1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES

Transcripción

1 1 de 8 1. OBJETIVO Establecer el procedimiento general para realizar la labor (que según su competencia le corresponde a la Auditoría del Servicio Fitosanitario del Estado (SFE) en relación con la autorización de libros contables, de actas y otros de similar naturaleza en el marco de lo dispuesto en el ordenamiento jurídico y técnico vigente. 2. ALCANCE Este documento comprende las actividades que deben llevar a cabo tanto la Auditoría como los titulares subordinados del SFE en la apertura de libros contables, de actas y otros de similar naturaleza; como parte del subproceso de autorización de libros que le compete realizar a la Auditoría del SFE. Cubre a todas las instancias del SFE que por su naturaleza o por ley especial deban llevar y legalizar libros contables, de actas y otros de similar naturaleza. 3. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES SFE: Servicio Fitosanitario del Estado AI: Auditoría Plan Anual: Plan Anual de Labores de la Auditoría comunicado al Servicio Fitosanitario del Estado, con copia al Ministro(a) de Agricultura y Ganadería, y a la Contraloría General de la República. PR: Procedimiento : Proceso Servicios de la Auditoría -02: Subproceso Servicios Preventivos : Autorización de Libros () 4. RESPONSABILIDAD: 4.1 El Auditor Interno es responsable de controlar la ejecución de la labor de apertura de libros como parte del subproceso de autorización de libros. 4.2 El Auditor Interno es responsable de ejecutar los procedimientos previamente definidos relativos a la apertura de libros como parte del subproceso de autorización de libros.

2 2 de Es responsabilidad del Auditor Interno, la revisión y actualización periódica de este procedimiento, con los aportes para su mejoramiento que suministren los funcionarios de la AI. 5. POLÍTICAS 5.1 La apertura de libros (como parte del subproceso de autorización de libros), se orientará hacia brindar una razonable garantía a los usuarios de la información de que al menos los libros que la incorporan no han sufrido o puedan sufrir un proceso de manipulación que ponga en duda su autenticidad, (y por tanto la de la información que contienen). 5.2 La apertura de libros como parte del subproceso de autorización de libros debe formularse en términos comprensibles para todos los niveles de la AI. 5.3 La apertura de libros como parte del subproceso de autorización de libros se hará del conocimiento del personal de la AI, mediante comunicación escrita del Auditor Interno. 5.4 Este procedimiento será revisado y actualizado una vez al año o cuando las circunstancias internas o externas hayan cambiado y así se requiera. 6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 6.1 Autorización de Libros (Razón de apertura) Responsable Descripción de es Referencia/ Titular Subordinado (funcionario Presentará a la Auditoría para la autorización respectiva, el correspondiente Norma 301 y 303 Manual de Normas responsable) libro (actas, contable o similares). Dicho Técnicas para documento se hará acompañar de una nota Autorización de de presentación que contiene la solicitud formal de autorización para la apertura del libro. El libro puede venir empastado o de la República. mediante un tiraje de hojas consecutivas.

3 3 de 8 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Verifica que la documentación recibida para el trámite de autorización de apertura Normas 308, 311 y 312 del Manual de de libros: Contenga la nota de solicitud. Se encuentre en buen estado. Que los libros no estén iniciados. de la República Que las páginas de los libros estén numeradas en forma consecutiva y en el caso de que se trate de hojas sueltas, que tenga impreso el logotipo o nombre de la dependencia en cada una de las hojas foliadas y en el pie de página la cantidad de líneas correspondientes a las personas que deben firmar. Si se trata de la continuación de un libro, verificar que esté hecho el cierre respectivo del tomo anterior. Auditor Interno Registra en el control general de libros Normas 304 del de la Auditoría del SFE, el libro u Manual de Normas hojas sueltas objeto de autorización. Dicho Técnicas para registro debe ir en forma consecutiva y en él Autorización de debe especificarse al menos: Número de asiento y fecha. de la República Órgano solicitante Tipo de libro Fecha de recibo.

4 4 de 8 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Registra o actualiza en el control Normas 305 del individual de libros de la Auditoría Manual de Normas del SFE, la información relativa al libro u hojas sueltas objeto de autorización. Dicho Técnicas Autorización para de registro debe contener el control de aperturas y cierres respectivas y en él debe especificarse al menos: de la República Número de asiento y fecha Órgano solicitante Tipo de solicitud Tipo de libro Número de tomo. Fecha de recibo. Auditor Interno Auditor Interno Procede a estampar en cada uno de los folios, el sello blanco de la Auditoría del SFE Procede a estampar en el folio Nº 1 el sello de apertura propio de la Auditoría y que contiene la siguiente información: Número de asiento Número de tomo Tipo de libro Nombre del órgano solicitante Número de folios que componen el libro Fecha del asiento Firma de autorización. Normas 313 y 314 del Manual de de la República Normas 313, 315, 316 del Manual de de la República.

