CÓDIGO DE CONDUCTA DE FRATERNIDAD-MUPRESPA

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1 pág. 1 CÓDIGO DE CONDUCTA DE FRATERNIDAD-MUPRESPA

2 1. INTRODUCCIÓN ÁMBITO OBJETO NORMAS GENERALES DE CONDUCTA Legalidad Objetividad, neutralidad Buena fe Transparencia Respeto Responsabilidad y compromiso profesional Concurrencia, incompatibilidades NORMAS DE CONDUCTA ESPECÍFICAS PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES Normas específicas afectan a todo el personal de la mutua Seguridad y salud en el trabajo Gestión de la información Uso de bienes y servicios de la Mutua Propiedad intelectual e industrial Normas específicas que afectan al personal de la mutua en función de las tareas y/o responsabilidades Conflictos de intereses Prevención del fraude y la corrupción Gestión de flujos de efectivo Integridad de la información financiera Salud pública Medio ambiente y orden urbanístico CUMPLIMIENTO pág. 2

3 1. INTRODUCCIÓN Fraternidad-Muprespa en su condición de Entidad Colaboradora de la Seguridad Social está sometida por mandato legal a rigurosas exigencias de control establecidas por la Administración Pública. Por otra parte, la sociedad demanda la adquisición de nuevos compromisos en materias de Responsabilidad Social Corporativa que deben servir también para orientar la actuación de todos los que forman parte de nuestra entidad. Asimismo, la adopción de prácticas de Buen Gobierno Corporativo, determina la conveniencia de implantar un Modelo de Prevención de Riesgos Penales, como medio para ejercer el debido control sobre hechos de los que pueda derivarse responsabilidad penal para la Mutua de acuerdo con la Ley Orgánica 5/2010, que modificó el Código Penal estableciendo la responsabilidad penal de las personas jurídicas. 2. ÁMBITO El presente Código de Conducta afecta a todos los empleados 1 de Fraternidad-Muprespa, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación laboral, posición que ocupen o del lugar en el que desempeñen su trabajo. 3. OBJETO Este código establece normas de conducta para facilitar a los empleados hacer lo correcto y hacerlo de la mejor manera posible, orientando su actuación con valores y principios éticos que distingan a Fraternidad-Muprespa. El contenido se estructura en dos apartados diferenciados: Normas Generales de Conducta, sin carácter exhaustivo, que se ligan a valores corporativos y al fin social de la Mutua y debe cumplir todo el personal. Normas de Conducta Específicas para la Prevención de Riesgos Penales cuya inobservancia es susceptible de causar un riesgo penal para la entidad como persona jurídica. Estas normas no afectan por igual a todos los empleados. Por ese motivo se recogen separadamente las que debe observar todo el personal de la entidad (Apartado 5.1.), de aquellas que afectan sólo a determinados empleados en función de su responsabilidad o de las tareas desarrolladas en la Mutua (Apartado 5.2.) pág. 3 1 En la redacción del Código se ha hecho un esfuerzo para evitar el uso reiterado del genérico masculino. En los casos en los que se utiliza es para facilitar su lectura, si bien en todos los casos se han tenido en cuenta ambos sexos

