L E G A J O D E P E R S O N A L

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1 L E G A J O D E P E R S O N A L UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA COMISIÓN SECTORIAL DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA DIRECCIÓN GENERAL DE PERSONAL ÁREAS DE PERSONAL DE LOS SERVICIOS UNIVERSITARIOS Aprobado: Resolución Nro. 3 del Consejo Ejecutivo Delegado de fecha 20/08/2007

2 INDICE I. OBJETIVO II. III. III. DEFINICIÓN FUNDAMENTO NORMATIVO Normativas Universitarias ANTECEDENTES V. RESPONSABILIDADES Áreas de Personal Funcionario, becario o pasante Dirección General de Personal Incumplimientos VI. VII. ASPECTOS GENERALES Apertura del Legajo Personal Ubicación Física del Legajo Salida de información del Legajo Carpetas de Legajo COMPONENTES Y FORMALIDADES, PARA EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN A LOS LEGAJOS Datos Personales Identificatorios Licencias e inasistencias Estudios Formales Formación Continua- Capacitación Experiencia Laboral Carrera Funcional Méritos Deméritos Anotaciones Varias Calificaciones 2

3 LEGAJO DE PERSONAL I. OBJETIVO El presente documento tiene como objetivo brindar información sobre Legajos de Personal y proporcionar pautas y orientaciones para que las áreas de personal de los servicios universitarios apliquen criterios homogéneos en la registración y manejo de los mismos. II. DEFINICIÓN DE LEGAJO El legajo es un instrumento fundamental de la gestión de personal que le permite a la organización conocer las características y perfil de sus funcionarios a los efectos de establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación, desvinculación laboral y aspectos sociales. Los legajos de personal recogen información sobre el funcionario, becario o pasante en los aspectos individuales que se relacionan con los laborales. Es un documento de carácter oficial donde se registran los datos personales y familiares y la trayectoria laboral a partir del ingreso en la UdelaR. Algunos de sus datos como: domicilio, teléfono, estado civil e hijos son de carácter confidencial y sólo podrán ser informados de oficio. III. FUNDAMENTO NORMATIVO Normas universitarias: - Ley Orgánica - Estatuto de Personal No Docente - Estatuto de Personal Docente - Ordenanza de Actos Administrativos IV. ANTECEDENTES Los legajos de personal se llevan en forma manual, existiendo carpetas que contienen la información en formularios y comprobantes. Algunos servicios universitarios fueron además informatizando la gestión de personal utilizando en la mayoría de los casos el sistema ARSAFE. La UdelaR ha planteado dentro de sus objetivos institucionales la mejora de los procesos de trabajo y la profesionalización de los funcionarios, aspectos que se sustentan en los enunciados de los Planes Estratégicos (Pledur 2000 y 2005). La implementación de los sistemas horizontales de gestión apunta al cumplimiento de estos objetivos, siendo el Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP), uno de ellos. El SIAP contribuye en los dos sentidos, siendo una herramienta de trabajo que unifica y mejora los procedimientos y las interrelaciones laborales entre los funcionarios y por otro lado promueve el desarrollo del personal. Descentraliza las operaciones y brinda 3

4 información completa, precisa y en tiempo real para la toma de decisiones. Uniformiza criterios y procesos; delimita responsabilidades, permite el manejo de información descentralizada y centralizada con carácter general y disminuye los costos de gestión. El Sistema Integral de Personal contiene un módulo de Legajo de Personal. Además de la información que se registra en los sistemas informáticos, las áreas de personal cuentan con carpetas en las cuales se incorpora la documentación probatoria. Este documento aporta elementos para el manejo de las mismas.. V. RESPONSABILIDADES Áreas de personal. Los Departamento de Recursos Humanos, las Secciones de Personal o quienes hagan sus veces son responsables de cumplir con las disposiciones que establece el presente documento y de llevar actualizados los registros que se incorporan al legajo del personal docente y no docente, becarios y pasantes. Los Art. 15 y 16 del Estatuto del Personal no docente establecen: Art Legajos funcionales - Las reparticiones universitarias deberán llevar los legajos de los funcionarios, brindando a la Dirección General de Personal la información necesaria a los efectos de llevar el Registro de los funcionarios no docentes de la Universidad. Art Anotaciones en los legajos - En los legajos personales se deberá dejar constancia de todas las resoluciones dictadas por la autoridad competente, sobre la actuación del funcionario. Los funcionarios podrán obtener en cualquier tiempo, vista de su correspondiente legajo... Por analogía se aplica también a los Legajos del personal docente, becarios y pasantes. Funcionario, becario o pasante Es obligación de los mismos proporcionar la información y los documentos que le son solicitados para ser incorporados al Legajo y a la carpeta. Asimismo deberá comunicar a las áreas de personal en forma inmediata cualquier modificación que surja sobre los datos suministrados (cambio de domicilio, credencial cívica, estudios, estado civil, etc.). Dirección General de Personal Velará por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este documento al igual que las autoridades administrativas de los servicios universitarios. Asimismo se reservará el derecho de verificar la autenticidad y/o veracidad de los registros realizados y solicitar las auditorias que se entiendan convenientes realizar. 4

