POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SOLFINANCIERAS S.A.S

Transcripción

1 POLITICA PARA MANEJO, ADMINISTRACIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SOLFINANCIERAS S.A.S EN CUMPLIMIENTO DE LA LEY 1581 DE 2012 Y SU DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013 I. Propósito. La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas que modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que SOLUCIONES FINANCIERAS ONLINE S.A.S NIT (en adelante, SOLFINANCIERAS) en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el Tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los Titulares de la información les asiste. II. Responsable Razón Social: SOLUCIONES FINANCIERAS ONLINE SAS NIT: Dirección: Calle 63ª # oficina 302 Ciudad: Bogotá D.C. Correo Electrónico: info@solfinancieras.com Teléfono: PBX: (1) WhatsApp: III. Definiciones: 1. Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de estudio. 3. Dato personal: Información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; información por nuestros clientes o asesores. 4. Encargado del tratamiento: Persona natural, que por sí misma o en asocio con otros, realice el estudio de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. 5. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos; 6. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

2 7. Tratamiento: Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento y análisis delos mismos. 8. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. 9. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. 10. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. IV Deberes de SOLFINANCIERAS respecto al Tratamiento: SOLFINANCIERAS deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan a las actividades comprendidas dentro de su objeto social: 1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. 2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente política, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 5. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente política. 6. Actualizar la información, incorporando todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayan suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada. 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta. 8. Obtener únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente política. 9. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

3 10. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente política. 11. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. 12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. V. Finalidades del Tratamiento al cual serán sometidos los datos por parte de SOLFINANCIERAS. En ejercicio de su objeto social, SOLFINANCIERAS realiza el Tratamiento de datos personales de sus empleados, clientes y usuarios de sus servicios, actividad que ejecuta directamente, o por parte de contratistas o mandatarios encargados de ello. La información y datos personales recolectados por SOLFINANCIERAS son utilizados para procesar, confirmar, cumplir y proveer los servicios ofrecidos por la empresa, directamente y/o con la participación de terceros proveedores de productos o servicios financieros, historial crediticio, reporte en centrales de riesgo, atención de consultas, quejas y reclamos, registros contables, correspondencia, procesamiento y verificación de tarjetas de crédito, débito y otros instrumentos de pago, promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios, realizar intermediación en transacciones financieras, atender procedimientos legales, efectuar reportes o atender requerimientos de las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales o internacionales, autoridades de policía o autoridades judiciales, entidades bancarias y/o compañías aseguradoras, para fines administrativos internos y/o comerciales, incluyendo investigación de mercados, auditorías, reportes contables, análisis estadísticos, facturación, para la ejecución de las actividades del objeto social de SOLFINANCIERAS y demás servicios y actividades complementarias, identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas y/o para el funcionamiento de las demás finalidades indicadas en este documento. El tratamiento de la información y datos personales por parte de SOLFINANCIERAS se encuentra enmarcado en la garantía y respeto de los principios de tratamiento definidos por la ley aplicable en Colombia. Estos principios son los principios de licitud, legalidad, libertad, transparencia, consentimiento, información, calidad, acceso y circulación restringidos, finalidad, lealtad, proporcionalidad, seguridad y confidencialidad. En este sentido, SOLFINANCIERAS informa a los Titulares que en el desarrollo de estas actividades pueden estar involucrados terceros, incluyendo entidades bancarias, proveedores de servicios financieros, proveedores de herramientas de seguridad para procesamiento de transacciones bancarias, call centers, aseguradoras.

4 SOLFINANCIERAS En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de SOLFINANCIERAS se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. SOLFINANCIERAS no recolecta, ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes. SOLFINANCIERAS tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular de conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de El Tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso: a) Tratamiento de datos personales de Proveedores personas naturales: Permite el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de SOLFINANCIERAS, tales como pagos de honorarios, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. b) Tratamiento de datos personales de Clientes personas naturales: El Tratamiento de datos personales de Clientes que son personas naturales, tiene el propósito de que SOLFINANCIERAS pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios. VI. INFORMACIÓN Y DATOS PERSONALES QUE OBTIENE SOLFINANCIERAS: SOLFINANCIERAS puede recolectar información y datos personales de clientes o usuarios, la cual puede variar en razón de requerimientos de autoridades locales, facilidades tecnológicas, naturaleza del producto y/o servicio a suministrar, entre otros. Para tales efectos, SOLFINANCIERAS puede recolectar la siguiente información y datos personales, los cuales pueden ser almacenados y/o procesados en servidores ubicados en centros de cómputo, ya sean propios o contratados con terceros:

5 a) Nombre y apellido b) Fecha de nacimiento. c) Direcciones postales y electrónicas (personales y/o laborales). d) Profesión u oficio. e) Tipo y número de identificación. f) Estado civil. g) Dirección residencia h) Compañía en la que labora y cargo. i) Teléfonos fijos y celulares de contacto (personal y/o laboral). VII. Derechos de los Titulares. Los clientes o usuarios tienen derecho a consultar y conocer los detalles del tratamiento de los datos personales requeridos por SOLFINANCIERAS, así como a rectificarlos en caso de ser inexactos o incompletos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las finalidades y términos contemplados en esta Política de Privacidad. Con la aceptación de esta Política de Privacidad, el cliente o usuario, manifiesta libre, expresa y previamente haber sido informado sobre los derechos que las leyes aplicables le conceden como titular de sus datos personales y que se enuncian a continuación: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

