Manual de Procedimientos

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1 1 de Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Dirección de Extensión y Educación Continua Vicerrectoría Académica Técnico - Dirección de Extensión y Educación Continua Director (E) Dirección de Extensión y Educación Continua TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES de Aprendizaje Convenio de Práctica y Pasantía Graduado Práctica Profesional POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES Normatividad, Políticas y Condiciones Generales DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL PROCEDIMIENTOS Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y s de Aprendizaje PROCESOS RELACIONADOS FORMATOS... 12

2 2 de DOCUMENTOS EXTERNOS ANEXOS... 13

3 3 de OBJETIVO Describir los procedimientos que detallan las actividades que deben realizarse para promover y fortalecer las relaciones entre la Universidad y las empresas, para potenciar el desarrollo integral de estudiantes en prácticas y pasantías profesionales, mediante su vinculación al medio laboral. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para la Dirección de Extensión y Educación Continua. Inicia desde la preparación para la inserción a la vida laboral y finaliza en la gestión a la intermediación laboral. 3. DEFINICIONES 3.1. de Aprendizaje s suscritos entre la empresa patrocinadora y la Universidad del Valle con la firma del aprendiz. Como requisito de este contrato se establece que no generan relación laboral con el estudiante, al estudiante se le debe otorgar un apoyo de sostenimiento mensual de un salario mínimo legal vigente (al ser estudiante universitario), durante la práctica el aprendiz debe estar afiliado a riesgos profesionales por la ARP que cubre la empresa y en materia de salud debe estar cubierto por el sistema de seguridad social, conforme al régimen de trabajadores independientes y pagado plenamente por la empresa. Ley 789 de 2002 y Decreto 933 de Convenio de Práctica y Pasantía Son las actividades desarrolladas por los estudiantes universitarios a través de convenios suscritos con las instituciones de educación superior en calidad de pasantías que sean prerrequisito para la obtención del título correspondiente. Decreto 933 de 11 de abril de Graduado Es el egresado que, previo el cumplimiento de requisitos académicos exigidos por los Programas Académicos de Pregrado o Posgrado, (parciales, prácticas, pasantías, monografías, tesis de grado, etc ) ha recibido su grado.

4 4 de Práctica Profesional Es una actividad que el estudiante desarrolla para complementar su formación profesional que se concibe como una experiencia de vinculación del estudiante con el medio laboral, la cual busca que durante el proceso de formación los estudiantes tengan la oportunidad de realizar un periodo del ejercicio práctico en una empresa o institución relacionada con las áreas de su programa académico. 4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Ley 789 de Diciembre 12 de 2002 del Consejo de Colombia, Por la cual se dictan normas para apoyar el empleo y ampliar la protección social y se modifican algunos artículos del Código Sustantivo de Trabajo. Decreto No. 636 de Abril 3 de 1996, de Ministerio de Educación, "Por el cual se reglamenta el artículo 63 del Decreto 2150 de 1995". Decreto 933 de Abril 11 de 2003 del Ministerio de Protección Social de Colombia, Por medio del cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se dictan otras disposiciones Decreto 2585 de Junio 12 de 2003 del Ministerio de Protección Social Por el cual se reglamenta el contrato de aprendizaje y se adiciona el Decreto 933 de Decreto No de Septiembre 10 de 2003, del Ministerio de Educación, Por el cual se establecen las condiciones mínimas de calidad y demás requisitos para el ofrecimiento y desarrollo de programas académicos de Educación Superior y se dictan otras disposiciones. Acuerdo 009 de Mayo 26 de 2000, del Consejo Superior de la Universidad del Valle, Por el cual se establecen las políticas, las normas y las instancias para la definición y reforma de los programas de formación de pregrado de la Universidad del Valle y se reforma el Acuerdo No. 001 de Febrero de 1993.

5 5 de 15 Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior, Julio 6 de Por la cual se establecen los Principios, Propósitos y Modalidades de la Proyección Social y la Extensión en la Universidad del Valle. Resolución No de Rectoría, Julio 16 de Por la cual se delega una función y se dictan otras disposiciones. Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. Políticas y Directrices para el Trámite, Proyectos, s y Convenios Interinstitucionales. Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. Trámite de Firmas de Convenios y s. Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de Extensión y Educación Continua. Políticas y Directrices para el Trámite de Convenios de Práctica y/o Pasantía y s de Aprendizaje.