5 Incumplimientos El adecuado cumplimiento de las formalidades y utilización de los legajos permitirá una mejor gestión de los recursos humanos. Las irregularidades constatadas en el manejo de los legajos personales que incluyen entre otras, la omisión en la realización de los registros que corresponda realizar, determinarán la responsabilidad de los funcionarios involucrados, previa instrucción de sumario administrativo. VI. ASPECTOS GENERALES Apertura del legajo personal El legajo se inicia con el ingreso del funcionario, becario o pasante a la UdelaR, a partir de la toma de posesión. Desde ese momento se registrarán todos los actos administrativos relacionados con el funcionario a lo largo de su trayectoria en la institución hasta la fecha de su desvinculación laboral. El SIAP tiene un único legajo por funcionario, becario o pasante que integra la actuación docente y no docente aunque se desempeñe en distintos servicios. El servicio sólo podrá registrar los datos del funcionario en esa dependencia y ver el legajo en su conjunto. Plazo de incorporación de datos Todos los datos que deban incorporarse al legajo personal deberán registrarse dentro de los diez días hábiles de recibida la documentación correspondiente por la dependencia de Personal. Ubicación física del legajo En las dependencias que no tienen instalado el SIAP y mantienen legajos manuales o informáticos, cuando un funcionario pasa a revistar en otro servicio universitario, se remite de oficio el original del legajo al servicio de destino, acompañado de la correspondiente carpeta de legajo. En el caso de funcionarios con apartamiento de la carrera administrativa, los legajos originales y carpetas deberán estar en el lugar donde presta funciones (cargo activo). En los servicios que dispongan del SIAP, la dependencia del cargo con apartamiento registrará el inicio del mismo, sus prórrogas y ceses; mientras que el servicio del cargo en el cual asume nuevas funciones realizará la designación, registros posteriores relacionados a ese cargo y la actualización general del legajo (personales, familiares, curriculares, etc.). Cuando no se disponga del SIAP, la registración debe realizarse en ambos servicios. 5

6 Cuando se trate de pases en comisión el legajo permanece en el servicio de origen. Salidas de Información del Legajo Las fotocopias autenticadas de los legajos podrán salir de las áreas de personal exclusivamente a solicitud expresa de la Dirección General de Personal para ser incorporada a los procesos de concursos, regularizaciones y otras actuaciones que así lo requieran, de la Dirección General Jurídica, de las autoridades de los servicios (en sus áreas de competencia los Consejos, Decanos, Directores, Pro-Rectores, Directores Generales, Directores de División o quienes hacen sus veces) y del interesado. Carpetas de legajos En forma paralela se llevarán las carpetas de legajos que contienen la documentación probatoria que corresponda archivar. Se incluirán en dichas carpetas: fotocopia de cédula; declaraciones juradas: de adhesión al sistema democrático republicano, de cargos; toma de posesión, beneficios sociales, cuota mutual, acumulación de cargos; certificado de buena conducta, certificado de la DUS de aptitud psico-física; en los casos que corresponda; partidas de: matrimonio del funcionario, nacimiento de hijos, defunción, sentencia de divorcio, tenencia, etc; fotocopias de títulos profesionales, certificados de estudios, diplomas o certificados de capacitación y formación continua; calificación refrendada y otros documentos escritos o en medios informáticos que el servicio considere importante archivar. La documentación se folia y se incorpora en forma cronológica decreciente, lo más reciente va primero. En todos los documentos se dejará constancia que es copia fiel del original que se tiene a la vista. Mientras el funcionario mantiene el vínculo laboral con la institución, el legajo es considerado activo. Cuando se produce la desvinculación laboral el legajo pasa a ser pasivo. Las carpetas de ambos archivos se mantienen separadas. En el caso de reingreso la carpeta pasa del archivo pasivo al activo. VII. COMPONENTES Y FORMALIDADES PARA EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN A LOS LEGAJOS. El ingreso de información a los legajos debe cumplir con determinadas formalidades, según los datos que se incorporen. El Art. 16 del Estatuto de personal no docente, Anotaciones en los legajos establece que en los legajos personales se deberá dejar constancia de todas las resoluciones dictadas por la autoridad competente, sobre la actuación del funcionario. Los funcionarios podrán obtener en cualquier tiempo, vista de su correspondiente legajo... Datos Personales Identificatorios Los datos personales se toman de la declaración jurada del funcionario y de la presentación de los documentos probatorios: cédula de identidad, credencial cívica, certificados de 6