6 d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. VIII. PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES. Los Titulares de datos personales deben dirigir sus consultas peticiones o reclamos al correo: info@solfinancieras.com a) Consultas: SOLFINANCIERAS debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días. b) Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a SOLFINANCIERAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: o El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, al correo electrónico info@solfinancieras.com con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, SOLFINANCIERAS requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. o Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga reclamo en trámite y el motivo del mismo, en un término no

7 mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. o El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. o El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. c) Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a SOLFINANCIERAS la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, SOLFINANCIERAS no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Para hacer efectivos sus derechos, los clientes o usuarios pueden ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información y datos personales enviando su solicitud al correo electrónico info@solfinancieras.com, o a través de la línea telefónica en Bogotá y celular IX. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. SOLFINANCIERAS sólo podrá realizar el Tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del Tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual SOLFINANCIERAS tiene la obligación de conservar los datos personales SOLFINANCIERAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. SOLFINANCIERAS deberá documentar los procedimientos para el Tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las

8 disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. X. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. SOLFINANCIERAS se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos. Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de los siguientes medios: anuncios visibles en sus establecimientos o centros de atención a clientes, en nuestros sitios web, o a través del último correo electrónico proporcionado. XI. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD. Los terceros contratados por SOLFINANCIERAS, están igualmente obligados a adherirse y dar cumplimiento a esta política de privacidad. En todos los contratos que celebre SOLFINANCIERAS con terceros que involucre el tratamiento de información y datos personales de nuestros clientes o usuarios, incluye un acuerdo de confidencialidad que detalla sus compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los mismos. XII. ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. La aceptación expresa de esta Política de Privacidad y del tratamiento de la información y los datos personales conforme a los términos de la misma, ocurre cuando el cliente o usuario titular de los mismos, proporciona los datos en los establecimientos de comercio de SOLFINANCIERAS o cuando adquiere o utiliza cualquiera de nuestros productos o servicios, o cuando pulsa la función Continuar en la página web o cuando hace uso de cualquiera de nuestros servicios electrónicos en cualquier versión. Al aceptar esta Política, cada uno de nuestros clientes o usuarios, en su calidad de titular de la información y de los datos personales recolectados, autoriza expresamente a que SOLFINANCIERAS realice el tratamiento de los mismos, de forma parcial o total, incluyendo la recolección, almacenamiento, grabación, uso, circulación, procesamiento, supresión, transmisión y/o transferencia dentro del país o a terceros países de los datos suministrados para las finalidades descritas en esta Política y en especial nos autoriza para: 1. Usar la información y los datos personales suministrados para enviar a los correos electrónicos registrados por el cliente o usuario, así como cualquier información relacionada con el producto o servicio adquirido.

9 2. Utilizar la información recibida para fines de mercadeo de nuestros productos y servicios, y de los productos y servicios de terceros con los que SOLFINANCIERAS mantenga una relación de negocios. 3. Compartir la información y los datos personales con representantes comerciales, entidades bancarias, proveedores de servicios financieros, inmobiliarios, aseguradores, entre otros, según sea requerido para el desarrollo de los servicios de intermediación ofrecidos por SOLFINANCIERAS. 4. Suministrar la información y los datos personales a las autoridades de control y vigilancia, administrativas, de policía y judiciales, nacionales e internacionales, en virtud de un requerimiento legal o reglamentario y/o usar o revelar esta información y datos personales en defensa de los derechos y/o de la propiedad de SOLFINANCIERAS, de sus clientes, de nuestros sitios web o de sus usuarios, para la detección o prevención de fraude, para la prevención, detección, aprehensión o persecución de actos criminales o cuando SOLFINANCIERAS de buena fe considere que la entrega de la información y datos personales es en el mejor interés de la seguridad financiera. 5. Permitir el acceso a la información y datos personales a los auditores o terceros contratados para llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial que desarrollamos. 6. Consultar y actualizar la información y los datos personales. 7. Contratar con terceros el almacenamiento y/o procesamiento de la información y datos personales para la correcta ejecución de los contratos celebrados con nosotros, bajo los estándares de seguridad y confidencialidad a los cuales estamos obligados. Transferir su información y sus datos personales en caso de cambio de control a través de fusión, adquisición, liquidación, escisión, o creación, a la nueva entidad en control de SOLFINANCIERAS. Si como consecuencia del cambio de control, hay cambio en el Responsable del tratamiento de la información y datos personales, dicha situación será informada a los titulares de la información y de los datos personales, para que ejerzan los derechos de conformidad con la ley aplicable en Colombia. Las condiciones bajo las cuales los titulares podrán ejercer sus derechos, serán indicadas al momento de informar el cambio de control.