ASESORÍAS DE CONTROL INTERNO

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1 ASESORÍAS DE CONTROL INTERNO ELABORACIÓN REVISIÓN Y APROBACIÓN Elaborado por: Revisado y aprobado por: Alix Amaya Gómez Eduin Fernando Valdes Cargo: Asesor Cargo: Jefe de Oficina Asesora

2 Asesorías de Página 2 de 8 TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETO ALCANCE DEFINICIONES NORMATIVIDAD CONDICIONES GENERALES CONTENIDO REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE REFERENCIA ANEXOS... 7

3 Asesorías de Página 3 de 8 1. OBJETO Asesorar al despacho del Alcalde, funcionarios de la Entidad y a particulares en materia de control interno y planes de mejoramiento, acorde con los requerimientos legales y manejando información clara, precisa y oportuna. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la necesidad a asesorar o la presentación de informe de control interno, involucra la participación directa del e indirectamente a todas las dependencias o unidades administrativas de la Administración Municipal y termina con la entrega de concepto con acompañamiento. 3. DEFINICIONES 3.1 ASESORÍA Pronunciamiento escrito y/o verbal emitido por el en torno a la correspondencia con la legalidad o con la reglamentación vigente en la Entidad de una actuación presentada en una dependencia o unidad administrativa de la Administración del Municipio. 3.2 CLIENTE EXTERNO Está conformado por los contribuyentes, usuarios de los servicios y proveedores de obras, bienes o servicios que eventual o permanentemente se relacionan contractualmente con la Entidad. Adicionalmente, corresponde a las instancias y organismos externos que ejercen apoyo, coordinación, control administrativo, fiscal, disciplinario y político sobre la entidad, se destacan entre otros: Concejo Municipal, Contraloría General del Departamento, Entidades Descentralizadas del Nivel Nacional y Territorial, Presidencia de la República, Ministerios, Departamentos Administrativos, Entidades Descentralizadas del Nivel Nacional, Contaduría General de la Nación, Departamento Administrativo de la Función Pública, Departamento Nacional de Planeación, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Rama Jurisdiccional, ESAP, Veedurías, Personerías.

4 Asesorías de Página 4 de CLIENTE INTERNO Está conformado por el talento humano vinculado laboralmente con la entidad, el cual interactúa interdisciplinariamente entre los diferentes Procesos. 3.4 EQUIPO DE AUDITORÍA Está conformado por el talento humano vinculado laboralmente a la planta de cargos del Despacho del Alcalde con funciones de (actualmente cuenta únicamente con un Asesor). 3.5 PLAN DE MEJORAMIENTO Consolidan las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los procesos de Autoevaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones formales provenientes de los Órganos de Control Fiscal. Los planes de mejoramiento por proceso son el resultado de acuerdos entre el equipo de auditoría y cada unidad administrativa de la Entidad, en torno a la ejecución de acciones de mejoramiento para alcanzar metas concertadas. Los planes de mejoramiento individual son concertados por cada servidor público de la entidad con su inmediato superior jerárquico. 3.6 UNIDAD ADMINISTRATIVA Corresponde a la denominación general que se le da a las diferentes dependencias jerárquicas en que se distribuye la estructura organizacional de la Entidad: Despacho del Alcalde, Oficina Asesora de Planeación y Secretarías de Despacho. 4. NORMATIVIDAD - Ley 87 de Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005.

5 Asesorías de Página 5 de 8 5. CONDICIONES GENERALES 5.1 CLASIFICACIÓN PROCESO: Mejoramiento continúo. 5.2 RIESGOS Y CONTROLES Riesgos Emisión de conceptos que no correspondan a la realidad jurídica Puntos de control Estricta verificación del ordenamiento legal de tal forma que se aplique y contemple las disposiciones vigentes en cada concepto emitido. 5.3 REGLAS GENERALES Las solicitudes de conceptos y/o asesoría que deban realizar las unidades administrativas serán canalizadas a través del Alcalde, Jefe de Oficina Asesora o Secretarios de Despacho.

6 Asesorías de Página 6 de 8 6. CONTENIDO N o ACTIVIDAD (FLUJOGRAMA) RESPONSABLE REGISTRO DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Inicio 2 Atiende solicitudes de concepto Atiende solicitudes de concepto, asesoría y/o presentación de informe de parte del Alcalde y de clientes internos o externos. 2 Analiza solicitud o elaboración de informe Analiza solicitud, dispone lo necesario para proyección de concepto o elaboración de informe por parte del equipo de auditoría. 3 Elabora y analiza concepto o información proyectada Concepto definido Elabora y analiza concepto o información proyectada, con Equipo de Auditoría y complementa de ser necesario. 4 Analiza informe conjuntamente con el Alcalde o quien lo requiera Analiza informe conjuntamente con el Alcalde y/o dependencia competente, en caso de requerirse, disponiendo los ajustes del caso. 5 Dispone entrega de concepto o informe Recibido Disponer entrega de concepto o informe y sustentar a cliente interno o externo en caso de que se requiera. 6 Fin 7. REGISTROS DE CALIDAD IDENTIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN ACCESO CONSERVACIÓN DISPOSICIÓN FINAL Código Nombre Recolección Indización Clasificación Personal Autorizado No aplica Correspondenci Carpeta Consecutivo Control a Recibida Tiempo de Retención Método 2 años Archivo

7 Asesorías de Página 7 de 8 No aplica Correspondenci a Despachada Carpeta y Base de Datos Consecutivo Control 2 años Archivo F-ALC-03 Asesoría Acta de reunion Carpeta y Base de Datos Consecutivo Control 5 años Archivo No aplica Informe de asesoría Carpeta y Base de Datos Consecutivo Control 5 años Archivo 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 8.1 Metodologías DAFP, para la Evaluación del Sistema de. 8.2 Normas de Auditoría General Aceptadas. 8.3 Normas de Autorregulación de la Entidad. 8.4 Plan de Desarrollo, Plan Indicativo, Planes de Acción. 8.5 Procesos y Procedimientos, Manual de Funciones y Competencias laborales, Planes de Mejoramiento. 9. ANEXOS 9.1 F-EMC-01 Acta de reunión.