los documentos están completos: Radica la solicitud y realiza la carta de presentación del extranjero invitado solicitada por la y la entrega para su visto bueno y aprobación. Remítase a la actividad 7 Secretaría de Asuntos Internacionales Asistente Administrativa Si los documentos no están completos: Notifica a la unidad solicitante de los documentos faltantes. Remítase a la actividad Envía por medio físico o magnético los documentos faltantes solicitados por la SAI para realizar la Carta de Presentación. Remítase a la actividad 5 Da el visto bueno a la carta de presentación del extranjero invitado y la entrega para aprobación. (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Secretaría de Asuntos Internacionales Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Coordinador de Cooperación Internacional 8 Aprueba la carta de presentación del extranjero invitado, la firma y la entrega a la Asistente Administrativa. Secretaría de Asuntos Internacionales Secretario de Asuntos Internacionales 9 10 Reclama en la SAI la carta de presentación del extranjero. Entrega personalmente o envía la carta de presentación al extranjero invitado. (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 10 de 18

11 5.2. CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA SOLICITUD DE VISA DEL PERSONAL VINCULADO LABORALMENTE A LA UNIVERSIDAD QUE VIAJE AL EXTERIOR PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES ACADÉMICAS No. DESCRIPCIÓN UNIDAD RESPONSABLES CARGO Ingresa al enlace: ppd/documentos1.htm#sec_asuntos_internacion ales. Diligencia el formato Solicitud carta de presentación para la Visa del personal vinculado laboralmente a la Universidad (IT-P10-F03). Avala la solicitud de la, firma el formato de solicitud. Entrega en la SAI el formato diligenciado, firmado por el responsable de la, acompañado del certificado laboral original y la carta de invitación al evento que asistirá, si la hay. Recibe la solicitud y verifica los documentos (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Admininistrativa y Rectoría) Decano, Director o Jefe de la 5 Si los documentos están completos y cumplen con los requerimientos: Radica la solicitud y realiza la carta de presentación solicitada por la y la entrega para aprobación. Remítase a la actividad 7 Si los documentos no están completos o no cumplen con los requerimientos: Notifica al interesado los documentos faltantes o los que deben completar. Remítase a la actividad 6 Secretaría de Asuntos Internacionales Asistente Administrativa 6 Entrega los documentos faltantes solicitados por la SAI para realizar la Carta de Presentación. Remítase a la actividad 5 (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Admininistrativa y Rectoría) Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 11 de 18

12 No. 7 DESCRIPCIÓN Aprueba la carta de presentación, la firma y la entrega a la Asistente Administrativa. 8 Reclama en la SAI la carta de presentación. UNIDAD Secretaría de Asuntos Internacionales (Facultad Instituto, Centro, Académica, del Medio Universitario, Admininistrativa y Rectoría) RESPONSABLES CARGO Secretario de Asuntos Internacionales Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 12 de 18

13 6. DIAGRAMA DE FLUJO A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el procedimiento Carta de presentación para solicitud de Visa. Las convenciones utilizadas en este diagrama son las siguientes: Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 13 de 18

14 CORTESÍA PARA ACADÉMICOS CODIGO: IT-P10-PR CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA DE CORTESÍA, O VISA VISITANTE TEMPORAL, O PERMISO DE INGRESO Y PERMANENCIA DE ACADÉMICOS. INICIO Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Ingresa al enlace: documentos1.htm#sec_asuntos_internacionales. Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Diligencia el formato Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros (IT-P10-F02) según la categoría de Visa que requiera el extranjero: -Visa de Cortesía (Cuando reciba remuneración(honorarios)) -Visa Visitante Temporal (Cuando NO reciba remuneración(honorarios)) - Permiso de Ingreso y Permanencia (Cuando NO reciba remuneración y el extranjero provenga de un país al cual no se le exija Visa para ingresar al país) Diligencia el Formato Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros (IT-P10-F02) Responsable de la Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Avala la solicitud de la. Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Envía a la SAI el formato completamente diligenciado con el aval del responsable de la (puede ser un correo electrónico), un resumen de la hoja de vida del extranjero invitado y copia de la primera hoja de su pasaporte. Los documentos pueden ser remitidos en físico o por correo electrónico a la cuenta de correo: international.relations@javeriana.edu.co A Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Pagina 14 de 18