7 estudios, etc. Los datos de los familiares se toman además de las partidas correspondientes (matrimonio, nacimiento, etc.). Licencias e Inasistencias Registro de todas las inasistencias autorizadas y no autorizadas del funcionario y de su impuntualidad (resumen de la planilla anual de asistencia). Art. 23 del Estatuto del Personal no docente- Contralor de asistencia Los funcionarios a quienes incumba el contralor de la asistencia, según los respectivos reglamentos, cuidarán que las faltas que se enuncian en los artículos anteriores queden debidamente documentadas y comunicadas al efecto de su sanción, so pena de incurrir ellos mismos, en omisión grave, que figure en su legajo personal. Estudios formales Se especifica el último grado alcanzado en cualquier nivel de enseñanza: primaria, secundaria, técnica, oficios, terciaria o universitaria (grado y postgrado). Incluye: denominación del título, diploma o certificado, institución otorgante, año de egreso, el nivel alcanzado. Comprende también la formación en Idiomas. Para efectuar el registro previamente se deberá verificar su autenticidad con el original exhibido. La fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo. Formación Continua - Capacitación Se indican las actividades formativas del funcionario: cursos, seminarios, talleres, encuentros, congresos, simposios, etc. Se deberá especificar el nombre de la actividad, período y horas de duración, institución organizadora, calidad de la participación (participante, asistencia, expositor, etc.) La actualización se realiza de oficio o a través del interesado, quien podrá solicitar se incorporen en su legajo la capacitación aprobada. Para efectuar el registro previamente se deberá verificar su autenticidad con el original exhibido. La fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo. Experiencia laboral Registra la actividad pública y privada que contiene el nombre del organismo o empresa, el cargo desempeñado, categoría, período (ingreso y egreso), carácter, forma de acceso. Para efectuar el registro previamente se deberá presentar el comprobante original de la actuación firmado por autoridad competente. El original o la fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo. Carrera funcional Se incorporan los datos de los cargos desempeñados en la UdelaR en todas las categorías. Se inicia el registro con el alta del primer cargo y en forma cronológica se actualiza con la trayectoria del funcionario hasta el egreso. La actuación funcional incluye además los conceptos asociados al cargo o movimientos: extensiones o reducciones horarias, subrogaciones, compensaciones, dedicación total, etc. 7

8 Las altas y bajas así como otros conceptos asociados a los cargos se toman de las resoluciones de los órganos competentes. En cada registro deberá figurar: identificación del cargo (categoría, escalafón, subescalafón, grado, carga horaria, denominación, carrera, número de cargo ), carácter, forma de acceso; órgano que dicta la resolución, número y fecha, número de expediente y otros datos que se entiendan pertinentes incluir. Méritos Mérito es la actuación del funcionario que merece una especial mención por tratarse de acciones extraordinarias que van más allá de las obligaciones normales del cargo y que cumplen con los requisitos de pertinencia, oportunidad y legitimidad. Tienen potestad para resolver la incorporación al legajo el Rector (Ley Orgánica, Art. 26), los Decanos de Facultad (Ley Orgánica, Art. 42), los Directores de Institutos, Escuelas o Licenciaturas, el Director del Hospital de Clínicas, de acuerdo a lo que establecen las respectivas Ordenanzas. Al registrar en el legajo se especifica el órgano decisor, la fecha y un resumen de la resolución por la cual la autoridad competente expresa un reconocimiento a un funcionario y dispone la anotación del mismo en su legajo personal en Méritos. El proceso para la incorporación al legajo se inicia con el reconocimiento de un superior que aporta la más amplia información para la toma de decisión, a la cual se podrán incorporar informes de los jerarcas respectivos. Deberá existir un plazo temporal razonable entre la actuación y su reconocimiento, que no podrá superar los 60 días, así como su posterior anotación en el legajo. 10. Deméritos Se ingresan los datos que han seguido el debido proceso previo y que cuentan con la resolución de la autoridad competente del servicio. Tienen potestad para ello el Rector (Ley Orgánica, Art. 26), los Decanos de Facultad (Ley Orgánica, Art. 42), los Directores de Institutos, Escuelas o Licenciaturas, el Director del Hospital de Clínicas, de acuerdo a lo que establecen las respectivas Ordenanzas. En el caso de las sanciones además se debe cumplir con lo que establece el Art. 16 del Estatuto de Personal no docente Anotaciones en los legajos-... Los jefes de Sección Personal de cada Servicio, o quienes hagan sus veces, bajo responsabilidad funcional, están obligados a anotar en el legajo personal respectivo, constancias de las investigaciones sumariales o sumarios decretados, así como las resultancias finales de los mismos; y las anotaciones que disponga la autoridad competente. No se hará en los legajos ninguna anotación desfavorable para el funcionario, sin que éste haya sido notificado y oído en el respectivo expediente o información. Asimismo el Art. 50 de la Ley Orgánica- Sanciones Disciplinarias, establece que en la aplicación de sanciones el funcionario tiene el derecho de presentar sus descargos antes de que la misma adquiera carácter definitivo y se anote en su legajo funcional. 8

