PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES

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1 PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO: CONTRATACIÓN DE INSTRUCTORES Objetivo del Procedimiento: Garantizar el ingreso de los instructores necesarios, que cumplan con los perfiles y requerimientos establecidos, en forma oportuna para dar cumplimiento a la programación de horas de formación, definida para el Centro. Responsable: Subdirector de Centro Director Regional Director Administrativo y Financiero Funcionario encargado de la Contratación en el Centro Proceso / Procedimiento Proveedor: Proceso de Inteligencia Corporativa Proceso de Planeación Estratégica Proceso de Entradas Oferta de programas de formación para los sectores atendidos por el Centro. Estructuras curriculares (Es donde se establece el perfil) Presupuesto y Metas establecidas en Plan Operativo Anual Potencial de horas de formación por instructores de planta Lineamientos POA Alcance: Este procedimiento inicia con la elaboración del Plan de contratación de instructores donde se definen los perfiles y necesidades de contratación en la fase precontractual, hasta la liquidación de los contratos Proceso Cliente: Proceso de Ejecución de la Formación Profesional Procedimiento de Perfilamiento, Actualización y Desarrollo de Instructores Salidas Plan Anual de Contratación Convocatorias Ordenes de Prestación de Servicios o Contratos Banco de instructores preseleccionados Acta de iniciación de actividades Evaluación de los aprendices. Informe de supervisión del contrato Acta de liquidación de órdenes de prestación de servicios o contratos Indicadores: Número de horas contratadas para la formación profesional frente a número de horas Ejecutadas por el centro de Formación. Presupuesto ejecutado por el Centro en el rubro de Contratación de Instructores, frente a presupuesto apropiado por el Centro en el rubro de Riesgos: Contratación de instructores sin cumplir el perfil.

2 Contratación de Instructores. REQUISITOS BASICOS MINIMOS: Las necesidades de contratación de instructores deben ser coherentes con la potencialidad de atender la formación profesional con instructores vinculados a la planta y tener previa autorización de las direcciones regionales con el fin de garantizar las competencias establecías en los perfiles definidos en los diseños curriculares y contar el debido proceso de selección y evaluación e hojas de vida soportado en los comités de evaluación, propendiendo a la existencia de mecanismo de control social Los interesados en ser instructores deben inscribirse en la página WEB del SENA en el enlace Quiero Ser Contratista SENA, y no podrá celebrarse contratación de instructores con personas que no se encuentren inscritas en dicho enlace, de conformidad con lo establecido en el artículo 22, numeral 14 del Decreto 249 de Las Cooperativas de Trabajo Asociado que aspiren a contratar con el SENA deben garantizar que sus asociados instructores tengan su hoja de vida inscrita en el enlace Quiero Ser Contratista SENA, junto con los demás requerimientos indicados en la Directriz Jurídica 010 del 30 de noviembre de Los Subdirectores de Centro no podrán contratar con personas jurídicas que realicen actividades de intermediación de la relación laboral o empresas de servicios temporales, de conformidad a lo establecido en la Resolución de Versión 2 P Pág. 2