15 CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUDES DE VISA CODIGO: IT-P10-PR CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUD DE VISA DE CORTESÍA, O VISA VISITANTE TEMPORAL, O PERMISO DE INGRESO Y PERMANENCIA DE ACADÉMICOS. A 2 Recibe la solicitud y verifica los documentos Los documentos están completos? NO Asistente Administrativa Secretaría de Asuntos Internacionales Notifica a la unidad solicitante de los documentos faltantes SI Asistente Administrativa Secretaría de Asuntos Internacionales Radica la solicitud y realiza la carta de presentación del extranjero invitado solicitada por la y la entrega para su visto bueno y aprobación. 1 2 Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Envía por medio físico o magnético los documentos faltantes solicitados por la SAI para realizar la Carta de Presentación. 1 Coordinador de Cooperación Internacional Secretaría de Asuntos Internacionales Da el visto bueno a la carta de presentación del extranjero invitado y la entrega para aprobación. Secretario de Asuntos Internacionales Secretaría de Asuntos Internacionales Aprueba la carta de presentación del extranjero invitado, la firma y la entrega a la Asistente Administrativa. Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Reclama en la SAI la carta de presentación del extranjero. Decano, Director de es Académicas, Secretario de Facultad, Profesores o Personal Administrativo Medio Universitario, Administrativa o Rectoría) Entrega personalmente o envía la carta de presentación al extranjero invitado. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Pagina 15 de 18

16 CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUDES DE VISA CODIGO: IT-P10-PR CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA SOLICITUD DE VISA DEL PERSONAL VINCULADO LABORALMENTE A LA UNIVERSIDAD QUE VIAJE AL EXTERIOR PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES ACADÉMICAS INICIO Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Ingresa al enlace: documentos1.htm#sec_asuntos_internacionales. Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Diligencia el formato Solicitud carta de presentación para la Visa del personal vinculado laboralmente a la Universidad (IT-P10-F03). Formato Solicitud carta de presentación para la Visa del personal vinculado laboralmente a la Universidad (IT-P10-F03). Decano, Director o Jefe de la Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Avala la solicitud de la, firma el formato de solicitud. Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Entrega en la SAI el formato diligenciado firmado por el responsable de la acompañado del certificado laboral original y la carta de invitación al evento que asistirá, si la hay. 2 NO Recibe la solicitud y verifica los documentos los documentos están completos y cumplen con los requerimientos? SI Asistente Administrativa Secretaría de Asuntos Internacionales Notifica al interesado los documentos faltantes o los que deben completar. Asistente Administrativa Secretaría de Asuntos Internacionales Radica la solicitud y realiza la carta de presentación solicitada por la y la entrega para aprobación. 1 A Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Pagina 16 de 18

17 CARTA DE PRESENTACIÓN PARA SOLICITUDES DE VISA CODIGO: IT-P10-PR CARTA DE PRESENTACIÓN PARA LA SOLICITUD DE VISA DEL PERSONAL VINCULADO LABORALMENTE A LA UNIVERSIDAD QUE VIAJE AL EXTERIOR PARA DESARROLLAR ACTIVIDADES ACADÉMICAS A 2 Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Entrega los documentos faltantes solicitados por la SAI para realizar la Carta de Presentación. 1 Secretario de Asuntos Internacionales Secretaría de Asuntos Internacionales Aprueba la carta de presentación, la firma y la entrega a la Asistente Administrativa. Medio Universitario, Administrativa y Rectoría) Reclama en la SAI la carta de presentación. FIN Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Pagina 17 de 18

18 7. RELACIÓN DE REGISTROS NOMBRE Solicitud carta de presentación para la Visa de Académicos Extranjeros CÓDIGO IT-P10-F02 Solicitud carta de presentación para la Visa del personal vinculado laboralmente a la Universidad IT-P10-F03 8. DOCUMENTOS ASOCIADOS IDENTIFICACIÓN DEL DOCUMENTO INTERNO NOMBRE Solicitud de Prestación de Servicios (BS-P20-PR17). EXTERNO Elaborado por Oficina de Organización y Métodos Página 18 de 18