4 4. NORMAS GENERALES DE CONDUCTA Con carácter general, la actuación de todo el personal de la Mutua deberá orientarse por las siguientes normas: 4.1 LEGALIDAD Todos los empleados de la Mutua deben conocer y aplicar las leyes, disposiciones, normas e instrucciones que afecten a su actividad laboral. 4.2 OBJETIVIDAD, NEUTRALIDAD La actuación de todo el personal se ha de adecuar a los intereses de la Mutua, de las empresas asociadas y del colectivo de trabajadores protegidos en la actividad o servicio que la Mutua tenga legalmente atribuida, evitando cualquier discriminación por motivos ideológicos, políticos, religiosos o de cualquier otra índole. Todos los empleados que integran Fraternidad-Muprespa han de actuar con ecuanimidad, excluyendo las conductas arbitrarias, tratos preferentes y conflictos con sus intereses privados, familiares y sociales. 4.3 BUENA FE Los empleados de la Mutua han de cumplir sus deberes y obligaciones con una actuación profesional, asegurando la utilización apropiada y eficiente de los recursos públicos que gestiona la Mutua y actuando en todo momento de buena fe. 4.4 TRANSPARENCIA Todos los empleados proporcionarán cuanta información sea de interés para el trabajo del resto de la Mutua. Igualmente facilitarán la efectividad de los principios de información y coordinación con las Administraciones Públicas y el derecho de empresarios, trabajadores y demás interesados a ser informados sobre los datos que de ellos obren en poder de la entidad. Todo ello no será óbice para el deber de confidencialidad, sigilo, reserva y discreción respecto de los datos e informes que cada empleado conozca por razón de su puesto, que en ningún caso utilizará en beneficio propio o de terceros. La relación de Fraternidad-Muprespa con las Administraciones Públicas se realizará conforme a la normativa interna establecida al efecto. 4.5 RESPETO Todos los empleados tienen la obligación de tratar de forma justa y respetuosa a todos sus interlocutores: empresas, trabajadores y grupos de interés y por supuesto a sus compañeros, superiores y subordinados. pág. 4 Toda persona tiene derecho a recibir un trato correcto, respetuoso y digno y a que se respete su intimidad y su integridad física y moral, no pudiendo estar sometida bajo ninguna

5 circunstancia o condición a tratos humillantes u ofensivos y debiendo garantizarse su derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. Tampoco se aceptará ningún tipo de discriminación por motivos de sexo, edad, raza, religión, opinión política o sindical, ascendencia nacional, origen social, discapacidad o de cualquier otra índole. 4.6 RESPONSABILIDAD Y COMPROMISO PROFESIONAL El personal de Fraternidad-Muprespa debe actuar con la mayor eficacia, diligencia y eficiencia para satisfacer las necesidades de las empresas y trabajadores, conforme a las instrucciones de sus superiores jerárquicos, sin dilaciones indebidas ni retrasos innecesarios. Los empleados de la Mutua serán accesibles a empresas y trabajadores facilitándoles el ejercicio de sus derechos y ayudándoles en sus gestiones. Los empleados de Fraternidad-Muprespa deberán procurar las condiciones físicas e higiénicas adecuadas para el desempeño de su labor profesional. La responsabilidad profesional se entiende como la actuación proactiva y eficiente, enfocada a la excelencia, la calidad y la voluntad de servicio a las empresas y trabajadores. Las personas que ejercen cargos de dirección o de mando en la entidad deben actuar como facilitadoras del desarrollo profesional de sus colaboradores, promoviendo el trabajo en equipo como medio de garantizar un mejor servicio y una mayor calidad. Todos los empleados de la Mutua deben asumir sus errores o los de las personas a las que dirijan, sin derivar esa responsabilidad a las mismas, salvo causa objetiva. pág. 5

