Programa de Cooperación Transnacional MAC

Transcripción

1 Programa de Cooperación Transnacional MAC GUIA PARA LAS MODIFICACIONES DE LOS PROYECTOS Versión 2 (mayo 2014)

2 INDICE I. INTRODUCCIÓN... 3 II. CONDICIONES PARA LA MODIFICACIÓN DE LOS PROYECTOS 3 III. TRAMITACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE MODIFICACIÓN... 4 IV. TIPOS DE MODIFICACIONES Modificaciones en el plan financiero Modificaciones en el contenido del proyecto Modificaciones en la composición del partenariado Modificaciones en el calendario del proyecto Otras modificaciones... 6 V. INSTANCIAS DECISORIAS.. 7 VI. MODELO DE SOLICITUD DE MODIFICACIONES... 8 VII. DIRECCIONES DEL SECRETARIADO TÉCNICO COMÚN...8 2

3 GUÍA PARA LAS MODIFICACIONES DE LOS PROYECTOS I. INTRODUCCIÓN La presente guía tiene por objeto orientar a los Jefes de Fila y socios de los proyectos sobre el procedimiento de solicitud de modificaciones durante la ejecución de los mismos, en cumplimiento de lo establecido en el contrato de concesión de ayuda FEDER, que establece lo siguiente: Artículo 2º, Modificación del Proyecto: 1. El Jefe de Fila deberá solicitar a la Autoridad de Gestión (STC) la autorización para efectuar cualquier modificación al proyecto aprobado, siempre de forma previa a su implementación. Solamente podrá hacerse efectiva la modificación cuando se notifique la aprobación expresa de la modificación solicitada. 2. El procedimiento y los órganos competentes para aprobar las posibles modificaciones está recogido en la Guía de Modificaciones de proyectos, disponible en la página Web del programa ( 3. En ningún caso se podrá modificar la asignación FEDER entre los socios de distintas regiones. Los proyectos podrán solicitar modificaciones para adecuar la ejecución prevista del proyecto a la ejecución real del mismo y atender de esta manera a correcciones del plan financiero, contenido del proyecto, composición del partenariado, al calendario del proyecto y otro tipo de modificaciones que se consideren necesarias. Las solicitudes de modificación deben presentarse a través de la Extranet de la página Web de nuestro programa Podrán acceder a la Extranet con las mismas claves de acceso que, como Jefes de Fila, utilizaron en su momento para elaborar y reformular el proyecto. 3

4 La primera pantalla que aparece son los datos generales del proyecto con un menú a la izquierda a través del cual realizará los distintos trabajos para la gestión del proyecto: FORMULARIO DE CANDIDATURA: acceso como consulta al formulario presentado. En caso el proyecto haya presentado solicitudes de modificación el formulario estará actualizado con la última modificación validada por el Programa. REPOSITORIO DE DOCUMENTOS: detalle de todos los documentos que formen parte del proyecto excepto la documentación justificativa de los gastos que aparecerá vinculada a cada gasto y declaración. TAREAS DEL PROYECTO: para la realización de Solicitudes de Anticipo, Solicitudes de Reembolso y Solicitudes de Modificación. GASTOS PAGADOS: para la creación de cada gasto del proyecto (detalle de facturas y pagos y documentación justificativa) que luego irán vinculados a una declaración. DECLARACIONES: Para crear declaraciones asociando gastos creados en GASTOS PAGADOS y para consultar el estado de las Declaraciones de Gastos Pagados ya presentadas que pueden estar declaradas, validadas o en requerimiento. II. CONDICIONES PARA LAS MODIFICACIONES DE LOS PROYECTOS En cualquier caso, las modificaciones solicitadas no podrán variar los objetivos del proyecto ni las acciones principales del mismo y deberán estar consensuadas por todos los socios que conformen el partenariado. 4