5 5 de 8 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Realiza la anotación sobre la entrega Normas 304 y 305 del libro, en el control general e individual de del Manual de libros objeto de autorización. de la República Auditor Interno Contacta al titular subordinado Auditor Asistente correspondiente para efectuar la entrega del libro debidamente autorizado (según corresponda, se emitirá oficio para la Titular Subordinado (funcionario responsable) Auditor Interno entrega del mismo) Retira el libro u hojas sueltas debidamente autorizadas y firma el recibido en el control general de libros que lleva la Auditoría En el caso de que un libro presentado para su autorización, no sea retirado, el Auditor Interno lo conservará por un lapso de tres meses, (para lo cual debe establecer los controles de salvaguarda necesarios) y buscar el medio para que el responsable del órgano que solicita la legalización esté enterado de este plazo, procediendo luego de ese período a su destrucción. Dicha destrucción se realizará en presencia de dos testigos. De ello debe levantar un acta, identificando plenamente las características del libro destruido y la razón de su destrucción. Dicho documento debe ser firmado por ambos testigos. Norma 308 del Manual de Normas Técnicas para Autorización de de la República, Libro autorizado y Control General de libros. Norma 306, 307 y 331 del Manual de de la República,

6 6 de 8 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno Anotará la destrucción en el registro Norma 307 del general e individual de libros autorizados. Manual de Normas Técnicas para Autorización de de la República. Auditor Interno En el caso de que se solicite la apertura de un libro por extravío, robo o Norma 318, y del Manual de incendio, el Auditor Interno, previo a cualquier trámite, requerirá del solicitante lo siguiente: Robo o extravío: de la República. Copia original y fotocopia para constatar la denuncia interpuesta ante el Juzgado Contravencional Circuito Judicial. Fotocopia de dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta. Fotocopia de la publicación hecha en uno de los diarios de mayor circulación nacional. Incendio: Copia original y fotocopia para constatar certificación emitida por el Instituto Nacional de Seguros de que sucedió el siniestro. Fotocopia de dos publicaciones en el Diario Oficial La Gaceta. Fotocopia de la publicación hecha en uno de los diarios de mayor circulación nacional.

7 7 de 8 Responsable Descripción de es Referencia/ Auditor Interno (continúa) Lo anterior a efecto de verificar que se hayan realizado las debidas gestiones administrativas tendientes a esclarecer la situación presentada y que se ofrezca razonable seguridad de que la solicitud para autorizar la apertura de nuevos libros obedece verdaderamente a un hecho excepcional. Una vez obtenida esta información se continuará con el trámite tal y como se explica en este procedimiento. Auditor Interno En el caso de que se solicite el cambio de tipo de libro, se hará la aclaración debajo del sello de apertura inicial y se estampará un nuevo sello de apertura. Fin del Procedimiento Norma 317 del Manual de de la República. 7. NORMATIVA Y DOCUMENTOS RELACIONADOS: La normativa y documentos relacionados con la autorización de libros, razón de apertura son los siguientes: Ley General de Control Interno, Nº Reglamento de Organización y Funcionamiento de la A.I del SFE, según Decreto Ejecutivo Nº MAG, sus modificaciones y reformas. Normas para el Ejercicio de la Auditoría en el Sector Público emitido por la de la República (R-DC ), sus modificaciones y reformas. Normas de Control Interno para el Sector Público emitidas por la de la República, Gaceta Nº 26 del 06/02/2009 (N CO-DFOE). Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público (M CO-DFOE), Gaceta Nº 236 del 08/12/2006. Plan Anual de Labores de la Auditoría actualizado.

8 8 de 8 8. COMUNICACIÓN Este procedimiento será comunicado al personal de la Auditoría del SFE mediante comunicación escrita emitida por el Auditor Interno. 9. VIGENCIA A partir del 01 de julio del 2011 CONTROL DE EMISIÓN Elaborado Revisado y Aprobado Nombre Ronald Canales Jiménez Roberto Aguilar Vargas Henry Valerín Sandino Firma Cargo Auditor Asistente Auditor Asistente Auditor Interno Fecha 31/05/ /05/ /06/2011