6 Todas las personas que trabajan en Fraternidad-Muprespa tienen el derecho y el deber de participar de manera activa en los planes de formación que la Mutua pone a su disposición y la obligación de asistir a los cursos de formación a los que sean convocadas. Se implicarán en su propio desarrollo y deberán mantener actualizados los conocimientos y competencias necesarias para desempeñar sus tareas y propiciar su progreso profesional. Quienes ejerzan profesiones colegiadas por cuenta de la Mutua, vendrán obligados a mantener su incorporación en los Colegios Profesionales correspondientes en la forma establecida por la legislación aplicable en cada profesión. El personal de la Mutua cumplirá, con especial atención y cuidado, los horarios de desempeño de su actividad profesional en la Mutua. 4.7 CONCURRENCIA, INCOMPATIBILIDADES Los empleados de Fraternidad-Muprespa deberán informar a la Dirección de Gestión de Recursos Humanos de la Mutua de cualquier otra actividad remunerada por cuenta ajena o propia que realicen. No está permitida la realización de actividades que entren en conflicto con los intereses de la Mutua. Asimismo, deberán informar a la Dirección de Gestión de Recursos Humanos de cualquier participación directa superior a un 5%, o indirecta al 25% 2, o del ejercicio de funciones que impliquen poder de decisión, en sociedades que puedan encontrase vinculadas a la Mutua y con las que pudiera existir algún tipo de conflicto de intereses. En ningún caso será compatible la condición de empleado o familiar 2 del mismo con la de proveedor de Fraternidad- Muprespa. Los empleados de Fraternidad-Muprespa no podrán tener participación alguna directa o indirecta en la propiedad o gestión de las instalaciones concertadas con la Mutua, ya sea a título individual o societario. 5. NORMAS DE CONDUCTA ESPECÍFICAS PARA LA PREVENCIÓN DE RIESGOS PENALES En el ejercicio de sus competencias, los empleados de Fraternidad-Muprespa, independientemente de su cargo o puesto de trabajo, deberán evitar cualquier conducta con consecuencias penales. pág. 6 2 A través de persona unida por vínculo de parentesco, en línea directa o colateral por consanguinidad o afinidad hasta el cuarto grado inclusive, por mandatario o fiduciario o por cualquier sociedad que tenga directa o indirectamente un porcentaje igual o superior al 25% del capital social

7 No todos los empleados se ven afectados por todos los riesgos enumerados a continuación. Aquellos empleados que tengan puestos de responsabilidad o que ejerzan funciones específicas (sanitarias, contables ) pueden verse afectados por un número mayor de riesgos, sin embargo, la Mutua entiende que todos los empleados deben conocer los riesgos con consecuencias penales que pueden darse en Fraternidad-Muprespa. 5.1 NORMAS ESPECÍFICAS AFECTAN A TODO EL PERSONAL DE LA MUTUA Se enumeran a continuación, aquellas conductas que pueden afectar a cualquier empleado y que previenen los principales riesgos penales detectados SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO La empresa debe garantizar un entorno de trabajo adecuado y seguro para que el personal de la Mutua lleve a cabo sus tareas. Además, los empleados deberán cumplir lo siguiente: Velar por la seguridad propia y por la de otros compañeros y en general por la de todas las personas que pudieran verse afectadas por el desarrollo de sus actividades. Participar en todas las cuestiones relacionadas con la prevención de riesgos laborales que les atañan y proponer la manera más segura de llevar a cabo las tareas que realizan. Ajustar su actuación a lo establecido en la Política de Prevención y el Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la Mutua y la normativa legal aplicable, estando especialmente obligados aquellos que tengan expresamente atribuidas funciones de vigilancia y cuidado en esta materia. El personal tiene expresamente prohibido desarrollar conductas o realizar acciones, así como provocarlas o colaborar para que se realicen, que individual o colectivamente puedan poner en peligro la integridad propia y la de empleados de Fraternidad- Muprespa. pág. 7