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6 Fase Descripción 1 El proceso de Contratación de Instructores inicia con la fase precontractual que comprende las siguientes a actividades: El Subdirector del Centro de Formación conjuntamente con el Coordinador de Formación Profesional, Empleo y Sistema Nacional de Formación para el Trabajo y los Coordinadores Académicos, realizan un análisis de las necesidades de contratación de instructores, teniendo en cuenta la caracterización tecnológica del Centro de Formación Profesional, asociada a las necesidades del sector productivo y al desarrollo de las regiones que atiende el Centro, las metas de formación establecidas en el Plan Operativo Anual, el análisis de la insuficiencia de personal de planta o de la especialidad requerida y la disponibilidad presupuestal global, para justificar las horas requeridas para atender las acciones de formación acordadas y la modalidad de contratación. Como resultado del anterior análisis cada Centro de Formación Profesional debe elaborar: Un estudio de conveniencia y oportunidad de la contratación de instructores (Anexo No. 1) Elaborar un Plan de Contratación de Instructores (Anexo No. 2). El Anexo No. 1 debe estar fechado y firmado por todos los funcionarios que intervinieron en el análisis de necesidades de contratación y la elaboración del Plan de Contratación de Instructores, todo lo cual es la documentación que se incluye en la carpeta de cada contrato. Para la determinación de los perfiles, el Subdirector del Centro de Formación Profesional conjuntamente con los Coordinadores Académicos, definen las calidades necesarias de los instructores a contratar, con base en los perfiles señalados en los programas de formación presencial o virtual y en la normatividad específica que se exige para cada caso. 1. Una vez elaborado el respectivo Plan de Contratación de Instructores, cada Subdirector de Centro de Formación Profesional solicita ante el Director Regional la autorización para contratar, con excepción de los Directores Regionales que ejercen funciones de Subdirectores de Centro y los Subdirectores de Centro que ejercen funciones de Directores Regionales, quienes solicitan la autorización ante el Director Administrativo y Financiero 2. Publicar en la página Web del SENA la información del proceso de contratación para conocimiento de las veedurías ciudadanas utilizando el formato de Control Social Anexo No. 5 2 Con base en el Plan Anual de Contratación de Instructores, el Subdirector del Centro de Formación procederá a ejecutar las siguientes actividades para la selección de candidatos a ser instructores del SENA: Versión 2 P Pág. 6

7 1. Elaborar y publicar un aviso en las instalaciones del Centro de Formación Profesional, en el Servicio Público de Empleo y en la página web del SENA, donde se invita a los ciudadanos que aspiren a ser instructores contratistas del SENA, a que inscriban su hoja de vida en la página Web de la entidad, enlace Quiero ser contratista SENA. La publicación cuenta con los perfiles, los requisitos exigidos y el número de instructores solicitados 2. Con base en el listado de los ciudadanos inscritos en el enlace Quiero ser contratista SENA y el perfil establecido, evaluar y determinar qué personas cumplen con el perfil. Las personas que no cumplen el perfil no serán tenidas en cuenta para una nueva selección en un cargo con requisitos y perfil igual al que no fue aceptado. 3. De las personas que cumplen con el perfil, se debe revisar, en el menor tiempo posible el cumplimiento de los requisitos exigidos 4. Dependiendo de las necesidades a contratar, se debe seleccionar el(s) candidato(s) más idóneo(s) y publicar durante tres (3) días las hojas de vida en el enlace Quiero ser contratista SENA, icono Control Social instructor Contratista SENA y automáticamente en el Departamento de Administrativo de la Presidencia de la República, para el reconocimiento de la ciudadanía y la formulación de observaciones. 5. Pasados los términos señalados en el anterior numeral y después de evaluar los comentarios presentados por la ciudadanía, se suscribe un acta en la que deje constancia que los seleccionados reúnen las condiciones relacionadas con la especialidad y el cumplimiento del procedimiento de selección. 6. Constituir un Banco de Instructores preseleccionados, para seleccionar de acuerdo con los requerimientos. 7. Establecer si el número de seleccionados es el requerido. En caso que el número de aspirantes con el perfil exigido sea menor al requerido, realizar nueva convocatoria pública para que otras personas que cumplan con el perfil se inscriban en la página Web del SENA en el enlace Quiero ser contratista SENA Dicha convocatoria consiste en la publicación de un aviso en las instalaciones del Centro de Formación, el Servicio Público de Empleo y en la página Web del SENA, en el que se indique el numero de instructores solicitados, los perfiles y requisitos exigidos y la condición de inscribirse en el enlace Quiero ser contratista SENA 8. En caso que el número de aspirantes sea el requerido, iniciar la fase de contratación 3 En la fase de contratación, el Subdirector del Centro debe realizar las siguientes actividades: El Subdirector del Centro de Formación Profesional inicia el proceso de contratación de acuerdo al Plan de Contratación de Instructores con base en el Anexo No. 2, el cual tiene el soporte de las horas aprobadas por el Director Administrativo y Financiero o el Director Regional, según sea el caso: 1. Solicitar para cada uno de los contratos u órdenes de servicios, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal respectivo. Versión 2 P Pág. 7

