MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

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1 TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES 11 DE OCTUBRE DE

2 INTRODUCCION TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, es una entidad privada, constituida como persona jurídica en Septiembre 16 de 1976, con Matricula Mercantil # , expedida por la Cámara de Comercio de ; dando cumplimiento a todas las funciones propias reconocidas en el Código de Comercio. En éste manual se establecen los procedimientos para garantizar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que dictan normas sobre el régimen de protección de datos personales y buscan garantizar que TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, con NIT , en condición de responsable de manejo de datos personales, realice el tratamiento de los mismos en estricto cumplimiento de las mencionadas normas y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales, garantizando asimismo los derechos de los titulares de los datos. También se constituyen las condiciones y obligaciones legales de tratamiento y uso de la información de carácter personal, y procedimientos aplicables al tratamiento de datos personales que en el desarrollo de sus funciones propias como establecimiento de comercio solicite para utilizar, almacenar, corregir, ceder o suprimir. 2

3 GENERALIDADES 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN Las políticas y procedimientos consagrados en este manual se aplicaran en el establecimiento de comercio TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE. Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, no presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio que ofrezca TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE. TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE se encarga directamente del tratamiento de los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento exigiendo así mismo al encargado, la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos. 2. DEFINICIONES Las siguientes definiciones, permiten una correcta y apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, y son indispensables para la protección del habeas data, lo que contribuye a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. 3

4 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el dato personal como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general. Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc. 4

5 Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. 3. RESPONSABLE. Nombre: TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE NIT: Dirección: Carrera 56 No , barrio Gaitán, D.C. Correo electrónico: talleresme-jor@hotmail.com Teléfonos: (57) (1) (57) (1)

6 4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 1. De legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente política es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. 2. De finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. 3. De libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. 4. De veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, o fraccionados que induzcan a error. 5. De transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. 6. De acceso y circulación restringida:el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley. 6

7 7. De seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 8. De confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley. 5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS. En el desarrollo de las actividades propias del objeto social de TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, se realiza recolección y tratamiento de datos personales de nuestros empleados, clientes y proveedores. Este tratamiento se realiza directamente por funcionarios de TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, designados por la gerencia. TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del Titular, para dar cumplimiento al artículo 8 de la Ley 1581 de En desarrollo del principio de finalidad, la recolección de datos personales por parte de TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, se limita a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para cumplir con las finalidades expresadas en la presente política. Salvo en los casos expresamente previstos 7

8 en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del Titular. En cumplimiento de la ley TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, no recolecta ni almacena datos de niños, niñas y/o adolescentes. El tratamiento de datos incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la Ley y, se realiza con las siguientes finalidades específicas: 1. Mantener comunicación constante y efectiva con nuestros clientes, empleados y proveedores. 2. Ofrecer y promocionar por cualquier medio, productos y servicios de TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE. 3. Mantener información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por nuestros empleados, clientes o proveedores. 4. Conservar información relacionada con el cumplimiento de las Políticas de Calidad. 5. Cualquier otra finalidad que corresponda según el vínculo que se genere entre los titulares de los datos personales y TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE. 6. DERECHOS DE LOS TITULARES. Los Titulares de los datos personales, de acuerdo a las leyes mencionadas, tienen los siguientes derechos: 1. Conocer, acceder en forma gratuita, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos o, 8

9 fraccionados que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. 4. Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Ley. 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley. De acuerdo con el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 9

10 7. PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS, POR PARTE DE LOS TITULARES. Los Titulares de datos personales deben dirigir sus solicitudes o reclamos al correo electrónico talleresme-jor@hotmail.com, o dirigirlas físicamente a la Carrera 56 # 79 50, barrio Gaitán; en la ciudad de D.C. A. Procedimiento para respuesta de solicitudes y consultas: TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, deberá dar respuesta a las solicitudes y consultas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Cuando no sea posible cumplir con este tiempo, deberá informar al interesado expresando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud o consulta, que debe ser en un término no mayor a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. B. Procedimiento en caso de reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, el cual será tramitado de acuerdo al siguiente procedimiento: a. El reclamo se formulará mediante solicitud verbal o por escrito, dirigido a TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE,a la dirección física o al correo electrónico talleresme-jor@hotmail.com, con la identificación completa del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y adjuntando los documentos que considere necesarios.talleres MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, puede requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que complete los datos faltantes o incompletos. 10

11 Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. b. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. c. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. C. Procedimiento para la revocatoria de la autorización y/o solicitud de supresión de datos: Los Titulares podrán en todo momento solicitar a TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política. Si vencido el término legal respectivo, TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, no hubiere eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. 11

12 En las solicitudes de rectificación y/o actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. No obstante lo anterior, de acuerdo con los artículo 9 y 11 del Decreto 1377 de 2013, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. 8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, tiene la obligación de conservar los datos personales TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, deberá documentar los procedimientos para el tratamiento, conservación y supresión de los datos personales de conformidad con las disposiciones aplicables a la materia de que se trate, así como las instrucciones que al respecto imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 12

13 9. DEBERES DE TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE EN RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos, por lo tanto hará uso de dichos datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales. TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE atenderá los deberes previstos para los responsables y encargados del tratamiento, contenidos en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, o normas que la reglamenten o modifiquen, a saber: a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Rectificar la información cuando sea incorrecta. f. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. g. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. h. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC - Superintendencia de Industria y Comercio. 13

14 10. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE garantiza y exige a toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible y/o de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos; obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones contractuales con TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE. El incumplimiento del deber de secreto será sancionado de conformidad con lo previsto en el Manual interno de trabajo y la legislación vigente. 11. VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política entra en vigencia a partir del día martes 11 de Octubre de Actualizaciones de la política: TALLERES MEJOR LIMITADA MEJIA JORGE, podrá modificar los términos y condiciones del presente documento de políticas y procedimientos, con el fin de reflejar en las obligaciones establecidos por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se publicará el nuevo documento de políticas y procedimientos en nuestra página web: 14