8 El personal está obligado a comunicar a sus directos responsables la existencia de cualquier situación de peligro que conozcan en el ejercicio de sus responsabilidades laborales, así como sobre la posible ineficacia o inadecuación de los equipos de protección de uso individual o colectivo puestos a disposición por aquél GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN Todas las personas que trabajan en Fraternidad-Muprespa deben conocer y respetar las políticas de control de accesos a ficheros automatizados que están establecidas en la Mutua. Sólo se accederá a los datos personales que estén justificados por motivo del trabajo que se desarrolle. El acceso a datos personales que estén fuera del ámbito de gestión o competencia de cada empleado se considerará acceso indebido. El personal deberá regirse siempre por el deber de secreto en las relaciones con otros mutualistas y con terceros, así como con los demás empleados de Fraternidad- Muprespa, salvo que concurran motivos profesionales que justifiquen la comunicación de la información dentro de los límites legales. El personal está obligado a tratar con toda reserva la información confidencial sobre las empresas y trabajadores mutualistas, sin que pueda ser utilizada para ninguna finalidad ajena a Fraternidad-Muprespa ni facilitada a terceros salvo requerimiento legal. Aquellos empleados que abandonen la entidad y hubieran podido acceder a información sensible o reservada, no podrán utilizarla una vez abandonada la Mutua. Los empleados están obligados a respetar la intimidad personal y familiar de todas las personas, tanto de los empleados de la Mutua, como de cualesquiera otras a cuyos datos tenga acceso derivado de la propia actividad de Fraternidad-Muprespa. Dicho respeto deberá abarcar aquellos datos personales, médicos, económicos o de cualquier otra naturaleza que de alguna forma pueda afectar a la esfera íntima y personal de su titular. Los empleados no deben utilizar en su puesto de trabajo en Fraternidad-Muprespa ningún tipo de información o documentación, física o electrónica, perteneciente a otra empresa y que se haya obtenido como consecuencia de un puesto de trabajo anterior o sin el consentimiento de la misma. Los empleados están obligados a velar por la confidencialidad de cualquier clase de información reservada o sensible de otras empresas o entidades, a la que puedan tener acceso por razón de sus responsabilidades. Los empleados no están autorizados a publicar ni hacer uso de dicha información en beneficio propio, de Fraternidad- Muprespa o de terceros. Los empleados deberán cumplir las recomendaciones establecidas para evitar la pérdida, robo o tratamiento indebido de cualquier documentación sensible que manejen por razón de sus competencias. pág. 8

9 5.1.3 USO DE BIENES Y SERVICIOS DE LA MUTUA Los empleados no pueden enajenar, transmitir, ceder u ocultar bienes adscritos o propiedad de Fraternidad-Muprespa sin cumplir los procedimientos y autorizaciones establecidas al efecto para la Mutua. En ningún caso se podrá disponer de los mismos con la finalidad de eludir el cumplimiento de responsabilidades frente a acreedores. El personal de la Mutua deberá utilizar los medios de trabajo de la empresa para fines de la Mutua y no para uso privado sin la debida autorización. Los empleados deben respetar las normas específicas reguladoras de la utilización del correo electrónico, acceso a Internet u otras posibilidades similares puestas a su disposición, sin que en ningún caso pueda producirse un uso inadecuado de las mismas. Los empleados no deben utilizar las facilidades informáticas puestas a su disposición por Fraternidad-Muprespa para fines ilícitos ni para cualquier otra finalidad que pueda perjudicar la imagen o los intereses de ésta, de sus mutualistas o de terceros, afectar al servicio y dedicación del empleado o perjudicar el funcionamiento de los recursos informáticos de la Mutua. Los empleados tienen expresamente prohibido el acceso a aplicaciones o equipos informáticos de terceros sin autorización PROPIEDAD INTELECTUAL E INDUSTRIAL El personal de Fraternidad-Muprespa tiene el deber de proteger la propiedad intelectual e industrial de la Mutua y no permitir que se haga mal uso de la misma. Los contratos realizados con terceros que desarrollen productos y servicios para la Mutua, deben incluir cláusulas que protejan la propiedad intelectual e industrial de la Mutua. El personal debe respetar, en todo caso, los derechos de propiedad intelectual e industrial de terceros, y no utilizar en modo alguno material que pueda dañar los derechos citados. pág. 9

