POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA COLOMBIA

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1 POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA COLOMBIA Calle 69 No Bogotá PBX INTRODUCCION COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA es una asociación civil sin ánimo de lucro fundada en 2009 por nueve importantes empresas con presencia en Colombia, y que tiene como visión contribuir al incremento de los índices de reciclaje, así como ser un punto de referencia y consulta para los diferentes actores de la cadena de valor del reciclaje en el país. La promesa de valor de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA es ser un referente y articulador para diferentes grupos de interés, entre los que se encuentran las empresas, el Estado, la ciudadanía, la academia, las entidades de apoyo y las organizaciones de recicladores, con las que se busca promover la gestión integral de los residuos sólidos reciclables. Dando cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, sobre el Régimen General de protección de datos personales en Colombia, que tiene como objeto: desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma, y en el Decreto 1377 de 2013, COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA ha desarrollado la política de protección de datos personales que se relaciona en el presente documento. GLOSARIO Para efectos de la política que aquí se enuncia se retoman las definiciones contenidas en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, a saber: 1. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales. 2. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 3. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos,

2 organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 4. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 5. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. AUTORIZACION Al momento de la suscripción de un contrato, COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA debe entregar el formato de autorización para el tratamiento de datos personales que se relaciona a continuación: AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES (NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA) En virtud de la Ley Estatutaria 1581 del 2012, mediante la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales, y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Yo, (nombre de quien autoriza), mayor de edad, identificada con la cédula de ciudadanía No. XXX de XXX, en mi nombre propio, por medio del presente documento, otorgo mi consentimiento previo, expreso, e informado, a COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, para que la información vinculada o que pueda asociarse a mí (los "Datos Personales"), incluyendo pero sin limitarse a los datos o información personal no pública, los datos sensibles como , teléfono, dirección, información bancaria que le he revelado a COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, para suscribir el contrato (relacionar el tipo de contrato firmado); así como aquella información adicional a la cual llegare a tener acceso en desarrollo de la actividad contratada por parte de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, sea objeto de cualquier operación o conjunto de operaciones tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o supresión (el "Tratamiento"), en los términos, por las personas y fines que se indican en la Política de Tratamiento de la Información de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, (la "Política"), la cual puede ser consultada en EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA.org.co (la "Autorización"). 2.- La Autorización se otorga para Datos Personales que se traten en el futuro y para los Datos Personales que hubieran sido Tratados por COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA en el pasado, situación que se entiende ratificada por medio del presente documento. 3.- COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA llevará a cabo el Tratamiento para el cumplimiento de todas o algunas de las siguientes finalidades:

3 Hacer más efectivas y seguras las comunicaciones que se lleven a cabo en COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA en virtud del contrato (según corresponda) La administración segura del Sitio Web en el que las partes en el contrato desarrollaran las comunicaciones, Enviar información o mensajes sobre las novedades que se puedan generar antes, durante y en la ejecución del contrato de servicios (relacionar el tipo de contrato firmado) y toda otra información que creamos conveniente. Compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de "outsourcing" que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA dentro de las que se incluye el titular del proyecto. Suministrar los Datos Personales al área contable, revisoría fiscal, legal, Junta Directiva y/o Asamblea General de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA partes encargadas de gestionar las actividades respectivas en la organización. 4.- Asimismo, otorgo mi consentimiento expreso, libre e informado a COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA para transferir, transmitir, trasladar, compartir, entregar, y/o divulgar los Datos Personales a nivel nacional e internacional, incluso a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos personales para el cumplimiento de los fines mencionados anteriormente, particularmente al desarrollo del objeto, obligaciones y actividades que sean parte o de la naturaleza del contrato de servicios (relacionar el tipo de contrato firmado). 5.- Los datos del responsable del Tratamiento son: COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA Calle 69 No. 6-20, Bogotá, Colombia Teléfono.: 57(1) Atención: DIANA CAROLINA AGUILAR SANABRIA Directora Ejecutiva y Representante Legal 6. Declaro y acepto que COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, en cumplimiento de lo establecido en la normativa de protección de datos personales, particularmente, de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, me ha informado sobre mis derechos como titular de los Datos Personales, a saber: Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o encargados del Tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente este exceptuado por la ley, como requisito para el Tratamiento. Ser informado, por el responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, cuando así se lo solicite, sobre el uso que le ha dado a los Datos Personales. Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a la normativa de

4 Atentamente. protección de datos. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previa verificación por parte de la autoridad competente. Acceder gratuitamente a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los demás derechos consagrados en la Política de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA. Firma: (NOMBRE DE LA PERSONA QUE AUTORIZA) En relación con los datos recolectados antes de la expedición de la presente política, COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA enviará mediante correo electrónico el formato de autorización para el tratamiento de datos personales a las personas relacionadas en sus bases de datos y el vínculo de la página web para que accedan a la presente política de protección de datos personales. En caso de presentarse alguna dificultad para contactar a los titulares de la información, se informará en la página web de la existencia de la política y de la necesidad de contar con la autorización de la que trata el presente documento. Si a pesar del procedimiento enunciado anteriormente no se obtiene la autorización o la persona no autoriza el manejo de sus datos, el tratamiento de los datos será el definido por la normatividad existente. ADMINISTRADOR DE LA INFORMACION La persona responsable desde COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA sobre el tratamiento de la información será la Directora Ejecutiva y Representante legal de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, quien autorizará a la (s) persona (s) que considere pertinente para el manejo y custodia de la(s) base(s) de datos de la asociación. FORMAS DE OBTENCION DE LOS DATOS La información contenida en la(s) base(s) de datos que maneje COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, provendrá directamente del titular con quien establezca el vínculo laboral o comercial. MEDIDAS DE SEGURIDAD COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA como medida para minimizar los riesgos del uso inadecuado de los datos personales implementa los siguientes controles: Cláusula de confidencialidad de la información para la o las personas responsables del manejo y custodia de las bases de datos. Las bases de datos sólo serán manejadas por medio electrónico para lo cual se establecen los siguientes controles: o Claves personalizadas de acceso a los computadores donde reposa la información. o Clave de protección a los archivos específicos donde reposa la información.