5 La Autoridad de Gestión del Programa sólo considerará las solicitudes que estén debidamente justificadas, que incorporen toda la documentación que sea necesaria y que hayan sido tramitadas utilizando el procedimiento establecido en la presente guía. III. TRAMITACIÓN DE LAS SOLICITUDES DE MODIFICACIÓN El Jefe de Fila del proyecto es quien debe enviar la solicitud de modificación del proyecto, en nombre de todos sus socios, al Común a través de la aplicación informática del programa. El Jefe de fila debe presentar la solicitud de modificación añadiendo la tarea solicitud de modificación : 5

6 Las solicitudes de modificación constan de 2 partes: la propia solicitud de modificación y los documentos anexos. Ambas partes deben ser cumplimentadas en su totalidad. En el apartado SOLICITUD DE MODIFICACIÓN se deben cumplimentar las principales características de la modificación: tipo de modificación (según apartado V de la presente guía), qué parte/s del proyecto se modifican, explicación de la modificación y justificación de la modificación. 6

7 Toda solicitud debe venir acompañada de la documentación necesaria para su correcta valoración. En el caso contrario, el Común podrá solicitar al Jefe de Fila cuanta información considere necesaria. En el apartado DOCUMENTOS ANEXOS se deben detallar y adjuntar los documentos anexos necesarios según tipo de modificación (apartado IV de la presente guía). Toda documentación anexa se adjuntará escaneada de los originales excepto los cuadros financieros que deberán enviarse en formato Excel. 7

8 Podrá ver un borrador de la solicitud de modificación en el menú de la izquierda imprimir solicitud de modificación, donde podrá comprobar si todos los datos introducidos están correctos. Para que la solicitud de modificación sea enviada tendrán que marcar la opción FINALIZAR. Una vez finalizada ya no se podrá modificar. Podrán entonces imprimir la solicitud de modificación que el Jefe de Fila tendrá que firmar y sellar. La solicitud de modificación firmada y sellada por el Jefe de Fila la subirá el propio Jefe de fila escaneada al repositorio de documentos del proyecto. Seguidamente remitirá un correo electrónico a la dirección gestionproyectos@pctmac.org del Común informando que ha solicitado una modificación del proyecto con el siguiente mensaje: El proyecto con acrónimo y código informa al Común del Programa MAC que con fecha --/--/---- ha realizado una Solicitud de Modificación 8

9 El Común valorará dicha solicitud y sus implicaciones en el marco del proyecto e informará a la Autoridad de Gestión o al resto de órganos de gestión del Programa, si fuera necesario. Una vez que la modificación resulta aprobada/denegada, el Jefe de Fila recibirá dicha validación vía correo electrónico y deberá informar al resto de los socios. Además, quedará reflejada en el repositorio de documentos la validación de dicha solicitud de modificación. En ese momento el proyecto quedará habilitado para que pueda ser modificado en la extranet. El Jefe de fila deberá entrar en el proyecto, del mismo modo que cuando se presentó el proyecto y cuando se reformuló, y actualizar todos los campos cuya modificación haya sido aprobada. Mientras el proyecto esté "abierto" quedará bloqueado y no podrán realizar ninguna tarea en la aplicación excepto introducir gastos pagados. Una vez realizados los cambios y validado deberá remitir un correo al Secretariado que será quien cierre el proyecto una vez compruebe que los cambios coinciden con la modificación aprobada. Cualquier cambio de formulario no contemplado en la solicitud de modificación remitida es considerado no aprobado por el Programa. Las modificaciones causarán efecto a partir de su fecha de aprobación. IV. TIPOS DE MODIFICACIONES 1. Modificaciones en el plan financiero Podrán considerarse modificaciones que impliquen reasignaciones o ajustes entre partidas que sean coherentes para ajustarse a la ejecución real del proyecto. 9