10 Los empleados no deben instalar o utilizar en los equipos informáticos que Fraternidad- Muprespa pone a su disposición licencias de software, programas o aplicaciones cuya utilización sea ilegal o que puedan dañar los sistemas o perjudicar la imagen o los intereses de Fraternidad-Muprespa, de los mutualistas o de terceras personas. El personal tiene prohibida la utilización de cualquier tipo de material sin la previa constancia de que Fraternidad-Muprespa haya adquirido los correspondientes derechos y/o licencias. 5.2 NORMAS ESPECÍFICAS QUE AFECTAN AL PERSONAL DE LA MUTUA EN FUNCIÓN DE LAS TAREAS Y/O RESPONSABILIDADES Las siguientes conductas que se enumeran afectan a riesgos penales en los que puede incurrir un reducido grupo de empleados debido a su función o a su responsabilidad, pues no todos tienen acceso a las herramientas o instrumentos que permiten poner en riesgo a la organización; sin embargo, son normas que todos deben conocer para velar por su cumplimiento CONFLICTOS DE INTERESES Los empleados de Fraternidad-Muprespa con competencias en materia de contratación, deberán abstenerse en cualquier procedimiento o decisión que pueda suponer la contratación de obligaciones frente a un tercero con quien el empleado tenga relación personal o familiar hasta cuarto grado PREVENCIÓN DEL FRAUDE Y LA CORRUPCIÓN El personal de la Mutua no está autorizado, por sí o por persona interpuesta, a percibir, por servicios derivados de su actividad, ningún tipo de remuneración, gratificación, financiación, beneficio o ventaja alguna procedente de empresas mutualistas, trabajadores, proveedores o terceros. Los empleados no están autorizados a aceptar ningún tipo de ofrecimiento, de beneficio o de ventaja a favor de Fraternidad-Muprespa y en perjuicio de terceros. El personal de Fraternidad-Muprespa no podrá aceptar regalos, invitaciones, favores u otras compensaciones de empresas mutualistas, trabajadores, proveedores o terceros salvo que se trate de atenciones de cortesía de valor simbólico, entendiendo como tales aquellos que no superen el valor de 100 euros. Todas las personas que trabajan en la Mutua deben abstenerse de ofrecer regalos, comisiones o retribuciones a autoridades, organismos, partidos políticos, instituciones en general y Administraciones Públicas, así como de realizar, con cargo a Fraternidad- Muprespa, aportaciones a favor de las mismas. Los empleados no pueden realizar pagos al contado en el transcurso de las relaciones contractuales con mutualistas, proveedores o terceros o en el transcurso de relaciones con las Administraciones Públicas. pág. 10

11 Sólo los empleados que tengan poderes otorgados por la Mutua o sean designados por la Dirección de la misma podrán negociar en nombre de Fraternidad-Muprespa, manteniendo informados a los responsables competentes en el área de la negociación. Los empleados deberán utilizar, únicamente, documentos contractuales autorizados por la Mutua; el apartamiento de aquellos deberá estar justificado y previamente informado y revisado por el Centro de Asesoría y Servicios Jurídicos. El material de divulgación informativa sobre los servicios que ofrece la Mutua, en su colaboración con la Seguridad Social, deberá autorizarse por el Centro de Asesoría y Servicios Jurídicos según la normativa interna y evitará la comparación subjetiva con otras Mutuas. El personal de Fraternidad-Muprespa evitarán cualquier conducta, en la información y en los procesos de asociación o adhesión, que pueda suponer engaño, falta de información relevante, abuso o manipulación de las condiciones aplicables a las coberturas correspondientes. Los empleados de Fraternidad-Muprespa deberán proporcionar datos correctos y condiciones ajustadas y veraces en la obtención de subvenciones, desgravaciones o ayudas de las Administraciones Públicas en beneficio de Fraternidad-Muprespa. Cualquier actuación contraria que fuese propuesta por el funcionario o autoridad pública, debe ser rechazada y denunciada. Los empleados deberán velar para que los fondos obtenidos de subvenciones sean destinados al fin para el que fueron concedidos GESTIÓN DE FLUJOS DE EFECTIVO Los empleados de la Mutua deberán utilizar los medios de pago de la empresa, exclusivamente, para los fines de ésta, por lo que no podrán utilizarlos, ni siquiera con carácter provisional, para obligaciones personales. El personal deberá efectuar las liquidaciones de gastos autorizados de acuerdo con los procedimientos establecidos al efecto en la Mutua acompañando, en su caso, de justificantes documentales originales intactos y atendiendo a los periodos de las liquidaciones INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA El personal responsable de la contabilidad está obligado a velar por la adecuada elaboración de la misma, así como por su adecuación a la realidad de modo que refleje la imagen fiel del patrimonio y de la situación financiera de Fraternidad-Muprespa. El personal que participa en la preparación de la información contable deberá seguir estrictamente las directrices de comportamiento marcadas, y cumplir con los reportes periódicos de comprobación. pág. 11