9 Previo al ingreso de sanciones al legajo que no surjan de un sumario administrativo, se debe constatar que dicha resolución haya sido notificada al funcionario, verificando el cumplimiento de los 10 días hábiles para presentar su defensa, así como producir prueba de descargo. Transcurrido dicho plazo, sin haberse presentado descargos, la sanción debe ser registrada en el legajo. En caso contrario se estará a la espera de la resolución sobre los mismos. En caso de sanciones adoptadas por resultancias de un sumario, no será necesario este requisito, puesto que se presupone que han cumplido las garantías del debido proceso. Se registra un resumen de la causa que originó el hecho y de la resultancia final; se especifica el órgano que lo dispone, la fecha y número de resolución. 11. Anotaciones Varias En anotaciones varias se ingresa información del tipo de: agradecimientos, integración de tribunales, comisiones asesoras, participación en proyectos, investigaciones y otros. La actualización se realiza de oficio o a través del interesado, quien podrá solicitar su incorporación en el legajo. También se registra la fecha de resolución que indica el inicio de las investigaciones administrativas y sumarios, la resolución, el órgano decisor. Finalizada la actuación se indicará la resultancia de la misma, la resolución, el órgano que la decreto y la fecha. Estas situaciones no se deben considerar como deméritos, a no ser que se concluya con la aplicación de una sanción, la que será registrada en Deméritos. En caso de que un funcionario sea trasladado en la etapa de sustanciación, la conclusión final de la misma será incorporada al legajo por el servicio en el cual revista. Los comprobantes y certificaciones deberán ser expedidos por la autoridad competente. 12. Calificaciones Se registrará en el legajo, la calificación refrendada del funcionario, el puntaje total obtenido y el período de evaluación. Se deberá guardar en la carpeta el original de la misma. 9

10 Montevideo, Julio de 2007 El presente documento se elaboró con el apoyo de las áreas de personal de los servicios universitarios en conjunto con la Dirección General de Personal. En un Taller de Intercambio con las áreas de personal se realizó un diagnóstico de situación y se conformó un grupo de trabajo con el objetivo de elaborar la primer propuesta. En este equipo intervinieron: Participación y Elaboración de la propuesta - Hedy Montenegro Facultad de Ciencias Económicas - Marta Casas Facultad de Arquitectura - Dirección General de Personal:. Generosa García. Eduardo Caballero. Lucía Cidade Participación - Ethel Tulic Facultad de Ingeniería - Miriam Soto Oficinas Centrales - Mirta Olmedo Oficinas Centrales - Graciana Molinari Dirección General de Personal Ma. Luisa Salgado Directora General de Personal EL CONSEJO EJECUTIVO DELEGADO DE LA UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA EN SESIÓN ORDINARIA DE FECHA 20 DE AGOSTO DE 2007, ADOPTO LA SIGUIENTE RESOLUCIÓN: 3- (Exp ) Atento a lo propuesto por la Dirección General de Personal y a lo informado por la Dirección General Jurídica y la Comisión Sectorial de Gestión Administrativa; 1. Aprobar el Instructivo sobre Legajos Personales, cuyo texto luce en el distribuido Nº 1750/ Reconocer la tarea realizada por los siguientes funcionarios que integraron el equipo que elaboró el referido Instructivo, incorporándola a sus respectivos Legajos Personales: - Eduardo Caballero; - Marta Casas; - Lucía Cidade; - Generosa García; y - Hedy Montenegro (6 en 6) 10