10 También podrán ser consideradas modificaciones en el plan financiero del proyecto que resulten como consecuencia de la renuncia de alguno de los socios a parte de la financiación comprometida. En este caso de renuncia parcial de alguno de los socios, deberá presentarse escrito de renuncia debidamente firmado y sellado por dicho socio donde se argumente y justifique las razones de la misma. También deberá adjuntarse nueva carta de compromiso de la entidad que asuma la parte de financiación que previamente le correspondía al socio renunciante y que asumirá también las responsabilidades en la parte de ejecución del proyecto que se viera afectada. Dicha entidad podrá ser uno de los socios del partenariado o una nueva entidad y, en ambos casos, deberán ser de la misma región del socio que renuncia. Se deberá tener en cuenta que los socios renunciantes que ya hayan recibido cofinanciación FEDER en concepto de anticipo o reembolso podrán verse obligados a la devolución total o parcial de dichas cantidades. Se prestará especial atención a las solicitudes de modificaciones que impliquen traspaso de fondos de una anualidad a anualidades posteriores con el objeto de asegurar el cumplimiento de la regla n+3, por consiguiente, los proyectos deberán poner en marcha los mecanismos necesarios para el cumplimiento de su plan financiero por anualidad. No se aceptarán modificaciones que impliquen cambios entre los importes de cofinanciación FEDER asignados a cada una de las regiones. No se aceptarán modificaciones, a nivel de cada beneficiario, que impliquen desviaciones en los importes por partidas y/o actividades superiores al 20% de lo presupuestado inicialmente para cada partida y/o actividad. Tan solo en casos debidamente justificados se podrá considerar la superación del límite máximo de desviación permitido (20%), la eliminación de partidas previstas y/o la inclusión de nuevas partidas al presupuesto con la consecuente reasignación. En todo caso deberá respetarse el límite máximo del 7% del coste total del proyecto para el conjunto de las partidas gastos de gestión y coordinación más gastos generales. Todas las modificaciones deberán respetar, en todo caso, las normas de subvencionabilidad de los gastos establecidas en cada Estado Miembro. Las solicitudes de modificaciones en el plan financiero deberán ir acompañadas de nuevos presupuestos desglosados del proyecto y de cada uno de los socios afectados en formato Excel. Además, la descripción de la modificación deberá detallar qué partida/s presupuestaria/s, qué socio/s y/o qué actividad/es se ve/n afectada/s por la modificación y en qué cuantía. 2. Modificaciones en el contenido del proyecto. Podrán considerarse modificaciones en el contenido del proyecto que conlleven redefinición de las acciones, concreción de las actividades, ajustes de los indicadores iniciales, etc, siempre y cuando no impliquen cambios en el objetivo general y los objetivos específicos inicialmente propuestos. 10

11 Se deben adjuntar a la solicitud de modificación los apartados del formulario que variarían con la modificación, un nuevo cronograma de actividades, un nuevo sistema de indicadores, etc. Si la modificación del contenido del proyecto implica también modificaciones en el plan financiero, se tendrán que presentar nuevos presupuestos desglosados, tal y como se indica en el apartado anterior. 3. Modificaciones en la composición del partenariado. Se podrán considerar cambios en el partenariado que resulten como consecuencia de la renuncia de alguno de los socios, cambios en la denominación de la entidad o reestructuración organizativa y/o de las funciones de las entidades participantes (ej. traspaso de competencias a otra entidad). En caso de renuncia de alguno de los socios, el Jefe de Fila deberá proceder conforme descrito en el punto 1, 2º parágrafo. En caso de cambios de denominación o traspaso de competencias deberán adjuntarse los documentos necesarios que permitan comprobar dichas circunstancias. Los cambios en el seno del partenariado de los proyectos implican necesariamente la modificación del texto del contrato entre la Autoridad de Gestión y el Jefe de Fila. Por lo tanto, aunque la modificación haya sido aceptada por la Autoridad de Gestión, no será definitiva hasta que se firme, por ambas partes, una addenda a dicho contrato donde se reflejen los cambios aprobados. 4. Modificaciones en el calendario del proyecto La fecha de finalización de los proyectos vendrá determinada por la fecha de firma del contrato entre la Autoridad de Gestión y el Jefe de Fila. Cuando las modificaciones al calendario del proyecto supongan únicamente pequeños retrasos en la ejecución de las actividades sin perjudicar la ejecución financiera de la anualidad prevista, no será necesario proceder al envío de una solicitud de modificación del proyecto. Únicamente será necesario informar vía de este retraso al Común. En caso de solicitud de modificaciones en el calendario de los proyectos se deberá presentar un nuevo cronograma de actividades que refleje dichos cambios. Si éstos suponen variaciones en el plan financiero se deberán presentar también nuevos presupuestos desglosados. 5. Otras modificaciones Puede ser objeto de solicitud cualquier otro tipo de modificación que se pueda presentar en el periodo de ejecución del proyecto, debiendo especificarse debidamente en qué consiste dicha modificación, cual es su justificación y qué consecuencias tiene para el proyecto a nivel de partenariado, realización de actividades, plan financiero, etc. Las modificaciones de los datos de identificación de las entidades, direcciones, teléfonos, s, personas de contacto, personas responsables de la entidad, datos 11