12 El personal con responsabilidades financieras y contables está obligado a guardar y conservar toda la documentación utilizada en el ejercicio de su actividad profesional, según la normativa legal y las instrucciones de la Dirección de la Mutua. La utilización de cualquier producto financiero deberá enmarcarse en la legalidad, por lo que el personal con responsabilidades financieras y contables en Fraternidad- Muprespa deberá velar para que no se produzca la ilícita elusión de pagos, o la obtención de beneficios indebidos, en perjuicio de la Seguridad Social o la Hacienda Pública (uso de sociedades instrumentales, paraísos fiscales o territorios no cooperantes con finalidades no tributarias), bien por cuenta de Fraternidad-Muprespa, bien por cuenta de mutualistas o terceros SALUD PÚBLICA Los empleados designados para ello, deberán velar por que se garantice en dispensarios y farmacias de los hospitales de la Mutua la correcta conservación y distribución de medicamentos, material de curas y cualquier otro material sanitario de acuerdo con las disposiciones legales establecidas al efecto. El personal con funciones sanitarias verificará que ningún tercero pueda manipular dichos medicamentos o productos previamente a su entrega al paciente. El personal autorizado deberá efectuar periódicamente operaciones de inspección para comprobar que se aplican y cumplen correctamente las directrices establecidas en la legislación vigente sobre conservación, almacenamiento, distribución, envasado, etiquetado, caducidad, etc. de los medicamentos y demás material sanitario MEDIO AMBIENTE Y ORDEN URBANÍSTICO Los empleados están sujetos al principio de protección del medio natural, debiendo velar para que ninguna de sus actuaciones pueda ser susceptible de dañar o vulnerar el medio ambiente. Todo el personal que trabaja en la Mutua deberá observar las indicaciones establecidas en los Manuales de Buenas Prácticas Medioambientales establecidos por la organización. Los empleados no pueden falsificar u omitir información sobre cualquier aspecto medioambiental. Los empleados tienen prohibida la realización de cualquier obra de construcción, demolición, remodelación, restauración, etc., en instalaciones de la Mutua, sin haber obtenido las licencias y autorizaciones correspondientes. pág. 12

13 6. CUMPLIMIENTO La Dirección de Fraternidad-Muprespa pondrá todos los medios a su alcance para hacer cumplir las normas contenidas en este Código de Conducta. Los empleados podrán ser valorados, a cualquier efecto, por el grado de observancia de los principios generales de conducta contenidos en el presente Código de Conducta. El incumplimiento de las normas de conducta conducirá, cuando proceda, a la aplicación de las medidas disciplinarias establecidas en el Convenio Colectivo General de aplicación a la Mutua, de acuerdo con el procedimiento establecido al efecto. pág. 13

14 La misión de Fraternidad-Muprespa es la de restablecer la salud a los trabajadores de nuestras empresas asociadas y proporcionar las prestaciones económicas con calidad; haciendo todo ello con rapidez, confidencialidad, eficiencia, innovación y sostenibilidad, y velando, al mismo tiempo, por la mejor atención y servicio. La visión de Fraternidad-Muprespa es la de ser la Mutua de referencia por la vocación de servicio a nuestros Mutualistas y sus trabajadores, basándonos en el desarrollo integral de nuestros profesionales, en las más innovadoras tecnologías, y en la aplicación de las mejores prácticas, fomentando la proyección intermutual y en plena colaboración con la Seguridad Social, respetando los principios éticos y los valores que la sociedad demanda. SU MUTUA Calidad y Servicio, 365 días al año AENOR ha certificado nuestro sistema de gestión en base a las normas: ISO 9001, ISO 14001, ISO Consulte alcance y certificados pág. 14