5 o o En caso de necesitarse envío de los datos a terceros, éste envío sólo lo podrá realizar la Director (a) Ejecutivo (a) o la persona autorizada para tal fin, con el siguiente texto: Este mensaje electrónico y su(s) archivo(s) anexo(s), pueden contener información de carácter confidencial y legalmente protegida, exclusivamente dirigida a su(s) destinatario(s). Si usted ha recibido este mensaje por error, informe inmediatamente a la dirección electrónica del remitente y borre de su sistema el mensaje y anexos, así como todas las copias realizadas. Si usted no es el destinatario, queda prohibida su divulgación, retención, reimpresión, utilización o divulgación con cualquier propósito. Recuerde que la interceptación y substracción de esta comunicación está sujeto a sanciones penales correspondientes (ley 1273 del 2009). Todos debemos aportar al cumplimiento de la ley 1581 del Los soportes físicos entregados por los titulares de los datos, reposaran en el archivo de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA durante 5 años. Estarán ubicados 2 años en el archivo activo y los siguientes 3 años en el archivo histórico. CANALES DE ATENCION AL TITULAR Para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012, COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA ha dispuesto los siguientes canales de comunicación: Punto de atención personalizada: en las oficinas ubicadas en la Calle 69 No en horario de 9:00am a 12:00m y de 1:00pm a 6:00pm Teléfono fijo: Correo Electrónico: cempre@cempre.org.co En todo caso, conforme se menciona en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el reclamo debe formularse mediante solicitud escrita dirigida al Director (a) Ejecutivo (a) de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6 El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. INFORMACION QUE SE REGISTRA EN LAS BASES DE DATOS 1. Datos generales de las personas mayores de 18 años 2. Datos de identificación: hace referencia a los datos generales de la persona entre ellos nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación y lugar de expedición de la identificación. Datos biométricos de la persona: las personas que de manera regular ingresan a las instalaciones de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA en su calidad de contrato laboral o contrato de prestación de servicios deben registrar su huella para el ingreso a las instalaciones ubicadas en la Calle 69 No de Bogotá. La información biométrica está a cargo y es responsabilidad del Impact HUB. Su uso es único y exclusivamente para el ingreso a las instalaciones. 3. Datos de ubicación: tanto para las personas naturales como para las personas jurídicas con las que COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA tenga algún vínculo contractual, se les solicitará los datos relacionados con su actividad comercial o profesional, dirección, teléfono, correo electrónico, entre otros. 4. Datos sensibles: son los concernientes al estado de salud (ingreso, exámenes periódicos, egreso, incapacidades, entre otros), de las personas vinculadas laboralmente con COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA. 5. Datos de contenido socioeconómico: para la vinculación laboral o mediante contrato de prestación de servicios, COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA solicitará al interesado certificación bancaria para efectos de los pagos o transacciones a que hubiere lugar, RUT, historial laboral (experiencia, cargos, fechas de ingreso y retiro), educación formal y no formal, estado de afiliación y aporte al Sistema Integral de Seguridad Social: EPS, fondo de pensiones, ARL. 6. Otros datos: acceso al sistema de información de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA (Usuario, IP, perfiles). A potestad de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA se solicitarán antecedentes judiciales o disciplinarios de las personas con las que establezca algún tipo de vínculo laboral, o comercial. DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS El titular de los datos tendrá derecho a: Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales frente a los responsables del Tratamiento o encargados del Tratamiento. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente este exceptuado por la ley, como requisito para el Tratamiento. Ser informado, por el responsable del Tratamiento o el encargado del Tratamiento, cuando así se lo solicite, sobre el uso que le ha dado a los Datos Personales.

7 Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a la normativa de protección de datos. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, previa verificación por parte de la autoridad competente. Acceder gratuitamente a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Los demás derechos consagrados en la Política de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA. TRATAMIENTO DE LOS DATOS COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA dará el siguiente tratamiento a los datos obtenidos: Hacer más efectivas y seguras las comunicaciones que se lleven a cabo en COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA en virtud del contrato (según corresponda). La administración segura del Sitio Web en el que las partes en el contrato desarrollaran las comunicaciones. Enviar información o mensajes sobre las novedades que se puedan generar antes, durante y en la ejecución del contrato de servicios (según corresponda) y toda otra información que creamos conveniente. Compartir los datos personales con empresas de servicios o empresas de "outsourcing" que contribuyan a mejorar o a facilitar las operaciones a través de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA e dentro de las que se incluye el titular del proyecto. Suministrar los Datos Personales al área contable, revisoría fiscal, legal, Junta Directiva y/o Asamblea General de COMPROMISO EMPRESARIAL PARA EL RECICLAJE COLOMBIA partes encargadas de gestionar las actividades respectivas en la organización. VIGENCIA DE LA POLITICA La presente política entra en vigencia a partir del 01 de noviembre de 2016 y será publicada en la página web para consulta de las personas interesadas. Dado en Bogotá, D. C., a 01 de noviembre de 2016