6 6 de DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Inicio Recibir solicitud de ofertas para estudiantes Solicitud de estudiantes en práctica o pasantía Verificación del tipo de vinculación del estudiante Solicitar información sobre la organización interesada e informar políticas Informar a las Unidades Académicas el perfil del estudiante requerido Enviar el requerimiento a estudiantes y directores de escuela o departamento Remitir Hojas de Vida de los estudiantes que cumplan el perfil Realizar el proceso de selección del estudiante Desarrollar el Convenio de Pasantía o de Aprendizaje Fin

7 7 de PROCEDIMIENTOS : Actividad de Control 6.1. Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y s de Aprendizaje ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 1. Solicitud de estudiantes en práctica y respuesta a requerimientos A- Solicitar estudiantes en Práctica al Programa Institucional de Prácticas Profesionales de la Dirección de Extensión y Educación Continua. B- Recibir las solicitudes de las organizaciones y verificar con ellas el tipo de vinculación del estudiante ( de Aprendizaje o Convenio de Práctica y Pasantía) y el perfil requerido. C- Solicitar información sobre el sitio u organización interesada en vincular a los estudiantes e informar las políticas de cada una de las partes. Representante de Organización o empresa Llamada Telefónica Llamada Telefónica Resoluciones Circulares Llamada Telefónica D- Remitir a las Unidades Académicas el perfil del estudiante en práctica requerido e información de la organización o empresa. E- Enviar el requerimiento a estudiantes y directores de escuela o departamento. F- Remitir Hojas de Vida de los estudiantes que cumplan con el perfil requerido por la empresa. Director de Programa Coordinador Práctica de la Unidad Académica Estudiante Coordinador de Práctica Unidad Académica

8 8 de 15 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS G- Realizar el proceso de selección del estudiante. Representante de Organización o empresa Entrevista Evaluaciones 2. Vinculación Estudiante en Práctica A- Enviar a la organización interesada, la Minuta para la suscripción de Convenios de Práctica y Pasantía, ó s de Aprendizaje, junto con los requerimientos para la suscripción. Director de Programa Minuta de Convenio y/o Relación de Documentos para suscripción de Convenios o s 3. Revisión de las condiciones de vinculación del estudiante B- Remitir a la Dirección de Extensión y Educación Continua, la Minuta para la suscripción de Convenios de Práctica y Pasantía, ó s Representante Legal de Aprendizaje, debidamente diligenciados y de la Organización documentos soportes, para la vinculación de los estudiantes en práctica. A- Revisar las condiciones de vinculación establecidas y verificar la correspondencia de la información con los documentos de representación de la empresa, en el Convenio de Práctica o Pasantía, Acta de Compromiso ó de Aprendizaje. Carta Remisoria Documentos Soporte Carta Remisoria B- En caso de que las condiciones de vinculación no correspondan a las políticas para Convenios de Práctica y Pasantía ó s de Aprendizaje, informar a la organización. Director DEEC Documentos Soporte Carta Remisoria Documentos Soporte

9 9 de 15 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS 4. Solicitar Visto Bueno Convenio y C- Realizar cambios en las condiciones del Convenio o y remitir a la Dirección de Extensión y Educación Continua. D- Remitir el Convenio, o del Estudiante, al Director de Programa Académico y Coordinador de Práctica del estudiante, para visto bueno. A- Revisar, aprobar y enviar el Convenio, ó, con el visto bueno al Director de Dirección de Extensión y Educación Continua. B- Revisar que el Convenio y Acta de Compromiso ó, tenga el Visto Bueno y entregar al Director de Dirección de Extensión y Educación Continua. Organización Director DEEC Director de Programa Académico Coordinador de Práctica Carta Remisoria Documentos Soporte Remisión de Convenios y/o s F-02-MP Carta de Remisión Carta de Remisión Documentos de la Organización

10 10 de 15 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS C- Revisar y aprobar con visto bueno el Convenio, ó y remitir a Oficina Jurídica. Director DEEC Documentos de la Organización 5. Suscripción de Convenio ó A- Revisar las condiciones del Convenio de Pasantía, ó de Aprendizaje, emitir visto bueno y solicitar firma del señor Vicerrector Académico. Remisión de Convenios y/o s F-02-MP Abogado Oficina Jurídica Documentos de la Organización B- Revisar convenio o contrato, firmar y remitir Convenio, ó a la Dirección de Extensión y Educación Continua. Remisión de Convenios y/o s F-02-MP Vicerrector Académico Documentos de la Organización 6. Gestión de Archivo A- Recibir el Convenio, ó firmados, revisar firmas y fecha. Remisión de Convenios y/o s F-02-MP

11 11 de 15 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Enviar el convenio y/o contrato original a la entidad o empresa que suscribe el convenio y archivar copia del convenio. Carta de Remisión C- Enviar copia del Convenio, Acta de Compromiso ó firmados por el Representante Legal de la organización, al Director Dirección de Extensión y Educación Continua. D- Revisar el Convenio, ó e informar al Director de Extensión y Educación Continua. E- Archivar Convenio, ó firmado e ingresar información a la base de datos de convenios. Representante de la Organización Archivo de Gestión Carta de Remisión Archivo de Gestión F- Enviar copia del convenio y/o contrato al Director de Programa y/o Coordinador de Práctica de la Facultad o Instituto. Base de Datos Archivo de Gestión 7. Desarrollo y Seguimiento de Ofertas de Prácticas A- Realizar informe semestral de los estudiantes vinculados en Práctica o Pasantía y enviarlo al profesional de Dirección de Extensión y Educación Continua. Coord. Práctica Unidad Académica Base de Datos Informes de Gestión Indicadores SUE