12 bancarios, ajustes entre subpartidas dentro de la misma partida presupuestaria, etc. no precisan ser aprobados mediante una solicitud de modificación. Únicamente será necesario informar de los nuevos datos vía al Común. V. INSTANCIAS DECISORIAS Las decisiones sobre las solicitudes de modificaciones de los proyectos pueden ser tomadas, dependiendo de la naturaleza de la modificación, por el STC o por el Comité de Gestión, como refleja el siguiente cuadro: MODIFICACIONES NO SUSTANCIALES Modificaciones en el Plan financiero Modificaciones entre partidas Traspaso de anualidades Creación de subpartidas o cambio de la denominación de las mismas Modificaciones en el Contenido Modificaciones de actividades que no afectan a los objetivos previstos Modificación de Indicadores (inclusión de nuevos indicadores, modificación de los mismos, etc.) Modificaciones en el Calendario Retrasos en la ejecución de actividades Modificaciones en el Partenariado Cambio del nombre de entidad o reestructuración de la misma implicando la transferencia de competencias en la gestión del proyecto a otra entidad MODIFICACIONES SUSTANCIALES Modificaciones en el Contenido Modificaciones de actividades que afectan a los objetivos previstos Modificaciones en el Calendario Ampliación del plazo de ejecución del proyecto Modificaciones en el Partenariado Renuncia parcial o total del Jefe de Fila y/o socios, incorporación de un socio nuevo en sustitución o reasignación de cofinanciación entre socios de la misma región Ampliación del partenariado Decisión Decisión Comité de Gestión Comité de Gestión Comité de Gestión Comité de Gestión En todo caso, será el STC el que tramite la solicitud y comunique al Jefe de Fila la decisión tomada sobre la solicitud de modificación. Todo tipo de modificaciones puede implicar asimismo una modificación en el contrato suscrito entre el Jefe de Fila y la Autoridad de Gestión y/o los anexos a dicho contrato. 12

13 Para las modificaciones que impliquen cambios en el texto del contrato suscrito entre el Jefe de Fila y la Autoridad de Gestión será necesaria la firma, por ambas partes, de una addenda a dicho contrato que refleje los cambios aprobados, que serán efectivos a partir de la fecha de firma de dicha addenda. Para las modificaciones que impliquen cambios en cualquiera de los anexos al contrato (Formulario del proyecto, que incluye el plan financiero y Acuerdo de Cooperación Transnacional entre Socios) no será necesaria la firma de addenda y se considerarán, a partir de la fecha de aprobación de la modificación, los nuevos anexos aprobados como nuevos anexos al contrato. VI. MODELO DE SOLICITUD DE MODIFICACIONES El modelo de solicitud de modificaciones es el que genera directamente la aplicación informática al imprimir solicitud de modificación una vez se haya completamente finalizado el proceso de solicitud de modificación. VII. DIRECCIONES SECRETARIADO TÉCNICO COMÚN Para cualquier comunicación referente a las Solicitudes de Modificación deberá realizarse a través del siguiente correo electrónico del Común: gestionproyectos@pct-mac.org 13