8 2. Solicitar al aspirante(s) los documentos relacionados en el numeral del artículo tercero de la Resolución de Una vez recibidos y revisados los documentos presentados por el contratista, expedir constancia escrita de que la persona escogida para efectuar la contratación, está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato, y que ha demostrado la idoneidad y experiencia relacionada con el área requerida. 4. Elaborar los formatos de órdenes de prestación de servicio o contratos, con los datos del contratista, objeto, obligaciones, valor, forma de pago, supervisión, ausencia de inhabilidades e incompatibilidades y la manifestación sobre su intención de afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales. 5. Las ordenes de prestación de servicios o contratos, deben ser suscritos por el Subdirector del Centro de Formación Profesional y el contratista, para ser radicada en la oficina de administración de documentos del Centro, en carpetas individuales, las cuales contendrán todos los documentos exigidos al contratista y aquellos que surjan de la ejecución del mismo. 6. Solicitar el Certificado de Registro Presupuestal. 7. Revisar y aprobar la póliza de cumplimiento que el contratista debe suscribir por el 10% del valor del contrato u orden de prestación de servicios y por una vigencia igual a la del contrato y cuatro (4) meses más. 8. El contratista por su parte realiza el pago de impuesto de timbre, cuando se requiera, el cual lo puede hacer a través de la tesorería de la Entidad o en Banco. Cuando lo realiza en la tesorería de la entidad, El SENA, debe recaudar, presentar la declaración y pagar a la DIAN. En caso que el contratista realice el pago del impuesto de timbre en una entidad bancaria, la persona encargada de la contratación debe recibir la copia del comprobante de pago y verificar que el valor consignado corresponda según la cuantía del contrato u orden de prestación de servicios. Igualmente el contratista debe realizar el pago de la publicación del contrato u orden de prestación de servicios en el Diario Oficial cuando la cuantía del contrato lo exija y entregar a la persona encargada de la contratación en el SENA, el comprobante de pago, para que la entidad registre el documento en el aplicativo que la Imprenta Nacional de Colombia tiene para tal fin en su pagina web. 9. Suscribir, durante los dos (2) días siguientes, con el contratista, el acta de iniciación de las labores contratadas. 10. El Subdirector de Centro debe informar al Grupo de Relaciones Laborales de la Dirección General, acerca de la culminación del trámite de contratación, y registrar en el aplicativo del servicio Público de Empleo la ocupación de la vacante que fue proveída. 4 En el texto del contrato de prestación de servicios se determina claramente la persona a quien le corresponde la supervisión del contrato y los mecanismos de control de su cumplimiento. Versión 2 P Pág. 8

9 , En la fase de evaluación del contrato se llevan a cabo las siguientes actividades: Evaluar con la participación de los Coordinadores Académicos, el equipo pedagógico (si existe) y los aprendices el cumplimiento del objeto del contrato. 1. Si el resultado de la evaluación es positiva, determinar si se requiere realizar un nuevo contrato o prorrogarlo o adicionarlo. En caso que se requiera elaborar un contrato nuevo, proceder a realizar un acta de evaluación para realizar la contratación. 2. En caso que se determine una prorroga o adición, elaborar la justificación de la necesidad y para la adición la presentación de un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal. 3. En caso que el resultado de la evaluación no sea positiva pasar a la fase de liquidación del contrato. 5 En la fase de liquidación del contrato, una vez se haya terminado la ejecución del mismo u orden de prestación de servicios y simultáneamente con la ultima certificación de pago, se diligencia el acta de liquidación, en la que las partes declaran estar a paz y salvo por todo concepto. Documentos asociados: Anexos requeridos para el proceso de contratación según normatividad interna. Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP Modelos Minutas Contratación de Instructores ( por horas o por periodos fijos). Versión 2 P Pág. 9