12 12 de 15 ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS B- Recibir los informes de los estudiantes vinculados y verificar la correspondencia de la información con los estudiantes matriculados en el semestre. C- Consolidar la información, preparar informe y remitirlo al director de la DEEC. D- Revisar informe semestral sobre el Programa Institucional de Prácticas y enviar al Vicerrector Académico. Director DEEC Informe de Gestión Indicadores SUE Informe de Gestión Indicadores SUE Informe de Gestión 7. PROCESOS RELACIONADOS Formación 8. FORMATOS No. CÓDIGO DESCRIPCIÓN 1. F Acta de Reuniones 2. F Control de Asistencia 3. F-02-MP Remisión de Convenios y/o s 4. F-01- Participación a Eventos 5. F-02- Check List de Actividades de Apoyo 6. F-03- Encuesta de Satisfacción de Eventos 7. F-04- Evaluación de Actividades de Formación y Capacitación 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No. DOCUMENTO EXPEDIDO POR

13 13 de ANEXOS No aplica CONTROL DE CAMBIOS No. DESCRIPCIÓN FECHA 1.0 Versión Inicial del Manual 2.0 Se realizaron los siguientes cambios en el Manual de : Descripción del Objetivo y Alcance Se eliminó la definición de Unidad Académica Se incluyó la definición de Convenio de Práctica o Pasantía, de Aprendizaje, Intermediación Laboral y Observatorio Laboral para la Educación Normatividad, Políticas y Condiciones Generales Se eliminó la Resolución No. 087 de Agosto 28 de 2001 del Consejo de Facultad de Ingeniería Se incluyó Diagrama de Flujo Se reorganizó los procedimientos Se eliminó el procedimiento Realización de Prácticas y Pasantías de estudiantes Se incluyó el procedimiento 6.1 Requerimiento de Estudiantes en Práctica y Gestión de Convenios de Práctica o Pasantía y s de Aprendizaje Se incluyó el procedimiento 6.3 Administración del Sistema de Información de Egresados. Se modificó el nombre del procedimiento Realización de Prácticas y Pasantías. Se realizaron cambios en la identificación de los registros en los tres procedimientos Se eliminó el proceso relacionado Programas de Extensión y Educación Continua. Junio Junio 2011

14 14 de 15 No. DESCRIPCIÓN FECHA 4.0 En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adicionó las siguientes políticas: Circular No. 034 de Noviembre 10 de 2006 de Rectoría. Políticas y Directrices para el Trámite, Proyectos, s y Convenios Interinstitucionales. Memorando 1062 de Agosto 28 de 2009 de Rectoría. Trámite de Firmas de Convenios y s Circular No. 01 de Agosto 17 de 2011 de la Dirección de Extensión y Educación Continua. Políticas y Directrices para el Trámite de Convenios de Práctica y/o Pasantía y s de Aprendizaje Se incluye el Formato F-01- Formato de Participación en Eventos Se incluye el Formato F-02- Check List de Actividades de Apoyo Se incluye el Formato F-03- Encuesta de Satisfacción de Eventos Se incluye el Formato F-04- Evaluación de Actividades de Formación y Capacitación. Se cambia el nombre del procedimiento de Programa Institucionales de Egresados, y Prácticas Profesionales por el de Programa de Prácticas y Pasantías Profesionales. Se elimina todo lo relacionado con Egresados, dado que Gestión de Egresado, quedo como un subproceso aparte. Se cambia la definición de Egresado y se adiciona la definición de Graduado. Se eliminan la normatividad que hace parte del subproceso de Gestión de Egresados: Resolución No. 136 de Consejo Superior, Resolución No. 004 de Consejo Superior, Resolución No. 013 de Consejo Superior En el numeral 4. Políticas y Condiciones Generales se adiciona la Resolución No. 028 del 2012, del Consejo Superior y la Resolución No de Rectoría, Julio 16 de Se modifica el diagrama de flujo, dejando solo la parte de Prácticas y Pasantías Profesionales, y eliminado lo relacionado con el subproceso de Gestión de Egresados. Marzo 2012 Mayo 2013

15 15 de 15 No. DESCRIPCIÓN FECHA Se elimina el procedimiento: 6.2. Gestión de Egresados y 6.3. Administración del Sistema de Información de Egresados Se elimina la definición: 3.3. Egresado, 3.5. Intermediación Laboral y 3.6. Observatorio Laboral para la Educación. Se elimina el procedimiento: 6.2. Intermediación Laboral. Se modifica el diagrama de flujo, eliminando todo lo relacionado con Intermediación Laboral y Egresados Se cambia el Responsable de la Actividad A en la Etapa 2. Se modifica la Actividad A de la Etapa 5. Se modifican las Actividades B y C de la Etapa 5 y se cambia el Responsable. Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento F-04-MP V Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional